DIGITAL BUILDER

Co je to změnový příkaz ve stavebnictví?

Podle některých odhadů dojde v průměru u 35 % projektů v průběhu jejich realizace alespoň k jedné významné změně. Jako zhotovitel se můžete kvůli změnovým příkazům cítit jako mezi dvěma mlýnskými kameny. Když je požadován příkaz ke změně, nemůžete vlastníkovi projektu říci ne a nemůžete změnu jednoduše ignorovat; musíte najít řešení (a to rychle).

Změnový příkaz je ve své podstatě práce, která je přidána nebo odebrána z původního rozsahu prací, jak bylo dohodnuto ve smlouvě podepsané objednatelem a zhotovitelem před zahájením prací. V průběhu prací však někdo (buď vlastník, nebo zhotovitel) rozhodne, že je třeba provést změnu, aby se zohlednily nepředvídané faktory.

Ačkoli může změnový příkaz znít jako jednostranný požadavek nebo rozhodnutí, není tomu tak. Ve skutečnosti je změnový příkaz změnou smlouvy. Jak vysvětluje Construction Law Today, „změnový příkaz je dvoustranná dohoda mezi stranami smlouvy – vlastníkem a hlavním dodavatelem, hlavním dodavatelem a subdodavatelem, dvěma nebo více subdodavateli – o změně smlouvy. Změnový příkaz představuje vzájemnou shodu stran na změně prací, ceny, harmonogramu nebo jiné podmínky smlouvy.“

Změnový příkaz tak musí být sepsán a schválen všemi stranami, což může zabrat čas, peníze a trpělivost.

Co obvykle obsahují změnové příkazy?

Změnové příkazy se liší v závislosti na projektu, zúčastněných stranách a konkrétní změně, kterou jedna nebo obě strany potřebují. Všechny změnové příkazy však musí obsahovat podrobné informace, včetně:

• Popis požadované změny v porovnání s původní smlouvou nebo nabídkou
• Dokumentace případných nákladů na subdodavatele
• Shrnutí zhotovitele celkových nákladů na navrhovanou změnu
• Uvedení smluvního základu požadované změny a jejího dopadu na termín dokončení projektu

Kdy obvykle dochází ke stavebním změnovým příkazům?

Ve skutečnosti jsou příkazy ke změně tak časté, že se týkají více než třetiny projektů. Lze tedy důvodně očekávat, že se v průběhu své stavební kariéry setkáte s mnoha změnovémi příkazy. Přesto s nimi překvapivě mnoho dodavatelů nepočítá, což je jednou z nejčastějších příčin překročení nákladů.

Jak vysvětluje časopis Journal of Construction Engineering: „Mezi různé příčiny překročení nákladů a harmonogramu výstavby v jakémkoli projektu patří chyby v návrhu, nedostatečný rozsah, počasí, změny projektu a podcenění času potřebného k dokončení projektu. Položky vynechané z odhadu inženýra projektů kvůli chybám v návrhu nebo neadekvátnímu rozsahu často vedou ke změnovým příkazům, což zvyšuje náklady i dobu dodání.“

Mezi nejčastější důvody objednávek změn patří např:

• Nepřesné specifikace v původních projektech nebo smlouvě
• Nejednoznačné nebo nepřesné výkresy
• Nepředvídané podmínky na staveništi, jako jsou překážky, s nimiž nebylo možné počítat
• Pracovníci nebo materiál, kteří nedorazí nebo přijdou na staveniště pozdě
• Chybné rozpočty a harmonogramy

Přestože u některých projektů nebudete muset řešit objednávku změny, připravenost pomocí zjednodušeného a standardizovaného přístupu vám zajistí, že budete alespoň připraveni, pokud se vyskytnou.

Jak se připravit na změnový příkaz?

Jestliže chcete mít jistotu, že to nepovede k ještě nákladnějším zpožděním, nebo dokonce k neúspěchu projektu, je třeba zavést spolehlivý proces, který umožní předvídat nejhorší. V ideálním případě si s klientem v původní smlouvě stanovíte, jak budete postupovat v případě změnového příkazu. Když tento proces formalizujete, sníží se šance, že někoho překvapí nebo rozčílí to, co přijde později.

Na druhou stranu, pokud se rozhodnete nespecifikovat, co se bude dít až do okamžiku, kdy je změna potřeba, mohou vzniklé neshody vést ke zlé krvi a dokonce k porušení smlouvy. To nikdo nepotřebuje (ani nechce), a proto se raději snažte od této chvíle zahrnout do smlouvy potřebná slovní spojení. Když pak budete potřebovat smlouvu změnit, budete přesně vědět, jak to udělat s ohledem na potřeby všech stran.

Jak zlepšit řízení změnových příkazů

Správné řízení změnových příkazů umožňuje týmům zmírnit významné náklady a narušení harmonogramu ve stavebnictví. Přesto je pro mnoho stavebních společností efektivní řízení změnových příkazů hlavním malířským bodem. Předcházení vzniku změnových příkazů a jejich řízení v případě, že k nim dojde, vyžaduje kulturní a procedurální změnu.

Naproti tomu správným využíváním technologií ve stavebnictví, dobrou komunikací a lepšími postupy při sběru dat mohou stavební společnosti snížit množství času a peněz promrhaných na změnových příkazech.

Lepší návrhy a vizualizace

Technologie informačního modelování budov (BIM) je proces založený na modelech, který poskytuje architektům, inženýrům a projektantům přehled při plánování výstavby budov a infrastruktury. BIM pomáhá ve fázi návrhu tím, že poskytuje přesnější vizualizace před zahájením fáze výstavby.

BIM lze navíc přemostit i do terénu během výstavby. Zatímco změny, které nastanou během skutečné výstavby, budou podstatně dražší než ve fázi návrhu, BIM může pomoci poskytnout přesnější analýzu celkového dopadu. Integrované nástroje BIM také poskytují lepší data během fáze výstavby, což umožňuje projektovým manažerům lépe předvídat, jak změny ovlivní celý projekt.

Zlepšení komunikace v průběhu výstavby

Dobrá komunikace je pro velké stavební projekty nezbytná. Mnoho společností dnes používá specializovaný software, který propojuje týmy nepropojených stran a podporuje spolupráci v celém procesu projektování a výstavby. Zavedení takového softwaru usnadňuje lepší komunikaci v celém procesu. Díky tomu jsou všichni informováni o nejnovějším vývoji. Pokud dojde ke změně, jsou všichni členové týmu upozorněni a mohou se zapojit do diskuse, čímž se zabrání chybné komunikaci nebo zmeškaným informacím, které mohou vést k ještě většímu zpoždění projektu.

Specializovaný software lze použít k propojení zúčastněných stran na staveništi nebo kdekoli jinde. To má zásadní význam ve fázi výstavby, kdy různí členové týmu pracují z různých míst a prostředí. Zvýšená dokumentace změny také zlepšuje schopnost řídit budoucí změny a následné náklady.

Cloudová správa dokumentů zvyšuje přehlednost a odpovědnost projektu. Správa elektronické komunikace také umožňuje společnostem zbavit se ručního sledování změnových příkazů prostřednictvím aplikace Excel, e-mailu a papíru. Dokumentace je tak okamžitě k dispozici každému, kdo ji potřebuje, a urychluje se šíření informací, což zajišťuje maximální efektivitu.

Zlepšete řízení změnových příkazů pomocí většího množství dat

Úspěšné řízení změn je často procesem rozhodování. S větším množstvím informací a údajů, které jsou k dispozici, mohou projektoví manažeři lépe minimalizovat dopady na náklady a harmonogram, když dojde k zadání změny. Jak již bylo zmíněno, BIM a komunikační software zlepšuje úsilí o sběr dat.

Rozsáhlý sběr dat a jejich správa se vrací k používání správné technologie a softwaru. Společnosti, které pro správu dat používají více nesourodých aplikací, riskují, že jim uniknou důležité informace. Díky tomu, že jsou všechny informace dostupné prostřednictvím jednoho organizujícího zdroje, mohou projektoví manažeři vidět souhrn dostupných dat a na jejich základě činit informovaná rozhodnutí. Aby byla data k dispozici projektovým manažerům, musí všichni používat stejný software pro sdílení informací.

Dávají vám vaše současné procesy data, která potřebujete k zachycení kritických informací o projektu? Proveďte naše bezplatné hodnocení.

Měřte hned

Předvídejte příkazy ke změnám ve stavebnictví

Jak už víte, k příkazům ke změnám ve vašich projektech někdy dojde a nejhorší, co můžete udělat, je být špatně připraveni. Místo toho, abyste zaujali obranný přístup, nebo ještě hůře, abyste je zcela ignorovali, předcházejte potenciálním změnám dříve, než se stanou problémem, a vždy předvídejte možnost změny. Díky zjednodušenému procesu přizpůsobenému pro vaši společnost snížíte frustraci z obávaného příkazu ke změně a v případě neočekávaných událostí budete moci pracovat efektivněji, díky čemuž se váš projekt posune kupředu.