Memoranda

Funkce a publikum

Zkratka pro „memorandum“, memo je typ dokumentu, který se používá ke komunikaci s ostatními pracovníky stejné organizace. Memoranda (nebo memoranda) se obvykle používají pro poměrně krátká sdělení o délce jedné strany nebo méně, ale neformální zprávy o délce několika stran mohou také používat formát memoranda.

Formát

Memoranda se vyznačují záhlavím, které obsahuje řádky DATUM, KOMU, OD a PŘEDMĚT. Podle potřeby lze přidat další řádky, například CC nebo BCC. Místo SUBJECT lze použít řádek RE („Reference“), ale toto použití je stále vzácnější, protože „RE“ je kvůli použití v e-mailu často zaměňováno za „Reply“.

• DATE: Uveďte datum rozeslání memo.
• TO: Uveďte jména příjemců upomínky. Pokud je příjemců více, je přípustné použít název skupiny, například „Všichni zaměstnanci“ nebo „Členové personálního výboru“.
• OD:
• Předmět: Uveďte jméno a pracovní zařazení pisatele (pisatelů): Řádek SUBJECT považujte za název poznámky. Udělejte ho konkrétní, aby čtenáři mohli okamžitě identifikovat téma.

Tyto nadpisy mohou být dvouřádkové nebo jednořádkové a řádek SUBJECT se často píše velkými písmeny. Kromě toho se pořadí položek může lišit. Mnoho organizací má v těchto otázkách své vlastní stylistické preference. Pokud tomu tak není, výše uvedené pořadí s dvojitým řádkováním je nejběžnější.

V textu poznámek se obvykle používá blokový formát s jednořádkovým řádkováním, extra mezerou mezi odstavci a bez odrážek pro nové odstavce. Pokud se však zpráva používající formát memo protáhne na několik stran, lze pro zlepšení její čitelnosti použít dvojité řádkování.

Organizace

Formuláře pro odbornou komunikaci se organizují podle jedné ze dvou strategií: Přímá a nepřímá.

• Strategie přímé organizace představuje účel dokumentu v prvním odstavci (někdy v první větě) a uvádí podpůrné detaily v těle dokumentu.
• Strategie nepřímé organizace začíná relevantními, pozornost přitahujícími detaily, které přímo neuvádějí účel dokumentu. Účel je odhalen v těle zprávy, obvykle vložen mezi podpůrné detaily.

Přímý přístup se používá u dobrých zpráv nebo rutinních sdělení; nepřímý přístup se používá u přesvědčovacích, prodejních nebo špatných zpráv.

Přímo uvedený účel je vítaný u dobrých zpráv nebo rutinních sdělení, ale u špatných zpráv nebo přesvědčovacích sdělení by mohl být vnímán jako náhlý nebo necitlivý. Pokud publikum není ke sdělení vstřícné, je lepší vést k účelu postupně.

V obou typech organizace se do posledního odstavce umisťují akční informace (např. termíny nebo kontaktní informace) nebo zdvořilé závěrečné prohlášení.

.

Strategie uspořádání	Definice	Typ dokumentu	Obsah
			Úvod	Tělo	Závěr
Přímý	Písař rychle dospěje k cíli, někdy již v první větě.	Používá se pro dobré zprávy nebo rutinní sdělení (publikum je vnímavé nebo neutrální)	Účel	Detaily	Informace o akci nebo zdvořilostní závěr
Přímý	Písatel postupně dospívá k účelu, který je uveden v hlavní větě.	Používá se u negativních, přesvědčovacích nebo prodejních sdělení (publikum není vnímavé)	Relevantní, pozornost přitahující sdělení	Vyjádření účelu je proloženo detaily.	Informace o akci nebo zdvořilý závěr

Vzor přímého memo

Vzor nepřímého memo

Styl a tón

Příkladem dokumentů, které mají formálnější tón, jsou memo zprávy a politické poznámky, většina memorand bude mít konverzační styl – mírně neformální, ale stále profesionální. Publikem memo jsou ti, s nimiž pisatel pracuje, takže styl psaní obvykle předpokládá vztah k nim (a tedy i určitý nedostatek formálnosti); stačí mít na paměti, že jde o profesionální vztah, takže psaní by to mělo odrážet. Kromě toho, stejně jako u všech dokumentů na pracovišti, může publikum obsahovat různé čtenáře a styl a tón by měly odpovídat všem jejich odborným úrovním a autoritám.

Příliš neformální	Příliš formální, stroze znějící, slovíčkařící	Vhodná rovnováha
Ahoj všichni. Doufám, že jste si užili skvělý víkend. Znáte ty ceny, které jednou za čas udělujeme? Je opět čas na ně!	Posláním společnosti Variety Craft Supplies je poskytovat zákazníkům cenově dostupné a kvalitní potřeby s vynikajícím zákaznickým servisem. Vynikající zákaznický servis zahrnuje znalosti o spotřebním materiálu, ale jde i nad jeho rámec. Jde o správný přístup k pomoci zákazníkům. Je na čase odměnit zaměstnance, kteří mají zákaznicky orientovaný pohled na věc.	Přímé a stručné zahájení uvádí účel sdělení. Prosím, zasílejte své nominace na čtvrtletní ocenění za vynikající služby zákazníkům do 8. dubna. Pomozte nám identifikovat skvělé zaměstnance!“

Obvyklé situace při psaní memoranda

Mema se používají v různých komunikačních situacích na pracovišti, od dokumentace postupů a zásad až po jednoduchá oznámení. Níže jsou uvedeny některé běžné typy memorand:

• Policies (changes and new)
• Instructions
• Procesures
• Announcements
• Trip reports

Distribution Medium

Memos mohou být distribuovány ručně prostřednictvím tištěného média v organizacích, v nichž ne všichni zaměstnanci mají přístup k e-mailu. V organizacích, které mají přístup k elektronické poště, mohou být memo distribuovány jako přílohy elektronické pošty.

V organizacích, v nichž se elektronická pošta dostane ke každému zaměstnanci (nebo ke každému zaměstnanci z okruhu adresátů memo), se pisatelé musí rozhodnout, zda k předání informací pošlou memo nebo elektronickou zprávu. V takových případech by pisatelé měli zvážit tři faktory: povahu zprávy, hloubku/počet jejích detailů a pravděpodobnost jejího vytištění pro snadnější nahlédnutí. Tyto typy zpráv by měly být sepsány ve formátu memo a připojeny k e-mailové zprávě pro rychlou (a ekologickou) distribuci:

• Zprávy, které mají oficiální auru, například nové zásady nebo revize zásad.
• Zprávy obsahující mnoho podrobností (například návod, jak kalibrovat složité strojní zařízení).
• Zprávy vyžadující reference mimo počítač (což vyžaduje vytištění). V tištěných kopiích e-mailů se obvykle používá malé písmo, které je obtížně čitelné.

*Některé články se používají ve více žánrech a oborech.