Pravděpodobně jedním z nejužitečnějších nástrojů v rámci SharePointu je historie verzí. Poskytuje průběžný seznam změn, ke kterým došlo ve vašich souborech v průběhu jejich životnosti. Konkrétně vám historie verzí umožňuje přístup ke starým kopiím vašich souborů a zobrazuje číslo každé verze, velikost každé verze a také to, kdo a kdy jednotlivé verze vytvořil.
Možná si myslíte, že nástroj pro zálohování, který vaše organizace používá na sdílených discích, je již dostatečně dobrý? Že nikdy nebudete potřebovat něco jiného? Přemýšlejte znovu. Níže se věnuji velmi reálným příkladům, kdy mnohé zálohy sdílených disků nebudou vyhovovat vašim potřebám, což může způsobit hodiny přepracování, které byste jinak nikdy nemuseli dělat, kdybyste – hádáte správně – používali SharePoint od začátku.
Historie verzí se obecně používá dvěma způsoby:
- Plain old version history: Získání čisté radosti z toho, že máte staré verze svých souborů uložené a uložené v aplikaci SharePoint, takže můžete porovnat aktuální verzi se staršími kopiemi (skvělé pro získání kontextu změn nebo aktuálního stavu), sledovat, kdo provedl jaké změny (nebo kdo byl ve vašem souboru), a/nebo obnovit staré verze, pokud je ta aktuální špatná, zmršená nebo prostě příliš politováníhodná. V podstatě se jedná o pěkný, jednoduchý a uživatelsky přívětivý systém zálohování a auditu. A k jeho používání není potřeba pomoc IT oddělení.
- Robustní systém pro vydávání: Historie verzí umožňuje publikovat dokumenty způsobem ne nepodobným tomu, jak se vydává software. Číslo verze něco znamená, přístup k různým typům návrhů je omezen a vaše dokumenty jsou přísně kontrolovány. Tento systém je nesmírně užitečný v podnikovém prostředí, ale také složitější na nastavení a údržbu.
V tomto příspěvku budu hovořit pouze o běžném použití historie verzí – bod 1 výše. V některém z příštích příspěvků se budu zabývat tím, jak používat systém vydávání verzí ve vaší organizaci. A pokud byste chtěli tyto koncepty pochopit ve formátu videa (víte, způsob budoucnosti), podívejte se níže.
Pokud vaše organizace používá sdílené disky jako hlavní způsob ukládání a sdílení souborů, možná jste si všimli – případně v záchvatu čiré paniky – že neexistuje žádný opravdu snadný způsob, jak se dostat ke staré verzi souboru, pokud se něco pokazí. Jste vydáni na milost a nemilost časovači zálohování, který pravděpodobně denně, řekněme o půlnoci, ukládá a zálohuje vaše soubory.
Pokud máte opravdu štěstí, vaše IT oddělení zálohuje častěji. Jeden můj bývalý zaměstnavatel skutečně zálohoval sdílené disky každou hodinu v celou hodinu a ukládal tyto soubory po celý den. Pak ukládalo denní zálohu (řekněme každý večer o půlnoci) po dobu jednoho týdne a týdenní zálohu (řekněme od nedělní noci) po dobu jednoho měsíce. Většina míst to však nedělá. Je to obrovsky náročné na zdroje, a to jak na lidi, tak na prostor.
Také to není tak užitečné, jak to zní. Pokud máte možnost hodinového zálohování a během té hodiny uděláte na souboru hodně práce a pak omylem uložíte přes soubor, zůstane vám to, co bylo zálohováno v poslední hodině, bez ohledu na to, kolikrát jste soubor během té hodiny uložili. Jedním chybným kliknutím můžete přijít o spoustu produktivity.
Zálohování na sdíleném disku sice nabízí hodnotu, ale je libovolné a založené na tom, kdy vaše IT oddělení nastavilo své systémy na automatické zálohování. Nevíte, jak dlouho tyto zálohy trvají, nemusí být zdokumentováno, kdy vlastně probíhají – každou hodinu, půl hodiny, o půlnoci, kdy? – a možná budete muset zadat požadavek na řešení problémů, abyste vůbec získali přístup. To zní nespolehlivě.
SharePoint nabízí historii verzí, která vytvoří novou verzi souboru 1) při každém uložení souboru, 2) při každém zaškrtnutí souboru, 3) při přepsání existujícího souboru nebo 4) pokud jste spoluautor, každou půlhodinu poté, co někdo začne soubor upravovat.
Proč je to lepší? Verze se vytvoří, když si myslíte, že by se měly vytvořit. Už nemusíte být závislí na systému, aby zálohoval za vás. A můžete se vrátit zpět a prohlédnout si jakoukoli historickou verzi, kterou chcete. Můžete dokonce obnovit starou verzi a zcela přepsat tu aktuální. (A pokud tohoto rozhodnutí litujete, obnovíte poslední verzi přes obnovení! Takže meta!)
Historie verzí vám dává kontrolu nad životností vašich souborů, umožňuje vám vidět, kdo v nich byl, a poskytuje vám možnost opravit chyby.
Nejprve se ujistěte, že je povolena
Ujistěte se, že je v knihovně dokumentů povolena historie verzí. Historie verzí je bohužel ve zcela nové knihovně dokumentů v aplikaci SharePoint 2013 ve výchozím nastavení zakázána. Od konce roku 2015 má naštěstí nová knihovna dokumentů v SharePoint Online historii verzí povolenou.
Je tedy na vaší zodpovědnosti zkontrolovat, zda je historie verzí v knihovně dokumentů povolena. Nepředpokládejte to jen tak! Postup je následující: Pokud vidíte níže uvedené možnosti Historie verzí, je zapnutá.
Kdy se vytvářejí verze
Verze se vytvoří vždy, když provedete jednu z následujících akcí:
- Uložit soubor (klientská aplikace):
- Pokud otevřete soubor v klientské aplikaci – tedy ne v Office Web Apps (OWA) nebo Office Online (OO), které jsou v prohlížeči – a kliknete v této aplikaci na tlačítko „Uložit“, vytvoří se nová verze.
- Příklad pokud otevřete dokument aplikace Word v plné verzi aplikace Word, nová verze se vytvoří pokaždé, když ve Wordu stisknete tlačítko „Uložit“.
- Úpravy po dobu třiceti minut (aplikace prohlížeče): Vždy po třiceti minutách od zahájení úprav souboru Office v OWA/OO se vytvoří nová verze. Protože v OWA/OO není tlačítko „Uložit“, neexistuje žádný intuitivní způsob, jak vynutit vytvoření verze. Pokud chcete vynutit vytvoření verze, zavřete OWA/OO (nebojte se, vaše změny se automaticky uloží, jen ještě nejsou v nové verzi), soubor odhlaste a pak jej ihned znovu přihlaste.
- Přepsat soubor: Když nahrajete soubor se stejným názvem jako již existující soubor v knihovně dokumentů. Místo aby soubor zcela přepsal, vytvoří jeho novou verzi.
- Pokud například nahrajete soubor s názvem „Movie1.mp4“ a vaše knihovna již soubor s tímto názvem obsahuje, služba SharePoint se vás zeptá, zda chcete soubor nahradit. Pokud uvedete, že ano, vytvoří novou verzi tohoto souboru, i když se jedná o zcela jiný soubor.
- Zkontrolujte soubor: Po kontrole souboru se vytvoří nová verze; i když neprovedete žádné změny, stále máte možnost vytvořit novou verzi.
Kolik verzí se uloží
Počet verzí, které se uloží, závisí na systému, který používáte, a na nastavení knihovny, do které ukládáte.
Podle společnosti Microsoft mají služby SharePoint 2013 a SharePoint Online (Office 365) následující omezení:
- Hlavní verze: Microsoft doporučuje neukládat více než 400 000 verzí. Poté nemusí otevření, uložení, odstranění nebo zobrazení historie verzí fungovat. (Čtěte: „Zkoušejte to na vlastní nebezpečí.“) Bůh vám pomáhej, pokud někdy zjistíte, že potřebujete uchovávat 400 000 verzí. V takovém případě v tom bude nějak zapleten právník.
- Minimální verze: Je povoleno až 511 menších verzí. To je pevný limit a nemůžete ho překročit.
Podle toho, když povolíte historii verzí v knihovně na místě (tedy SharePoint 2013), nezadává se číselný limit, takže je to v podstatě nekonečno. Naproti tomu knihovna v SharePoint Online automaticky zadá pro začátek limit 500 hlavních verzí. V obou systémech může tuto hodnotu změnit vlastník webu.
Jsem si jistý, že důvodem neexistence limitů v systému on-prem je to, že společnosti Microsoft je jedno, kolik místa využíváte ve svém vlastním systému; nechce však, abyste se v jejich systému úplně zbláznili a „plýtvali“ jejich prostorem. Alespoň tak mi to dává smysl. A vzhledem k tomu, že v době, kdy jsem používal SharePoint 2007, byl limit verzí 100, je to, že začínají na 500, vlastně docela fajn.
(SharePoint 2010 podporuje i 400 000 hlavních verzí; o limitech vedlejších verzí nepadlo ani slovo. Podobný zdroj pro SharePoint 2007 limity na historii verzí neuvádí)
No, to, že jsou všechna tato čísla tak vysoká, neznamená, že byste měli začít svévolně vytvářet verze. Majitel vašeho webu může – ze zcela legitimních důvodů nebo někdy i ze zcela svévolných, včetně neznalosti – změnit maximální počet verzí na poněkud nižší hodnotu. Proto byste se měli vždy zeptat vlastníka webu, jaká je politika historie verzí v knihovně dokumentů, abyste nebyli nepříjemně překvapeni, že vám chybí nejstarší verze souborů.
Přístup k verzím souboru
Tři nejběžnější způsoby přístupu k historii verzí souboru jsou:
- Klikněte pravým tlačítkem myši na název souboru a klikněte na „Historie verzí“.
Toto funguje pouze v SharePoint Online a SharePoint 2016. - Zaškrtněte políčko vedle názvu souboru, klikněte na kartu „Soubor“ na pásu karet a klikněte na „Historie verzí“.
Tato možnost funguje v aplikacích SharePoint 2013, 2016 a SharePoint Online. - Klikněte na elipsy (…) napravo od názvu souboru, poté klikněte na elipsy (…), které se zobrazí v podokně se vztyčenou hlavou, a klikněte na „Historie verzí“.
Toto funguje v aplikacích SharePoint 2010, 2013, 2016 a SharePoint Online.
Podokno historie verzí
Po provedení výše uvedených kroků se zobrazí podokno historie verzí, které zobrazuje aktuální a minulé verze souboru. Informace se zobrazí v tabulkovém formátu, v němž je uvedeno 1) číslo verze (v sestupném pořadí), 2) propojené datum a časové razítko zobrazující, kdy byla verze vytvořena, 3) kdo provedl změnu, 4) velikost souboru v době provedení změny a 5) případné komentáře editora.
V seznamu budou uvedena také všechna změněná metadata. Sloupce můžete seřadit v alfanumerickém pořadí kliknutím na záhlaví sloupce (např. „Č.“, „Změněno“, „Změněno do“ atd.). To je užitečné, pokud hledáte všechny změny provedené konkrétní osobou nebo pokud velikost souboru zůstala přibližně stejná, což naznačuje minimální změny mezi verzemi.
Jako příklad viz obrázek níže. Jedná se o tabulku aplikace Excel, která má osm verzí. Všechny jsem vytvořil já a můžete vidět změny velikosti, které naznačují, že u těchto verzí byl přidán nebo odstraněn obsah. Při vytváření verze 4.0 jsem změnil pole Název souboru, aby měl soubor popisnější název (a bude se zobrazovat výše ve výsledcích vyhledávání). SharePoint tuto změnu zobrazuje u verze 4.0.
Pole pro komentáře jsem zatím nevyužil. Pole pro komentáře je užitečné pro poskytnutí krátkého shrnutí provedených změn, ale je snadné zapomenout sem informace zahrnout, protože jste dotázáni, zda chcete zahrnout komentář pouze v případě, že soubor odhlásíte a poté přihlásíte.
Protože zřídkakdy používám odhlášku/odhlášení, téměř nikdy nezanechávám komentáře. Ale pro vás a vaše kolegy to může být velmi užitečné. Pokud ve své knihovně nevyžadujete check in/out, můžete přesto soubor odškrtnout, upravit a pak jej odškrtnout. Po zaškrtnutí souboru budete požádáni o komentář.
Podokno verzí vám také nabízí možnost odstranit všechny verze. Pokud se po odstranění všech verzí rozhodnete, že tohoto rozhodnutí litujete, můžete některé nebo všechny verze obnovit tak, že přejdete do koše webu a obnovíte verze odtud. (Více informací o obnovení odstraněných verzí najdete níže.)
Provedení akce se starou verzí
Na panelu historie verzí můžete zobrazit, obnovit nebo odstranit staré verze svých souborů. Klikněte na rozbalovací nabídku, která se zobrazí po najetí myší na časové razítko verze, která vás zajímá.
- Klikněte na časové razítko: Tím se soubor stáhne v podobě, v jaké existoval v době, kdy se jednalo o nejaktuálnější verzi. Tím získáte možnost otevřít aktuální verzi a staženou verzi a v případě potřeby je porovnat. Nebo pokud potřebujete získat staré informace/data ze staré verze, uděláte to takto:
- Zobrazit: Tím se otevřou metadata k souboru. Neotevře soubor ve stavu pouze pro čtení, i když byste to mohli předpokládat. Zobrazí název souboru, název a veškerá další metadata, která můžete mít s knihovnou dokumentů spojena.
- Obnovit: Výběrem této možnosti převezmete danou verzi a učiníte z ní „novou“ aktuální verzi. Stará aktuální verze se stane nejbližší nejnovější verzí. To je užitečné, pokud chcete zcela ignorovat změny provedené kolegou nebo pokud se nejnovější verze souboru poškodila.
- Odstranit: Klepnutím na tlačítko Odstranit přesunete tuto verzi souboru do koše na webu. To může být užitečné, pokud se jedná o zastaralé informace, které by mohly poškodit práci ostatních, pokud by na tuto verzi souboru narazili. Může to být také užitečné, pokud vám poškozená verze souboru působí potíže. Stačí se jí zbavit. Poznámka: Odstraněnou verzi můžete obnovit tak, že přejdete do koše, zaškrtnete políčko vedle názvu souboru (s číslem verze v závorce vedle) a klepnete na tlačítko „Obnovit výběr“. Verze bude obnovena jako správné číslo verze se zachováním přesných metadat.
- Přímý odkaz na libovolnou verzi: Přímý odkaz na verzi vytvoříte kliknutím pravým tlačítkem myši na časové razítko dané verze a kliknutím na „zkopírovat adresu odkazu“. Po zadání zkopírované adresy URL do adresního řádku se soubor okamžitě stáhne, jako byste klikli na časové razítko, jak je popsáno v první odrážce tohoto seznamu.
Kupující pozor
Historie verzí má svá omezení. A vy byste si měli být vědomi, jaká to jsou. Seznamte se s mým příspěvkem „Buyer Beware“ o historii verzí. Pokud tak neučiníte, možná budete litovat.
- Jak funguje verzování v seznamu nebo knihovně?
- Povolení a konfigurace verzování pro seznam nebo knihovnu (vlastníci stránek)
- Zobrazení historie verzí položky nebo souboru v seznamu nebo knihovně
- Povolení a konfigurace verzí pro seznam nebo knihovnu (vlastníci stránek)
- Povolení a konfigurace verze pro seznam nebo knihovnu konfigurace verzování pro knihovnu (vlastníci webu)
- Zobrazení historie verzí položky nebo souboru
- Povolení a konfigurace verzování (vlastníci webu)
Poznámka: Historie verzí je velmi cenným aspektem seznamů a položek seznamů, ale pro běžného uživatele je historie verzí v knihovnách dokumentů podstatně užitečnější a relevantnější. Historii verzí v seznamech se budeme věnovat v některém z příštích příspěvků.
Další informace o historii verzí
Toto je seriál o historii verzí. Podívejte se na další příspěvky na toto téma.
Základní informace | Kupující pozor | Dojde mi místo? | Historie verzí vs. sledování změn
