Zadávání veřejných zakázek 101Požadavek na nákup vs. objednávka

Pro někoho, kdo se v oblasti zadávání veřejných zakázek a podnikových objednávek nevyzná, mohou být pojmy „objednávka“ a „požadavek“ (někdy také nazývané „požadavek na nákup“ nebo „objednávka“) zpočátku trochu matoucí. Oba pojmy mohou znamenat, že firma potřebuje nakoupit zboží nebo služby. Oba jsou také nedílnou součástí procesu od nákupu k platbě (označovaného také jako P2P), který se zabývá identifikací požadavků, schvalováním a zadáváním nákupních objednávek a nakonec odsouhlasením přijatých dodávek a vyúčtovaných faktur prostřednictvím třístranné shody.

Stáhněte si zdarma našeho průvodce rychlým startem procesu nákupních požadavků

Pokud mají požadavky a nákupní objednávky tolik společného, jaký je tedy mezi nimi rozdíl?

Zjednodušeně řečeno, z požadavků se nakonec stanou nákupní objednávky, jakmile jsou tyto požadavky schváleny. Nákupní objednávky se zasílají dodavatelům – nikoli rekvizice.

Rekvizice jsou signálem, že v podniku je třeba nakoupit určité zboží nebo služby. Používají je zaměstnanci společnosti, aby sdělili věci, které potřebují nakoupit, těm, kteří mají na starosti nákupy. Poptávky jsou interní objednávky, což znamená, že nikdy nepůjdou mimo společnost.

Objednávky jsou zasílány dodavatelům nebo prodejcům, aby naznačily záměr nakoupit zboží nebo služby. Bez ohledu na velikost nebo specializaci společnosti nákupní objednávky běžně vyžadují, aby před jejich odesláním dodavateli proběhlo ověření vedoucím pracovníkem, podobně jako je tomu u poptávek. Hlavní rozdíl spočívá v tom, že požadavky, pokud jsou přijaty od zaměstnanců, jsou interně používány nákupními odděleními ke sledování zboží a služeb, které potřebují nakoupit, zatímco nákupní objednávky jsou nástrojem pro jednání na základě těchto potřeb provedením těchto nákupů od určených dodavatelů.

Jako příklad základního řetězce událostí vedoucích k odeslání nákupní objednávky uveďme, že výrobnímu závodu dochází určitá součástka potřebná k výrobě jeho výrobků, například kovové šrouby:

1. Zaměstnanec si toho všimne, a protože není odpovědný za vystavování nákupních objednávek, oznámí, že je třeba nakoupit více kovových šroubů tím, že vedoucímu skladu předloží nákupní požadavek.
2. Po jejím schválení vedoucí skladu předá nákupní požadavek oddělení nákupu k druhému kolu schvalování.
3. Po ověření výdaje vedoucí nákupu vyplní schválenou nákupní objednávku požadovaným množstvím kovových šroubů uvedeným v objednávce požadavku. (Někdy je tento krok nahrazen předložením RFQ nebo RFP, pokud nákupčí plánuje vyjednávat s dodavatelem.)
4. Ve větších společnostech může být nákupní objednávka dokonce zkontrolována a schválena jednou nebo vícekrát, než je finalizovaná nákupní objednávka odeslána dodavateli.

Ale jak důležité jsou rekvizice při vytváření nákupního procesu?

Proč jsou nákupní objednávky nutné?

Proč nevytvářet nákupní objednávky ihned, jakmile je potřeba zboží a služby?

To jsou dobré otázky a odpovědi se mohou v jednotlivých firmách lišit.

Jedním z univerzálních důvodů je, že nákupní objednávky mohou být důležitým faktorem při optimalizaci snižování celkových nákladů na nákup. V případě některých společností a vládních agentur je u rekvizičních objednávek před vytvořením nákupní objednávky vyžadováno více nákupních nabídek od různých dodavatelů, aby bylo zajištěno, že z každé objednávky bude dosaženo nejlepší kvality výrobků a ceny.

Ne vždy tomu tak však bylo. Některé společnosti se dříve používání objednávek a nákupních objednávek zcela vyhýbaly. Ale proč?“

V minulosti, kdy se objednávky týkaly menších finančních částek, bylo upuštění od objednávek i nákupních objednávek ve prospěch přímého nákupu pomocí firemní kreditní karty oblíbenou metodou používanou v zájmu úspory času.

Se zavedením softwaru pro elektronické zadávání veřejných zakázek a online objednávek spolu s možností zpětného zaznamenávání výdajů lze nyní snadno dokumentovat i malé objednávky a nákupy.

„Dny rozmařilého utrácení jsou sečteny, protože společnosti přijímají nové, jednodušší způsoby sledování a centralizace nákupů prováděných všemi zaměstnanci společnosti.“ – Majdi Sleimen

S rostoucími peněžními částkami na nákupních objednávkách začíná být pro dokumentaci, zejména u větších výdajů, zásadní mít k dispozici systém, který filtruje počáteční objednávkové příkazy a schvaluje finalizované nákupní objednávky před jejich odesláním. Pro společnosti, které každý měsíc vytvářejí velké množství nákupních objednávek, je také nutností mít možnost kontrolovat výdaje, aniž by to bránilo pracovnímu procesu.

Pro další úsporu času při zachování výhod těchto systémů se zejména ve větších společnostech staly populárním přístupem k řešení všech kroků v procesu nákupních objednávek systémy elektronického zadávání veřejných zakázek a online nákupních objednávek.

Další skvělou interakcí mezi poptávkami a nákupními objednávkami v softwarovém prostředí je možnost vyplnění jedné nákupní objednávky z více poptávek – mimořádně praktická funkce pro společnosti, které se zabývají většími objemy poptávek.

Chcete z nákupních objednávek a poptávek vytěžit maximum? Zkuste přejít na internet.

V dnešní době probíhá většina obchodů online. Proč tomu tak není ve vašem nákupním procesu?

Už vás nebaví být připoutáni ke stolu, nechat si bez záznamu měnit údaje o nákupu, snažit se sledovat desítky objednávek, posílat po kanceláři listy papíru k fyzickému podpisu a snažit se sledovat stav každé objednávky ručně? Proč tento proces nezjednodušit pomocí online platformy pro zadávání zakázek? Při digitálním zpracování mohou být rekvizice a nákupní objednávky stejně časově úsporné jako rychlé, jednorázové stažení z firemní kreditní karty a zároveň vám umožní využívat výhod strukturovaných schvalovacích řetězců, dokumentace a flexibility přístupu k nim odkudkoli.

Než se vrhnete do procesu od nákupu k platbě, vyplatí se znát rozdíl:

Rekvizice jsou interní objednávky, které používají členové společnosti k označení potřeby produktů nebo služeb v rámci dané společnosti.

Objednávky jsou externí objednávky zasílané dodavatelům nebo prodejcům, které vyjadřují nebo potvrzují závazek k nákupu těchto výrobků a služeb.

Ačkoli jsou oba termíny podobné, hrají klíčovou roli v procesu od nákupu k platbě, který používá většina nákupních oddělení, a oba jsou základními funkcemi v moderních online platformách pro nákup a správu objednávek.

Průměrné snížení nákladů na nákup po zavedení nákupního řešení se pohybuje kolem 15 % a doba potřebná k vyřízení objednávek až o 75 %.

Teď, když už víte, jaký je rozdíl mezi nákupními objednávkami a poptávkami, zkuste s online nákupní platformou pohodlně zvládnout obojí!

Chcete si přečíst více o rozdílu mezi nákupními objednávkami a poptávkami?

Rozdíl mezi objednávkou & a nákupní objednávkou (od Forest Time)

Rozdíl mezi nákupní objednávkou a nákupní poptávkou (od Ahmed Ashfaque)