Ve všech oblastech podnikání existují pojmy, u kterých si nikdy nejste jisti, že znáte jejich definici. Pokud však jde o event management, je definice snadná. Ve své podstatě je event management proces plánování události. Jedná se o jakýkoli typ události, ať už je pořádána osobně, virtuálně nebo hybridně. Je to synonymum pro plánování akcí a setkání. Stejně jako tyto další pojmy se rozsah každého projektu a drobné detaily liší v závislosti na odvětví, velikosti společnosti a dalších. Co je to tedy event management?
Event management je plánování akcí
Plánování akcí má mnoho různých názvů. Někteří plánovači akcí se nazývají administrativní asistenti, jiní koordinátoři akcí a další technologové akcí. Co mají všechny tyto názvy společného? Tyto osoby se určitým způsobem podílejí na plánování události. Ať už se jedná o interní nebo externí, velké nebo malé, osobní nebo virtuální akce, všechny je třeba naplánovat.
Virtuální event management
V dnešním novém prostředí jsme se museli naučit řídit nejen osobní akce, ale i virtuální programy. Řízení virtuálních akcí vyžaduje stejné kroky jako řízení osobních akcí, ale navíc je třeba zajistit, aby byl obsah dvakrát tak poutavý. Zatímco osobní akce mají navíc bonus v podobě cestování, navazování kontaktů a jídla zdarma, virtuální akce se z velké části spoléhají na svůj obsah, který účastníky zaujme. Při řízení virtuální akce se ujistěte, že vaši řečníci jsou připraveni prezentovat svůj obsah virtuálně a že váš obsah je zajímavý a stručný.
Různé aspekty řízení akcí
Vytvoření dokonalé akce
Začíná to jednoduše. Tématem. Plán. Cíl. Vaše akce má od začátku cíl, který bude určovat obsah, řečníky a místo konání. Dále je čas nastavit základy. Musíte vytvořit značkový web události, který bude lákat návštěvníky k účasti na vaší akci. V dnešní době je snazší než kdy jindy vytvořit krásně navržený web, stačí pochopit základy webových stránek akce. Pak budete potřebovat bezpečné zpracování plateb, aby účastníci mohli za události snadno platit.
Propagace napříč kanály pomocí automatizace
Pokud o vaší události nikdo neví, jak se bude registrovat? Proto je propagace tak důležitá. Inspiraci najdete v článku Nejlepší způsoby propagace vaší akce. Cílený e-mailový marketing je skvělým způsobem propagace vašich akcí, pokud máte rozsáhlou databázi. Další způsoby propagace? Sociální média jsou stále jedním z nejlepších bezplatných propagačních kanálů.
Správa informací a komunikace s účastníky
Účelem akce je vždy navazování kontaktů. Řízení akce nezahrnuje jen výběr povlečení nebo správného dodavatele virtuálních technologií, ale také co nejlepší správu kontaktů. Během akce budete shromažďovat potenciální zákazníky, kteří budou směřovat k prodeji. Tyto leady budou mít zásadní význam, pokud jde o prokázání návratnosti investic do akce.
Řízení akce nekončí, když skončí akce. V průběhu celého eventu je důležité prokázat jeho úspěšnost a identifikovat oblasti, které je třeba zlepšit. K tomu vám pomohou data získaná v průběhu celého procesu. Živý průzkum veřejného mínění je skvělým způsobem, jak zjistit, jak se účastníci cítili na akci.
There’s Tech for That
Event management je o tom, jak dát dohromady neuvěřitelný zážitek, zprostředkovat spojení, přidat potenciální zákazníky do prodejního potrubí a prokázat úspěch. Je to náročná práce, při které je třeba roztočit nekonečné množství talířů a nepřetržitě pracovat na vytvoření nezapomenutelného okamžiku pro účastníky. A je to práce, kterou si můžete usnadnit využitím technologií, zejména když se chystáte naplánovat virtuální nebo hybridní akci. Zatímco mnozí plánovači se spoléhají na lepicí papírky a tabulky, existují technologie, které ušetří hodiny a posunou události na vyšší úroveň. Jaké technologie pro pořádání akcí vám mohou pomoci uspět, se dozvíte v článku Jak vybrat správnou technologii pro pořádání akcí
.
