Tato otázka zazněla, když před několika lety spatřila světlo světa služba Office 365 Groups, a dodnes zůstává tou NEJVĚTŠÍ otázkou. Kdy potřebujete vytvořit pouze web SharePoint a kdy se rozhodnete pro skupinový web Office 365 se všemi zvonky a píšťalkami, které k němu patří?
Nejprve mi dovolte vysvětlit rozdíl mezi běžným webem SharePoint a skupinou Office 365 Group. Poté uvedu několik pokynů/argumentů pro jednotlivé možnosti. Doufám, že vám to pomůže vyřešit debatu „Skupiny Office 365 nebo týmové weby SharePoint“.
To jsme měli v SharePointu odjakživa. Dokud se neobjevily Skupiny Office 365, bylo to jediné místo, které jsme mohli vytvořit a mít pro spolupráci. Weby se používaly pro správu dokumentů, ale mohli jste je také okořenit dalšími webovými částmi (seznam úkolů, kalendář atd.). V posledním roce se klasickému webu SharePoint dostalo další lásky a renesance díky modernímu prostředí stránek. Takže i když je váš intranet plný těchto klasických stránek, můžete je snadno převést na moderní zážitek ze stránek.
Příklad klasické stránky SharePoint
Příklad moderní stránky SharePoint
Skupina Office 365
Skupina Office 365, jak jsem již dříve dokumentoval, je v podstatě bezpečnostní/členská skupina vázaná na různé nástroje a aplikace Office 365.
Tady je uvedeno, co získáte jako součást skupiny Office 365, když ji vytvoříte:
- E-mailový distribuční seznam (Outlook)
- Skupinový kalendář (Outlook)
- Note-zapisování (OneNote)
- Nástroj pro správu úkolů (Planner)
- Nástroj pro chat (MS Teams) – viz poznámka níže
- SharePoint Site Collection (SharePoint)
POZN: Při vytvoření skupiny Office 365 se automaticky nevytvoří MS Team (chatovací aplikace/nástroj). Musíte ji připojit/vytvořit ručně po vytvoření skupiny Office 365. Automaticky se vytvoří pouze při vytvoření nového Týmu z MS Teams.
Takže nyní, se Skupinou Office 365, je web SharePoint jen malým dílkem skládačky. Všechny tyto nástroje pracují ruku v ruce a jsou dobře integrovány. Když si například vyměňujete soubory v MS Teams, jsou uloženy v knihovně dokumentů umístěné v SharePointu (přičemž pro každý kanál v rámci Týmu je automaticky vytvořena složka).
Zpět tedy k otázce, kdy používáte web SharePoint a kdy skupinu Office 365? Podívejte se, záleží na tom, s kým mluvíte – zde neexistuje správná nebo špatná odpověď. Mám některé klienty, kteří vytvářejí pouze skupiny Office 365 (pro každé oddělení nebo projekt). Stále si myslím, že „běžné“ weby (ty, které nejsou připojeny ke Skupinám Office 365) mají také své místo. Například řekněme, že oddělení lidských zdrojů potřebuje vytvořit web pro zaměstnance, kde budou uloženy zásady, formuláře atd. Zde opravdu není potřeba žádná sociální složka, jako je Planner nebo Teams, takže by stačila stará dobrá stránka.
Na druhou stranu, pokud potřebujete řídit projekt, může se Skupina Office 365 ukázat jako lepší alternativa, protože kromě ukládání souborů získáte i e-mailový distribuční seznam, nástroj pro úkoly atd. – pro případ, že je váš projekt bude vyžadovat.
Používejte skupiny Office 365, pokud….
- Chcete rychle a snadno spolupracovat
- Chcete mít možnost neformálních schůzek
- Máte krátké miniprojekty
- Nechcete se zatěžovat správou týmových stránek SharePoint
- Potřebujete pouze místo pro sdílení dokumentů, odkazů, obrázků a nevyžadujete nástroje pro sociální spolupráci
Tady je video, které jsem na toto téma také vytvořil.
