Mennesker gør tingene forskelligt, men ved du, hvad de fleste af os har til fælles?
Vi gør de mest presserende ting først, uden at overveje, om det er det vigtigste. Du siger måske ja, det er normalt, fordi det er sådan, tingene normalt gøres.
Sandheden er, at du tager fejl. Her er grunden til det: Der er klassifikationer i alt, hvad du gør i livet.
Først efter sagens hastende karakter (presserende eller ikke presserende) og for det andet efter dens vigtighed (vigtig eller ikke vigtig).
Vi kan så skabe disse tidsstyringskvadranter:
- Først er der sager, der er vigtige og presserende. Det er ting som f.eks. kriser, nødsituationer eller deadlines. Kan du huske det forretningsforslag, du har arbejdet over, fordi det skal afleveres næste dag? Det er et eksempel på en sag, der skal gøres lige nu. Men det var stressende, ikke? Men husker du, at det blev givet uger før deadline? Dette er for at påpege, hvordan vigtige sager bør behandles, før de bliver presserende, for at undgå stress og konflikter.
- Den anden er sager, der er vigtige, men ikke presserende. Det er her, du bør fokusere og bruge din tid på. Det handler om planlægning. Når du tager fat på disse sager, hjælper det dig med at udføre opgaven mere effektivt. Og når du gør det, lærer du faktisk mere ud af disse opgaver. Dette er en kvadrant med muligheder, mulighed for at lære, for at forbedre dig selv eller dit forhold til folk og se, hvad der er i vente for dig.
- Tredje er sager, der ikke er vigtige, men presserende. Det er her, de fleste af os sidder. Vi har en tendens til at fokusere på sager, der haster, uden at tænke over, om det er vigtigt. Problemet med dette er, at vi mister overblikket over de vigtige sager. Det telefonopkald midt i din date med din kone, det afviger dig fra det, du burde prioritere i øjeblikket. Det påvirker dine prioriteter, bare fordi det haster.
- Endelig er der ting, som ikke er vigtige og ikke presserende. Disse er naturligvis det, man kalder tidsspild. Derfor er det for det meste ting, som du ikke bør bruge så meget tid på, som f.eks. det tankeløse Facebook-scrolling eller at du binge-watching film. Disse sager er ikke rigtig så nyttige for dig, så det ville være nyttigt at begrænse din tid på disse ting.
Denne beslutningsmatrix, også kendt som 4 Quadrants of Time Management-matrixen, er opfundet af Dwight Eisenhower, den dekorerede hærgeneral og præsident for USA.
Han sagde, at vi skulle identificere os selv med flere roller. Man kan være en ægtemand, en mor, en datter eller en forretningsmand.
Disse roller kan dog ændre sig. De afhænger af, hvad man betragter som en prioritet. Disse prioriteter vil tjene som retningslinjer for de opgaver, der er til rådighed for hver rolle.
Lad os sige, at din prioritet i øjeblikket er at være mor, så bruger du mere tid på at tage dig af dine børn.
Dertil kommer, at andre roller skal kunne klare ændringen i prioriteten. Din bevidsthed om hver enkelt rolle og din prioritet giver dig mulighed for at balancere det hele.
Og hvis du ønsker at administrere tiden bedre – så overvej at investere i tidsregistreringssoftware til dig selv og dit team. Med en app, der hjælper dig med at holde styr på den tid, du bruger på opgaver, kan du analysere, hvilke opgaver der forbruger mest af din arbejdstid, hvad der er prioriteterne for dit team, og hvordan du kan skære ned på den tid, der bruges på at få tingene gjort.
Samlet set er Eisenhowers formål med tidsmatricen for de fire kvadranter at opnå reelle fremskridt i livet. Livet handler ikke kun om at være en ansat eller en chef. Det er en blanding af alting. Ved at sikre harmoni mellem rollerne kan vi nå vores mål.
