Používáte pořadače v práci, doma nebo ve škole k ukládání dokumentů a informací?
Hledáte pomoc, pokud jde o uspořádání informací pro snadný přístup?
V tomto příspěvku vám nabízím několik způsobů, jak uspořádat pořadač s volnými listy.
Než začneme, budete potřebovat pořadač s velikostí kroužků podle vašeho výběru, průhledné plastové obaly na pořadač, rozdělovače pořadače, kapesní složky, volné listy nebo jiný papír a děrovačku na tři dírky.
- Přemýšlejte o tom, jak budete pořadač používat.
- Vytvořte si oddíly.
- Vyberte si metodu uspořádání pořadače.
- Metoda „pořadače podle potřeby“.
- Metoda „Rozděl a pracuj“.
- Vždy napište datum na začátek listu volných listů.
- Důležité nebo často používané dokumenty mějte směrem k přední části pořadače.
- Před zavřením pořadače pečlivě upravte papíry v zadní části pořadače.
Přemýšlejte o tom, jak budete pořadač používat.
Kde budete pořadač používat?
Budete ho používat ve škole, doma nebo v práci?
Budete ho přenášet z jednoho místa na druhé, nebo zůstane na jednom místě a bude mít stálé místo uložení?
Důležité je mít tyto informace na paměti, protože budou určovat způsob, jakým budete s informacemi v pořadači pracovat a používat je.
Navíc budete chtít najít nejlepší techniku, jak se na obsah pořadače odvolávat.
Například pokud budete často psát a upravovat dokumenty, má smysl jednoduše ukládat dokumenty přímo do samotného pořadače.
Na druhou stranu, pokud budete často pouze odkazovat na dokumenty a nebudete na ně psát, může být rozumnější umístit dokumenty do průhledných plastových pořadačových obalů.
Vytvořte si oddíly.
Nyní je čas vytvořit různé oddíly pro váš pořadač. Věnujte několik minut brainstormingu různých sekcí pro váš pořadač. Použijte kousek papíru a zapište si své myšlenky. Nemějte pocit, že se musíte držet prvního vytvořeného seznamu sekcí.
Nebojte se seznam upravit přidáním, odebráním nebo úpravou sekcí a jejich uspořádáním tak, aby dobře vyhovoval vašim potřebám.
Máte problém začít s vytvářením sekcí? Můžete je uspořádat podle třídy nebo kurzu, projektu, denní doby, data, abecedně, podle předmětu, podle jednotlivce a tak dále.
Když budete se sestavováním seznamu hotovi, napište zřetelně název každé sekce na nový rozdělovník; můžete k tomu použít pero nebo permanentní fix, nebo si dokonce můžete vytisknout štítky, pokud si to budete přát.
Pokud již máte hromadu papírů k založení, věnujte několik okamžiků tomu, abyste vše rozdělili do příslušných sekcí a založili za rozdělovač.
Poté už můžete celou hromadu jen jedním tahem vložit do oddílu pořadače (nezapomeňte všechny papíry bez děr děrovat na tři dírky).
Pokud ještě nemáte papíry, které byste do pořadače vložili, jednoduše přejděte k dalšímu kroku.
Vyberte si metodu uspořádání pořadače.
Volejové pořadače mají často špatnou pověst pastí na neuspořádaný papír. Vždyť je v něm tolik papíru, jenže jak udržet v těch nečíslovaných papírech pořádek, zvláště když potřebujete ukládat poznámky, a mít k dispozici prázdné stránky?“
Můžete vyzkoušet dvě metody:
Metoda „pořadače podle potřeby“.
Připravte si do pořadače rozdělovače podle potřeby. Za poslední část pořadače umístěte štos prázdných volných listů papíru. Listy papíru odebírejte podle potřeby a po skončení výuky/kurzu/práce je založte. Papíry můžete zakládat do rozdělovníku od nejnovějšího po nejméně aktuální nebo naopak.
Metoda „Rozděl a pracuj“.
Připravte si rozdělovníky do pořadače. Do každého z dělicích oddílů vložte stejné množství prázdných volných listů papíru. Kdykoli budete potřebovat pracovat v určitém oddílu pořadače, jednoduše se otočte na tento oddíl a vyjměte list papíru. Až skončíte s poznámkami, zařaďte papíry směrem k zadní části rozdělovačů, podle svého uvážení, od nejnovějších po nejméně čerstvé, nebo naopak.
Tady je několik dalších důležitých rad pro pořadač, které byste měli mít na paměti:
Vždy napište datum na začátek listu volných listů.
Pokud se vám stane, že máte řadu volných listů, napište na každý z nich datum a poté, kolik listů papíru v řadě je, jako například 1/5, 2/5, 3/5 atd. To usnadní sledování položek, pokud by se volné listy oddělily.
Důležité nebo často používané dokumenty mějte směrem k přední části pořadače.
Úkoly určené k odevzdání můžete uložit do přední kapsy pořadače a věci, jako jsou sylaby nebo referenční materiály, uchovávejte v průhledné plastové kapse.
Před zavřením pořadače pečlivě upravte papíry v zadní části pořadače.
Tím zajistíte, že se papíry při otevírání a zavírání pořadače neskřípnou, neroztrhnou nebo jinak nevymístí.
Před zavřením pořadače se ujistěte, že jste si ho pečlivě upravili.
