UPDATED 9/27/20 5:09pm PT:
Som kontorchef kan processen med at finde ud af, hvordan du skal betale dine medarbejdere for fritid, virke lidt kompliceret. Hvad kræves der, når det drejer sig om ferie, sygeorlov og andre former for betalt orlov? Er der nogen usikre former for gråzoner, når det drejer sig om langvarigt fravær for medarbejdere som f.eks. graviditet eller sygeorlov? Hvilke rimelige tilpasninger skal dit kontor forvente at foretage i den slags scenarier?
Glædeligt nok har vi opdelt det hele for dig: Hvad der er lovpligtigt, hvad der er dit valg, og hvad der ligger midt imellem. I sidste ende vil denne uofficielle guide til betalt vs. ubetalt orlov besvare alle dine mest presserende spørgsmål og hjælpe dig med nemt at træffe de rigtige politikker for din praksis.
Lønnet orlov:
I din praksis er der sandsynligvis visse former for orlov, der på forhånd er fastlagt som betalt. Fra ferie til sygeorlov til betalt ferie og andre former for orlov, er der altid visse krav, der altid følger med betalt orlov. For at finde ud af betalt orlov skal du først forstå, hvad der kræves.
Ferietid
De fleste kender til betalt orlov i form af betalt fritid eller PTO. For at optjene PTO akkumulerer medarbejderne fridage i løbet af deres tid på arbejdet, som de så kan bruge til ferie. Selv om der ikke er noget føderalt mandat vedrørende betalt ferie (eller endog ubetalt ferie), er det en populær fordel, som langt de fleste arbejdsgivere vælger at tilbyde. Mængden af betalt ferietid opbygges typisk for medarbejdere baseret på den tid, de har arbejdet for deres praksis, samt det niveau, de besidder på kontoret. For at optjene ferietid skal de berettigede medarbejdere blot møde op på arbejde!
Anbefalet læsning: Evaluate Your PTO Benefit Policies & Gør HR i din praksis mere produktiv – Del 1
Sygdomsorlov
Getro det eller ej, der er ingen føderale love, der kræver, at arbejdsgivere skal betale deres medarbejderes sygeorlov. Mange stater, byer og kommuner har dog mandater, der kræver, at lokale arbejdsgivere skal tilbyde betalte sygedage. Dette fører os naturligvis til et af de største spørgsmål omkring obligatorisk betalt sygeorlov: lægeerklæringer.
Kort sagt må en kontorchef ikke anmode om en lægeerklæring for dage, der falder ind under medarbejderens obligatoriske betalte sygeorlov. Dette er en beskyttet orlov og skal gives uden at der stilles spørgsmål i de fleste scenarier. At kræve en lægeerklæring ville være en overtrædelse af denne obligatoriske betalte sygeorlov, og loven om obligatorisk betalt sygeorlov – som alle andre love – er ikke efter arbejdsgiverens skøn. Det er et mandat, som arbejdsgiveren skal følge.
Når en medarbejders obligatoriske betalte sygeorlov er opbrugt, har en kontorchef imidlertid fleksibilitet til at nægte eller godkende yderligere fravær eller bede om lægeerklæringer for at godkende fraværet. Husk, at selv med en lægeerklæring er det muligt, at du aldrig følger op på lægen. Dette ville være en overtrædelse af din medarbejders HIPAA-rettigheder. Notatet kan kun indeholde lægens navn og den dato/det tidspunkt, hvor din medarbejder blev set. Hvis du vil anmode om en lægeerklæring i forbindelse med en medarbejders fravær, skal du desuden sikre, at du har en politik (f.eks. at du anmoder om en erklæring efter den tredje ulønnede sygedag), der gælder på samme måde for alle medarbejdere i praksis.
Hvis du har yderligere spørgsmål, skal du sørge for at aftale en konsultation med HR for Health for at sikre, at du kender lovgivningen om lægeerklæringer og obligatorisk betalt sygeorlov.
Anbefalet læsning: Det er på tide at evaluere dine PTO-ydelsespolitikker (Del 2 – Optjening af ydelser)
Andre betalt orlov
Ud over ferie og sygeorlov er din praksis lovmæssigt forpligtet til at give orlov til juryarbejde, stemmeafgivning, visse helligdage og eventuelle militære forpligtelser. Selv om det typisk afhænger af en bestemt medarbejders status (fritaget vs. ikke-fritaget), om disse skal betales eller ej. Desuden vælger nogle arbejdsgivere at tilbyde betalt efterlønsorlov i tilfælde af en medarbejders nærmeste familiemedlems død.
Grå områder for medarbejderorlov
Som du sikkert ved, er visse dele af medarbejderorlov ikke så skåret og tørt. Faktisk er nogle af disse gråzoner bare ganske enkelt forvirrende. Alligevel er disse områder forbundet med deres egne krav, ligesom de former for betalt orlov, der er udforsket ovenfor. Disse krav tjener til at hjælpe dig med bedre at forstå, hvordan disse orlovstyper indgår i debatten om betalt vs. ubetalt orlov.
Family Medical Leave Act (FMLA)
Family Medical Leave Act er et føderalt mandateret program, der giver medarbejdere mulighed for at tage orlov på grund af personlige medicinske problemer, familiemæssige medicinske problemer eller af militære årsager. Selv om dette mandat gør det muligt for medarbejdere at tage op til 12 ugers ubetalt orlov og stadig være i stand til at vende tilbage til arbejdet, er der stadig nogle bestemmelser.
For det første er medarbejdere kun kvalificerede, hvis de har arbejdet i din praksis i mindst et år og har arbejdet mindst 1250 timer inden for det år, der går forud for den ønskede orlov. For det andet skal denne orlov ikke betales, medmindre medarbejderne har eksisterende PTO uden for FMLA-tiden. Men når medarbejderens PTO er opbrugt, er du ikke forpligtet til eller forpligtet til at betale for yderligere tid i henhold til FMLA’s krav. Endelig er medarbejderne kun berettiget til FMLA-orlov, hvis arbejdsgiveren har 50 eller flere medarbejdere inden for et område på 75 miles.
Mor- og fædreorlov
Selv om forældreorlov teknisk set kan falde ind under FMLA i nogle tilfælde, vælger nogle praksis stadig at tilbyde betalt (eller ubetalt) fritid specifikt til nye forældre som en ekstra fordel. (Dette kan være en attraktiv mulighed for dine nye og eksisterende medarbejdere, hvis du vælger at tilbyde det). Det er også vigtigt at bemærke, at hvis din praksis ligger i Californien, Rhode Island eller New Jersey, kan du være lovmæssigt forpligtet til at tilbyde forældreorlov, afhængigt af størrelsen af dit team. Overvej at kontakte HR for Health for at få mere at vide om dit ansvar, hvis du befinder dig i disse stater.
Graviditetsorlov med handicap
Oven i den obligatoriske barsels- og fædreorlov i stater som Californien beder visse stater arbejdsgivere med et vist antal ansatte om at tilbyde handicaporlov til gravide medarbejdere, som ikke kan udføre deres nuværende arbejdsopgaver. Selv om denne orlov ikke skal være betalt, er det endnu en gråzone, hvor kontorchefer frit kan vælge, hvordan de ønsker at opstille deres specifikke politikker for at passe bedst muligt til deres praksis.
Ubetalt orlov: Hvad er rimelige tilpasninger?
I HR-verdenen er der én sætning, der vækker frygt hos arbejdsgivere overalt: rimelige tilpasninger. Denne sætning (og de omkringliggende rygter og misforståelser af den lov, den stammer fra) fremkalder billeder af dyre ændringer og potentielle retssager, men virkeligheden er, at disse tilpasninger ofte er meget enkle, meget logiske værktøjer. Et værktøj, som bør – og ofte skal – betragtes som en rimelig tilpasning for medarbejdere, er ulønnet orlov.
I henhold til Americans With Disabilities Act (ADA) bør de fleste perioder med midlertidig orlov betragtes som rimelige tilpasninger, hvis medarbejderen anmoder om det. Mange retssager, hvor arbejdsgivere er blevet holdt ansvarlige for overtrædelser af ADA, vedrørte deres afslag på at give ulønnet orlov. En ubegrænset periode med ulønnet orlov er imidlertid ikke forpligtet til at blive bevilget i henhold til ADA. Hvis hverken din medarbejder eller dennes læge kan angive en dato, hvor medarbejderen kan vende tilbage til kontoret og udføre de væsentlige opgaver, som praksis har brug for, er det måske ikke nødvendigt at give en sådan ubestemt og usikker periode med ulønnet orlov.
I sidste ende er den bedste tilgang til håndtering af ulønnet orlov at kommunikere med medarbejderen om dennes behov på arbejdspladsen på baggrund af lægens anbefalinger. Dette gælder især i tilfælde af psykiske problemer som PTSD, angst eller depression, hvor korte perioder med ubetalt orlov kan forbedre din medarbejders generelle mentale og fysiske helbred betydeligt og gøre det muligt for vedkommende at fortsætte med at arbejde så godt, som det forventes.
Som altid skal du konsultere din advokat for at få hjælp og uddanne dig om ADA-kravene for at undgå utilsigtede overtrædelser. Du kan også kontakte HR for Health i dag og planlægge en konsultation.
Lær mere om håndtering af orlov med eksperterne hos HR for Health. Kontakt os pr. telefon på 877-779-4747 eller ved at sende en e-mail til [email protected] i dag.
