Automatizace telefonních systémů byla jednou z nejdůležitějších věcí, které kdy byly pro podniky vytvořeny. Je upřímně řečeno tak trochu bláznivé nevyužít automatizaci pro správu firemních hovorů, protože pro vás nepřináší nic jiného než přidanou hodnotu, a to ve všech směrech.
Ušetří čas, ušetří práci, poskytne volajícímu lepší zážitek a zabrání tomu, abyste přišli o prodej kvůli zmateným nebo frustrovaným volajícím. Existuje celá řada způsobů, jak může automatizace umožnit lepší fungování vašeho telefonního systému, a zde je několik z těchto výhod.
Vytvoření firemního adresáře
I když máte jen malý počet zaměstnanců, přidání firemního adresáře vám umožní profesionálně nasměrovat volající na správnou osobu, a to ihned. Díky adresáři není nutné, aby mluvili se zástupcem, než budou přepojeni na správnou osobu, protože tento krok můžete eliminovat tím, že je necháte, aby se s danou osobou spojili sami.
Když někdo zavolá, může jednoduše vytočit koncovku, která odpovídá správné osobě nebo oddělení, aniž by kdy mluvil s živým agentem. Takže to, co uděláte, je, že přidáte přípony pro každého ze svých zaměstnanců nebo oddělení, které jsou propojeny se správnými telefony pro přesměrování pro každého z nich.
Poté vytvoříte zvukovou zprávu, která obsahuje celý seznam, a připojíte tuto zvukovou zprávu k vybrané možnosti nabídky. Když volající zvolí například „#1“ (nebo jakékoliv číslo, které určíte), okamžitě uslyší vámi vytvořenou zvukovou zprávu adresáře společnosti. Jakmile uslyší koncovku, která odpovídá osobě, kterou potřebuje, může ji kdykoli vytočit.
Toto je obzvláště efektivní a velmi užitečné pro vaše volající, pokud máte více než několik zaměstnanců – v takovém případě můžete dokonce vytvořit adresář podle jmen, aby volající snáze našli osobu, kterou hledají.
Dejte volajícím možnosti pomocí nabídky volání
Nabídka volání (tj, Automatická obsluha, telefonní strom) je jedním z nejužitečnějších nástrojů automatizace a je jím již delší dobu. Pokud jste tuto technologii pro svou firmu ještě nepoužili, pak přicházíte o jeden z nejlepších způsobů, jak efektivně spravovat a směrovat hovory.
Existuje mylná představa, že nabídka hovorů je určena pouze pro velké firmy s velkým objemem hovorů, ale žádná firma není příliš malá na to, aby ji mohla používat. Nezáleží na tom, jak velkou firmu máte, nabídka hovorů vám může ušetřit spoustu starostí, a když už nic jiného, okamžitě budete znít profesionálněji, když vám zákazníci zavolají.
V podstatě se jedná o virtuálního recepčního; takže nabídku můžete vlastně použít jako náhradu živé osoby, která přijímá všechny vaše hovory, protože automaticky udělá většinu toho, co by udělal recepční.
Automatická nabídka může volajícího přivítat, nasměrovat ho na osobu nebo oddělení, které potřebuje, nebo mu dokonce umožnit vybrat si možnost, jen aby si vyslechl informace, například pokyny k jízdě, pracovní dobu nebo jiné rychlé informace. Nejlepší na tom je, že menu prověřuje hovory za vás, v mnoha případech bez nutnosti mluvit s živou osobou.
Při použití menu pro volání můžete vytvořit individuální možnost menu, kterou může volající vybrat, aby byl odeslán přímo do hlasové schránky. Možnosti nabídky jsou samozřejmě univerzální a lze je použít k přesměrování volajícího na libovolné místo určení, což zahrnuje i přesměrování do hlasové schránky.
Tato funkce funguje jako příjemný doplněk nabídky, protože eliminuje nutnost přijímat hovor od někoho, kdo se potřebuje dovolat pouze do schránky konkrétní osoby. Navíc vzhledem k tomu, že stačí stisknout číslo a okamžitě se spojit s hlasovou schránkou, nemusí volající čekat, až bude chvíli zvonit, než bude přepojen do hlasové schránky.
Pokud je to potřeba, můžete také vytvořit více možností nabídky, z nichž každá bude odesílat do různých schránek, které odpovídají různým, jednotlivým zaměstnancům.
Možnosti nabídky, které se přesměrují na konkrétní telefony pro přesměrování
Vcelku standardní funkcí nabídky volání je možnost přesměrovat hovory, když někdo vybere danou možnost, na libovolný telefon (telefony), který chcete. Můžete rozhodnout, které z možností v nabídce se posílají na které telefony, a všechny možnosti nemusí vyzvánět na všechny telefony, když je volající vybere.
Pokud máte v nabídce volání například možnosti 1 až 3, jednoduše vyberete, které telefony budou vyzvánět, když volající stiskne jedno z těchto čísel na číselníku. Pak budou vyzvánět pouze telefony, které jste nastavili pro jednotlivé možnosti. Může to tedy vypadat například takto:
Plánované přesměrování
Plánované přesměrování je pro firmy mimořádně užitečná metoda organizace vlastního plánování pro správu hovorů. Tato funkce je exkluzivní pro virtuální telefonní službu Talkroute a u žádného jiného virtuálního poskytovatele nenajdete tak vysoce funkční automatizaci. V podstatě můžete vytvářet vlastní rozvrhy přesměrování hovorů pro každý z vašich telefonů, abyste zajistili, že správné osoby budou mít rozvrh hovorů ve správný čas, a zabránili jakémukoli překrývání.
Tato funkce je skvělá pro automatizaci změn směn ve vaší firmě nebo pro přizpůsobení se různým zaměstnancům, kteří pracují v různé dny v týdnu. Po nastavení rozvrhu přesměrování pro telefon pak bude tento telefon vyzvánět pouze v hodinách a dnech v týdnu, na které jste jej naplánovali.
Emailová oznámení pro zprávy
Možná si říkáte: „Už tak mám v životě dost oznámení…“, ale tato oznámení pro vaši firmu budete chtít. E-mailová oznámení pro obchodní zprávy jsou důležitá, protože se může stát, že v danou chvíli nebudete mít chvilku na to, abyste zkontrolovali své zprávy, nebo se stane, že vám na telefon nepřijde zpráva.
Primární využití těchto e-mailových oznámení je pro hlasovou poštu. Nastavte si na svém účtu zasílání nových zpráv hlasové pošty na konkrétní e-mailovou adresu, vyberte si libovolnou e-mailovou adresu (nejen majitele účtu) a nechte si z e-mailu posílat zprávy v okamžiku, kdy vám zákazník zanechá hlasovou zprávu.
Na svém účtu můžete dokonce nastavit více schránek pro různé zaměstnance a u každé schránky pak nastavit směrování na e-mail dané osoby. Kromě hlasové pošty můžete také dostávat upozornění pokaždé, když vám přijde nová textová zpráva od zákazníka (pokud používáte firemní textové zprávy).
Nastavte si pouze jednu e-mailovou adresu, na kterou vám budou chodit nová textová upozornění, nebo si v případě potřeby můžete nastavit více e-mailových adres, abyste měli jistotu, že někdo z vašeho týmu odpoví.
Provozní doba
Při používání virtuálního telefonního systému je dobré nastavit pracovní dobu, abyste měli jistotu, že vaše telefony nemohou zvonit kdykoli během dne. Pokud například nastavíte pracovní dobu na 8-18 hodin, budou hovory na přesměrovaných telefonech vyzvánět pouze v těchto hodinách.
Tím zajistíte, že případné přesměrované telefony nebudou vyzvánět v každou noční hodinu, pokud samozřejmě nechcete mít otevřeno 24 hodin denně. Pro ilustraci, jak by vaše provozní doba fungovala s virtuálním telefonním systémem, ji porovnejte s provozní dobou jakéhokoli obchodu v kamenné budově.
Stejně jako běžný obchod v určitou hodinu zamkne dveře a přestane zvedat telefony, přesně tak funguje funkce provozní doby ve vašem virtuálním systému. Když lidé volají do vaší firmy po běžné pracovní době, můžete nastavit zvukovou zprávu po skončení pracovní doby a dát jim možnost zanechat hlasovou schránku.
Možná jste si dosud vystačili pouze s mobilním telefonem, pevnou linkou nebo několika stolními telefony pro provoz vaší firmy, a i když to může fungovat, když jste nová firma, přidáním určité automatizace pomocí virtuálního telefonního systému se můžete dostat na profesionálnější úroveň.
Nemusí být nutné, abyste do svého telefonního systému přidali všechny tyto funkce, ale alespoň malá automatizace správy hovorů vytvoří mnohem lepší zážitek pro vaše volající. A to je celý cíl těchto automatizací, zlepšit zkušenosti zákazníků, kteří se vám snaží dovolat, i vaše zkušenosti s vyřizováním těchto hovorů.
