AKTUALIZOVÁNO 27.9.20 17:09:00 PT:
Jako manažer kanceláře se může zdát, že proces řešení, jak zaplatit zaměstnancům volno, je poněkud složitý. Co je nutné, pokud jde o dovolenou, nemocenskou a další formy placeného volna? Existují nějaké nejisté druhy šedých zón, pokud jde o dlouhodobé nepřítomnosti zaměstnanců, jako je těhotenství nebo nemocenská? Jaké druhy přiměřeného přizpůsobení by se od vaší kanceláře měly v těchto případech očekávat?
Naštěstí jsme pro vás vše rozebrali: Co je zákonem vyžadováno, co je na vaší volbě a co je mezi tím. Tento neoficiální průvodce placeným a neplaceným volnem vám nakonec odpoví na všechny nejpalčivější otázky a pomůže vám snadno přijmout správná pravidla pro vaši praxi.
Placené volno:
Ve vaší praxi pravděpodobně existují určité druhy dovolených, které jsou předem určeny jako placené. Od dovolené přes nemocenskou až po placenou dovolenou a další formy volna, vždy existují určité požadavky, které jsou s placeným volnem vždy spojeny. Abyste se v placené dovolené vyznali, musíte nejprve pochopit, co je požadováno.
Dovolená
Většina lidí zná placenou dovolenou v podobě placeného volna neboli PTO. Aby zaměstnanci získali PTO, sbírají za dobu svého působení v práci dny volna, které pak mohou využít na dovolenou. Ačkoli neexistuje žádné federální nařízení týkající se placeného volna (nebo dokonce neplaceného volna), jedná se o oblíbený benefit, který se rozhodla nabízet naprostá většina zaměstnavatelů. Výše placené dovolené se zaměstnancům obvykle navyšuje v závislosti na době, po kterou pro svou praxi pracují, a také na úrovni, kterou v rámci kanceláře zastávají. Jednoduše řečeno, k získání dovolené stačí, aby se oprávnění zaměstnanci dostavili do práce!“
Doporučená četba: Vyhodnoťte své zásady poskytování benefitů na dovolenou &Zvýšit produktivitu personalistů ve vaší praxi – část 1
Nemocenská dovolená
Věřte tomu nebo ne, ale neexistují žádné federální zákony, které by zaměstnavatelům ukládaly povinnost proplácet svým zaměstnancům nemocenskou dovolenou. V mnoha státech, městech a obcích však existují nařízení, která místním zaměstnavatelům ukládají povinnost poskytovat placené sick days. To nás samozřejmě přivádí k jednomu z největších otazníků kolem povinného placeného zdravotního volna: potvrzení od lékaře.
Krátce řečeno, vedoucí kanceláře nesmí požadovat potvrzení od lékaře pro žádné dny, které spadají pod povinné placené zdravotní volno zaměstnance. Jedná se o chráněnou dovolenou a ve většině scénářů musí být poskytnuta bez jakýchkoli otázek. Vyžadování potvrzení od lékaře by porušovalo tuto povinnou placenou nemocenskou dovolenou a zákon o povinné placené nemocenské dovolené – stejně jako všechny zákony – není na libovůli zaměstnavatele. Je to příkaz, kterým se zaměstnavatel musí řídit.
Jakmile je však povinná placená nemocenská dovolená zaměstnance vyčerpána, má vedoucí kanceláře možnost odmítnout nebo schválit další nepřítomnost nebo požádat o potvrzení lékaře, aby nepřítomnost schválil. Mějte na paměti, že i v případě potvrzení od lékaře nemusí nikdy následovat kontrola u lékaře. Tím byste porušili práva zaměstnance vyplývající ze zákona HIPAA. V poznámce může být uvedeno pouze jméno lékaře a datum/čas, kdy byl váš zaměstnanec navštíven. Kromě toho, pokud se chystáte vyžadovat potvrzení od lékaře v případě nepřítomnosti zaměstnance, musíte zajistit, abyste měli zavedené zásady (například vyžadování potvrzení po třetím neplaceném dni nemoci), které platí stejně pro všechny zaměstnance v praxi.
V případě jakýchkoli dalších otázek si nezapomeňte domluvit konzultaci se společností HR for Health, abyste se ujistili, že znáte zákony týkající se potvrzení od lékaře a povinného placeného volna z důvodu nemoci.
Doporučená četba: Doporučujeme: Je čas vyhodnotit vaše zásady týkající se benefitů na dovolenou (část 2 – akrualizace benefitů)
Další placené volno
Kromě dovolené a nemocenské je vaše praxe ze zákona povinna poskytnout volno na porotní službu, hlasování, některé svátky a případné vojenské povinnosti. I když to, zda je nutné je proplácet, obvykle závisí na statusu konkrétního zaměstnance (osvobozený vs. neosvobozený). Kromě toho se někteří zaměstnavatelé rozhodli nabídnout placené volno pro případ úmrtí nejbližšího rodinného příslušníka zaměstnance.
Šedé zóny pro dovolenou zaměstnanců
Jak pravděpodobně víte, některé části dovolené zaměstnanců nejsou tak jednoznačné. Ve skutečnosti jsou některé z těchto šedých oblastí prostě matoucí. Přesto s sebou tyto oblasti nesou vlastní požadavky, stejně jako výše zkoumané formy placeného volna. Tyto požadavky slouží k tomu, abyste lépe pochopili, jak tyto dovolené zapadají do debaty o placeném a neplaceném volnu.
Zákon o rodinné zdravotní dovolené (FMLA)
Zákon o rodinné zdravotní dovolené je federálně nařízený program, který umožňuje zaměstnancům čerpat dovolenou z osobních zdravotních důvodů, rodinných zdravotních důvodů nebo z vojenských důvodů. Tento mandát sice umožňuje zaměstnancům čerpat až 12 týdnů neplaceného volna a přitom se vrátit do práce, ale přesto existují určité podmínky.
První je, že zaměstnanci mají nárok na dovolenou pouze v případě, že ve vaší praxi pracují alespoň rok a během roku před požadovanou dovolenou odpracovali alespoň 1 250 hodin. Za druhé, toto volno nemusí být proplaceno, pokud zaměstnanci nemají existující dovolenou na zotavenou mimo dobu FMLA. Jakmile však zaměstnanec vyčerpá veškerou dovolenou na zotavenou (PTO), nejste podle požadavků FMLA povinni ani nuceni platit žádnou další dobu. A konečně, zaměstnanci mají nárok na dovolenou FMLA pouze v případě, že zaměstnavatel má 50 a více zaměstnanců v okruhu 75 mil.
Mateřská a otcovská dovolená
Ačkoli rodičovská dovolená může v některých případech technicky spadat pod FMLA, některé praxe se přesto rozhodnou nabídnout placené (nebo neplacené) volno právě pro novopečené rodiče jako další benefit. (To může být atraktivní možnost pro vaše nové i stávající zaměstnance, pokud se rozhodnete ji nabídnout). Je také důležité si uvědomit, že pokud se vaše ordinace nachází v Kalifornii, Rhode Islandu nebo New Jersey, můžete mít zákonnou povinnost poskytovat rodičovskou dovolenou v závislosti na velikosti vašeho týmu. Pokud se nacházíte v těchto státech, zvažte možnost kontaktovat oddělení lidských zdrojů pro zdravotnictví, abyste se dozvěděli více o svých povinnostech.
Těhotenská pracovní neschopnost
Kromě povinné mateřské a otcovské dovolené ve státech, jako je Kalifornie, některé státy žádají zaměstnavatele s určitým počtem zaměstnanců, aby nabídli pracovní neschopnost těhotným zaměstnankyním, které nemohou vykonávat své současné pracovní povinnosti. Ačkoli tato dovolená nemusí být placená, jedná se o další šedou zónu, kde si vedoucí kanceláří mohou svobodně zvolit, jak chtějí nastavit své konkrétní zásady, aby co nejlépe vyhovovaly potřebám jejich praxe.
Neplacená dovolená:
Ve světě lidských zdrojů nahání zaměstnavatelům strach jedno slovní spojení: přiměřené úpravy. Toto slovní spojení (a okolní fámy a nepochopení zákona, z něhož vychází) vyvolává představu drahých změn a potenciálních soudních sporů, ale skutečnost je taková, že tato přizpůsobení jsou často velmi jednoduché a logické nástroje. Jedním z nástrojů, který by měl – a často musí – být považován za přiměřené přizpůsobení pro zaměstnance, je neplacené volno.
Podle zákona o Američanech se zdravotním postižením (ADA) by měla být většina období dočasného volna považována za přiměřené přizpůsobení, pokud o ně zaměstnanec požádá. Mnoho právních případů, v nichž byli zaměstnavatelé shledáni odpovědnými za porušení ADA, se týkalo jejich odmítnutí poskytnout neplacené volno. Podle ADA však není nutné poskytnout neplacené volno na dobu neurčitou. Pokud váš zaměstnanec ani jeho lékař nemohou uvést datum, kdy se zaměstnanec může vrátit do kanceláře a vykonávat základní úkoly, které ordinace potřebuje, pak poskytnutí takového neurčitého a nejistého období neplaceného volna nemusí být vyžadováno.
Nejlepším přístupem k řešení neplaceného volna je nakonec komunikace se zaměstnancem o jeho potřebách na pracovišti na základě doporučení jeho lékaře. To platí zejména v případě psychických problémů, jako je posttraumatická stresová porucha, úzkost nebo deprese, kdy krátké neplacené volno může výrazně zlepšit celkové duševní a fyzické zdraví zaměstnance a umožnit mu pokračovat v práci tak, jak se od něj očekává.
Jako vždy se poraďte se svým právníkem a vzdělávejte se o požadavcích ADA, abyste předešli nechtěnému porušení. Nebo se ještě dnes obraťte na společnost HR for Health a domluvte si konzultaci.
Dozvíte se více o řízení dovolených s odborníky ze společnosti HR for Health. Kontaktujte nás telefonicky na čísle 877-779-4747 nebo e-mailem na adrese [email protected] ještě dnes.
