Vyplnění formuláře I-9, Employment Eligibility Verification, vyžaduje shromažďování osobních údajů o zaměstnancích. Zaměstnavatelé by na to měli pamatovat při určování způsobu uchovávání a skladování vyplněného formuláře I-9 a veškeré příslušné dokumentace, aby se osobní údaje nedostaly do nesprávných rukou. Vyplněný formulář I-9 a veškerou odpovídající dokumentaci, například kopie dokumentů, byste měli uchovávat způsobem, který odpovídá potřebám vašeho podniku a požadavku zpřístupnit formulář I-9 ke kontrole. Formuláře I-9 neposílejte USCIS ani U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Jak uchovávat formulář I-9:
- Na pracovišti nebo v úložišti mimo pracoviště
- V jednom formátu nebo v kombinaci formátů, např:
- papír
- mikrofilm nebo mikrofiš
- elektronický
O nahlédnutí do těchto formulářů mohou požádat pracovníci ministerstva vnitřní bezpečnosti, pracovníci oddělení pro práva přistěhovalců a zaměstnanců (IER) ministerstva spravedlnosti a pracovníci ministerstva práce.
Bez ohledu na to, jakým způsobem se rozhodnete formuláře I-9 uchovávat, musíte být schopni je předložit státním úředníkům k nahlédnutí do 3 pracovních dnů od data, kdy byly formuláře vyžádány.
Formulář I-9 obsahuje osobní údaje o zaměstnancích. Při ukládání těchto formulářů (bez ohledu na zvolený formát) USCIS doporučuje, aby zaměstnavatelé zajistili odpovídající ochranná opatření na ochranu informací o zaměstnancích.
Uložení originálu papírového formuláře I-9
Zaměstnavatelé, kteří se rozhodnou uchovávat papírové kopie dokumentů, které jim zaměstnanci předloží, je mohou uložit spolu s formulářem I-9 nebo se záznamy zaměstnanců. USCIS však doporučuje, aby zaměstnavatelé uchovávali formulář I-9 odděleně od osobních záznamů, aby se usnadnila žádost o kontrolu.
Uložení formuláře I-9 na mikrofilmu nebo mikrofiši
Zaměstnavatelé mohou uchovávat kopie originálu podepsaného formuláře I-9 na mikrofilmu nebo mikrofiši. Zvolte takový filmový materiál, který zachová obraz a umožní jeho zpřístupnění a použití po celou dobu uchovávání.
Mikrofilm nebo mikrofiše musí:
- vykazovat vysoký stupeň čitelnosti a srozumitelnosti při zobrazení na čtečce (prohlížeči) nebo reprodukci na papíře a
- obsahovat podrobný rejstřík všech údajů, aby bylo možné okamžitě vyhledat jakýkoli konkrétní záznam.
Pokud úředník oznámí zaměstnavateli kontrolu, musí zaměstnavatel poskytnout mikrofilm nebo mikrofiš a čtečku-tiskárnu, která:
- poskytuje bezpečnostní prvky;
- je v čistém stavu, řádně udržovaná a v dobrém provozním stavu; a
- je schopna zobrazit a vytisknout celou stránku informací.
Jakmile zaměstnavatelé uchovají formulář I-9 na mikrofilmu nebo mikrofiši, mohou papírové originály zničit.
Ukládání formuláře I-9 elektronicky
Zaměstnavatelé mohou k ukládání formuláře I-9 používat papírový systém, elektronický systém nebo kombinaci papírového a elektronického systému. Elektronický systém ukládání musí:
- zahrnovat kontroly k zajištění integrity, přesnosti a spolehlivosti systému ukládání elektronické generace.
- zahrnovat kontroly k odhalení a zabránění neoprávněnému nebo náhodnému vytvoření, doplnění, změně, vymazání nebo znehodnocení elektronicky vyplněného uloženého formuláře I-9, včetně elektronického podpisu, je-li použit.
- Zahrňte kontrolní mechanismy, které zajistí auditní stopu, aby každá změna nebo úprava formuláře od jeho vytvoření byla elektronicky uložena a mohla být zpřístupněna příslušnému vládnímu orgánu, který formuláře kontroluje.
- Zahrňte program kontroly a zajištění kvality, který pravidelně vyhodnocuje systém elektronického vytváření nebo ukládání a zahrnuje pravidelné kontroly elektronicky uloženého formuláře I-9, včetně elektronického podpisu, pokud se používá.
- Zahrňte podrobný rejstřík všech údajů, aby bylo možné okamžitě přistupovat k jakémukoli konkrétnímu záznamu.
- Vykazujte vysokou míru čitelnosti a srozumitelnosti při zobrazení na videoterminálu nebo reprodukci na papíře.
.
