Kompletní průvodce kontrolou referencí

Kontrola profesních referencí je běžnou součástí procesu přijímání zaměstnanců. Kontrola referencí se provádí za účelem ověření referencí uchazeče o zaměstnání a zjištění dalších informací o něm, například o jeho stylu práce a hodnotách. Mnoho společností považuje kontrolu pracovních referencí za nezbytnou fázi přijímacího procesu, přesto je v dnešní době kontrola referencí často považována za zdlouhavou a frustrující formalitu a některé společnosti provádějí kontrolu referencí pouze u vyšších pozic nebo ji neprovádějí vůbec.

Prověřování referencí může často připomínat rozhovor, který se o vás vede za zavřenými dveřmi. Proto jsme vytvořili tohoto kompletního průvodce prověřováním referencí, abychom celý proces objasnili. Najdete v něm odpovědi na otázky, jako například: „Co to znamená, když náborář požádá o prověření referencí kandidáta?“, „Jaký je správný způsob prověřování referencí?“ a „Kdo může poskytnout reference?“

V Zinc věříme, že proces prověřování referencí v zaměstnání může být mnohem lepší. Chceme vám pomoci, abyste z ověřování referencí vytěžili co nejvíce, ať už jste personalista nebo náborář, kandidát nebo referent. Kromě toho, že vám společnost Zinc poskytuje pokyny pro kontrolu referencí, nabízí také automatizovanou službu kontroly referencí, která z nejbolestivější části procesu přijímání zaměstnanců udělá tu nejpůsobivější.

Obsah

• Reference: Základy

• Reference pro personalisty a náboráře

• Reference pro kandidáty

• Reference pro referenty

• Závěr

Reference: Základy

Prověrka odborných referencí je již dlouho součástí přijímacího procesu. Druh zjišťovaných informací a hloubka prověrky se mohou v různých společnostech, odvětvích a regionech lišit. V této části se dozvíte, co kontrola referencí obnáší a kdo může reference poskytnout.

Co to znamená, když personalista žádá o kontrolu referencí kandidáta?

Když potenciální zaměstnavatel žádá o odborné reference, žádá o kontaktní údaje osob, které mohou poskytnout více informací o kandidátech, které přijímá. Na nejzákladnější úrovni zaměstnavatelé provádějí kontrolu referencí, aby se ujistili, že uchazeč poskytl správné informace o své předchozí práci nebo studiu, např. o své pracovní pozici nebo o datech, kdy pracoval, nebo o kurzu, který absolvoval. Často je toto ověření zaměstnání to jediné, co společnosti hledají. Ověření zaměstnání je základem každé reference, ale referenční postupy se liší v závislosti na společnosti, odvětví, lokalitě a služebním zařazení. Přečtěte si další informace.

Co se děje, když zaměstnavatel ověřuje reference?

Praktiky ověřování referencí se v jednotlivých organizacích velmi liší v závislosti na velikosti společnosti a odvětví, některé ověřují reference pouze u vyšších pozic.

Při kontrole pracovních referencí si náborář obvykle vyžádá údaje o osobách (referentech), které se mohou zaručit za uchazečovy dovednosti, zkušenosti a schopnosti vykonávat danou práci. Obvykle pak požádá referenční osoby, aby ověřily údaje o práci kandidáta, a v některých případech položí další otázky týkající se kandidáta.

Někteří personalisté si uvědomují, že reference mohou být cenným zdrojem informací, a budou klást podrobnější otázky, aby získali informované informace o silných a slabých stránkách kandidáta a o tom, jak by kandidát zapadl do firemní kultury nebo jak by ji obohatil.

Zjistili jsme, že pokud jsou referenční osoby kontaktovány před podáním nabídky, mohou reference usnadnit rozhodování v procesu náboru díky získání informací o kompetencích. Pokud jsou referenti kontaktováni po podání nabídky, jsou reference užitečnější, pokud náboroví manažeři kladou otázky zaměřené na styl práce a kulturu, aby pomohli personalizovat nástup do zaměstnání.

U některých pozic se z důvodu dodržování předpisů a bezpečnosti provádějí také další prověrky, například finanční prověrky nebo prověrky trestního rejstříku, ty by však neměly být považovány za reference.

Kdo může poskytovat reference?“

Osobě, která poskytuje odborné reference, se říká referent. Referent je osoba, která může potvrdit zkušenosti uchazeče. Sestavili jsme tento seznam definic, abyste měli představu o různých typech referencí, které společnosti požadují, a zvažujeme výhody a nevýhody jednotlivých typů.

1. Profesionální referenceProfesionální reference jsou potvrzení od někoho, kdo může potvrdit vaši kvalifikaci, zkušenosti a celkovou vhodnost pro danou práci. V závislosti na společnosti se odborná reference může týkat jednoho ze tří různých druhů referencí:

   • Odborná (personální): Jedná se o druh reference, kterou poskytuje personální oddělení vaší předchozí společnosti. Tento druh reference ověřuje název pracovní pozice, data a nic moc dalšího. U některých společností je to jediný druh reference, který formálně poskytnou.

   • Profesní (charakterová): Vedoucí pracovníci nebo jiní kolegové mohou nabídnout, že poskytnou podrobnější reference, zejména v případech, kdy je politikou společnosti poskytovat pouze personální reference. Tento druh reference se někdy nazývá osobní reference, ale pro přehlednost budeme tento druh reference označovat jako profesní (charakterovou) referenci. Při výběru profesního (charakterového) referenčního posudku uchazeči s pracovními zkušenostmi obvykle uvádějí jako referenční osoby údaje o svých bývalých zaměstnavatelích, přímých nadřízených, nadřízených nebo uznávaných spolupracovnících. Nově kvalifikovaní uchazeči mohou požádat učitele nebo vysokoškolského pedagoga, aby se zaručil za jejich schopnosti místo kolegy z práce. Uchazeči, kteří byli samostatně výdělečně činní, mohou také požádat klienty nebo prodejce, aby se zaručili za jejich schopnosti a zkušenosti.

   • Odborník (náborář): Náboráři třetích stran, kteří vás umístili na pracovní pozici, mohou být také použiti jako referenti pro poskytnutí referencí k ověření zaměstnání. Náboráři mohou ověřit pracovní údaje, ale nemohou poskytnout podrobné komentáře k výkonu uchazeče.

2. Reference přes zpětný kanál: Reference přes zpětný kanál (známé také jako backdoor) jsou takové, kdy personalisté identifikují vzájemné vazby a kontaktují je, aby s nimi prodiskutovali vhodnost uchazeče pro danou pozici. To může být provedeno prostřednictvím kontroly sociálních médií, jako je LinkedIn, s cílem najít vzájemné kontakty nebo vzájemný kontakt ve společnosti, se kterou kandidát spolupracoval. Obvykle se jedná o nejneformálnější druh kontroly referencí.

3. Osobní reference: Osobní reference je od referenta, který kandidáta zná osobně, nikoli profesně. Tyto reference mohou být poskytnuty, pokud uchazeč nemá žádné pracovní zkušenosti, například pokud právě ukončil školu nebo univerzitu, nebo pokud uchazeč mění profesní dráhu. V některých případech se tento typ reference nazývá charakterová reference.

Často mohou tyto termíny působit staromódně a nemusí nutně odrážet dnešní pracovní svět. Navíc terminologie, kterou lidé používají pro různé typy referencí, se v různých odvětvích a zeměpisných oblastech liší, takže pokud si nejste jisti, jaký typ referencí potřebujete, je nejlepší se informovat u osoby, která vás o reference žádá.

Existují i další případy mimo zaměstnání, které také vyžadují reference. Například pronajímatelé mohou požadovat reference od potenciálních nájemníků, univerzity mohou požadovat referenční dopisy pro budoucí studenty. Tato příručka se zaměřuje na profesní reference pro účely zaměstnání.

Jak si firma ověřuje reference?

Existuje více způsobů, jak získat reference. Způsob získávání referencí závisí na společnosti, odvětví a zeměpisné oblasti. Zde jsou hlavní způsoby shromažďování referencí:

Písemné reference:

Referenční dopisy jsou nejtradičnější formou kontroly referencí, ale mohou trvat dlouho a znamenat další papírování pro vedoucího náboru. Pokud se reference zasílají e-mailem, téměř vždy se tak děje prostřednictvím příloh ve formátu PDF nebo Word, ať už jde o kladení otázek nebo zaslání online formuláře, který má referent vyplnit.

Při přijímání písemných referencí e-mailem je nejlepší zajistit, aby reference pocházela z pracovního e-mailu s firemní doménou, aby se snížila možnost, že by reference mohla být falešná.

Telefonický hovor:

To může být nejjednodušší způsob získání reference, pokud referent odpovídá a je ochoten mluvit. Může to být časově náročné a obtížně naplánovatelné. Někdy se vám rozhodčího nepodaří sehnat nebo budete předáni personálnímu oddělení.

Refereent může mít pocit, že může mluvit otevřeněji, ale protože reference není písemná, budete se moci odvolat pouze na poznámky, které si uděláte.

Uvědomte si, že po telefonu je snazší zfalšovat identitu, takže při sběru referencí po telefonu můžete být vystaveni riziku referenčního podvodu.

Automatický referenční software:

V současné době existují technologická řešení pro online ověřování referencí, která automatizují proces od zaslání kontaktních údajů referenčního pracovníka až po sběr referencí.

Například referenční nástroj společnosti Zinc umožňuje uchazečům zachovat soukromé údaje o referenčních osobách a bezpečně ukládá reference, takže je uchazeč může sdílet s kýmkoli se rozhodne a opakovaně je používat po celou dobu své kariéry. Automatizace tohoto procesu jim uvolní čas, takže se mohou věnovat jiným úkolům.

Reference shromážděné prostřednictvím Zinc jsou ověřovány pomocí firemních e-mailů a prostřednictvím účtu LinkedIn. Reference jsou také odolné proti manipulaci, protože jsou zaznamenány v blockchainu.

Referenční služby třetích stran:

Jedná se o společnosti, které se specializují na praxi referencí. Mohou provádět některou z výše uvedených činností nebo mohou používat účelově vytvořený software.

Proč náboráři požadují více než jednoho referenčního pracovníka?

Požadování více než jednoho referenčního pracovníka je běžnou praxí. Náborovému pracovníkovi to pomáhá ujistit se, že informace, které o uchazeči má, jsou pravdivé. Pokud si více než jedna osoba ověří, co jí kandidát řekl, může si být náborář při rozhodování o přijetí jistější. Poskytuje také ucelenější obraz o kandidátovi tím, že shromažďuje různé pohledy a informace o tom, jak si vedl v různých rolích.

Množství referencí, které náborový pracovník požaduje, se liší v závislosti na odvětví, například mnoho finančních institucí bude kvůli pokynům FCA vyžadovat prověření referencí pokrývající 5 let zaměstnání. Některé reference, které se vrátí, jsou pouze potvrzením o datu, takže náborový pracovník může chtít požádat dalšího referenta o podrobnější informace.

Kde mohu získat právní radu ohledně referencí?

Pokud se domníváte, že byl porušen zákon v souvislosti s referenčním prověřováním, kterého jste se zúčastnili, například pokud bylo v referenci uvedeno něco nepravdivého nebo zavádějícího, můžete to napadnout. Může být vhodné to nejprve řešit s dotyčnou osobou a zjistit, zda se můžete dohodnout na řešení. Pokud se vám nepodaří problém vyřešit prostřednictvím rozhovoru s dotyčnou osobou, můžete se obrátit na právního poradce. Níže jsou uvedeny některé bezplatné zdroje, které vám mohou pomoci:

Spojené státy americké: https://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html

Spojené království: https://www.citizensadvice.org.uk/work/leaving-a-job/getting-a-job-reference/getting-a-job-reference/

Austrálie: https://www.fairwork.gov.au/small-business-showcase/hiring-employees

Zpět na začátek

Reference tips for hiring managers and recruiters

S technologickým pokrokem téměř ve všech oblastech pracovního světa bývají referenční postupy ponořeny do politiky a mohou působit archaicky. Tato část vám odpoví na vaše otázky a poskytne vám několik tipů, jak můžete reference přenést do 21. století, abyste z referenčních prověrek vytěžili co nejvíce.

V této části odpovíme na vaše otázky a poskytneme vám kontrolní seznam referencí.

Proč by měli personalisté kontrolovat reference?

Ve Velké Británii kontrola referencí poněkud vyšla z módy. Považuje se za něco, o čem mají společnosti pocit, že by to měly dělat, ale ve skutečnosti je často považováno za špatně hodnocenou formalitu, která se provádí pouze z důvodů dodržování předpisů. Někteří náboroví manažeři mají pocit, že prověřování referencí nepřináší žádné užitečné informace kromě potvrzení toho, co jim kandidát již řekl, a to v případě, že se vůbec rozhodnou reference poskytnout. Ve společnosti Zinc věříme, že reference mohou být lepší, otevřenější a užitečnější pro všechny zúčastněné strany. Pokud provedete kontrolu referencí správně, můžete získat užitečné informace, které vám skutečně pomohou při přijímání správných rozhodnutí a promítnou se do více oblastí pracovního procesu, než jste si možná zpočátku mysleli.

Existují nové postupy a technologie, které si můžete osvojit, abyste aktualizovali své referenční postupy a vytěžili z referencí maximum, jako jsou automatické referenční nástroje a zpětný kanál referencí. V dnešní době jsou uchazeči při pohovorech lepší než kdy jindy, takže je ještě těžší posoudit, zda kandidát umí mluvit. Existují také výzkumy, které ukazují, že přibližně 10 % kandidátů ve svém životopise lže – což je pro personalisty znepokojivé zjištění. To je o důvod víc, proč byste měli co nejlépe prověřovat reference, abyste se ujistili, že přijímáte toho správného člověka.

K čemu se používají kontroly referencí v zaměstnání

Kontrola referencí může být pro vás klíčovou příležitostí, jak se ujistit, že přijímáte správného člověka. Prověřování referencí se může promítnout do více částí procesu přijímání zaměstnanců, například do:

1. Souladu s předpisy. Nejčastějším důvodem pro kontrolu referencí je dodržování předpisů a prokázání náležité péče. V tomto případě lze reference využít k ověření, zda je uchazeč tím, za koho se vydává, a zda se nepodílel na korupční činnosti.

2. Další hodnocení a prověřování. Reference lze využít k ověření, zda dovednosti, schopnosti a kompetence kandidáta odpovídají nebo převyšují to, co kandidát uvedl ve svém životopise a při pohovoru.

3. Přijímání do zaměstnání a řízení výkonu. Referentů se můžete zeptat na preferované styly řízení, pracovní styly a hodnoty, což vám pomůže personalizovat nástupní cesty. Reference vám mohou pomoci při rozhodování o tom, jakou strukturu dát novému zaměstnanci, jak ho nejlépe motivovat a určit prostředí, ve kterém bude vynikat.

Kdy mám prověřit reference uchazeče o zaměstnání?

Kontrola referencí vám dává nejen možnost ověřit si informace, které o kandidátovi máte, ale pokud je provedena správně, může vám také poskytnout hlubší pohled na kandidáta, pokud jde o jeho silné a slabé stránky, jak zapadne do vašeho týmu, čím by mohl obohatit váš tým, a dokonce i to, jaký styl řízení by kandidátovi nejlépe vyhovoval. Takovéto maximální ověření referencí by mohlo usnadnit nástup do zaměstnání, pomoci vám přizpůsobit cestu uchazeče a poskytnout mu pozitivní zkušenost. Způsob, jakým chcete reference použít, může určovat, kdy v procesu náboru reference použijete. Společnost Zinc vyvinula různé typy referenčních nástrojů specifické pro tyto a další scénáře.

• Před podáním nabídky: reference pro hodnocení Pokud chcete reference použít k ověření kompetencí kandidáta, doporučujeme reference podávat v dřívější fázi procesu, buď před pohovorem, nebo před podáním nabídky. To proto, aby vám reference pomohly při rozhodování mezi kandidáty na základě jejich schopností. Pokud reference pro posouzení použijete až po podání nabídky a zjistíte, že jejich kompetence neodpovídají jejich životopisu nebo tomu, jak dobře prošli pohovorem, možná budete muset projít nepříjemným procesem stažení nabídky.

• Po podání nabídky: reference pro onboarding Pokud chcete zjistit, jak nejlépe začlenit nového zaměstnance do týmu, můžete pro účely onboardingu použít ověření referencí po podání nabídky. Pokud se referenčních osob zeptáte na styl práce kandidáta, preferované styly řízení, kulturu a hodnoty, pomůže vám to přizpůsobit jejich zkušenosti s nástupem a předvídat případné problémy. Pozitivní zkušenosti s nástupem do zaměstnání vedou k vyšší míře udržení zaměstnanců, proto má smysl využívat prověřování referencí tímto způsobem.

Na co se mám zaměřit při prověřování referencí kandidáta?

Při prověřování referencí byste se měli nejprve zaměřit na ověření pracovní historie kandidáta a zkontrolovat, zda jsou pracovní tituly, data a typ práce, které uvedl ve svém životopise, správné. Někdy je to vše, co budete chtít nebo potřebovat ověřit.

Pokud potřebujete zjistit podrobnější informace o svém kandidátovi, může být pro vás kontrola referencí příležitostí k získání relevantních poznatků, které vám pomohou při rozhodování o přijetí zaměstnance.

Kontrola referencí vám může pomoci získat další informace v mnoha různých oblastech. Váš náborový proces může pomoci definovat, jaké informace se pokusit získat z referencí Zamyslete se nad tím, jaká je vaše společnost a jaké jsou potřeby a problémy konkrétního týmu, do kterého přijímáte zaměstnance. Můžete klást otázky, které pomohou při nástupu, například o stylu řízení a pracovním prostředí. Pokud je významným faktorem při najímání zaměstnanců kultura, můžete klást otázky přizpůsobené hodnotám vaší společnosti.

Pokud to zní užitečně, ale máte obavy, že ověřování referencí může být příliš časově náročné, nebo pokud si nejste jisti, jak postupovat při shromažďování tohoto druhu informací, existují společnosti pro ověřování referencí třetích stran, které mohou shromažďovat reference vaším jménem. Společnost Zinc nabízí automatizovanou službu referencí s přizpůsobitelnými otázkami, takže můžete maximalizovat online ověřování referencí bez dalších potíží.

Jaké otázky bych měl klást při ověřování referencí?

Nejčastější otázky, které náboráři kladou referencím, se týkají ověření zkušeností kandidáta, například jeho role a odpracovaných dat. Pokud má ověření referencí sloužit jako podklad pro rozhodování o přijetí do zaměstnání, možná byste měli zvážit položení podrobnějších otázek týkajících se jejich dovedností, zkušeností a stylu práce. Pokud máte zájem o pěstování firemní kultury, můžete klást otázky s ohledem na tuto skutečnost.

Podívejte se na generátor referenčních otázek společnosti Zinc a získejte několik nápadů na otázky zaměřené na kulturu, které byste mohli položit, nebo si přečtěte náš blog o nejlepších otázkách pro kontrolu referencí.

Jaké otázky bych neměl klást při referencích?

Bylo by dobré vyhnout se všem tématům, která by mohla vést k diskriminaci. Vyhněte se otázkám na rasu, náboženství, sexualitu, rodinný stav, pohlaví, tělesné zdraví nebo zdravotní postižení uchazeče, protože by neměly mít vliv na vaše rozhodnutí o přijetí do zaměstnání. Pokud se rozhodnete kandidáta nepřijmout poté, co se ho na tato témata zeptáte, můžete vstoupit do kalných právních vod.

Musíte se také vyvarovat subjektivních, uzavřených otázek typu „přijali byste tuto osobu znovu“, protože odpověď referenta může být velmi subjektivní a nemusí nutně odrážet schopnosti kandidáta vykonávat práci, o kterou se uchází.

Další příklady otázek, kterým byste se měli vyhnout, uvádíme v našem blogu o nejlepších otázkách na reference.

Potřebuji k získání reference souhlas?

Jelikož je reference klasifikována jako osobní údaj, možná budete muset prokázat, že máte souhlas kandidáta k získání reference. Místo ústní žádosti o údaje o referenci zkuste kandidáta požádat e-mailem a výslovně se ho zeptejte, zda souhlasí s tím, abyste jeho jménem kontaktovali jeho referenci. Budete tak mít k dispozici jejich písemnou odpověď jako důkaz. Referenční údaje lze považovat za údaje, které mají dva vlastníky: kandidáta a referenta. Při zajišťování souladu svých referenčních postupů s pravidly ochrany osobních údajů, jako je GDPR, byste měli brát v úvahu oba vlastníky.

Co mám dělat, když se nemohu spojit s referenčním uchazečem?

Častým problémem, na který můžete narazit při získávání referencí, je nemožnost kontaktovat referenčního uchazeče přímo. To může mít jeden ze dvou důvodů: že jste předáni personálnímu oddělení, a nikoli přímo referentovi, nebo že referent opustil společnost.

V mnoha velkých společnostech je za poskytování referencí odpovědné personální oddělení, ale jak bylo uvedeno výše, personální referent vám může být schopen poskytnout pouze základní údaje o zaměstnání, jako jsou data a pracovní pozice. Pokud chcete mluvit přímo s referencí, snažte se být vytrvalí a možná budete přepojeni na správnou osobu. Pokud to nepomůže, požádejte uchazeče o poskytnutí osobního pracovního e-mailu referenčního pracovníka a pokud možno i přímého telefonního čísla, abyste měli jistotu, že se dovoláte osobě, se kterou potřebujete mluvit.

Můžete také zjistit, že když se pokusíte kontaktovat referenčního pracovníka na jeho pracovišti, opustil společnost. Pokud se tak stane a personální oddělení vám nemůže poskytnout nové kontaktní údaje referenta, budete se muset vrátit ke kandidátovi a požádat ho o aktuální údaje nebo o kontaktní údaje jiného referenta. Může to být také známkou toho, že váš kandidát v poslední době nebyl kontaktován, abyste se ho zeptali, zda vám rád poskytne doporučení.

Kdy většina společností kontroluje reference uchazeče o zaměstnání?

Kdy společnosti kontrolují reference, je nejčastější, že se kontrola provádí poté, co byla uchazeči podmíněně nabídnuta pracovní pozice. Mnoho zaměstnavatelů zkontroluje reference po podání nabídky z důvodu dodržování předpisů. Někteří personalisté kontrolují reference uchazeče před podáním nabídky. Je to proto, aby mohli reference použít při rozhodování o přijetí, ať už při rozhodování mezi kandidáty nebo při navrhování zkušeností s nástupem do zaměstnání.

Zjistili jsme, že fáze, ve které zaměstnavatelé reference provádějí, se mění a ovlivňuje užitečnost různých druhů referenčních informací. Například otázky založené na kompetencích mohou být užitečné, pokud byla reference provedena před podáním nabídky, protože mohou pomoci rozlišit mezi kandidáty, nicméně po podání nabídky již tak užitečné nejsou. Otázky založené na kultuře mohou být neuvěřitelně užitečné, jakmile je nabídka učiněna, protože tyto informace mohou být použity k personalizaci nástupních cest, aby pomohly novému zaměstnanci uspět, ale není mnoho situací, kdy jsou tyto druhy otázek užitečné, pokud jsou položeny před nabídkou, protože nepomáhají posoudit kandidáta z hlediska jeho schopností vykonávat danou práci. Právě z těchto důvodů vyvinula společnost Zinc různé nástroje pro ověřování referencí, abyste mohli z online ověřování referencí vytěžit maximum.

Jak různé společnosti ověřují reference?

Jak už možná víte, postupy ověřování referencí se v jednotlivých společnostech v různých regionech a odvětvích liší. Zde je obecný přehled toho, jak společnosti různé velikosti obvykle reference ověřují.

• Velké společnosti běžně využívají třetí strany nebo mají on-boardingový tým, který provádí reference ve stylu compliance.

• Středně velké společnosti také využívají třetí strany nebo ověřují reference pouze u vyšších pozic.

• Malé společnosti budou mít buď náboráře, nebo vedoucí náboru, kteří budou kontaktovat referenty nahoru a shromažďovat reference telefonicky nebo e-mailem.

Jak poznat falešné reference

Průzkum ukázal, že více než polovina zaměstnanců ve Velké Británii při žádosti o zaměstnání lže nebo vynechá důležité informace ve svém životopise. Ještě znepokojivější je nárůst firem, které za poplatek poskytnou falešné reference. To je znepokojivá zpráva jak pro personalisty, tak pro manažery náboru, kteří musí věřit, že lidé, které přijímají, jsou praví.

Kontrola referencí je jedním ze způsobů, jak se ujistit, že je váš potenciální zaměstnanec legitimní. Zde je několik opatření, která můžete přijmout, abyste se ujistili, že reference vašeho kandidáta jsou pravé.

1. Pokud jste o předchozí společnosti kandidáta dosud neslyšeli, vyhledejte si ji na internetu. Vyhledejte webové stránky společnosti, záznam v Mapách Google nebo firemní profil na síti LinkedIn. Pokud najdete telefonní číslo, na které můžete zavolat, zkontrolujte, zda předvolba odpovídá místu, kde by se měl nacházet.

2. Pokud společnost, ve které kandidát tvrdí, že pracoval, nepoznáte, můžete si ověřit, zda je legálně registrovaná. Způsob, jakým to provedete, se bude lišit podle toho, kde ve světě společnost sídlí. Například v USA jsou společnosti registrovány na úrovni jednotlivých států. Informace o amerických společnostech byste měli být schopni najít na webových stránkách státního tajemníka každého státu. Ve Velké Británii můžete informace o registrovaných společnostech najít prostřednictvím Companies House.

3. Navrhněte konkrétní reference – požádejte o kontaktování jiných předchozích spolupracovníků než těch, které kandidát uvedl jako své referenty. To je klasifikováno jako zpětná reference (viz: Kdo může poskytnout reference?). Můžete také zkontrolovat webové stránky společnosti nebo LinkedIn a vyhledat zaměstnance, kteří pracovali ve stejné době jako váš kandidát; můžete dokonce najít společnou známost, se kterou můžete mluvit.

Váš kontrolní seznam referencí:

• Rozhodněte se, jaký druh referencí potřebujete, a jaké jsou vaše celkové cíle.

• Rozhodněte se, kdy chcete referenci provést, zda před nebo po podání nabídky.

• Rozhodněte se, jaké otázky chcete referenci položit.

• Požádejte uchazeče o příslušné kontaktní údaje.

• Kontaktujte referenty nebo využijte externího poskytovatele referencí, který reference shromáždí za vás.

Zpět na začátek

Recenční tipy pro kandidáty

Jako kandidátovi vám může kontrola referencí připadat jako tajný proces, kdy o vás potenciální zaměstnavatel mluví s vaším bývalým zaměstnavatelem. Může být matoucí vědět, koho uvést jako referenci, jak o referenci požádat a zda si můžete referenci prohlédnout. Na tyto a další otázky odpovídá tato část.

Koho mám uvést jako referenci?

Referenci vám může poskytnout kdokoli, kdo se může zaručit za vaše profesní schopnosti. Nejlepší osobou pro poskytnutí reference je někdo, kdo vás řídil nebo s kým jste úzce spolupracovali, například nadřízený nebo manažer. Přátelé a rodina jsou zřídkakdy považováni za vhodné referenční osoby. Váš budoucí zaměstnavatel si bude chtít ověřit vaše pracovní zkušenosti a schopnosti. Přátelé a rodina o vás sice rádi hovoří pozitivně, ale nemusí být schopni poskytnout odborné poznatky, které jsou nezbytné při přijímacím pohovoru.

Podívejte se také na následující informace:

Co když nemám žádné profesní reference? (bez zkušeností)

Pokud nemáte žádné pracovní zkušenosti, například pokud jste právě ukončili školu nebo univerzitu, je možné, že nemáte žádného bývalého zaměstnavatele, kterého byste mohli požádat o poskytnutí reference. Pokud je to váš případ, měli byste si promluvit se svým budoucím zaměstnavatelem a zeptat se ho, jaký druh reference bude akceptovat. Zde je několik návrhů na vhodné neprofesionální referenty:

• Pokud jste nedávno ukončili vzdělávání, můžete zvážit, zda nepožádat učitele nebo lektora, se kterým máte dobré vztahy. Zvláště užitečným referentem by mohl být někdo, kdo vás učil nebo vedl nějaký důležitý projekt, referát nebo disertační práci.

• Pokud jste byli součástí nějakých mládežnických skupin, mohli byste požádat vedoucího mládeže, aby vám dal doporučení.

• Pokud jste pracovali jako dobrovolníci pro nějaké místní skupiny, charitativní organizace nebo projekty, mohli byste požádat vedoucího nebo vedoucího týmu některého z těchto projektů, aby vám dal reference.

• Případně pokud znáte někoho s dobrým postavením v komunitě, například místního radního, můžete ho požádat, aby vám dal doporučení.

Jak mám požádat o referenci?“

Pokud jste si vytipovali několik osob, které by vám mohly být ochotny poskytnout referenci, měli byste je kontaktovat a zeptat se jich, zda budou rádi, když je váš budoucí zaměstnavatel kontaktuje. Získání jejich souhlasu je důležité, takže to možná budete chtít udělat písemně prostřednictvím e-mailu. Při této příležitosti jim také můžete připomenout relevantní dovednosti, které jste prokázali, nebo projekty, na kterých jste pracovali v době, kdy jste s nimi spolupracovali. Pokud budou souhlasit, nezapomeňte jim poděkovat za to, že vám věnovali svůj čas.

Proč náboráři požadují 2-5 referencí?

Náboráři obvykle požadují více než jednu referenci jako pojistku při ověřování informací, které jim kandidát poskytl. Přijetí nového zaměstnance s sebou vždy nese určitou míru rizika, takže pokud informace, které jim kandidát poskytl, potvrdí více než jedna externí osoba, mohou si být při přijímání zaměstnanců jistější. Mohou se také ptát z důvodů dodržování předpisů, protože některá odvětví, jako je například finančnictví, vyžadují ověřování referencí v rozpětí určitého počtu let.

Bude můj nový zaměstnavatel akceptovat písemné reference?

Referenční dopisy nejsou totéž, jako když budoucí zaměstnavatel nebo poskytovatel třetí strany přímo kontaktuje vaše referenční osoby. Personalista nebo náborový manažer vám může chtít položit otázky specifické pro pozici, o kterou se ucházíte, takže referenční dopis nemusí stačit k tomu, aby vám pozici zajistil. Pokud máte referenční dopis – buď fyzický dopis, nebo dokument ve formátu Word/PDF – není na škodu se zeptat, zda jej váš budoucí zaměstnavatel přijme. Nenechte se odradit, pokud odmítne, znamená to pouze, že má své vlastní referenční postupy, kterými se chce řídit.

Reklamační dopis může být navíc obtížněji ověřitelný než ověřený e-mailový řetězec z firemní e-mailové adresy referenta nebo digitální ověřená reference, proto můžete místo dopisu zvážit jeden z těchto způsobů.

Mohu si prohlédnout své reference?

Vaše reference jsou považovány za vaše osobní údaje. Od roku 2018 platí ve Velké Británii a EU nařízení GDPR, podle kterého máte právo na bezplatný přístup ke svým osobním údajům uchovávaným společnostmi. Pokud chcete nahlédnout do své reference, máte právo požádat příslušné oddělení společnosti o poskytnutí reference nebo případných poznámek z telefonického hovoru.

V jiných oblastech světa můžete požádat o nahlédnutí do svých referencí, ale společnost nemusí mít zákonnou povinnost vám reference ukázat.

Existují některé digitální nástroje, které uchazečům o zaměstnání umožňují shromažďovat, prohlížet a opakovaně používat své reference. Například Zinc umožňuje uživatelům shromažďovat ověřené reference a sdílet je s potenciálními zaměstnavateli. Reference Zinc jsou uloženy v blockchainu, takže jsou věčné.

Jsou reference pro práci důvěrné?

Pokud jsou reference shromažďovány v rámci přijímacího procesu, může se stát, že váš náborář nebo personalista bude muset vaše reference sdílet s někým jiným ve firmě. Na rozhodování o přijetí do zaměstnání se často podílí mnoho lidí, takže budou sdílet informace o všech uchazečích s příslušnými osobami ve společnosti.

Reference musí být spravedlivé, přesné a nesmí být zavádějící. Pokud se domníváte, že váš referent uvedl něco nepravdivého nebo diskriminačního, můžete požádat o nahlédnutí do reference. Pokud se domníváte, že vás tato reference stála místo, můžete si s referentem promluvit a zeptat se ho, proč uvedl to, co uvedl, a aby to v budoucnu nedělal. Pokud je jeho reference záměrně nepravdivá nebo zavádějící, můžete ji napadnout.

Jestliže nejste schopni se s referentem dohodnout, aby napsal spravedlivější a přesnější referenci, možná budete chtít zvážit, zda nepožádat někoho jiného, aby vám referenci vystavil. Tato část vám může pomoci při rozhodování, koho požádat.

Co to znamená, když personalista zavolá po kontrole referencí?“

Může zde nastat několik scénářů. Nejlepší scénář je, že personální oddělení uspokojivě prověřilo vaše reference a chtělo by vám učinit nabídku. Dalším scénářem může být, že se jim nepodařilo kontaktovat vaše referenční osoby a chtějí vás požádat o alternativní osoby, které mohou kontaktovat, aby si ověřili vaši historii. Existuje také možnost, že se jim podařilo kontaktovat vaše referenční osoby a ty nebyly uspokojivé. Může se stát, že při ověřování referencí vyšlo najevo něco, co s vámi chtějí probrat, nebo se rozhodli vám nabídku neučinit.

Proč se mnohé společnosti brání poskytování referencí?

Některé společnosti odmítají poskytnout reference obvykle proto, aby se vyhnuly jakékoli odpovědnosti. Oddíl „Kdo může poskytnout reference?“ vám pomůže rozhodnout, koho by bylo vhodné požádat.

Může mi projít, když poskytnu falešné reference?

Poskytnutí falešných referencí je nečestná činnost, která vás může v budoucnu dostat do problémů. Pokud vás po poskytnutí falešných referencí přijmou do zaměstnání a firma to zjistí, může to být důvodem k propuštění.

Je sice pravda, že mnoha lidem prošlo poskytování falešných referencí, ale tyto dny jsou sečteny. Zaměstnavatelé se při ověřování referencí obracejí na společnosti třetích stran, které využívají nové technologie. Pokud máte pocit, že pro určitou práci potřebujete falešné reference, možná by stálo za to zvážit, zda je pro vás daná pozice vůbec vhodná.

Zpět na začátek

Tipy na reference pro referenty

Pokud poskytujete reference na bývalého kolegu nebo zaměstnance, možná máte otázky ohledně toho, jaké informace můžete v referenci uvést a jaké to má právní důsledky. V této části naleznete odpovědi na vaše otázky a další informace.

Co mohu a nemohu říci v referenci?“

Při poskytování reference musí být to, co říkáte, spravedlivé a přesné a nemělo by to vést k diskriminaci, proto na to při poskytování reference myslete. Existují také místní zákony, které možná budete muset vzít v úvahu.

V USA existují omezení týkající se toho, co lze a nelze potenciálním zaměstnavatelům v referenci sdělit, a to od důvodů ukončení pracovního poměru nebo rozchodu až po profesní chování. Tyto zákony se v jednotlivých státech liší, takže pokud si nejste jisti, bylo by rozumné ověřit si, co můžete a nemůžete uvést.

Ve Velké Británii mohou mít pracovníci právo napadnout referenci, pokud si myslí, že byla nespravedlivá nebo zavádějící, zejména pokud mohou prokázat, že je stála práci.

Pokud chcete poskytnout podrobnější, pozitivní referenci, uveďte popis toho, kdy jste spolu pracovali, projekty, na kterých jste pracovali, a uchazečovy silné stránky v těchto situacích. Můžete také zahrnout konstruktivní kritiku a rady, jak z kandidáta dostat maximum, například uvedením stylů řízení nebo pracovních situací, ve kterých by se mu dařilo nebo které by mu nevyhovovaly. Náboroví manažeři opravdu ocení každou upřímnou a spravedlivou informaci, kterou jim můžete poskytnout.

Co mám dělat, když jsem požádán o poskytnutí pracovní reference, kterou nechci poskytnout?

Zda můžete odmítnout poskytnutí reference, závisí na smlouvě, kterou měl kandidát s vaší společností, na odvětví, ve kterém působíte, a na místních zákonech.

Pokud je v jejich pracovní smlouvě uvedeno, že kandidát musí dostat doporučení, musíte to dodržet. V některých odvětvích je také uvedeno, že musíte poskytnout referenci (někdy v určitém časovém rámci), například ve finančnictví nebo zdravotnictví.

Pokud zákon neukládá, že musíte reference poskytnout, pak máte možnost poskytnutí reference odmítnout. Uchazeči by pomohlo, kdybyste mu sdělili, proč nechcete být uvedeni jako reference, například pokud si myslíte, že neznáte jeho schopnosti a zkušenosti natolik dobře, abyste ho mohli doporučit.

Odpověď na tuto otázku závisí na oboru nebo zeměpisné oblasti. V některých státech USA jsou některá odvětví povinna poskytnout referenci v určité lhůtě nebo uchazeči mají určitý časový rámec, ve kterém mohou o referenci požádat. Měli byste si ověřit místní zákony a zjistit, zda jste povinni reference poskytnout, či nikoli. Pokud nechcete uchazeči referenci poskytnout, bylo by užitečné, kdybyste mu vysvětlili své důvody, aby si mohl vybrat vhodnějšího referenta.

Mohl bych nést odpovědnost, kdybych poskytl špatnou referenci?

Měli byste se ujistit, že to, co v referenci uvedete, je pravdivé a spravedlivé. Mohli byste být pohnáni k odpovědnosti, pokud byste úmyslně uvedli něco, co je nepravdivé nebo zavádějící. Jako vždy se zákony v jednotlivých zemích a státech liší. Pokud si nejste jisti, měli byste si ověřit místní zákony nebo si nechat poradit od právníka.

Jak rychle musím poskytnout referenci?

V závislosti na vašem oboru, firemní politice nebo místních zákonech může být nutné reagovat na referenci v určité lhůtě, jako například v některých státech USA. Nabídky práce jsou často podávány pod podmínkou, že reference uchazeče jsou uspokojivé, takže co nejrychlejší reakce může být pro uchazeče výhodnější.

Na co se mohou personalisté při kontrole referencí ptát?

Při shromažďování referencí se většina personalistů ptá na základní informace o uchazeči, jako je pracovní pozice a délka praxe. Mohou také chtít potvrdit povinnosti a odpovědnosti kandidáta. Někteří náboráři mohou chtít prozkoumat trochu hlouběji dovednosti, schopnosti a vlohy kandidáta, aby se mohli rozhodnout o jeho přijetí nebo nástupu do zaměstnání.

Dejte si pozor na otázky, které by mohly vést k diskriminaci na základě rasy, náboženství, sexuality, rodinného stavu nebo pohlaví. K diskriminačním rozhodnutím by mohly vést například otázky typu „kolik dnů nemocenské si uchazeč vzal?“, „plánuje uchazeč brzy mít děti?“ nebo „jak byste ohodnotili atraktivitu uchazeče?“. Pokud na ně odpovíte, můžete být pohnáni k odpovědnosti, proto je lepší odpovědi na tyto otázky odmítnout.

Kdo musí dát souhlas před ověřením referencí?“

K získání referencí potřebujete souhlas kandidáta i referenta. Referenční údaje lze považovat za dvojí vlastnictví, protože i když se jedná o slova referenta, reference obsahuje informace o uchazeči, takže je klasifikována také jako jeho údaj. K uložení referencí budete rovněž potřebovat souhlas obou stran.

Mohu poskytnout špatnou referenci?

Zpravidla musí být reference pravdivými a poctivými výpověďmi, které nejsou záměrně zavádějící. V některých případech mohou zaměstnavatelé uvést podrobnosti, jako jsou důvody ukončení pracovního poměru a případné disciplinární tresty, které sice nemusí být příznivé, ale obvykle nejsou nezákonné. Pokud si nejste jisti, můžete požádat o právní radu.

Jak GDPR ovlivňuje ověřování referencí?

GDPR je legislativa EU týkající se ochrany osobních údajů. Způsob, jakým shromažďujete a uchováváte reference v EU, musí být v souladu s GDPR. Úplné pokyny si můžete přečíst zde, ale hlavní věc, kterou musíte vzít v úvahu, je souhlas se shromažďováním referencí a s jejich ukládáním. Reference jsou klasifikovány jako osobní údaje referenta i uchazeče, což znamená, že oba mají právo požádat o jejich zobrazení a oba mají právo požádat o jejich vymazání.

Náboroví pracovníci – je vaší povinností instruovat uchazeče, aby si vyžádal souhlas referenta s předáním kontaktních údajů referenta i s vyzvednutím reference. To vám usnadní vyzvednutí reference, protože referent bude očekávat, že se mu ozvete.

Jednou z výhod digitálních referencí využívajících decentralizované úložiště je, že se nemusíte starat o mazání dat z osobního disku nebo žádat o povolení k ukládání dat například ve formě složky PDF nebo sledování informací v e-mailových konverzacích.

Zpět na začátek

Závěr

Referenční postupy se v jednotlivých společnostech, odvětvích a zemích liší. Z tohoto důvodu může tento proces působit značně skličujícím dojmem, což vede k tomu, že některé společnosti od praxe odkazování zcela upustí. Ve společnosti Zinc věříme, že odkazování může být lepší. Může být transparentnější, jednodušší a produktivnější pro všechny zúčastněné. Doufáme, že vám tento průvodce pomohl objasnit proces referencí, ať už hledáte práci, poskytujete reference nebo nabíráte zaměstnance.

Pokud se chcete připojit k revoluci v oblasti referencí, objednejte si ukázku a zjistěte, jak vám automatizované nástroje společnosti Zinc mohou pomoci maximalizovat online kontrolu referencí.

*Legální prohlášení o vyloučení odpovědnosti:

Tento průvodce slouží pouze pro obecné informace. Přestože se snažíme zajistit, aby informace na těchto stránkách byly správné, neposkytujeme žádnou výslovnou ani předpokládanou záruku na jejich správnost a nepřebíráme žádnou odpovědnost za chyby nebo opomenutí. Tento průvodce nepředstavuje právní poradenství a společnost Zinc ani její zaměstnanci nenesou odpovědnost za případné škody vzniklé v důsledku použití nebo nemožnosti použití informací obsažených v tomto průvodci. Kromě toho společnost Zinc nemůže nést odpovědnost za jakoukoli formu jednání nebo rozhodnutí učiněného v důsledku použití této příručky.