Den komplette guide til referencekontrol

En professionel referencekontrol er en almindelig del af ansættelsesprocessen. Et referencecheck foretages for at verificere en jobkandidats kvalifikationer og finde ud af flere oplysninger om vedkommende, f.eks. om hans/hendes arbejdsstil og værdier. Mange virksomheder anser kontrol af arbejdsreferencer for at være et vigtigt led i deres ansættelsesproces, men i dag opfattes referencekontrol ofte som en langvarig og frustrerende formalitet, og nogle virksomheder foretager kun referencekontrol for ledende stillinger eller slet ikke.

Referencetjek kan ofte føles som en samtale, der føres om dig bag lukkede døre. Derfor har vi udarbejdet denne komplette guide til referencetjek for at tydeliggøre processen. Du finder svar på spørgsmål som: “Hvad betyder det, når en rekrutteringsansvarlig beder om at tjekke en kandidats referencer?”, “Hvad er den rigtige måde at tjekke referencer på?” og “Hvem kan give en reference?”

I Zinc mener vi, at processen med referencekontrol af ansættelsesforhold kan blive meget bedre. Vi ønsker at hjælpe dig med at få mest muligt ud af referencekontrollen, uanset om du er ansættelseschef eller rekrutteringsansvarlig, kandidat eller referent. Ud over at give vejledning til din referencekontrol tilbyder Zinc også en automatiseret referencekontroltjeneste, der forvandler referencekontrollen fra den mest smertefulde del af din ansættelsesproces til den mest imponerende.

Indholdsfortegnelse

• Referencekontrol: Det grundlæggende

• Referencer for ansættende chefer og rekrutteringsfolk

• Referencer for kandidater

• Referencer for referenter

• Konklusion

Referencer: Det grundlæggende

Den professionelle referencekontrol har længe været en del af ansættelsesprocessen. Den type oplysninger, der indsamles, og hvor dybdegående kontrollen er, kan variere fra virksomhed til virksomhed, fra branche til branche og fra region til region. I dette afsnit får du en kort beskrivelse af, hvad en referencekontrol indebærer, og hvem der kan give referencer.

Hvad betyder det, når en rekrutteringsansvarlig beder om at tjekke en kandidats referencer?

Når en potentiel arbejdsgiver beder om professionelle referencer, beder de om kontaktoplysninger på personer, der kan give flere oplysninger om de kandidater, som de ansætter. På det mest grundlæggende niveau foretager arbejdsgiverne et referencecheck for at sikre, at kandidaten har givet korrekte oplysninger om sit tidligere arbejde eller studier, f.eks. om sin stillingsbetegnelse eller de datoer, hvor han/hun har arbejdet, eller det kursus, han/hun har taget. Ofte er denne kontrol af ansættelsesforhold alt, hvad virksomhederne søger. Ansættelsesbekræftelse er grundlaget for enhver reference, men referencereglerne varierer afhængigt af virksomheden, branchen, stedet og jobets anciennitet. Læs videre for at få mere at vide.

Hvad sker der, når en arbejdsgiver kontrollerer referencer?

Referencereglerne varierer meget fra organisation til organisation, afhængigt af virksomhedens størrelse og branche, og nogle kontrollerer kun referencer for ledende stillinger.

Når der foretages en kontrol af arbejdsreferencer, beder rekrutteringsselskabet normalt om oplysninger om personer (referenter), der kan stå inde for ansøgerens færdigheder, erfaring og evne til at udføre jobbet. Normalt vil de derefter bede referenterne om at bekræfte kandidatens arbejdsoplysninger, og i nogle tilfælde vil de stille yderligere spørgsmål om kandidaten.

Nogle ansættende ledere erkender, at referencer kan være en værdifuld ressource, og de vil stille mere detaljerede spørgsmål for at få et kvalificeret indblik i kandidatens styrker og svagheder, og hvordan kandidaten vil passe ind i eller bidrage til deres virksomhedskultur.

Vi har fundet ud af, at hvis referencerne kontaktes før tilbuddet, kan referencerne lette beslutningstagningen i ansættelsesprocessen ved at uddrage oplysninger om kompetencer. Hvis referencerne kontaktes efter tilbuddet, er referencerne mere nyttige, hvis ansættende ledere stiller spørgsmål med fokus på arbejdsstil og kultur for at hjælpe med at personliggøre onboarding.

For nogle stillinger foretages der også yderligere baggrundskontrol af overensstemmelses- og sikkerhedshensyn, f.eks. finansiel kontrol eller kontrol af straffeattester, men disse bør ikke betragtes som referencer.

Hvem kan give referencer?

En person, der giver en professionel reference, kaldes en referent. En referent er en person, der kan bekræfte en kandidats erfaring. Vi har sammensat denne liste med definitioner for at give dig et overblik over de forskellige typer af referenter, som virksomhederne beder om, og vi vejer fordele og ulemper ved hver enkelt type op.

1. Professionel referenceProfessionelle referencer er påtegninger fra en person, der kan bekræfte dine kvalifikationer, din erfaring og din generelle egnethed til et job. Afhængigt af virksomheden kan en professionel reference henvise til en af tre forskellige typer af referencer:

   • Professionel (HR): Dette er den slags reference, som gives af din tidligere virksomheds HR-afdeling. Denne type reference bekræfter stillingsbetegnelse, datoer og ikke meget andet. For nogle virksomheder er dette den eneste slags reference, de formelt set vil give.

   • Professionel (karakter): Chefer eller andre kolleger kan tilbyde at give en mere detaljeret reference, især hvis det er virksomhedens politik, at der kun må gives en HR-reference. Denne form for reference kaldes nogle gange en personlig reference, men for klarhedens skyld vil vi henvise til denne form for reference som en professionel (karakter-)reference. Når kandidater med erhvervserfaring vælger en faglig (karakter-)reference, vil de typisk give oplysninger om tidligere arbejdsgivere, linjechefer, overordnede eller respekterede kolleger som referenter. Nyuddannede ansøgere kan bede en lærer eller en universitetsunderviser om at stå inde for deres evner i stedet for en arbejdskollega. Kandidater, der har været selvstændige erhvervsdrivende, kan også bede kunder eller sælgere om at stå inde for deres færdigheder og erfaring.

   • Professionel (rekrutteringsagent): Rekrutteringsagenter fra tredjepartsbureauer, der har placeret dig i en stilling, kan også bruges som referenter til at give referencer til kontrol af ansættelsesforhold. Rekrutteringsfirmaer kan verificere arbejdsoplysninger, men de kan ikke give detaljerede kommentarer om kandidatens præstationer.

2. Backchannel-reference: Backchannel-referencer (også kendt som backdoor-referencer) er, når ansættende ledere identificerer gensidige forbindelser og kontakter dem for at drøfte kandidatens egnethed til stillingen. Dette kan ske ved at tjekke sociale medier som LinkedIn for gensidige forbindelser eller en gensidig kontakt i en virksomhed, som kandidaten har arbejdet med. Dette er normalt den mest uformelle form for referencekontrol.

3. Personlig reference:En personlig reference er fra en referent, som kender kandidaten på en personlig, ikke professionel måde. Disse referencer kan gives, når kandidaten ikke har nogen erhvervserfaring, f.eks. hvis han/hun lige er blevet færdiguddannet fra skole eller universitet, eller hvis kandidaten foretager et karriereskift. I nogle tilfælde kaldes denne type reference for en karakterreference.

Ofte kan disse udtryk føles gammeldags og afspejler ikke nødvendigvis dagens arbejdsverden. Desuden varierer den terminologi, som folk bruger til at henvise til forskellige typer af referencer, mellem forskellige brancher og geografiske områder, så hvis du er usikker på, hvilken type referencer du har brug for, er det bedst at tjekke med den person, der beder om dine referencer.

Der er andre tilfælde uden for arbejdslivet, som også kræver referencer. F.eks. kan udlejere bede om referencer fra potentielle lejere, og universiteter kan bede om referencebreve til potentielle studerende. Denne vejledning fokuserer på professionelle referencer i forbindelse med ansættelse.

Hvordan kontrollerer en virksomhed referencer?

Der er flere måder at indhente en reference på. Hvordan en reference indsamles, afhænger af virksomheden, branchen og det geografiske område. Her er de vigtigste metoder til indsamling af referencer:

Skriftlige referencer:

Referencebreve er den mest traditionelle form for referencekontrol, men de kan tage lang tid og betyde ekstra papirarbejde for den ansættende chef. Når referencerne foretages via e-mail, sker det næsten altid via PDF- eller Word-bilag, hvad enten det er ved at stille spørgsmål eller sende en onlineformular, som referenten skal udfylde.

Når man modtager en skriftlig reference via e-mail, er det bedst at sikre sig, at referencen kommer fra en arbejds-e-mail med et virksomhedsdomæne for at mindske risikoen for, at referencen kan være falsk.

Telefonopkald:

Dette kan være den nemmeste måde at indhente en reference på, hvis referenten svarer og er villig til at tale. Dette kan være tidskrævende og vanskeligt at planlægge. Nogle gange vil du ikke være i stand til at få fat i referenten, eller du vil blive sendt videre til HR.

Referenten føler måske, at han/hun kan tale mere åbent, men da referencen ikke er skrevet ned, vil du kun kunne henvise til de noter, du har taget.

Vær opmærksom på, at det er lettere at forfalske en identitet over telefonen, så du kan risikere at blive udsat for svindel med referencer, når du indhenter en reference over telefonen.

Automatiseret referencesoftware:

Der findes nu teknologiske løsninger til online-referencetjek, der automatiserer processen fra indsendelse af referencens kontaktoplysninger til indsamling af referencerne.

For eksempel giver Zinc’s værktøj til referencekontrol kandidater mulighed for at holde deres referencedata private og lagrer referencen sikkert, så kandidaten kan dele den med hvem som helst og genbruge den gennem hele sin karriere. Ved at automatisere denne proces frigøres der tid, så de kan fokusere på andre opgaver.

Referencer, der indsamles via Zinc, verificeres med virksomhedens e-mails og via en LinkedIn-konto. Referencerne er også forfalskningssikre, da de er registreret på en blockchain.

Tredjeparts referencetjenester:

Dette er virksomheder, der har specialiseret sig i at lave referencer. De kan udføre en af de ovennævnte opgaver, eller de kan bruge specialudviklet software.

Hvorfor beder rekrutteringsfirmaer om mere end én referent?

Det er almindelig praksis at bede om mere end én referent. Det hjælper rekrutteringsmedarbejderen til at være sikker på, at de oplysninger, de har om kandidaten, er sande. Hvis mere end én person bekræfter, hvad kandidaten har fortalt dem, kan rekrutteringsmedarbejderen være mere sikker i sine ansættelsesbeslutninger. Det giver også et mere afrundet billede af kandidaten ved at indsamle forskellige perspektiver og oplysninger om, hvordan vedkommende har fungeret i forskellige roller.

Mængden af referencer, som en rekrutteringsagent beder om, varierer afhængigt af branchen, f.eks. vil mange finansielle institutioner kræve referencetjek, der dækker 5 års ansættelse på grund af FCA’s retningslinjer. Nogle referencer, der kommer tilbage, er blot datobekræftelser, så rekrutteringsmedarbejderen vil måske bede en anden referent om mere detaljerede oplysninger.

Hvor kan jeg få juridisk rådgivning om referencer?

Hvis du mener, at loven er blevet overtrådt i forbindelse med en referencekontrol, du har været involveret i, f.eks. hvis der er blevet sagt noget falsk eller vildledende i en reference, kan du måske anfægte dette. Det kan være tilrådeligt først at tage det op med den pågældende person for at se, om I kan blive enige om en løsning. Hvis du ikke kan løse problemet ved at tale med vedkommende, kan du eventuelt søge juridisk bistand. Nedenfor er der nogle gratis ressourcer, der kan være til hjælp:

Fremmede stater: https://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html

Forenede Kongerige: https://www.citizensadvice.org.uk/work/leaving-a-job/getting-a-job-reference/getting-a-job-reference/

Australien: https://www.citizensadvice.org.uk/work/leaving-a-job/getting-a-job-reference/getting-a-job-reference/

Australien: https://www.fairwork.gov.au/small-business-showcase/hiring-employees

Back to top

Referencetips til ansættende ledere og rekrutteringsansvarlige

Med den teknologiske udvikling på næsten alle områder af arbejdslivet er referencereglerne ofte gennemsyret af politikker og kan føles arkaiske. Dette afsnit besvarer dine spørgsmål og giver dig nogle tips til, hvordan du kan bringe referencerne ind i det 21. århundrede, så du kan få mest muligt ud af dine referencekontroller.

I dette afsnit besvarer vi dine spørgsmål og giver dig en tjekliste for referencer.

Hvorfor skal ansættende ledere tjekke referencer?

I Storbritannien er referencekontrol lidt gået af mode. Det betragtes som noget, som virksomhederne føler, at de burde gøre, men i virkeligheden opfattes det ofte som en forsmået formalitet, der kun udføres af hensyn til overholdelse af reglerne. Nogle ansættende ledere mener, at referencekontrol ikke giver nyttige oplysninger ud over at bekræfte, hvad kandidaten allerede har fortalt dem, og det er hvis de overhovedet vælger at give en reference. Hos Zinc mener vi, at referencekontrol kan være bedre, mere åben og mere nyttig for alle involverede parter. Hvis du får dine referencetjek foretaget rigtigt, kan du få nyttige indsigter, som virkelig kan hjælpe dig med at træffe de rigtige ansættelsesbeslutninger og give input til flere områder af rejsen, end du måske først troede.

Der er nye metoder og teknologier, som du kan indføre for at opdatere dine referencetjekmetoder og få mest muligt ud af referencer, f.eks. automatiserede referencetjekværktøjer og backchannel-referencer. I dag er kandidater bedre end nogensinde før til at interviewe, så det er endnu sværere at vurdere, om kandidaten kan føre ord til handling. Der er også undersøgelser, der viser, at ca. 10 % af kandidaterne vil lyve på deres CV – et resultat, der er bekymrende for rekrutteringsfolk. Dette er endnu en grund til at få mest muligt ud af dine referencekontroller for at sikre, at du ansætter den rigtige person.

Hvad bruges referencetjek til?

Tjek af referencer kan være en vigtig mulighed for at sikre, at du ansætter den rigtige person. Referencekontrol kan indgå i flere dele af ansættelsesprocessen, f.eks.:

1. Overholdelse. Den mest almindelige årsag til et referencecheck er overholdelse af reglerne og bevis for rettidig omhu. I dette tilfælde kan referencerne bruges til at verificere, at kandidaten er den, han/hun siger, han/hun er, og at han/hun ikke har været involveret i korrupte aktiviteter.

2. Flere vurderinger og screening. Referencer kan bruges til at kontrollere, at kandidatens færdigheder, evner og kompetencer svarer til eller overstiger det, som kandidaten har vist i sit CV og interview.

3. Indslusning og præstationsstyring. Du kan spørge referenter om foretrukne ledelsesstile, arbejdsstile og værdier for at hjælpe med at personliggøre onboardingrejserne. Referencer kan bruges til at hjælpe dig med at beslutte, hvor meget struktur du skal give den nyansatte, hvordan du bedst kan give ham/hende incitamenter og identificere miljøer, som han/hun vil udmærke sig i.

Hvornår skal jeg tjekke en jobkandidats referencer?

Et referencecheck giver dig ikke kun mulighed for at bekræfte de oplysninger, du har om din kandidat, hvis det gøres rigtigt, kan de også give dig et dybere indblik i kandidaten med hensyn til deres styrker og svagheder, hvordan de vil passe ind i dit team, hvad de kan tilføre dit team og endda hvilken slags ledelsesstil kandidaten vil være bedst egnet til. Ved at maksimere dine referencekontroller på denne måde kan du lette on-boarding og hjælpe dig med at personliggøre din kandidats rejse og give ham/hende en positiv oplevelse. Hvordan du ønsker at bruge referencerne, kan diktere, hvornår i ansættelsesprocessen du henviser til dem. Zinc har udviklet forskellige typer referenceredskaber, der er specifikke for disse scenarier og flere andre.

• Forud for tilbuddet: Referencer til vurdering Hvis du ønsker at bruge referencer til at kontrollere en kandidats kompetencer, anbefaler vi, at du laver referencer tidligere i processen, enten før du interviewer eller før du giver et tilbud. Dette er, så referencerne kan bruges til at hjælpe dig med at træffe en beslutning mellem kandidaterne på baggrund af deres kompetencer. Hvis du laver referencer til vurdering efter at have afgivet et tilbud, og du finder ud af, at deres kompetencer ikke stemmer overens med deres CV eller med, hvor godt de har været til samtale, kan du blive nødt til at gå igennem den besværlige proces med at trække et tilbud tilbage.

• Post-offer: referencer til onboarding Hvis du vil finde ud af, hvordan du bedst integrerer din nyansatte i dit team, kan du bruge referencekontrol efter tilbuddet til onboardingformål. Ved at spørge referencerne om kandidatens arbejdsstil, foretrukne ledelsesstil, kultur og værdier kan du hjælpe dig med at personliggøre deres onboarding-oplevelse og foregribe eventuelle problemer. Positive onboarding-oplevelser fører til højere fastholdelse, så det giver mening at få mest muligt ud af dine referencekontroller på denne måde.

Hvad skal jeg kigge efter, når jeg kontrollerer en kandidats referencer?

Først bør du, når du udfører en referencekontrol, kigge efter en bekræftelse af din kandidats arbejdshistorie og kontrollere, at de jobtitler, datoer og typer af arbejde, som de har anført på deres CV, er korrekte. Nogle gange er det alt, hvad du ønsker eller behøver at kontrollere.

Hvis du har brug for at finde ud af mere detaljerede oplysninger om din kandidat, kan referencetjekket være en mulighed for dig for at få relevant indsigt, som kan danne grundlag for dine ansættelsesbeslutninger.Referencer kan hjælpe dig med at få ekstra oplysninger på mange forskellige områder. Din ansættelsesproces kan være med til at definere, hvilke oplysninger du skal forsøge at få fra referencer Tænk på din virksomhed og på behovene og udfordringerne i det særlige team, som du ansætter til. Du kan stille spørgsmål, der kan hjælpe ved indskolingen, f.eks. om ledelsesstile og arbejdsmiljøer. Hvis kulturen er en fremtrædende faktor i din ansættelsesproces, kan du måske stille spørgsmål, der er skræddersyet til din virksomheds værdier.

Hvis dette lyder nyttigt, men du er bekymret for, at referencekontrol kan være for tidskrævende, eller hvis du er usikker på, hvordan du skal gå til at indsamle denne slags oplysninger, findes der tredjepartsfirmaer til referencekontrol, der kan indsamle referencerne på dine vegne. Zinc tilbyder en automatiseret referencetjeneste med tilpassede spørgsmål, så du kan maksimere dine online-referencetjek uden yderligere besvær.

Hvilke spørgsmål skal jeg stille, når jeg laver referencer?

De mest almindelige spørgsmål, som rekrutteringsfolk stiller referenterne, handler om at bekræfte kandidatens erfaring, f.eks. deres rolle og arbejdsdatoer. Hvis referencekontrollen skal bruges som grundlag for dine ansættelsesbeslutninger, bør du måske overveje at stille mere detaljerede spørgsmål om deres færdigheder, erfaring og arbejdsstil. Hvis du er interesseret i at fremme din virksomhedskultur, kan du stille spørgsmål med dette i tankerne.

Se Zinc’s generator til referencespørgsmål for at få nogle idéer til kulturorienterede spørgsmål, du kan stille, eller læs vores blog om de bedste spørgsmål til referencetjek.

Hvilke spørgsmål bør jeg ikke stille, når jeg laver referencer?

Det vil være en god idé at holde sig fra emner, der kan føre til diskrimination. Undgå spørgsmål om kandidatens race, religion, seksualitet, civilstand, køn, fysisk helbred eller handicap, da disse spørgsmål ikke bør påvirke dine ansættelsesbeslutninger. Hvis du vælger ikke at ansætte en kandidat, efter at du har spurgt referenten om disse emner, kan du bevæge dig ud i et mudret juridisk farvand.

Du bør måske også være på vagt over for subjektive, lukkede spørgsmål som “ville du genansætte denne person”, fordi referentens svar kan være meget subjektivt og ikke nødvendigvis afspejle kandidatens evne til at udføre det job, vedkommende søger.

Vi giver flere eksempler på spørgsmål, som du bør undgå i vores blog om de bedste spørgsmål til referencer.

Skal jeg have samtykke til at indsamle en reference?

Da en reference er klassificeret som personoplysninger, skal du muligvis bevise, at du har ansøgerens samtykke til at indsamle referencen. I stedet for at bede kandidaten om oplysninger om referencen mundtligt, kan du prøve at spørge via e-mail og eksplicit spørge kandidaten, om han/hun giver samtykke til, at du må kontakte hans/hendes referent på hans/hendes vegne. Det vil betyde, at du har deres skriftlige svar som bevis. Referencedata kan anses for at have to ejere: kandidaten og referenten. Du bør tage hensyn til begge ejere, når du sikrer, at dine referenceregler er i overensstemmelse med databeskyttelsesregler som GDPR.

Hvad gør jeg, hvis jeg ikke kan kontakte en referent?

Et almindeligt problem, som du kan støde på, når du indsamler en reference, er, at du ikke kan kontakte referenten direkte. Det kan skyldes to ting: at du bliver overdraget til HR og ikke direkte til referenten, eller at referenten har forladt virksomheden.

I mange store virksomheder vil HR-afdelingen være ansvarlig for at levere referencer, men som nævnt ovenfor vil en HR-reference måske kun kunne give dig grundlæggende oplysninger om ansættelsesforhold som f.eks. datoer og stillingsbetegnelse. Hvis du ønsker at tale direkte med referenten, skal du forsøge at være vedholdende, så kan det være, at du bliver stillet videre til den rette person. Hvis det ikke virker, kan du bede kandidaten om at oplyse referencens personlige arbejdsmail og om muligt et direkte telefonnummer for at sikre, at du kommer igennem til den person, du skal tale med.

Du kan også opleve, at når du forsøger at kontakte referenten på dennes arbejdsplads, har vedkommende forladt virksomheden. Hvis dette sker, og HR-afdelingen ikke kan give dig referentens nye kontaktoplysninger, skal du gå tilbage til din kandidat for at bede om opdaterede oplysninger eller om kontaktoplysningerne for en anden referent. Dette kan også være et tegn på, at din kandidat ikke har kontaktet dem for nylig for at spørge, om de er villige til at give en reference.

Hvornår kontrollerer de fleste virksomheder referencer for en jobkandidat?

Når virksomheder kontrollerer referencer, er det mest almindeligt, at kontrollen foretages, efter at kandidaten er blevet tilbudt stillingen på visse betingelser. Mange arbejdsgivere kontrollerer referencer, når et tilbud er blevet givet af hensyn til overholdelsen af reglerne. Nogle ansættende ledere kontrollerer en kandidats referencer, før de giver et tilbud. Det er for at de kan bruge referencerne til at informere deres ansættelsesbeslutninger, hvad enten det drejer sig om at vælge mellem kandidater eller om at udforme indslusningsoplevelser.

Vi har fundet ud af, at det stadie, hvor arbejdsgiverne foretager referencerne, ændrer sig, påvirker anvendeligheden af forskellige former for referenceoplysninger. For eksempel kan kompetencebaserede spørgsmål være nyttige, hvis referencen er blevet udført før tilbuddet, da det kan hjælpe med at differentiere mellem kandidater, men det er ikke så nyttigt, når tilbuddet er blevet givet. Kulturbaserede spørgsmål kan være utroligt nyttige, når et tilbud er blevet givet, da disse oplysninger kan bruges til at tilpasse onboarding-rejserne, så de hjælper en nyansat med at få succes, men der er ikke mange situationer, hvor denne type spørgsmål er nyttige, når de stilles før tilbuddet, da de ikke hjælper med at vurdere en kandidats evne til at udføre jobbet. Det er derfor, at Zinc har udviklet forskellige værktøjer til referencekontrol, så du kan få mest muligt ud af dine online referencekontroller.

Hvordan kontrollerer forskellige virksomheder referencer?

Som du måske allerede ved, varierer praksis for referencekontrol fra virksomhed til virksomhed på tværs af regioner og brancher. Her er et bredt overblik over, hvordan virksomheder af forskellig størrelse generelt tjekker referencer.

• Store virksomheder vil normalt bruge tredjeparter eller have et on-boarding-team, som laver referencer i overensstemmelse med reglerne.

• Mellemstore virksomheder vil også bruge tredjeparter eller kun tjekke referencer på ledende stillinger.

• Mindre virksomheder vil enten lade rekrutteringsfolk eller ansættelseschefer kontakte referenterne og indsamle referencer via telefon eller e-mail.

Sådan opdager du en falsk reference

Forskning har vist, at mere end halvdelen af de britiske medarbejdere lyver eller udelader vigtige oplysninger på deres CV, når de søger job. Endnu mere foruroligende er stigningen i antallet af virksomheder, der mod betaling vil give en falsk reference. Det er bekymrende nyheder for både rekrutteringsfolk og ansættelseschefer, som har brug for at stole på, at de personer, de ansætter, er ægte.

Tjek af referencer er en måde at sikre, at din potentielle ansat er lovlig. Her er et par foranstaltninger, du kan træffe for at sikre, at din kandidats referencer er autentiske.

1. Hvis du ikke har hørt om kandidatens tidligere virksomhed før, så søg efter dem på nettet. Kig efter et virksomhedswebsted, en Google Maps-post eller en LinkedIn-virksomhedsprofil. Hvis du kan finde et telefonnummer at ringe til, skal du kontrollere, at områdenummeret passer til det sted, hvor de skulle være.

2. Hvis du ikke kan genkende den virksomhed, hvor kandidaten hævder at have arbejdet, kan du tjekke, om den er lovligt registreret. Hvordan du gør det, afhænger af, hvor i verden virksomheden er hjemmehørende. I USA er virksomhederne f.eks. registreret på delstatsniveau. Du bør kunne finde oplysninger om amerikanske virksomheder på de enkelte staters websted for Secretary of State. I Storbritannien kan du finde oplysninger om registrerede virksomheder via Companies House.

3. Nævn en specifik referencer – bed om at kontakte andre tidligere medarbejdere end dem, som kandidaten har angivet som sine referencer. Dette betegnes som en backchannel-reference (se: Hvem kan give referencer?). Du kan også tjekke virksomhedens hjemmeside eller LinkedIn for medarbejdere, der arbejdede på samme tid som din kandidat; måske finder du endda en fælles forbindelse, som du kan tale med.

Din tjekliste for referencer:

• Beslut, hvilken type reference du har brug for, og dine overordnede mål.

• Beslut, hvornår du vil foretage referencen, før eller efter du afgiver et tilbud.

• Beslut, hvilke spørgsmål du vil stille referenten.

• Bede kandidaten om passende kontaktoplysninger.

• Kontakt referenterne eller brug en tredjepartsleverandør af referencer til at indsamle referencerne for dig.

Back to top

Referencetips til kandidater

Som kandidat kan referencetjekket virke som en hemmelighedsfuld proces, hvor din kommende arbejdsgiver taler om dig til din tidligere arbejdsgiver. Det kan være forvirrende at vide, hvem du skal give som reference, hvordan du skal bede om en reference, og om du kan se din reference. Dette afsnit besvarer disse spørgsmål og flere andre.

Hvem skal jeg give som reference?

Alle, der kan stå inde for dine faglige evner, kan give dig en reference. Den bedste person til at give en reference er en person, der har ledet dig, eller som du har arbejdet tæt sammen med, f.eks. en vejleder eller en leder. Venner og familie anses sjældent for at være egnede referenter. Din fremtidige arbejdsgiver vil gerne have bekræftet din erhvervserfaring og dine evner. Selv om venner og familie måske gerne vil tale positivt om dig, kan de måske ikke give den faglige indsigt, der er nødvendig for at informere dig i din samtaleproces.

Se også:

Hvad sker der, hvis jeg ikke har nogen professionelle referencer? (ingen erfaring)

Hvis du ikke har nogen erhvervserfaring, f.eks. hvis du lige er gået ud af skolen eller universitetet, har du måske ikke en tidligere arbejdsgiver, som du kan bede om at give dig en reference. Hvis dette er tilfældet for dig, bør du tale med din kommende arbejdsgiver og spørge dem, hvilken slags reference de vil acceptere. Her er et par forslag til nogle passende ikke-professionelle referencer.

• Hvis du for nylig har afsluttet en uddannelse, kan du overveje at spørge en lærer eller underviser, som du har et godt forhold til. En særlig nyttig referent vil være en person, der har undervist dig eller vejledt dig i forbindelse med et vigtigt projekt, en opgave eller en afhandling.

• Hvis du har været en del af ungdomsgrupper, kan du bede en ungdomsleder om at give dig en reference.

• Hvis du har arbejdet frivilligt for lokale grupper, velgørenhedsorganisationer eller projekter, kan du bede en vejleder eller teamleder fra et af disse projekter om at give dig en reference.

• Alternativt, hvis du kender en person med et godt omdømme i samfundet, f.eks. et lokalt byrådsmedlem, kan du bede vedkommende om at give dig en reference.

Hvordan beder jeg om en reference?

Når du har fundet nogle få personer, der kan være villige til at give dig en reference, bør du kontakte dem for at spørge dem, om de vil være glade for at blive kontaktet af din kommende arbejdsgiver. Det er vigtigt at få deres samtykke, så du bør måske gøre det skriftligt via e-mail. Du kan også benytte lejligheden til at minde dem om relevante færdigheder, du har demonstreret, eller projekter, du har arbejdet på, mens du arbejdede hos dem. Hvis de giver deres samtykke, skal du huske at takke dem for at give deres tid til at hjælpe dig.

Hvorfor beder rekrutteringsbureauer om 2-5 referencer?

Rekrutteringsbureauer beder normalt om mere end én reference som en sikkerhedsforanstaltning, når de skal kontrollere de oplysninger, som en kandidat har givet dem. At ansætte en ny medarbejder er altid forbundet med en vis risiko, så hvis mere end én ekstern person bekræfter de oplysninger, som kandidaten har givet dem, kan de være mere sikre i deres ansættelsesbeslutninger. De kan også spørge af overensstemmelseshensyn, da nogle brancher som f.eks. finanssektoren kræver referencekontrol, der strækker sig over et vist antal år.

Vil min nye arbejdsgiver acceptere en skriftlig reference?

Referencebreve er ikke det samme som en fremtidig arbejdsgiver eller en tredjepartsleverandør, der direkte kontakter dine referenter. Din rekrutteringsansvarlige eller ansættende chef vil måske gerne stille spørgsmål, der er specifikke for den stilling, du er til samtale om, så et referencebrev er måske ikke nok til at sikre dig stillingen. Hvis du har et referencebrev – enten et fysisk brev eller et Word/PDF-dokument – er det ikke skadeligt at spørge, om din fremtidige arbejdsgiver vil acceptere det. Du skal ikke blive modløs, hvis de afslår, det betyder blot, at de har deres egen praksis for referencer, som de ønsker at følge.

Det kan desuden være sværere at validere et referencebrev end en verificeret e-mail-kæde fra referentens virksomheds-e-mailadresse eller en digital verificeret reference, så du bør måske overveje en af disse metoder i stedet for et brev.

Kan jeg se mine referencer?

Dine referencer er klassificeret som dine personlige oplysninger. Siden 2018 har du i Storbritannien og EU i henhold til GDPR haft ret til gratis at få adgang til dine personlige data, som virksomheder ligger inde med. Hvis du ønsker at se din reference, har du ret til at bede den relevante afdeling i virksomheden om at give dig referencen eller eventuelle noter fra en telefonsamtale.

I andre dele af verden kan du bede om at se dine referencer, men virksomheden er muligvis ikke juridisk forpligtet til at vise dig din reference.

Der findes nogle digitale værktøjer, der giver jobansøgere mulighed for at indsamle, se og genbruge deres referencer. Zinc giver f.eks. brugerne mulighed for at indsamle verificerede referencer og dele dem med potentielle arbejdsgivere. Zinc-referencer gemmes på blockchainen, så de er evigt gyldige.

Er referencer til arbejde fortrolige?

Når referencer indsamles som en del af ansættelsesprocessen, kan din rekrutteringsansvarlige eller ansættende leder have brug for at dele dine referencer med en anden person i virksomheden. Ofte er der mange personer involveret i beslutningen om ansættelse, så de vil dele oplysninger om alle kandidater med de relevante personer i virksomheden.

Referencerne skal være retfærdige, nøjagtige og ikke misvisende. Hvis du mener, at din referent har sagt noget forkert eller diskriminerende, kan du bede om at se referencen. Hvis du mener, at referencen har kostet dig jobbet, kan du tale med din referent for at spørge ham/hende, hvorfor han/hun har skrevet, som han/hun gjorde, og for at undgå at gøre det i fremtiden. Hvis deres reference er bevidst falsk eller vildledende, kan du måske anfægte dem.

Hvis du ikke kan nå til enighed med din referent om at skrive en mere retfærdig og præcis reference, kan du overveje at bede en anden person om at give dig en reference. Dette afsnit kan hjælpe dig med at beslutte, hvem du skal spørge.

Hvad betyder det, når HR ringer efter en referencekontrol?

Der er et par scenarier, der kan være tale om her. Det bedste scenarie er, at HR har kontrolleret dine referencer på tilfredsstillende vis og gerne vil give dig et tilbud. Et andet scenarie kunne være, at de ikke har været i stand til at kontakte dine referencer og ønsker at bede dig om alternative personer, som de kan kontakte for at bekræfte din historie. Der er også den mulighed, at de har været i stand til at kontakte dine referenter, og at de ikke var tilfredsstillende. Det kan være, at der kom noget frem i referencekontrollen, som de ønsker at drøfte med dig, eller at de har besluttet ikke at give dig et tilbud.

Hvorfor har mange virksomheder en politik mod at give referencer?

Som regel nægter nogle virksomheder at give en reference, så de kan undgå ethvert ansvar. I nogle brancher som f.eks. den finansielle sektor er dette ikke tilladt, og du kan anfægte en arbejdsgiver, der nægter at give en reference.Hvis din tidligere virksomhed har nægtet at give dig en reference og ikke er i en branche, hvor det er obligatorisk at give en reference, skal du måske tænke på andre personer, der kan give dig en reference. Afsnittet “Hvem kan give referencer?” kan hjælpe dig med at afgøre, hvem det vil være hensigtsmæssigt at spørge.

Kan jeg slippe af sted med at give falske referencer?

Afgivelse af en falsk reference er en uærlig aktivitet, som kan give dig problemer senere hen i livet. Hvis du bliver ansat efter at have givet en falsk reference, og din virksomhed finder ud af det, kan det være en grund til at blive afskediget.

Selv om det er sandt, at mange mennesker er sluppet af sted med at give falske referencer, er disse dage talte. Ansættelseschefer henvender sig til tredjepartsvirksomheder, der bruger nye teknologier til at verificere deres referencer. Hvis du føler, at du er nødt til at forfalske en reference til et bestemt job, er det måske værd at overveje, om stillingen overhovedet er egnet til dig.

Back to top

Referencetips til referencer

Hvis du skal give en reference til en tidligere kollega eller medarbejder, har du måske spørgsmål om, hvilke oplysninger du kan give i en reference og om eventuelle juridiske konsekvenser. Dette afsnit besvarer dine spørgsmål og meget mere.

Hvad må jeg sige i en reference, og hvad må jeg ikke sige?

Når du giver en reference, skal det, du siger, være retfærdigt og korrekt, og det må ikke føre til forskelsbehandling, så husk på dette, når du giver en reference. Der er også lokale love, som du måske skal tage hensyn til.

I USA er der begrænsninger for, hvad der kan og ikke kan oplyses til potentielle arbejdsgivere i en reference, lige fra årsager til opsigelse eller adskillelse til faglig adfærd. Disse love varierer fra stat til stat, så hvis du er usikker, vil det være klogt at undersøge, hvad du kan og ikke kan sige.

I Storbritannien kan arbejdstagere have ret til at anfægte en reference, hvis de mener, at den var uretfærdig eller vildledende, især hvis de kan bevise, at det har kostet dem et job.

Hvis du ønsker at give en mere detaljeret, positiv reference, kan du medtage beskrivelser af, hvornår I har arbejdet sammen, projekter, I har arbejdet på, og kandidatens styrker i disse situationer. Du kan også inkludere konstruktiv kritik og råd til, hvordan du kan få mest muligt ud af kandidaten, f.eks. ved at nævne ledelsesstile eller arbejdssituationer, som han/hun ville trives i eller ikke ville være velegnet til. Ansættelseschefer vil virkelig sætte pris på alle ærlige og fair oplysninger, som du kan give.

Hvad skal jeg gøre, hvis jeg bliver bedt om at give en jobreference, som jeg ikke ønsker at give?

Om du kan nægte at give en reference afhænger af den kontrakt, som kandidaten havde med din virksomhed, af den branche, du arbejder i, og af den lokale lovgivning.

Hvis deres ansættelseskontrakt siger, at kandidaten skal have en reference, er du nødt til at overholde den. I nogle brancher står der også, at du skal give en reference (nogle gange inden for en bestemt tidsramme), f.eks. inden for finanssektoren eller sundhedssektoren.

Hvis loven ikke dikterer, at du skal give en reference, har du mulighed for at nægte at give en reference. Det ville hjælpe kandidaten, hvis du kunne fortælle dem, hvorfor du ikke ønsker at blive skrevet op som reference, f.eks. hvis du ikke mener, at du kender deres færdigheder og erfaring godt nok til at anbefale dem.

Svaret på dette afhænger af din branche eller dit geografiske område. I nogle amerikanske stater er visse brancher forpligtet til at give en reference inden for en bestemt tidsperiode, eller kandidater har en bestemt tidsramme, inden for hvilken de kan anmode om en reference. Du bør tjekke den lokale lovgivning for at se, om du er forpligtet til at give en reference eller ej. Hvis du ikke ønsker at give kandidaten en reference, vil det være nyttigt, hvis du kan forklare dine grunde hertil, så de kan vælge en mere passende referent.

Kan jeg blive holdt ansvarlig, hvis jeg giver en dårlig reference?

Du bør sikre dig, at det, du siger i din reference, er sandt og retfærdigt. Du kan blive holdt ansvarlig, hvis du bevidst anfører noget, der er forkert eller vildledende. Som altid varierer lovgivningen fra land til land og fra stat til stat. Hvis du er i tvivl, bør du tjekke din lokale lovgivning eller indhente juridisk rådgivning.

Hvor hurtigt skal jeg give en reference?

Afhængigt af din branche, din virksomhedspolitik eller lokale love kan du være nødt til at svare på en reference inden for en bestemt tidsfrist, som f.eks. i nogle amerikanske stater. Jobtilbud gives ofte på betingelse af, at kandidatens referencer er tilfredsstillende, så hvis man svarer så hurtigt som muligt, kan det sætte kandidaten i en gunstigere position.

Hvad kan rekrutteringsfolk spørge om, når de kontrollerer referencer?

Når de indsamler referencer, vil de fleste rekrutteringsfolk spørge om grundlæggende oplysninger om kandidaten, f.eks. jobtitel og anciennitet i tjenesten. De ønsker måske også at få bekræftet kandidatens opgaver og ansvarsområder. Nogle rekrutteringsspecialister ønsker måske at undersøge kandidatens færdigheder, evner og evner lidt mere indgående for at kunne træffe deres beslutninger om ansættelse eller videreuddannelse.

Hold øje med spørgsmål, der kan føre til forskelsbehandling på grund af race, religion, seksualitet, civilstand eller køn. For eksempel kan spørgsmål som “hvor mange sygedage har kandidaten taget?”, “har kandidaten planer om at få børn snart?” eller “hvordan vil du vurdere kandidatens tiltrækningskraft?” føre til diskriminerende beslutninger. Hvis du svarer, kan du blive holdt ansvarlig, så det er bedst at afvise at svare på disse spørgsmål.

Hvem skal give sit samtykke før kontrol af referencer?

For at indsamle en reference skal du have samtykke fra både kandidaten og referenten. Referencedata kan anses for at have dobbelt ejerskab, da referencen, selv om det er referentens ord, indeholder oplysninger om kandidaten, så det er også klassificeret som deres data. Du skal også have begge parters samtykke til at gemme referencerne.

Kan jeg give en dårlig reference?

Legalt set skal referencer være sande og retfærdige beretninger, der ikke er bevidst vildledende. I nogle tilfælde kan arbejdsgiveren give oplysninger om f.eks. årsager til opsigelse og eventuelle disciplinærsager, og selv om disse oplysninger måske ikke er gunstige, er de normalt ikke ulovlige. Hvis du er usikker, kan du søge juridisk rådgivning.

Hvordan påvirker GDPR referencekontrollen?

GDPR er lovgivning i EU om databeskyttelse. Hvordan du indsamler og opbevarer referencer i EU skal være i overensstemmelse med GDPR. Du kan læse de fulde retningslinjer her, men det vigtigste, du skal overveje, er samtykke til at indsamle referencen og gemme referencen. Referencer klassificeres som personoplysninger for både referenten og kandidaten, hvilket betyder, at begge har ret til at bede om at få lov til at se dem og begge har ret til at bede om at få dem slettet.

Rekrutteringsbureauer – det er dit ansvar at instruere kandidaten om at bede om referentens samtykke til både at videregive referentens kontaktoplysninger og indsamle referencen. Dette vil gøre det lettere for dig at indsamle referencen, da referenten forventer, at du kontakter ham.

En fordel ved digitale referencer ved hjælp af decentraliseret lagring er, at du ikke behøver at bekymre dig om at slette data fra dit personlige drev eller anmode om tilladelse til at gemme data f.eks. som en mappe med PDF-filer eller sporingsoplysninger i e-mail-konversationer.

Back to top

Konklusion

Referencepraksis varierer fra virksomhed til virksomhed, fra branche til branche og fra land til land. På grund af dette kan processen føles ret skræmmende, hvilket fører til, at nogle virksomheder helt dropper referencepraksis. Hos Zinc mener vi, at referencer kan blive bedre. Det kan være mere gennemsigtigt, enkelt og produktivt for alle involverede. Vi håber, at denne vejledning har hjulpet med at tydeliggøre referenceprocessen, uanset om du søger et job, giver en reference eller rekrutterer.

Hvis du gerne vil deltage i referencerevolutionen, kan du bestille en demo for at se, hvordan Zinc’s automatiserede referenceredskaber kan hjælpe dig med at maksimere dine online referencekontroller.

*Juridisk ansvarsfraskrivelse:

Denne vejledning er kun til generel information. Selv om vi bestræber os på at sikre, at oplysningerne på dette websted er korrekte, gives der ingen garanti, hverken udtrykkeligt eller stiltiende, for deres nøjagtighed, og vi påtager os intet ansvar for fejl eller udeladelser. Denne vejledning udgør ikke juridisk rådgivning, og hverken Zinc eller nogen af dets medarbejdere kan holdes ansvarlige for eventuelle skader som følge af brugen af eller manglende evne til at bruge oplysningerne i denne vejledning. Zinc kan desuden ikke holdes ansvarlig for nogen form for handling eller beslutning, der træffes som følge af brugen af denne vejledning.