Čtyři základní účetní výkazy jsou výkaz zisku a ztráty, výkaz nerozděleného zisku, rozvaha a výkaz peněžních toků. Vzhledem ke složitosti výkazu peněžních toků najdete informace o tomto výkazu v samostatném příspěvku. Naším cílem zde je získat základní představu o tom, co patří do jednotlivých výkazů a k čemu jednotlivé výkazy slouží.
První, co byste měli udělat, když začínáte jakýkoli výkaz, je nadpis. Nadpis čtenáři říká, na co se dívá. Nadpis všech výkazů je následující:
Název společnosti
Název výkazu
Datum
Datum může být trochu složitější, ale o tom si povíme v souvislosti s jednotlivými výkazy.
Účetní výkazy musíte sestavovat v určitém pořadí:
- Výkaz zisku a ztráty
- Výkaz nerozděleného zisku
- Rozvaha
- Peněžní toky
Důvodem je to, že pro sestavení dalšího výkazu budete potřebovat informace z předchozího. Tok informací uvidíte při vyplňování příkladu. Je důležité si uvědomit, že každé číslo ze zkušební rozvahy použijete pouze jednou. Jednou použité číslo již nebude znovu použito. Všimněte si, že jsem nenapsal, že jakmile jednou účet použijete, už ho znovu nepoužijete. Existuje jeden účet, který bude použit na dvou různých výpisech. Uhodnete, který to je?“
Výkaz o příjmech a výdajích
Podle názvu byste měli poznat, že výkaz má něco společného s příjmy. Výnosy ve mně vyvolávají představu příjmů, ale při práci s podniky většina z nás uvažuje o výnosech ve smyslu zisku. Příjmy jsou hezké, ale nakonec ti z nás, kteří jsou majiteli malých podniků, si své příjmy domů neodnesou, protože musí platit výdaje. Jiný název pro výkaz zisku a ztráty je výkaz zisku a ztráty. Základní formát výkazu zisku a ztráty je výnosy – náklady = čistý zisk.
Výkaz zisku a ztráty je jako film, který nám říká, co všechno se v podniku za rok stalo. Zahrnuje všechny dosažené výnosy a všechny vynaložené náklady. To, zda si podnik v některém okamžiku roku půjčil peníze, zjistíme tak, že se podíváme na nákladové úroky. Podle nákladů na nájemné můžeme zjistit, zda podnik vlastní, nebo si pronajímá prostory, které užívá. Má podnik zaměstnance? Podívejte se na mzdové náklady. Výkaz zisku a ztráty zahrnuje celé období, ať už se jedná o měsíc, čtvrtletí nebo rok. Proto by při vyplňování výkazu zisku a ztráty mělo být v záhlaví uvedeno Za (měsíc/čtvrtletí/rok) skončilo (datum). V případě účetní závěrky sestavené za roční období, které končí 31. prosince 2013, by datum ve výkazu zisku a ztráty mělo znít Za rok končící 31. prosince 2013.
Kde získáme informace pro výkaz zisku a ztráty? Ze zkušební rozvahy! Rád považuji zkušební rozvahu za učebnici pro sestavení účetní závěrky. Zde je zkušební rozvaha použitá v příspěvku, který o nich pojednává.
Zkušební rozvaha je uspořádána tak, aby nám pomohla při sestavování účetní závěrky. Všimněte si, že příjmy a výdaje jsou uvedeny společně, aby byla příprava výkazu zisku a ztráty poměrně snadná.
Všimněte si, že v našem výkazu jsme uvedli příjmy nahoře. Pokud by bylo výnosových účtů více, uvedli bychom je všechny a pak bychom získali celkové výnosy, stejně jako jsme to udělali u nákladů. Pro dokončení výkazu jsme pak použili náš vzorec výnosy – náklady = čistý zisk.
Pamatujte, že se jedná o základní výkaz zisku a ztráty. Existují i složitější formáty výkazu zisku a ztráty, ale toto je základ všech výkazů zisku a ztráty.
Výkaz nerozděleného zisku
Výkaz nerozděleného zisku nám pomáhá aktualizovat stav účtu nerozděleného zisku. Všimněte si, že jsme tímto postupem nevyplnili ani jeden zápis do deníku nerozděleného zisku. Nerozdělený zisk minulých let použijeme v zápisech, až budeme probírat uzávěrkové zápisy. Protože jsme neprovedli žádný zápis na účty Nerozděleného zisku minulých let, je aktuální zůstatek na tomto účtu zůstatkem loňského roku. Zatím nebyl aktualizován tak, aby odrážel změnu pro letošní rok. Výkaz nerozděleného zisku je prvním krokem k aktualizaci tohoto zůstatku.
Nerozdělený zisk je částka zisku, kterou si firma ponechala (nerozdělila) za roky, kdy podnikala. Každý rok společnost vytváří zisk, který se také nazývá čistý zisk. Část těchto zisků může být vyplacena vlastníkům ve formě dividend nebo výplat. Rozdíl mezi čistým ziskem a výplatami vlastníkům je částka, která se přičte k předchozímu zůstatku nerozděleného zisku. Proto je formát výkazu nerozděleného zisku následující:
Počáteční zůstatek, nerozdělený zisk (z upravené zkušební rozvahy)
Plus: Čistý zisk
Less: Dividendy nebo rozdělení
Rovná se: Konečný zůstatek, nerozdělený zisk
Čistý zisk se bere z výsledovky a dividendy nebo rozdělení se berou ze zkušební rozvahy.
Všimněte si, že na naší zkušební rozvaze jsou modře zvýrazněny položky, které potřebujeme. Podíváme se do výkazu zisku a ztráty, který nám říká, že náš čistý zisk je 29 800 USD. Máme vše, co potřebujeme k vyplnění výkazu.
Poznámka: Pro datum ve výkazu nerozděleného zisku použijeme „Za rok končící 31. prosince 2013“, protože výkaz zisku a ztráty je zapojen do výkazu. Výkaz nerozděleného zisku zahrnuje všechny změny nerozděleného zisku v průběhu roku, stejně jako výkaz zisku a ztráty.
Rozvaha
Podíváte-li se na zkušební rozvahu, všimnete si, že jediné účty, které jsme nepoužili, jsou aktiva, pasiva a vlastní kapitál. Doufejme, že vás to přiměje k zamyšlení nad účetní rovnicí, která říká, že Aktiva = Pasiva + Vlastní kapitál. Víme, že tato rovnice musí být vždy vyrovnaná. Rozvaha je v podstatě znázorněním účetní rovnice. Na výkazu ukazujeme, že aktiva se skutečně rovnají závazkům a vlastnímu kapitálu.
Na rozdíl od výkazu zisku a ztráty a výkazu nerozděleného zisku, které nám vypovídají o průběhu roku, je rozvaha přehledem zůstatků k poslednímu dni roku. Je spíše jako fotografie než jako film. Rozvaha nám neukazuje všechny výkyvy zůstatků v průběhu roku. Neukazuje nám ani nejvyšší a nejnižší zůstatky za celý rok. Doslova nám ukazuje pouze zůstatek k poslednímu dni. Proto při psaní data do záhlaví uvádíme pouze poslední den. V příkladu, který jsme používali, bychom napsali „31. prosince 2013“. To je vše. Žádné „Za ukončený rok“ zde není, protože to není za celý rok, ale jen za 31. 12.
Na začátku příspěvku jsem uvedl, že každý výkaz bude vyžadovat něco z předchozího výkazu. Co potřebujeme z výkazu nerozděleného zisku? Jaký typ účtu je nerozdělený zisk minulých let? Je to účet vlastního kapitálu, což znamená, že musí jít do rozvahy. V první části jsem se ptal, zda dokážete odhadnout, který účet se používá ve více výkazech. Odpověď zní Nerozdělený zisk minulých let, který se objevuje ve výkazu nerozděleného zisku minulých let a v rozvaze. Zůstatek nerozděleného zisku nepřebírejte ze zkušební rozvahy. Použijte konečný zůstatek z výkazu Nerozdělený zisk minulých let.
Tady je naše základní rozvaha:
Všimněte si, že se rovnice vyrovnává. Částka v položce Nerozdělený zisk minulých let je částka z výkazu nerozděleného zisku minulých let, nikoliv ze zkušební rozvahy. Jedná se o základní, neklasifikovanou rozvahu. Existují některé rozvahy, které uvádějí oběžná a dlouhodobá aktiva, krátkodobé a dlouhodobé závazky a samostatnou část vlastního kapitálu. Složitějším formám výkazů se budeme věnovat v dalších příspěvcích.
Poznámka: Pokud vaše rozvaha není vyrovnaná, zde je několik věcí, které je třeba zkontrolovat:
- Používáte ve výkazu zisku a ztráty pouze příjmy a výdaje? Nezapomeňte, že nad prvním účtem výnosů můžete udělat čáru a vše, co je pod touto čarou, by mělo jít do výkazu zisku a ztráty. Do výkazu zisku a ztráty by měly jít pouze položky pod touto čarou.
- Odčetli jste ve výkazu nerozděleného zisku dividendy/výplaty.
- Použili jste konečný zůstatek nerozděleného zisku z rozvahy.
Několik dalších krátkých rad, které byste měli mít na paměti při sestavování výkazů.
- Výdaje příštích období jsou aktivum, nikoliv náklad. Patří do rozvahy!
- Kumulované odpisy jsou protihodnotou aktiva, nikoliv závazku. Odečte se od aktiv!
- Nezasloužené výnosy jsou závazkem, nikoliv výnosem. Patří do rozvahy!
Použijte svou zkušební rozvahu jako vodítko. Když budete vědět, kde účty oddělit, bude mnohem méně pravděpodobné, že uděláte chybu.
