Lidské zdroje

Proč jsou na Oregonské univerzitě vyžadovány prověrky před přijetím do zaměstnání?

Univerzita provádí prověrky před přijetím do zaměstnání, aby zajistila bezpečné pracovní prostředí, ve kterém jsou chráněni zaměstnanci, studenti, zdroje a majetek univerzity, a zároveň chrání integritu a důvěrnost informací získaných během hodnocení.

Můžu nastoupit do práce před dokončením prověrky?

Prověření minulosti musí být dokončeno před prvním dnem zaměstnání nebo angažmá na univerzitě. Jakékoli výjimky z této praxe musí schválit oddělení pro získávání talentů v kanceláři lidských zdrojů.

Které pozice vyžadují na Oregonské univerzitě prověrku minulosti?

Univerzitní politika a kolektivní smlouvy uvádějí, že pozice budou určeny jako pozice podléhající prověrce minulosti na základě analýzy přístupu a odpovědnosti dané pozice.

Na základě předpokladu, že následující kategorie splňují jeden nebo více testů stanovených v politice, podléhají následující pozice prověrce trestní minulosti před přijetím do zaměstnání:

• Fakultní pracovníci s funkčním obdobím a bez funkčního období, včetně proděkanů, klinických profesorů (profesorů praxe) a hostujících profesorů; Instruktoři, lektoři a knihovníci a pracovníci fakulty působící v administrativních funkcích
• Postdoktorandi a stipendisté
• Výzkumní pracovníci/asistenti
• Pracovníci s vysokoškolským vzděláním
• Klasifikovaní zaměstnanci
• Pracovníci administrativy, včetně dočasně přidělených nebo přidělených na dobu určitou
• Vedoucí pracovníci

Projdou všichni uchazeči prověrkou?

Ve většině případů se prověrka provádí u finalistů a až po podmíněné nabídce zaměstnání. V neformálních nabídkových dopisech vydaných před dokončením prověrky bude finalista upozorněn, že nabídka je podmíněna úspěšným dokončením všech požadovaných prověrek.

Existují nějaké výjimky z požadavku na prověrku trestní minulosti ve výše uvedených kategoriích?

Pokud se přijímací orgány domnívají, že konkrétní pozice nesplňuje testy stanovené v zásadách, mohou se obrátit na personální oddělení a požádat o další analýzu požadavku na prověření minulosti pro danou pozici.

Jak se dozvím, zda je prověření minulosti vyžadováno pro pozici, o kterou mám zájem?

Výběrové komise pro pozice akademických pracovníků budou uchazeče během výběrového řízení informovat o požadavcích univerzity na prověření minulosti. U všech ostatních pozic bude prohlášení informující potenciální uchazeče o požadavku na příslušnou(é) prověrku(y) v souvislosti s pracovním místem uvedeno v jednotlivých pracovních nabídkách.

Všeobecné prohlášení o procesech prověřování minulosti na univerzitě je uvedeno na webové stránce Kariéra (http://hr.uoregon.edu/jobs) Toto zveřejněné prohlášení slouží jako povinné oznámení všem uchazečům.

Jaké typy prověrek jsou na Oregonské univerzitě vyžadovány?

Standardní prověrka zahrnuje ověření čísla sociálního pojištění, prověření přestupkové a trestní minulosti a prověření Národního registru sexuálních delikventů.

Další prověrky mohou být vyžadovány u konkrétních pozic na základě potřeb souvisejících s prací, mimo jiné:

• Ověření titulu: vyžadováno u všech pozic, kde byl titul uveden jako minimální požadavek pro přijetí do zaměstnání
• Záznam o motorových vozidlech: vyžadováno u pozic, kde se předpokládá, že osoba bude muset pravidelně řídit vozidlo v rámci činnosti univerzity, ať už vozidlo ve vlastnictví univerzity nebo jiné vozidlo. Poznámka: nenahrazuje proces certifikace řidičů univerzity, ale nově přijímaný zaměstnanec může získaný záznam použít k doložení žádosti o certifikaci řidiče.
• Kontrola úvěrové historie: Provádí se pouze u pozic s rozsáhlými pravomocemi nakládat s finančními prostředky univerzity nebo s rozsáhlou svěřeneckou odpovědností za finanční prostředky univerzity; nebo podle požadavků zákona a podle potřeby u pozic s následujícími povinnostmi:
  • Široký a rozsáhlý přístup k osobním identifikačním údajům o studentech, vyučujících, zaměstnancích, absolventech, dárcích nebo subjektech výzkumu;
  • Přímý přístup k hotovosti a jejím ekvivalentům a nakládání s nimi (tj, šeky, účtenky z kreditních karet, obchodovatelné cenné papíry);
  • Veřejná bezpečnost a bezpečnost kampusu
  • Upozorňujeme, že federální zákony zakazují diskriminaci v důsledku osobního bankrotu.
• Ověřování zaměstnání: Upozorňujeme, že výběrové komise jsou povinny provést ověření odborných referencí před podáním podmíněné nabídky zaměstnání. Ověření zaměstnání může podle potřeby dokončit také dodavatel prověrek.
• Ověření licencí: Potvrzení, že vybraný uchazeč nebo zaměstnanec vlastní všechny technické/profesní licence požadované pro danou pozici a uvedené uchazečem v přihlašovacích materiálech nebo v procesech vyhledávání, včetně ověření dispozic s těmito licencemi
• Státní nebo federální zákony nebo předpisy, profesní sdružení, licenční subjekty nebo smluvní partneři mohou na určité osoby klást další požadavky na prověření minulosti (například prověření vyloučení ze systému Medicare/FACIS). V těchto případech by měl dotčený jednotlivec a oddělení koordinovat potřebu takové kontroly s oddělením pro získávání talentů.

Vylučuje mě odsouzení za trestný čin ze zaměstnání na univerzitě?

Ne. Existence odsouzení za trestný čin nebo jiné zjištění nemá za následek automatické vyřazení z okruhu uchazečů. Ne všechna odsouzení za trestný čin jsou považována za související s prací a rozhodnutí o odsouzení za trestný čin a zaměstnání se přijímají případ od případu. Zjištění bude univerzita posuzovat v rozsahu, v jakém se vztahují k vhodnosti uchazeče pro zaměstnání na pozici, o kterou se uchazeč ucházel, a mohou být zvážena na základě následujících faktorů:

• Podoba a závažnost trestného činu (trestných činů),
• čas od odsouzení, ukončení trestu nebo jiné nápravy a
• Míra relevance pro pozici, o kterou uchazeč usiluje/zaměstnanec ji vykonává.

Je třeba počítat s tím, že existují pozice na univerzitě, na nichž závisí veřejná důvěra a dopad na pověst univerzity, a hodnocení zjištění bude nutně zahrnovat i tyto faktory.

Uchazeči mají právo na přístup k informacím o prověrce (prověrkách) zásluh a/nebo trestní minulosti, které univerzita přezkoumala, a k popisu hodnocení zjištění; shrnutí těchto práv je součástí pověření k prověrce a uvolnění. V případě dalších dotazů se uchazeči mohou obrátit na oddělení lidských zdrojů pro získávání talentů na telefonním čísle 541-346-5512.

Akademická svoboda a svoboda projevu jsou pro život akademie kriticky důležité. Zjištění vyplývající z vyjádření akademické svobody nebo práv vyplývajících z prvního dodatku budou posuzována podle důležitosti těchto hodnot v rámci akademické obce. Ostatní odsouzení budou přezkoumána na základě faktorů definovaných pro posuzování všech nálezů (viz otázka 8).

Co musím udělat, abych mohl/a povolit prověření minulosti pro účely zaměstnání?

Finální uchazeči o pozice musí univerzitě povolit provedení prověření minulosti. Finalista obdrží e-mailem oznámení o požadavku na prověření minulosti a budou mu poskytnuty formuláře pro autorizaci a zveřejnění informací.

Finalista je požádán o poskytnutí identifikačních údajů, včetně dalších používaných jmen, čísla sociálního pojištění a data narození, čísla řidičského průkazu, všech adres za posledních 7 let a historie odsouzení.

Pokud odmítnu požadované prověření minulosti, budu moci na univerzitě pracovat?

Naneštěstí ne. Uchazeči o zaměstnání, kteří se plně nezúčastní prověrky nebo poskytnou nepřesné informace, budou z výběrového řízení vyřazeni. Uchazeči mohou odmítnout dát souhlas k prověrce; v takovém případě se prověrka neprovede, ale uchazeč nebude dále posuzován.

Jak dlouho trvá zpracování prověrky?

Prověrky jsou obvykle dokončeny do tří pracovních dnů. Některé jurisdikce, zejména na východním pobřeží, mohou vyžadovat delší dobu.

Uchazeči, kteří žili v zahraničí, mohou vyžadovat mezinárodní prověrku v závislosti na délce a účelu jejich cesty (např. studenti, kteří odjeli na semestrální studium do zahraničí, ale nikdy nezměnili své trvalé bydliště, nemusí mít mezinárodní prověrku). Zpracování mezinárodních prověrek trvá delší dobu.

Jak se dozvím, že jsem prověrku úspěšně dokončil/a?

O úspěšném dokončení procesu prověrky jsou e-mailem informovány přijímací orgány a kontaktní osoby oddělení lidských zdrojů. Pro aktuální informace se můžete obrátit na kontaktní osobu personálního oddělení.

Kdo je zodpovědný za přezkoumání výsledku prověrky a rozhodnutí o zaměstnání finalisty na univerzitě?

Za prvotní vyhodnocení nálezů je zodpovědné personální oddělení, aby bylo zajištěno, že rozhodnutí o nálezech jsou přijímána konzistentně a jsou založena na obhajitelné analýze související s prací a zohledňují povahu a kontext trestného činu.

Jak se rozhoduje, když prověrka vrátí nálezy?“

Pokud jsou přítomny nálezy, zprávu o prověrce přezkoumá personální oddělení na základě kritérií uvedených v otázce 8. V případě, že se jedná o nálezy, personální oddělení přezkoumá zprávu o prověrce. Personální oddělení oznámí finalistovi nález (oznámení před přijetím negativního opatření), včetně poskytnutí přístupu ke kompletní zprávě a poučení finalisty o jeho právech podle zákona FCRA. Oddělení lidských zdrojů rovněž požádá finalistu, aby potvrdil, že se ho zpráva týká, a vyzve ho, aby poskytl jakékoli další informace ke zvážení.

Po tomto kroku oddělení lidských zdrojů předběžně rozhodne, zda nález dostatečně souvisí s pracovním místem, aby bylo možné požádat o hodnocení na další úrovni. Pokud personální oddělení nemá dostatek informací o požadavcích na pracovní pozici, aby mohlo toto rozhodnutí učinit, vyžádá si další informace od přijímajícího útvaru. Pokud se zjistí, že nálezy podstatně souvisejí s prací, nebo pokud nejsou k dispozici dostatečné informace k takovému rozhodnutí, personální oddělení poté vydá doporučení týkající se nálezů prorektorovi (u pedagogických pracovníků s funkčním obdobím nebo bez funkčního období), VPRI (u výzkumných pracovníků bez funkčního období) nebo oblastnímu prorektorovi (u zaměstnanců) nebo osobám pověřeným výkonem těchto funkcí. Doporučení bude obsahovat informaci, zda je vyloučení z daného pracovního místa na základě uplatnění výše uvedených kritérií oprávněné.

Jestliže bude podmíněná nabídka stažena z důvodu zjištění z prověrky trestní minulosti, jak budu informován?

Pokud bude rozhodnuto o stažení podmíněné nabídky zaměstnání, personální oddělení oznámí uchazeči, že není způsobilý k obsazení pozice na základě nevyhovujících výsledků prověrky, a poskytne finalistovi všechna požadovaná oznámení podle zákona o spravedlivém úvěrovém zpravodajství a/nebo jiných platných zákonů, včetně práva na nahlédnutí do zprávy a způsobu kontaktování agentury (agentur), která poskytla výsledky prověrky (oznámení o nepříznivém opatření).

Zůstane moje prověrka důvěrná po celou dobu mého zaměstnání na univerzitě?

Informace získané jako výsledek prověrky jsou považovány za citlivé a jejich zveřejnění je omezeno na osoby, které tyto informace potřebují k výkonu svých pracovních povinností. Záznamy uchovává personální oddělení univerzity v souladu s univerzitním plánem uchovávání záznamů.

Pracuji pro univerzitu již dlouho a nikdy jsem prověrku neabsolvoval? Budu ji muset absolvovat, abych si udržel/a pracovní místo? A co když se ucházím o novou pozici nebo přijmu povýšení?“

U stávajících zaměstnanců budou změny v zaměstnání iniciované zaměstnancem (např. přihláška do výběrového řízení nebo přijetí nové pozice přímým jmenováním) vyžadovat prověření, pokud je nové zařazení označeno jako vyžadující prověření nebo požadované prověření (prověření) nebylo provedeno dříve. Změny v zaměstnání, které jsou iniciovány univerzitou na základě jejího uvážení (např. změna pracovních funkcí, převedení na nové pozice v rámci zaměstnání, účast v procesu propouštění, přímé jmenování prostřednictvím výběrového řízení), zpravidla nebudou vyžadovat prověření, pokud nová pozice nevyvolává požadavky podle kolektivních smluv nebo státních či federálních právních předpisů.

Univerzita si rovněž vyhrazuje právo provést příslušné prověření stávajících zaměstnanců, pokud k tomu má rozumné důvody. Některé příklady zahrnují:

• došlo k incidentu na pracovišti
• při vlastním odhalení trestné činnosti nebo při informování univerzity o takové činnosti
• při přidání vedlejšího nebo doplňkového úkolu.

Informace zjištěné při prověrce mohou sloužit jako základ pro disciplinární řízení proti stávajícímu zaměstnanci. Prověrka uchazeče, který je zároveň současným zaměstnancem, může mít dopad na zaměstnání současného zaměstnance, zejména pokud nedojde k úplnému sebeodhalení.

Jsem současným zaměstnancem univerzity a nedávno jsem absolvoval prověrku, budu muset absolvovat další prověrku pro své vedlejší zaměstnání na univerzitě?

Pokud současný zaměstnanec nedávno absolvoval prověrku a je zvažován pro vedlejší nebo doplňkovou práci označenou jako vyžadující prověrku, budou výsledky prověrky přezkoumány z hlediska relevance pro vedlejší nebo doplňkovou práci.