Funciones y público
Diminutivo de «memorándum», un memorándum es un tipo de documento utilizado para comunicarse con otras personas de la misma organización. Los memos (o memorandos) se utilizan normalmente para mensajes bastante cortos de una página o menos, pero los informes informales de varias páginas también pueden emplear el formato de memorando.
Formato
Los memos se distinguen por un encabezado que incluye líneas de FECHA, PARA, DE y ASUNTO. Se pueden añadir otras líneas, como CC o BCC, según sea necesario. Se puede utilizar una línea RE («Referencia») en lugar de ASUNTO, pero este uso es cada vez más raro ya que «RE» se confunde a menudo con «Respuesta» debido a su uso en el correo electrónico.
- FECHA: Enumera la fecha en la que se distribuye el memorándum.
- TO: Enumera los nombres de los destinatarios del memorándum. Si hay varios destinatarios, es aceptable utilizar un nombre de grupo, como «Todos los empleados» o «Miembros del Comité de Personal».
- DE: Indique el nombre y el cargo del redactor o redactores.
- Asunto: Considere la línea de ASUNTO como el título del memorándum. Hágalo de forma específica para que los lectores puedan identificar inmediatamente el tema.
Estos encabezados pueden ir a doble o simple espacio, y la línea de ASUNTO suele ir en mayúsculas. Además, el orden de los elementos puede variar. Muchas organizaciones tienen sus propias preferencias de estilo en estos temas. Si no es así, el orden indicado anteriormente, a doble espacio, es el más común.
El texto de los memorandos suele utilizar el formato de bloque, con líneas a un solo espacio, un espacio extra entre párrafos y sin sangrías para los nuevos párrafos. Sin embargo, si un informe que utiliza el formato de memorándum se extiende a unas cuantas páginas, se puede utilizar el doble espacio para mejorar su legibilidad.
Organización
Las formas de comunicación profesional se organizan según una de las dos estrategias: Directa e indirecta.
- La estrategia de organización directa presenta el propósito del documento en el primer párrafo (a veces la primera frase) y proporciona detalles de apoyo en el cuerpo.
- La estrategia de organización indirecta se abre con detalles relevantes que llaman la atención y que no exponen directamente el propósito del documento. El propósito se revela en el cuerpo del mensaje, generalmente intercalado entre los detalles de apoyo.
El enfoque directo se utiliza para las buenas noticias o la comunicación de rutina; el enfoque indirecto se utiliza para los mensajes persuasivos, de ventas o de malas noticias.
Un propósito declarado directamente es bienvenido en las buenas noticias o en los mensajes de rutina, pero podría ser visto como abrupto o insensible en un mensaje de malas noticias o persuasivo. Cuando la audiencia no es receptiva al mensaje, es mejor llevar al propósito gradualmente.
En ambos tipos de organización, la información de acción (como los plazos o la información de contacto) o una declaración de cierre cortés se coloca en el último párrafo.
| Estrategia de organización | Definición | Tipo de documento |
Contenido |
||
| Introducción | Cuerpo | Conclusión | |||
| Directa | El escritor llega al propósito rápidamente, a veces en la primera frase. | Se utiliza para las buenas noticias o la comunicación rutinaria (la audiencia es receptiva o neutral) | Propósito | Detalles | Información de acción o cierre cortés |
| Indirecta | El escritor llega gradualmente al propósito, que se declara en el cuerpo. | Se utiliza para mensajes negativos, persuasivos o de venta (la audiencia no es receptiva) | Declaraciones relevantes, que llaman la atención | La declaración del propósito se intercala con detalles. | Información sobre la acción o cierre cortés |
Muestra de memorándum directo
Muestra de memorándum indirecto
Estilo y tono
Mientras que los informes de memorándum y los memorándum de política son ejemplos de documentos que tienen un tono más formal, la mayoría de los memorandos tendrán un estilo conversacional, ligeramente informal pero todavía profesional. Los destinatarios de los memorandos son las personas con las que se trabaja, por lo que el estilo de redacción suele presuponer una relación con ellas (y, por tanto, una cierta falta de formalidad); sólo hay que tener en cuenta que la relación es profesional, por lo que la redacción debe reflejarla. Además, como ocurre con todos los documentos del lugar de trabajo, la audiencia puede contener una variedad de lectores, y el estilo y el tono deben ser apropiados para todos sus niveles técnicos y de autoridad.
| Demasiado informal | Demasiado formal, que suene estirado, verboso | Equilibrio apropiado |
| Hola a todos. Espero que hayáis pasado un buen fin de semana. ¿Sabéis esos premios que damos de vez en cuando? La misión de Variety Craft Supplies es proporcionar a los clientes suministros asequibles y de calidad con un excelente servicio al cliente. Un excelente servicio al cliente incluye el conocimiento de los suministros, pero también va más allá de eso. Se trata de tener la actitud correcta para ayudar a los clientes. Es hora de recompensar a los empleados que tienen una perspectiva orientada al cliente. |
La apertura directa y concisa establece el propósito del memo. Por favor, envíe sus nominaciones para el premio trimestral a la excelencia en el servicio al cliente antes del 8 de abril. Ayúdenos a identificar a los mejores empleados. |
Situaciones comunes de redacción de memorandos
Los memorandos se utilizan en una variedad de situaciones de comunicación en el lugar de trabajo, desde la documentación de procedimientos y políticas hasta simples anuncios. A continuación se presentan algunos tipos comunes de memos:
- Políticas (cambios y nuevas)
- Instrucciones
- Procedimientos
- Anuncios
- Informes de viaje
Medio de distribución
Los memos pueden distribuirse manualmente a través de medios impresos en organizaciones en las que no todos los empleados tienen acceso al correo electrónico. Las organizaciones con acceso al correo electrónico pueden distribuir memos como archivos adjuntos al correo electrónico.
En organizaciones en las que el correo electrónico llega a todos los empleados (o a todos los empleados del público del memo), los escritores deben determinar si envían un memo o un mensaje de correo electrónico para transmitir su información. En estos casos, los redactores deben tener en cuenta tres factores: la naturaleza del mensaje, la profundidad/número de sus detalles y la probabilidad de que se imprima para facilitar su consulta. Estos tipos de mensajes deberían redactarse en formato de memorándum y adjuntarse a un mensaje de correo electrónico para su rápida (y ecológica) distribución:
- Mensajes que tienen un aura oficial, como nuevas políticas o revisiones de políticas.
- Mensajes que contienen muchos detalles (como instrucciones sobre cómo calibrar una complicada pieza de maquinaria).
- Mensajes que requieren ser consultados lejos de un ordenador (necesitando una copia impresa). Las copias impresas de los correos electrónicos generalmente utilizan un tipo de letra pequeño que es difícil de leer.
*Algunos artículos se utilizan en múltiples géneros y disciplinas.
