AccountingTools

Hvad er et fleksibelt budget?

Et fleksibelt budget tilpasser sig ændringer i det faktiske indtægtsniveau. De faktiske indtægter eller andre aktivitetsmålinger indtastes i det fleksible budget, når en regnskabsperiode er afsluttet, og det genererer et budget, der er specifikt for input. Budgettet sammenlignes derefter med de faktiske udgifter med henblik på kontrol. De trin, der er nødvendige for at konstruere et fleksibelt budget, er:

1. Identificer alle faste omkostninger og adskil dem i budgetmodellen.

2. Det skal bestemmes, i hvilket omfang alle variable omkostninger ændrer sig, når aktivitetsmålingerne ændrer sig.

3. Opret budgetmodellen, hvor de faste omkostninger er “hårdt kodet” i modellen, og de variable omkostninger er angivet som en procentdel af de relevante aktivitetsmål eller som en omkostning pr. enhed af aktivitetsmålet.

4. Indtast de faktiske aktivitetsmål i modellen, efter at en regnskabsperiode er afsluttet. Derved opdateres de variable omkostninger i det fleksible budget.

5. Indtast det resulterende fleksible budget for den afsluttede periode i regnskabssystemet til sammenligning med de faktiske udgifter.

Denne fremgangsmåde adskiller sig fra det mere almindelige statiske budget, som kun indeholder faste beløb, der ikke varierer med de faktiske indtægtsniveauer. Budget versus faktiske rapporter under et fleksibelt budget har tendens til at give afvigelser, der er meget mere relevante end dem, der genereres under et statisk budget, da både de budgetterede og faktiske udgifter er baseret på den samme aktivitetsmåling. Det betyder, at afvigelserne sandsynligvis vil være mindre end under et statisk budget, og at de også vil være meget handlingsorienterede.

Det er muligt at oprette et fleksibelt budget, der varierer i grad af sofistikering. Her er flere variationer af konceptet:

• Basisk fleksibelt budget. I sin enkleste form ændrer det fleksible budget de udgifter, der varierer direkte med indtægterne. Der er typisk indbygget en procentdel i modellen, som ganges med de faktiske indtægter for at nå frem til, hvad udgifterne skal være ved et angivet indtægtsniveau. I tilfælde af omkostninger til solgte varer kan der anvendes en omkostning pr. enhed i stedet for en procentdel af omsætningen.

• Intermediært fleksibelt budget. Nogle udgifter varierer med andre aktivitetsmål end indtægter. F.eks. kan telefonudgifterne variere med ændringer i antallet af medarbejdere. Hvis det er tilfældet, kan man integrere disse andre aktivitetsmålinger i den fleksible budgetmodel.

• Avanceret fleksibelt budget. Udgifterne kan kun variere inden for bestemte intervaller af indtægter eller andre aktiviteter; uden for disse intervaller kan der gælde en anden andel af udgifterne. Et sofistikeret fleksibelt budget vil ændre proportionerne for disse udgifter, hvis de målinger, de er baseret på, overstiger deres målintervaller.

Kort sagt giver et fleksibelt budget en virksomhed et værktøj til at sammenligne de faktiske med de budgetterede resultater på mange aktivitetsniveauer.

Fordelene ved fleksibel budgettering

Det fleksible budget er et tiltalende koncept. Her er flere fordele:

• Brug i et miljø med variable omkostninger. Det fleksible budget er især nyttigt i virksomheder, hvor omkostningerne er tæt forbundet med forretningsaktivitetsniveauet, f.eks. i et detailhandelsmiljø, hvor overheadomkostningerne kan adskilles og behandles som faste omkostninger, mens omkostningerne til varer er direkte forbundet med indtægterne.

• Måling af resultater. Da det fleksible budget omstrukturerer sig selv på baggrund af aktivitetsniveauer, er det et godt redskab til at evaluere ledernes præstationer – budgettet bør nøje tilpasse sig forventningerne på et hvilket som helst antal aktivitetsniveauer.

• Budgeteringseffektivitet. Fleksibel budgettering kan bruges til lettere at ajourføre et budget, for hvilket indtægts- eller andre aktivitetstal endnu ikke er blevet færdiggjort. Ved denne fremgangsmåde giver lederne deres godkendelse til alle faste udgifter samt variable udgifter som en andel af indtægterne eller andre aktivitetsmål. Derefter udfylder budgetmedarbejderne resten af budgettet, som strømmer gennem formlerne i det fleksible budget og automatisk ændrer udgiftsniveauerne.

Disse punkter gør det fleksible budget til en tiltalende model for den avancerede budgetbruger. Inden man beslutter sig for at skifte til det fleksible budget, bør man dog overveje følgende modstridende forhold.

Ulemper ved fleksibel budgettering

Det fleksible budget synes umiddelbart at være en glimrende måde at løse mange af de vanskeligheder, der er forbundet med et statisk budget. Der er imidlertid også en række alvorlige problemer med det, som vi behandler i de følgende punkter:

• Formulering. Selv om flexbudgettet er et godt værktøj, kan det være vanskeligt at formulere og administrere. Et problem med dets formulering er, at mange omkostninger ikke er fuldt ud variable, men i stedet har en fast omkostningskomponent, som skal beregnes og indgå i budgetformlen. Desuden kan der bruges meget tid på at udvikle omkostningsformler, hvilket er mere tid, end det typiske budgetteringspersonale har til rådighed midt i budgetprocessen.

• Slutningsforsinkelse. Et fleksibelt budget kan ikke forudindlæses i regnskabsprogrammet med henblik på sammenligning med regnskaberne. I stedet skal regnskabsføreren vente, indtil en regnskabsafslutningsperiode er afsluttet, og derefter indtaste indtægter og andre aktivitetsmålinger i budgetmodellen, udtrække resultaterne fra modellen og indlæse dem i regnskabsprogrammet. Først derefter er det muligt at udstede regnskaber, der indeholder oplysninger om budget versus faktiske forhold, hvilket forsinker udstedelsen af regnskaber.

• Indkomstsammenligning. I et fleksibelt budget er der ingen sammenligning af de budgetterede og de faktiske indtægter, da de to tal er de samme. Modellen er udformet til at matche de faktiske udgifter med de forventede udgifter, ikke til at sammenligne indtægtsniveauet. Der er ingen mulighed for at fremhæve, om de faktiske indtægter ligger over eller under forventningerne.

• Anvendelighed. Nogle virksomheder har så få variable omkostninger af enhver art, at der ikke er meget mening i at opstille et fleksibelt budget. I stedet har de en massiv mængde faste overheadomkostninger, som ikke varierer som reaktion på nogen form for aktivitet. Tænk f.eks. på en webbutik, der downloader software til sine kunder; der kræves en vis mængde udgifter til at vedligeholde butikken, og der er stort set ingen omkostninger ved solgte varer ud over kreditkortgebyrer. I denne situation er der ingen grund til at opstille et fleksibelt budget, da det ikke vil afvige fra et statisk budget.

Kort sagt kræver et fleksibelt budget ekstra tid at opstille, det forsinker udstedelsen af årsregnskaber, det måler ikke indtægtsafvigelser og kan muligvis ikke anvendes under visse budgetmodeller. Dette er alvorlige problemer, der har en tendens til at begrænse dets anvendelse.

Relaterede kurser

Budgettering
Investeringsbudgettering