Arbejdsordrer: forklaret: Definition, eksempler og hvordan du gennemfører dine hurtigere

Vedligeholdelse, som er en af de vigtigste dele af enhver virksomhed, har været langsom til at udvikle sig. I de fleste virksomheder håndteres arbejdsordrer på samme måde som for 50 år siden.

75 % af virksomhederne bruger stadig papir, regneark eller slet ikke noget til at administrere vedligeholdelsesopgaver og arbejdsordrer. I et digitalt forretningslandskab kan dette skabe en flaskehals, der fører til utilfredse kunder og dyre produktionsstop.

Med de rigtige softwareløsninger kan du optimere din arbejdsordreproces og fjerne hindringer for vigtig vedligeholdelse, som kan forhindre din virksomhed i at fungere optimalt.

I denne artikel vil vi gennemgå, hvad arbejdsordrer er, vise virkelige eksempler og vise dig, hvordan du kan omdanne dine processer for at forbedre effektiviteten i din virksomhed.

For at navigere til det afsnit, der interesserer dig mest, skal du klikke nedenfor:

• Hvad er en arbejdsordre?
• Hvem bruger arbejdsordrer?
• Hvordan Southern Star håndterer 2.500 arbejdsordrer hver uge

Hvad er en arbejdsordre?

En arbejdsordre er en anmodning om, at en given opgave skal udføres, som formelt indsendes til en virksomhed eller tjenesteydelse af en kunde, eller som oprettes internt i en organisation for at få udført et arbejde. Arbejdsordrer oprettes typisk for serviceteknikere, vedligeholdelse eller inspektion, men kan gælde for enhver opgave, der skal udføres af eller inden for en organisation.

En arbejdsordre skal gennemgås og accepteres af udbyderen, for at en kunde kan modtage en ETA (ETA vs ETD) og et omkostnings- eller tidsoverslag.

Mange industrier bruger arbejdsordrer til at styre vedligeholdelse og reparationer. En arbejdsordre er ofte resultatet af en rutinemæssig inspektion, hvor inspektøren finder problemer. Dette er adskilt fra en indkøbsordre, som beskriver den nøjagtige omkostning, der skal betales for de ydede tjenester.

Den forældede løsning: arbejdsordreblokke

For den digitale revolution håndterede mange virksomheder deres arbejdsordrer ved hjælp af en arbejdsordreblok med snap-off (rive).

Sådan her:

Inspektøren eller vedligeholdelsesarbejderen medbragte en blok som denne til inspektioner og skrev en arbejdsanmodning på stedet. Lederne fik en kopi til bogføringsformål.

Men de dage er forbi.

Den moderne løsning: software til forvaltning af arbejdsordrer

I stedet for en fysisk blok bruger moderne virksomheder software til forvaltning af arbejdsordrer til at håndtere deres vedligeholdelsesarbejdsgange.

Med den kan din virksomhed dele private anmodningsformularer med eksterne kunder eller interne medarbejdere samt nemt oprette nye arbejdsordrer digitalt.

(Billedkilde)

Du kan derefter håndtere arbejdsordren online og holde styr på alle projekter i et enkelt dashboard, hvilket gør det nemt at følge op på ethvert projekt.

Hvem bruger arbejdsordrer?

Arbejdsordrer bruges på tværs af en masse brancher, hvor løbende vedligeholdelse eller mindre opgaver er en del af kundeforholdet. De bruges til at forenkle adgangen til disse tjenester og strømline færdiggørelsen af opgaverne.

Inden for en virksomhed kan arbejdsordrerne komme eksternt fra kunder eller internt fra teknikere under en inspektion.

For eksempel kan en kunde hos et bygningsadministrationsfirma bruge en arbejdsordre til vedligeholdelsesanmodninger for en defekt vask eller AC.

I fremstillingsindustrien kan en fabrikschef finde en defekt robotarm og sende en arbejdsordre for at sikre, at fabrikken fortsat kører problemfrit.

Hvordan Southern Star håndterer 2.500 arbejdsordrer hver uge

Southern Star er en af de førende transportører af naturgas i USA. Dens rørledning og faciliteter strækker sig over syv stater og over 5.800 miles.

Når man har med naturgas at gøre, kan selv et enkelt fejlpunkt betyde hundredtusindvis (hvis ikke millioner) af dollars i tabte indtægter og skader.

Så Southern Star tager naturligvis forebyggende vedligeholdelse meget alvorligt.

Så alvorligt, at de har et team på over 250 teknikere, der arbejder med vedligeholdelse døgnet rundt.

Som man kan forvente, var det en stor operationel hurdle at planlægge og afsende Southern Star-teamet til at håndtere vedligeholdelsesordrer. Cheferne kiggede manuelt på forebyggende vedligeholdelsesopgaver og forsøgte at matche dem med tilgængelige teknikere.

Den manuelle kontrol af de enkelte teknikeres placering, deres færdigheder og prioriteringen af opgaverne gjorde hele virksomheden langsommere, og omkostningerne ved denne langsommelighed var høje.

Det er derfor, de valgte OptimoRoute. Med OptimoRoute er det en helt anden proces. Med kvalifikationer, tidsplaner og serviceområder, der er fastsat på teknikerniveau, har OptimoRoute fjernet det meste af det manuelle arbejde med planlægning.

Skemalæggerne kan blot importere arbejdsordrerne, og OptimoRoute finder det bedste tidspunkt for en kvalificeret tekniker til at udføre opgaven.

OptimoRoute tager endda hensyn til ordenes prioritet, og med ugentlige planlægningsfunktioner kan teamet nemt planlægge op til fem uger frem i tiden.

Dette hjalp Southern Stars team af teknikere og disponenter med at håndtere hele 100 % flere arbejdsordrer pr. dag.

Med et brugerdefineret kortoverlay (da en stor del af Southern Stars rørledningsområde er fjerntliggende ørkenområder) hjalp OptimoRoute’s ruteoptimeringsfunktioner også teknikerne med at komme hurtigere frem til deres vedligeholdelsessteder.

OptimoRoute har et robust API, som du kan bruge til at integrere med dit nuværende arbejdsordrestyringssystem. Du kan automatisk importere tusindvis af ordrer med alle nødvendige oplysninger (placering, reparationstype, påkrævet værktøj eller ekspertise osv.

Du kan endda hente data i realtid om udførte opgaver, hvis du bruger OptimoRoute-appen til at spore fremskridt.

Læs mere om, hvordan OptimoRoute har hjulpet Southern Star med at forbedre deres arbejdsordrestyring og logistiske effektivitet i vores komplette opgørelse.

Sluttanker

For en lille virksomhed med kun få kunder er arkivering og administration af arbejdsordrer måske ikke dit største problem at løse.

Men når du når et vist omfang, vil enhver virksomhed inden for field service få det svært.

Maksimering af antallet af arbejdsordrer, som dit eksisterende team kan håndtere, vil hjælpe dig med at opretholde sunde fortjenstmarginer, holde kunderne tilfredse og skabe større indtægter.

OptimoRoute er designet til at hjælpe med at maksimere produktiviteten af din arbejdsstyrke ved at eliminere flaskehalse og optimere afsendelse og routing.

For at se, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed, skal du starte din gratis prøveperiode i dag.

FAQs om arbejdsordrer

Hvad bruges arbejdsordrer til?

Arbejdsordrer bruges til at specificere de tjenester, der kræves af en kunde eller organisation, og tildele ansvar for udførelsen af opgaverne.

Hvordan skriver man en arbejdsordre?

For at skrive en arbejdsordre skal du kommunikere en række specifikke oplysninger om opgaven, hvornår den skal udføres, og hvem der skal udføre den. Arbejdsordrer indeholder typisk følgende oplysninger:

• Firmanavn
• Firmaadresse
• Arbejdsordrenummer
• Beskrivelse af den opgave, der skal udføres
• Dato, der skal være afsluttet
• Medarbejder, der er tildelt opgaven

Hvordan skal du administrere en arbejdsordre?

Den mest effektive måde at administrere arbejdsordrer på er med en eller anden form for software til administration af arbejdsordrer. Denne software vil automatisere genereringen af arbejdsordrer ved hjælp af en skabelon og give dig mulighed for at se og administrere alle dine udestående og kommende arbejdsordrer fra en enkelt visning i dit dashboard.