Lidé dělají věci různě, ale víte, co má většina z nás společného?
Nejdříve děláme ty nejnaléhavější věci, aniž bychom zvažovali, zda jsou nejdůležitější. Možná si řeknete, že ano, že je to normální, protože tak se věci obvykle dělají.
Pravdou je, že se mýlíte. Tady je důvod:
Ve všem, co v životě děláte, existují klasifikace.
První je podle naléhavosti záležitosti (naléhavá nebo nenaléhavá) a druhá podle její důležitosti (důležitá nebo nedůležitá).
Můžeme tedy vytvořit tyto kvadranty time managementu:
- První jsou záležitosti, které jsou důležité a naléhavé. Jedná se o věci, jako jsou krize, mimořádné události nebo termíny. Vzpomínáte si na obchodní návrh, na kterém jste pracovali přesčas, protože má být hotový následující den? To je příklad záležitosti, která by měla být vyřízena hned. Ale bylo to stresující, že? Ale vzpomínáte si, že to bylo zadáno několik týdnů před termínem? To má poukázat na to, že důležité záležitosti by se měly řešit dříve, než se stanou naléhavými, aby se předešlo stresu a konfliktům.
- Druhé jsou záležitosti, které jsou důležité, ale nejsou naléhavé. Na ty byste se měli zaměřit a věnovat jim svůj čas. Jde především o plánování. Řešení těchto záležitostí vám pomůže plnit úkoly efektivněji. A tím se vlastně z těchto úkolů více naučíte. Jedná se o kvadrant příležitostí, příležitost učit se, zlepšit sebe nebo své vztahy s lidmi a zjistit, co vás čeká.
- Třetí jsou záležitosti, které nejsou Důležité, ale naléhavé. Zde se nachází většina z nás. Máme tendenci zaměřovat se na záležitosti, které jsou naléhavé, aniž bychom přemýšleli, zda jsou důležité. Problémem je, že ztrácíme přehled o důležitých záležitostech. Ten telefonát uprostřed schůzky s manželkou vás odkloní od toho, co byste měli v danou chvíli upřednostnit. Ovlivňuje to vaše priority jen proto, že je to naléhavé.“
- Nakonec jsou to záležitosti, které nejsou důležité a naléhavé. Těm se samozřejmě říká plýtvání časem. Jedná se tedy většinou o záležitosti, kterými byste neměli trávit tolik času, jako je to bezmyšlenkovité procházení Facebooku nebo to, že sledujete filmy. Tyto záležitosti pro vás ve skutečnosti nejsou až tak užitečné, takže by bylo užitečné omezit čas věnovaný těmto věcem.
Tuto rozhodovací matici, známou také jako matice 4 kvadrantů řízení času, vymyslel Dwight Eisenhower, vyznamenaný armádní generál a prezident Spojených států.
Podle něj bychom se měli ztotožnit s několika rolemi. Můžete být manžel, matka, dcera nebo podnikatel.
Tyto role se však mohou měnit. Záleží na tom, co považujete za prioritu. Tyto priority by sloužily jako vodítko pro úkoly, které má každá role k dispozici.
Řekněme, že vaší momentální prioritou je být matkou, pak budete trávit více času péčí o své děti.
S změnou priorit by se musely vyrovnat i další role. Vaše povědomí o jednotlivých rolích a vašich prioritách vám umožní vše vyvážit.
Pokud chcete lépe řídit čas – zvažte investici do softwaru pro sledování času pro sebe a svůj tým. Pomocí aplikace, která vám pomůže sledovat čas strávený plněním úkolů, můžete analyzovat, jaké úkoly spotřebují většinu vaší pracovní doby, jaké jsou priority vašeho týmu a jak můžete zkrátit čas strávený plněním úkolů.
Všechny Eisenhowerovy cíle časové matice čtyř kvadrantů jsou pro dosažení skutečného pokroku v životě. Život není jen o tom být zaměstnancem nebo šéfem. Je to kombinace všeho. Zajistíme-li soulad mezi jednotlivými rolemi, můžeme dosáhnout svých cílů.
.
