Automatisering af telefonsystemer var en af de vigtigste ting, der nogensinde er blevet skabt for virksomheder. Det er ærligt talt lidt skørt ikke at drage fordel af automatisering til styring af dine virksomhedsopkald, fordi det ikke gør andet end at tilføje værdi for dig, over hele linjen.
Det sparer tid, sparer arbejdskraft, giver den der ringer en bedre oplevelse, og forhindrer dig i at miste salg på grund af forvirrede eller frustrerede opkaldere. Der er en række forskellige måder, hvorpå automatisering kan få dit telefonsystem til at fungere bedre, og her er nogle af disse fordele.
Opret en firmavejviser
Selv hvis du kun har et lille antal medarbejdere, giver tilføjelsen af en firmavejviser dig mulighed for at dirigere opkaldene professionelt til den rette person med det samme. Med en telefonbog er der ikke behov for, at de skal tale med en repræsentant, før de kan blive stillet om til den rette person, fordi du kan fjerne dette trin ved at lade dem forbinde til den pågældende person på egen hånd.
Når nogen ringer ind, kan de blot ringe til det nummer, der svarer til den rette person eller afdeling, uden at de nogensinde skal tale med en levende agent. Så det, du gør, er at tilføje udvidelser for hver af dine medarbejdere eller afdelinger, som er knyttet til de korrekte viderestillingstelefoner for hver enkelt.
Så opretter du en lydbesked, der indeholder den fulde liste, og vedhæfter denne lydbesked til en valgfri menupunkt. Når den, der ringer, f.eks. vælger “#1” (eller et andet nummer, som du vælger), vil vedkommende straks høre den lydbesked, som du har oprettet i firmavejviseren. Så snart de hører den telefonstilling, der svarer til den person, de har brug for, kan de ringe til den når som helst.
Dette er især effektivt og meget nyttigt for dine opkaldere, når du har flere end et par medarbejdere, og i så fald kan du endda oprette en telefonbog med opkald efter navn for at gøre det lettere for de opkaldende at finde den person, de leder efter.
En opkaldsmenu (dvs, automatisk omstilling, telefontræ) er et af de mest nyttige værktøjer til automatisering og har været det i et godt stykke tid. Hvis du ikke har brugt denne teknologi til din virksomhed før, går du glip af en af de bedste måder til effektivt at administrere og dirigere dine opkald.
Der er en misforståelse om, at en opkaldsmenu kun er for store virksomheder med en masse volumen, men ingen virksomhed er for lille til at bruge dette. Uanset hvilken størrelse virksomhed du har, kan en opkaldsmenu spare dig for en masse besvær, og om ikke andet får den dig straks til at lyde mere professionel, når kunderne ringer til dig.
Det er i bund og grund en virtuel receptionist; så du kan faktisk bruge menuen til at erstatte en levende person, der besvarer alle dine opkald, fordi den automatisk vil gøre det meste af det, som denne receptionist ville gøre.
Den automatiserede menu kan hilse på den, der ringer, henvise dem til den person eller afdeling, de har brug for, eller endda lade dem vælge en mulighed bare for at høre oplysninger, f.eks. kørselsvejledning, åbningstider eller andre hurtige oplysninger. Det bedste ved den er, at menuen screener opkald for dig, i mange tilfælde uden at det er nødvendigt at tale med en levende person.
Når du bruger en opkaldsmenu, kan du oprette et individuelt menupunkt, som den, der ringer, kan vælge for at blive sendt direkte til en voicemailboks. Menupunkter er naturligvis alsidige og kan bruges til at videresende opkaldene til en hvilken som helst destination, du ønsker, og dette omfatter videresendelse til voicemail.
Dette fungerer som en god tilføjelse til din menu, fordi det eliminerer behovet for at besvare et opkald fra en person, der blot har brug for at nå en bestemt persons mailboks. Da de også bare kan trykke på et nummer og straks få forbindelse til voicemail, betyder det også, at den, der ringer, ikke behøver at vente på, at det ringer et stykke tid, før de bliver overført til voicemail.
Hvis det er nødvendigt, kan du også oprette flere menupunkter, der hver især sender til forskellige postkasser, der svarer til forskellige, individuelle medarbejdere.
Menuindstillinger, der videresender til bestemte viderestillingstelefoner
En stort set standardfunktion i en opkaldsmenu er muligheden for at videresende opkald, når en person vælger en given indstilling, til en eller flere telefoner, som du ønsker. Du kan selv bestemme, hvilke af mulighederne i din menu der sendes til hvilke telefoner, og alle muligheder behøver ikke at ringe til alle dine telefoner, når en opkalder vælger dem.
Hvis du f.eks. har mulighed 1 til 3 i din opkaldsmenu, skal du blot vælge, hvilke telefoner der skal ringe, når en opkalder trykker på et af disse numre på sin opkaldstastatur. Den ringer så kun på de telefoner, som du har indstillet for hver indstilling. Så det kan se nogenlunde sådan her ud:
Scheduled Forwarding
Scheduled forwarding er en yderst nyttig metode for virksomheder til at organisere brugerdefineret planlægning af opkaldsstyring. Denne funktion er eksklusiv for Talkroutes virtuelle telefontjeneste, og du vil ikke finde en så velfungerende automatisering som denne hos nogen anden virtuel udbyder. Du kan dybest set oprette brugerdefinerede planer for viderestilling af opkald til hver af dine telefoner for at sikre, at de rigtige personer er på opkaldsplanen på det rigtige tidspunkt og undgå overlapning.
Dette er fantastisk til at automatisere vagtskifte i din virksomhed eller til at imødekomme forskellige medarbejdere, der arbejder på forskellige ugedage. Når viderestillingsskemaet er indstillet for en telefon, ringer den pågældende telefon kun i de timer og på de ugedage, som du har indstillet den til.
E-mailmeddelelser om meddelelser
Du tænker måske: “Jeg har allerede nok meddelelser i mit liv…”, men det er meddelelser til din virksomhed, som du vil have. E-mail-meddelelser til forretningsbeskeder er vigtige, fordi du måske ikke har et øjeblik på et givent tidspunkt til at tjekke dine beskeder, eller fordi du tilfældigvis går glip af en besked, der kommer igennem på din telefon.
Den primære anvendelse for disse e-mail-meddelelser er til voicemail. Konfigurer din konto til at sende nye voicemailbeskeder til en bestemt e-mailadresse, vælg en hvilken som helst e-mailadresse, du ønsker (ikke kun kontohaveren), og få en ping fra din e-mail, så snart en kunde efterlader en voicemail til dig.
Du kan endda oprette flere postkasser på din konto til forskellige medarbejdere, og derefter indstille hver postkasse til at blive videresendt til den pågældende persons e-mail. Ud over voicemail kan du også få besked, hver gang der kommer en ny sms fra en kunde (hvis du bruger sms-beskeder til virksomheder).
Sæt kun én e-mail-adresse til at modtage nye sms-meddelelser, eller du kan indstille flere e-mail-adresser, hvis det er nødvendigt, for at sikre dig, at en person på dit team er sikker på at svare.
Driftstider
Når du bruger et virtuelt telefonsystem, er det godt at have indstillet åbningstider for at sikre, at dine telefoner ikke kan ringe når som helst på dagen. Hvis du f.eks. indstiller dine åbningstider til 8.00 til 18.00, vil opkald kun ringe til dine viderestillingstelefoner i disse timer.
Det vil sikre, at eventuelle viderestillingstelefoner ikke ringer på alle tider af natten, medmindre du selvfølgelig ønsker at have åbent 24 timer i døgnet. For at illustrere, hvordan dine åbningstider vil fungere med et virtuelt telefonsystem, kan du sammenligne det med åbningstider for enhver butik i en murstensbygning.
På samme måde som en almindelig butik låser sine døre på et bestemt tidspunkt og holder op med at besvare telefonerne, er det præcis sådan, at funktionen for åbningstider fungerer med dit virtuelle system. Når folk ringer til din virksomhed efter dine normale åbningstider, kan du indstille en lydbesked efter lukketid og give dem mulighed for at efterlade en voicemail.
Du har måske klaret dig med kun en mobiltelefon, en fastnettelefon eller et par skrivebordstelefoner til at drive din virksomhed, og selv om det kan fungere, når du er en ny virksomhed, kan tilføjelse af en vis automatisering med et virtuelt telefonsystem bringe dig op på et mere professionelt niveau.
Det er måske ikke nødvendigt for dig at tilføje alle disse funktioner til dit telefonsystem, men at automatisere din opkaldshåndtering bare en lille smule vil i det mindste skabe en meget bedre oplevelse for dine opkaldere. Og det er hele målet med disse automatiseringer, nemlig at forbedre oplevelsen for de kunder, der forsøger at få fat i dig, samt din oplevelse af at håndtere disse opkald.
