Jak si sestavit denní rozvrh, který vám nezkazí den v 5 krocích

Pokud jde o sestavení denního rozvrhu, většina lidí se řadí do jednoho ze dvou táborů:

• Přeplánovač: Jejich kalendáře vypadají jako prstová malba dítěte z mateřské školy. Schůzky se překrývají se schůzkami, zatímco upomínky na události, přestávky, úkoly a další schůzky vycházejí jako na Silvestra. Jejich dny jsou určeny od chvíle, kdy se probudí, až po večerní rutinu.
• Minimalista: Minimalista: známý také jako „snílek“. Mají jednu nebo dvě opakující se události, ale spoustu bílého místa, takže jsou „volní“ (alespoň na papíře) pro dlouhé úseky práce.

Problém je v tom, že oba tyto přístupy jsou ze svých vlastních důvodů hrozné.

Když jsou přeplánovaní, nezbývá jim čas na nevyhnutelné „urgentní“ úkoly, které se objeví. Jeden úkol trvá déle, než jste předpokládali (díky chybnému plánování), a celý váš den je uvržen do chaosu.

A minimalista? Jednoduše přenesli svůj rozvrh do nějakého jiného formátu – nejspíš do seznamu úkolů, plánovací aplikace nebo série naštvaných e-mailů s otázkou „Kde to je?“

Pravdou je, že dobrý denní rozvrh je plánem úspěšného života. Když víte, co máte dělat (a kdy), vytváří to ve vás pocit cíle, smyslu a soustředění. Pomáhá vám vyhnout se prokrastinaci, udržet si motivaci a správně hospodařit s časem.

Naneštěstí jen málokdo z nás má své dny zcela pod kontrolou. Místo toho potřebujete něco flexibilního. Potřebujete šablonu denního rozvrhu.

V tomto průvodci se budeme zabývat tím, jak nejúspěšnější zakladatelé, kreativci a hlubokomyslní lidé používají šablonovitý přístup ke svému dni, aby zůstali soustředění, organizovaní a produktivní (a jak můžete totéž udělat se svým dnem!)

Jak si sestavit efektivní denní rozvrh v 5 krocích

1. Začněte den nejdůležitější prací
2. Zmapujte si dokonalý denní rozvrh podle své osobní „křivky produktivity“

.

3. Využijte „blokování času“, abyste přešli od reaktivního přístupu ke kontrole svého času
4. Nastavte si dostupnost na minimum, které můžete (10-15 minut)
5. Sledujte svůj tok (úkolů i energie)
6. BONUS: Provádějte pravidelný audit kalendáře, abyste se zbavili mrtvého času

Jste připraveni skutečně získat zpět kontrolu nad svým časem? RescueTime je nejvýkonnější nástroj pro sledování času a produktivity na světě. Zjistěte, jak vám může pomoci, a zaregistrujte se zdarma ještě dnes!

Začněte svůj den nejdůležitější prací

Nejúspěšnější lidé důsledně dělají nejdůležitější práci jako první.

To může znamenat „spolknutí žáby“ (tj. odstranění nejtěžšího úkolu) nebo vyblokování času na smysluplnou práci před čímkoli jiným. Co však nedělají, je to, že den začínají rozptylováním, emočními spouštěči a stresem (tj. e-maily, sociálními médii a Slackem).

Jak vysvětluje zakladatel Farnam Street Shane Parrish:

„Kdybych ráno vstal a první, co bych udělal, by byla kontrola e-mailu, dovolil bych ostatním, aby mi diktovali priority na celý den.“

Existuje spousta skvělých příkladů tohoto postupu v praxi, ale jeden z mých nejoblíbenějších pochází od zakladatele a akademika Kevina Taylora, který si ráno nastavuje opakující se denní, časové bloky na psaní:

Jak Taylor vysvětluje:

„Pokud jste jako většina, naplánujete si nejprve to, co po vás požadují ostatní, a teprve později hledáte v kalendáři volná místa, kam byste mohli ‚vměstnat‘ to, co je pro vás důležité. (Hodně štěstí při hledání času na soustředění v takovém „reaktivně navrženém“ kalendáři.)

„Místo toho obraťte paradigma a naplánujte si nejdříve to, co je pro vás důležité.“

Nastavením opakovaného závazku vůči sobě hned ráno začínáte den se správným záměrem a máte jistotu, že bez ohledu na to, co se děje dál, jste udělali něco smysluplného.

Ale možná ještě důležitější je, že je to obvykle nejefektivnější část dne. Pro většinu lidí je ráno přirozeně vyšší energie a je zde méně rušivých vlivů, což znamená, že se můžete skutečně ponořit do důležité práce.

Podle Alexe Panga, autora knihy Rest:

„Dvě hodiny, během kterých se můžete skutečně ponořit do problému, přinášejí řešení, která budou lepší, než kdybyste strávili 10 hodin přerušovaných schůzkami a poskakováním na kanálech Slack.“

Takový pokrok má dominový efekt motivace a produktivity, který vás provází po zbytek dne.

Pokud chcete nástroj, který vám pomůže věnovat se tomuto času, vyzkoušejte integraci s kalendářem RescueTime. Stačí do názvu ranního bloku v šabloně denního rozvrhu přidat #focustime a všechny rozptylující webové stránky (jako jsou sociální sítě, zprávy a zábava) budou po dobu jeho trvání zablokovány.

Naposledy nemusíte vždy přesně vědět, co budete během této doby dělat. Stačí, když své nejlepší hodiny prostě věnujete smysluplné práci.

Zmapujte si dokonalý denní rozvrh podle své osobní „křivky produktivity“

Důvod, proč většina úspěšných lidí věnuje první hodiny dne smysluplné práci, je ten, že právě tehdy je jejich hladina energie nejvyšší. S trochou práce však můžete stejný přístup použít k tomu, abyste zbytek šablony svého denního rozvrhu přizpůsobili své energetické hladině.

Všichni během dne procházíme přílivy a odlivy energie díky něčemu, čemu se říká náš cirkadiánní rytmus. Jedná se o vnitřní hodiny, které posílají naši mysl a tělo přes okamžiky bdělosti a ospalosti.

Klíčem k úspěšné šabloně denního rozvrhu je přizpůsobit úroveň energie typu práce, kterou vykonáváte.

Když máme málo energie, jsme méně kreativní, hůře se rozhodujeme a snadněji podléháme stresu a přetížení. Na druhou stranu studie ukazují, že jsme až o 500 % produktivnější, když je naše energie vysoká a můžeme se dostat do stavu flow.

Jak tedy zjistíte, kdy je vaše hladina energie během dne přirozeně vyšší a kdy nižší?

Experimentujte se svým cirkadiánním rytmem

Většina lidí se během dne řídí podobným cirkadiánním rytmem.

Po probuzení a vymanění se ze spánkové setrvačnosti začne naše hladina energie přirozeně stoupat. Kolem 10. hodiny dopoledne dosáhneme maximální úrovně koncentrace, která vydrží až do přirozeného poklesu energie po obědě mezi 1. a 3. hodinou odpolední.

Odpoledne naše hladina energie opět stoupá, dokud opět neklesne někdy mezi 21. a 23. hodinou, kdy většina z nás chodí spát.

Můžete si tedy například vytvořit šablonu denního rozvrhu, která se bude řídit tímto vzorcem:

• Vysokoenergetická práce přibližně do poledne
• Hovory, schůzky a e-maily od 1 do 3 hodin
• Volný čas na naléhavé úkoly nebo další schůzky až do konce dne

To je docela dobrý začátek, ale co když vám to nevyhovuje nebo chcete být přesnější?

Využijte údaje o své osobní produktivitě a zmapujte svou „křivku produktivity“

Namísto spoléhání se na vlastní hlášení nebo sledování nálady je mnohem jednodušší (a přesnější) použít nástroj pro sledování času, jako je RescueTime, který za vás automaticky shromažďuje údaje.

Po shromáždění trochy dat vám řídicí panel RescueTime ukáže, jakými aplikacemi, nástroji, webovými stránkami a projekty trávíte čas, kdy jste produktivní (nebo roztěkaní), a také trendy ve vašich činnostech a další informace.

Pro náš případ použití přehled trendů produktivity za týden ukáže, kdy jste v daný den s největší pravděpodobností produktivní a kdy roztěkaní. To se nachází v části Přehledy > Produktivita > Denní doba.

Pohledem na tuto zprávu získáme jasný denní trend produktivity a rozptýlení, takže si můžeme vytvořit šablonu denního plánu, která tomu odpovídá:

• Soustředěný čas se sklopenou hlavou ve špičce
• Setkání, hovory a e-maily, když je hladina energie nízká
• Přestávky, kdy se s největší pravděpodobností dostanete do útlumu

V podstatě přecházíte od plánování dne podle času k plánování podle energie.

(Podívejte se na našeho kompletního průvodce, jak najít své nejproduktivnější hodiny, zde!)

Pomocí „blokování času“ přejdete od reaktivního přístupu k řízení svého času

Vaše křivka produktivity je mapou, jak můžete vyplnit celý den v šabloně denního rozvrhu.

To není totéž jako denní rozvrh Přeplánovače, který vyplňuje své dny prioritami jiných lidí. Místo toho se jedná o šablonu toho, kdy se vám nejvíce hodí dělat určité typy práce.

Jedním příkladem takové šablony denního rozvrhu v praxi je to, co designérka Jessica Hische nazývá „Ultraschedule“:

Tato šablona denního rozvrhu je jako kostra, na které postavíte svůj týden. A pokud ji sladíte se svou denní křivkou produktivity, víte, že se svým časem nakládáte co nejproduktivněji.

Pro Hische to znamenalo ponechat si pondělí jako „den administrátora“ pro pravidelné hovory a schůzky, zatímco ve středu a v pátek si vyhradit čas pro „analogovou práci“:

„Jsou naplánované časy, během nichž se mohu plně ponořit do e-mailu a po zbytek dne se nutím ho ignorovat. A hlavně jsou naplánované časové bloky, kdy budu mít vypnutou wifi.“

Jednou z nejlepších částí tohoto přístupu je, že vám pomůže představit si svůj ideální pracovní den – což je podle autora Ryana Holidaye důležitá dovednost, kterou málokdo z nás praktikuje:

„Tolik lidí má velké cíle do budoucna. Myslím, že je lepší vědět, jak vypadá váš ideální den. Pak se můžete při každé příležitosti a volbě ptát sami sebe: Přibližuje mě to, nebo vzdaluje?“

Dopad není jen v tom, že víte, co byste měli dělat, ale že vám to pomůže říci ne věcem, které vás od ideálního dne odvádějí. Jak vysvětluje designér Brad Frost:

„Přijetí pozvání na schůzku vyžaduje, abych se připravil o čas na něco jiného, a to je nyní skutečně vizualizováno.“

K vytvoření vlastní šablony denního rozvrhu můžete použít techniku zvanou Time Blocking, jako je tato. Podívejte se na našeho průvodce krok za krokem zde.

Nastavte si dostupnost na minimum, které můžete (10-15 minut)

Poté, co jste si nastavili smysluplnou šablonu ranního a denního rozvrhu a přizpůsobili ji své křivce produktivity, přichází další otázka: Jak do ní vměstnáte nevyhnutelné úkoly, schůzky, jednání a povinnosti, které se plíživě objevují a vyřazují váš denní rozvrh z provozu?“

Ideální denní rozvrh chrání váš čas. Pro Fidjiho Simo, viceprezidenta společnosti Facebook pro produkty, to znamená změnit výchozí čas schůzek na minimum možného:

„Mnoho lidí si nezjišťuje, kolik času by mělo být na něco reálně vyčleněno. Prostě mají výchozí čas 30 minut pro malou konverzaci a 60 minut pro větší konverzaci. To přispívá k tomu, že kalendáře vypadají jako švýcarský sýr.“

Místo toho Simo stanovuje minimální dobu pro schůzky na 10-15 minut (Elon Musk je známý tím, že si celý den rozděluje na pětiminutové kousky). Tímto způsobem je na osobě, která si schůzku rezervuje, aby si vyžádala více času, pokud má pocit, že ho potřebuje.

Tím se vy i organizátor schůzky stáváte zodpovědnými za rozhodnutí, kolik času skutečně potřebujete. (Což je skvělý začátek při nápravě naší posedlosti schůzkami.)

Simo také doporučuje stanovit si nárazníky kolem časů schůzek a také si záměrně vyčlenit volná místa ve svém dni pro překvapení na poslední chvíli. Tímto způsobem nebudete naivně přihlížet k rozptýlení, které vás určitě čeká.

V Kalendáři Google (stejně jako v mnoha dalších aplikacích Kalendář) můžete dokonce změnit výchozí dobu trvání schůzek a přidat do nich automatické vyrovnávací paměti.

Efektivnímu dni nevládne tyranie 60minutové schůzky. Jak vysvětluje Simo:

„Nejvíce se soustředím, když si agendu určuji sám, oproti tomu, když nechám ostatní, aby mi ji určovali.“

Sledujte svůj tok (úkolů i energie)

Pokud je správně sestaven, měl by vám denní plán dodávat dynamiku, nikoli ji ubírat.

Při plánování schůzek, událostí nebo úkolů však často zapomínáme myslet na svůj stav mysli. Přitom si uvědomte, jaký kognitivní skok je třeba udělat, abychom z hlubokomyslného cvičení, jako je kódování nové funkce, přešli na každodenní dohánění hovorů.

Podle Americké psychologické asociace může zotavování se z takovýchto posunů úkolů zabrat téměř 40 % našeho produktivního času.

Přestože jsme již hovořili o důležitosti ochrany toku energie (a přizpůsobení správných úkolů úrovni vaší energie), musíte si být vědomi také toku úkolů.

Našim mozkům trvá, než se dostanou do toku úkolu. Jakmile se však zahřejí, je snazší pokračovat a udržet si motivaci.

Pro autora Paula Jarvise to znamená „rozdělit“ si den podle činností. Odpoledne se může věnovat jen psaní, zatímco dopoledne třeba zákaznické podpoře.

„Čím déle se dokážete soustředit na jeden typ úkolu, tím rychleji ho zvládnete. Takže seskupení veškerého psaní, které musím udělat, do jednoho dopoledne znamená, že mohu napsat 5-6 článků najednou.“

Toto je také to, co Paul Graham z Y Combinatoru nazývá „Maker Time“ – dlouhé časové úseky potřebné k práci na kognitivně náročných úkolech, jako je psaní nebo kódování (oproti Manager Time, který je rozsekaný na krátké úseky).

Při vyplňování šablony denního rozvrhu úkoly a to-dos se snažte seskupovat podobné úkoly. A když přijde čas na skutečnou práci, ujistěte se, že jste soustředění a že vás nic nerozptyluje.

Existuje spousta nástrojů, které vám mohou pomoci podpořit tok úkolů. Autor knihy Čtyřhodinový pracovní týden Tim Ferriss má svůj telefon v 80 % času v režimu letadlo. Zatímco funkce FocusTime od RescueTime dokáže zablokovat rušivé stránky a oznámení, aby vás nevykolejily.

Osobně rád používám FocusTime pro Pomodoro seance, kdy intenzivně pracuji 25-30 minut a pak si dám krátkou přestávku.

BONUS: Provádějte pravidelný audit kalendáře, abyste se zbavili mrtvého času

Nakonec, tato šablona denního plánu nic neznamená, pokud je váš kalendář již plný opakujících se schůzek a úkolů.

Většina lidí používá svůj kalendář jako nástroj zaměřený dopředu, aby si naplánovali, co je čeká. Je to však také skvělý nástroj pro reflexi. Audit kalendáře je jednoduché cvičení, při kterém si projdete a zkontrolujete minulé povinnosti.

Každé tři měsíce provádí Fidji Simo, viceprezidentka společnosti Facebook pro produkty, audit kalendáře, aby zjistila:

• Čas, který strávila na jednotlivých projektech
• Jak byl její čas rozdělen na schůzky s jednotlivými vedoucími pracovníky versus na velké porady
• Procento času, které strávila náborem versus řízením a budováním

S těmito údaji v ruce může zjistit, zda její strávený čas odpovídá jejím záměrům. A pokud ne, přizpůsobí se.

„Všechny ostatní věci v mém kalendáři byly méně důležité, ale zabíraly více času z důvodů dědictví.“

„Byly tam opakující se schůzky, které už nevyžadovaly mou účast, schůzky k rozhodování o méně důležitých tématech atd…“

Integrace kalendáře RescueTime vám poskytne rychlý přehled o tom, kolik času strávíte každý den prací, o celkové době schůzek, o vaší průměrné produktivitě a o tom, zda jste dosáhli svých denních cílů, nebo ne.

Podívejte se na svůj týdenní nebo měsíční plán právě teď. Kolik z těchto opakujících se schůzek by se dalo zkrátit nebo zrušit?

Souhlasí vaše časové závazky s vašimi cíli?

Pokud ne, je čas tyto hodiny odebrat.

Nakonec, mějte všechny své časové závazky na jednom místě

Může se zdát jako dobrý nápad oddělit osobní a pracovní kalendář, ale to si koleduje o problémy, když se závazky překrývají. Místo toho použijte barevné odlišení jednotlivých aktivit nebo si vytvořte jiný „šablonový“ kalendář, abyste měli ve věcech pořádek.

Kalendář si můžete představit jako velkou prázdnou sklenici. Každý přidaný úkol – ať už osobní nebo pracovní – zaplní místo. A zatímco vy můžete úkolům přiřazovat různé úrovně důležitosti, váš kalendář nikoli.

Hodina je hodina bez ohledu na to, na co ji strávíte.

Jste připraveni skutečně získat zpět kontrolu nad svým časem? RescueTime je nejvýkonnější nástroj pro sledování času a produktivity na světě. Zjistěte, jak vám může pomoci, a zaregistrujte se zdarma ještě dnes!