Řízení kvality projektu – stručný průvodce

Při řízení projektu máte vždy na mysli především trojí omezení. Jak můžete kontrolovat rozsah, harmonogram a náklady projektu?“

Je tu však ještě čtvrtý problém, který je stejně důležitý a na který se ve víru řízení projektů někdy zapomíná, a tím je kvalita.

Nezáleží na tom, jestli máte ty nejlepší nástroje pro řízení projektů, splnili jste všechny milníky a dokončili projekt v rámci rozpočtu, pokud výsledek nesplňuje standardy kvality. Proto je řízení kvality projektu tak důležité.

Co je řízení kvality projektu?“

Řízení kvality projektu zahrnuje procesy a činnosti, které se používají ke zjištění a dosažení kvality výstupů projektu. Kvalita však může být neuchopitelné slovo.

Co je to kvalita? Zatímco o „pravém“ významu kvality bychom mohli mluvit donekonečna a pomocí sokratovské metody vést dialog o jejích mnoha možných významech, pro řízení projektů je odpověď definovanější.

Kvalita je jednoduše to, co zákazník nebo zainteresovaná strana od výstupů projektu potřebuje. Tím, že je definice vázána na zákazníka nebo zainteresovanou stranu, může mít řízení kvality užší zaměření, což znamená, že s větší pravděpodobností dosáhne svých cílů.

Koncepce řízení kvality projektu

Projektoví manažeři dohlížejí na realizaci plánu řízení kvality projektu. Hlavní myšlenkou je opět dodat produkt nebo službu podle specifikací zákazníka nebo zainteresované strany. K tomu je zapotřebí znát koncepty řízení kvality.

Spokojenost zákazníka

Bez spokojenosti zákazníka nelze dosáhnout kvality. I když výsledek splňuje všechny aspekty toho, co zákazník nebo zainteresovaná strana požadovali, ale děje se tak tam, kde samotný proces nebyl uspokojivý, pak je tu problém.

Výsledek samozřejmě musí splňovat dohodnuté požadavky, jinak projekt selhal, protože produkt projektu a jeho řízení nesplnilo očekávání zákazníka nebo zainteresované strany.

Související:

Proto zavedení řízení kvality znamená řízení procesů i lidí. Pravidelně se setkávejte se zákazníkem nebo zainteresovanou stranou, abyste je informovali o průběhu projektu. Získejte od nich zpětnou vazbu a ujistěte se, že s nimi jednáte zcela transparentně, abyste předešli pozdějším problémům.

Prevence nad kontrolou

Kvalita není zadarmo. Náklady na kvalitu (COQ) jsou peníze vynaložené na řešení problémů v průběhu projektu a následně po skončení projektu na odstranění případných závad. Rozdělují se do dvou kategorií: náklady na shodu a náklady na neshodu.

Náklady na shodu lze považovat za preventivní náklady. Tyto náklady souvisejí především se školením, procesem dokumentace, potřebným vybavením a časem potřebným ke správnému provedení kvality. Další náklady s tím spojené mohou zahrnovat testování, destruktivní ztráty testů a kontroly.

Náklady na neshodu se vztahují k interním nákladům na selhání. Ty spočívají v nutnosti něco přepracovat nebo dokonce zcela vyřadit. Další náklady mohou plynout ze závazků, záručních prací a ztracených obchodů.

Plynulé zlepšování

Tento koncept řízení projektů kvality lze nalézt v Six Sigma a Total Quality Management (TQM) a dominantně se objevuje v konceptu Prevence nad kontrolou.

Tento koncept je, jak je vysvětleno v jeho názvu, trvalým úsilím o řešení zlepšování výstupů v čase. Ať už se jedná o malé, postupné změny, nebo o velké změny, vždy je zde možnost identifikovat a řešit změny.

Používání této koncepce také znamená neustále sledovat a dokumentovat všechny problémy, které se objeví, abyste pak mohli získané zkušenosti využít při řízení budoucích projektů. Tímto způsobem povedete projekt efektivněji a pravděpodobně nebudete opakovat chyby.

Související: Šablona získaných zkušeností

Jak zavést řízení kvality projektu

Pokud máte představu o různých koncepcích, dalším krokem je zavedení plánu řízení kvality projektu. Za tímto účelem postupujte podle následujících tří kroků.

Plánování kvality

Nejprve určete požadavky na kvalitu výstupu a způsob řízení projektu. Dohodněte se, jak bude tento proces dokumentován a jak budou tyto informace předávány. Budete mít pravidelné schůzky, e-maily atd.

Plán bude obsahovat tato specifika a také metriky pro měření kvality při řízení projektu. Součástí by měl být kontrolní seznam kvality pro shromažďování a uspořádání značek, které musíte během projektu zasáhnout.

Zajišťování kvality

Zajišťování kvality je podle Americké společnosti pro kvalitu (ASQ) „plánovaná a systémová činnost prováděná v systému kvality tak, aby byly splněny požadavky na kvalitu výrobku nebo služby.“

Zajišťování kvality využijete k tomu, abyste se ujistili, že vaše procesy skutečně fungují tak, aby výstupy projektu splňovaly požadavky na kvalitu. Dvěma způsoby, jak toho dosáhnout, je použití kontrolního seznamu procesů a auditu projektu.

Kontrola kvality

Každý proces potřebuje takříkajíc policistu, aby se ujistil, že jsou dodržována pravidla a že je splněna očekávaná kvalita. Některé způsoby, jak zajistit, aby bylo dosaženo požadované kvality výstupů, jsou vzájemné kontroly a testování.

Je nezbytné kontrolovat kvalitu výstupů v průběhu procesu řízení projektu, aby bylo možné výstupy upravit, pokud nesplňují stanovené standardy. To lze provést i na konci projektu, ale není tak efektivní, aby se spíše předělávalo než upravovalo.

Proces řízení kvality projektu

Řízení procesu kvality projektu zahrnuje mnoho věcí, například stanovení cílů kvality, které má váš tým splnit, definování způsobu měření těchto cílů kvality a podávání zpráv o nich. S tím vám mohou pomoci nástroje pro řízení projektů.

Použití nástroje ProjectManager.com k řízení kvality

ProjectManager.com je vybaven řídicím panelem, což je jedna obrazovka, na které můžete zobrazit metriky všech aspektů projektu. Údaje se obvykle zobrazují ve snadno čitelných tabulkách a grafech, které lze následně sdílet nebo vytisknout pro prezentace.

Údaje pro náš dashboard jsou aktualizovány v reálném čase a poskytují nejpřesnější měření postupu projektu. Díky tomu je reakce na problémy s kvalitou včasnější a snižuje se pravděpodobnost, že se tyto problémy dále rozvinou v problémy, které mohou projekt odsunout na vedlejší kolej.

Online Ganttovy diagramy pro plány řízení kvality

Online Ganttovy diagramy usnadňují plánování a sledování úkolů souvisejících s řízením kvality. Pomocí ProjectManager.com můžete nahrát seznam úkolů nebo tabulku, která se pak okamžitě vyplní na časové ose.

Jediné, co musíte udělat, je přidat dobu trvání jednotlivých úkolů a přiřadit je. Samozřejmě můžete také použít náš software Ganttův diagram k rychlému sestavení projektu od nuly.

Náš online Ganttův diagram může také poskytnout skvělou platformu pro spolupráci vašeho týmu. Každý úkol je obvykle schopen odkazovat na podpůrné dokumenty, obrázky a další soubory a také nabízí dialog, ve kterém mohou členové týmu o úkolu hovořit a řešit případné problémy, které se objeví.

Místo toho, abyste museli vše řídit mikromanagementem, tím, že dáte týmům samostatnost při spolupráci, zachytí problém jako první. Koneckonců jsou to oni, kdo stojí v první linii projektu. Mohou pak reagovat nebo vám podat zprávu. Navíc díky seznamům úkolů a nástěnkám kanban může váš tým pracovat na svých úkolech způsobem, který uzná za vhodný.

Díky rozmanité sadě funkcí aplikace ProjectManager.com lze kvalitu výstupu řešit dříve, než se příliš vzdálí od zamýšleného cíle. Kvalita je vždy na pokraji zhoršení, takže mít k dispozici online nástroje, které ji okamžitě aktualizují, může znamenat rozdíl mezi úspěšným a neúspěšným projektem.

Kvalita je důležitá v každém projektu a k jejímu zajištění jsou zapotřebí správné nástroje pro sledování řízení kvality. ProjectManager.com je cloudový software s řídicím panelem v reálném čase a online Ganttovým diagramem, který usnadňuje sledování a vykazování kvality. Přesvědčte se sami, když využijete tuto bezplatnou 30denní zkušební verzi.