Det absolutte grundlag for versionshistorik

En af de mest nyttige værktøjer i SharePoint er nok versionshistorik. Det giver dig en løbende liste over de ændringer, der er sket i dine filer i løbet af deres levetid. Specifikt giver versionshistorikken dig adgang til gamle kopier af dine filer og viser dig nummeret på hver version, størrelsen på hver version samt hvem der har oprettet hver version og hvornår.

Måske tror du, at det backup-værktøj, som din organisation bruger på dine delte drev, allerede er godt nok? At du aldrig ville have brug for noget andet? Tænk dig om igen. Nedenfor kommer jeg ind på meget konkrete eksempler på, hvornår mange sikkerhedskopieringer af delte drev ikke opfylder dine behov, hvilket potentielt kan medføre timevis af omarbejde, som du ellers aldrig ville skulle gøre, hvis – du gættede det – du brugte SharePoint fra begyndelsen.

Versionshistorik bruges generelt på to måder:

1. Playmring af gammel versionshistorik: Du får ren og skær glæde af at have gamle versioner af dine filer gemt og gemt i SharePoint, så du kan sammenligne den aktuelle version med ældre kopier (fantastisk til at få kontekst for ændringer eller den aktuelle tilstand), holde styr på, hvem der har foretaget hvilke ændringer (eller hvem der har været i din fil), og/eller til at gendanne gamle versioner, hvis den aktuelle er dårlig, ødelagt eller bare alt for beklagelig. Dybest set er det et dejligt, simpelt, brugervenligt backup- og revisionssystem. Og det kræver ikke IT’s hjælp at bruge.
2. Et robust udgivelsessystem: Med versionshistorik kan du offentliggøre dine dokumenter på en måde, der ikke er ulig den måde, hvorpå software frigives. Versionsnummeret betyder noget, adgangen til forskellige typer udkast er begrænset, og dine dokumenter er stærkt kontrolleret. Dette system er yderst nyttigt i en virksomhedsatmosfære, men også mere komplekst at opsætte og vedligeholde.

Jeg vil kun tale om de almindelige anvendelser af versionshistorik – punkt 1 ovenfor – i dette indlæg. I et fremtidigt indlæg vil jeg diskutere, hvordan du kan bruge versionsfrigivelsessystemet i din organisation. Og hvis du gerne vil forstå disse begreber i videoformat (du ved, fremtidens måde), kan du tage et kig nedenfor.

Hvis din organisation bruger delte drev som den vigtigste metode til opbevaring og deling af filer, har du måske bemærket – muligvis i et anfald af ren panik – at der ikke er nogen rigtig nem måde at få fat i en gammel version af din fil på, hvis noget går galt. Du er overladt til backup-timeren, som sandsynligvis udfører et dagligt arbejde kl. f.eks. midnat for at gemme og sikkerhedskopiere dine filer.

Hvis du er rigtig heldig, sikkerhedskopierer din it-afdeling oftere. En af mine tidligere arbejdsgivere foretog faktisk sikkerhedskopiering af delte drev hver time på timen og gemte disse filer i en dag. Derefter gemte den en daglig sikkerhedskopi (lad os sige hver aften ved midnat) i en uge, og en ugentlig sikkerhedskopi (lad os sige fra søndag aften) i en måned. Men de fleste steder gør man ikke dette. Det er enormt ressourcekrævende, både for mennesker og plads.

Det er heller ikke så nyttigt, som det lyder. Hvis du har en mulighed for sikkerhedskopiering hver time, og du laver meget arbejde på en fil i den time, og du så ved en fejl gemmer over din fil, så sidder du fast med det, der blev sikkerhedskopieret ved den sidste time, uanset hvor mange gange du har gemt filen i løbet af den time. Du kan miste en masse produktivitet med et enkelt forkert klik.

Så selv om dine sikkerhedskopieringer på det delte drev har værdi, er det vilkårligt og baseret på, hvornår din it-afdeling har konfigureret sine systemer til automatisk sikkerhedskopiering. Du ved ikke, hvor længe disse sikkerhedskopieringer varer, det er måske ikke dokumenteret, hvornår de faktisk finder sted – på timen, en halv time, midnat, hvornår? – og det kan være, at du skal indsende en fejlmelding for overhovedet at få adgang. Lyder upålideligt.

SharePoint tilbyder versionshistorik, som opretter en ny version af en fil 1) hver gang du gemmer din fil, 2) hver gang du tjekker en fil ind, 3) overskriver en eksisterende fil, eller 4) hvis du er medforfatter, hver halve time efter at nogen begynder at redigere en fil.

Hvorfor er det bedre? Versioner oprettes, når du synes, de skal oprettes. Du er ikke længere afhængig af, at systemet skal tage backup for dig. Og du kan springe tilbage og se enhver historisk version, som du ønsker. Du kan endda gendanne en gammel version og helt overskrive den aktuelle version. (Og hvis du fortryder den beslutning, kan du gendanne den sidste version over gendannelsen! Så meta!)

Versionshistorik giver dig kontrol over dine filers levetid, giver dig mulighed for at se, hvem der har været i dem, og giver dig mulighed for at rette fejl.

Sørg først for, at den er aktiveret

Sørg for, at versionshistorik er aktiveret i dit dokumentbibliotek. Desværre er versionshistorikken som standard deaktiveret i et helt nyt dokumentbibliotek i SharePoint 2013. Fra slutningen af 2015 er versionshistorik heldigvis aktiveret i et nyt dokumentbibliotek i SharePoint Online.

Det sagt, er det dit ansvar at kontrollere, at versionshistorikken er aktiveret i dit dokumentbibliotek. Du skal ikke bare antage det! Sådan gør du: Hvis du ser nedenstående indstillinger for versionshistorik, er den aktiveret.

Når versioner oprettes

Versioner oprettes, når du udfører en af følgende handlinger:

1. Gem filen (klientapp): Når du åbner en fil i klientprogrammet – altså ikke Office Web Apps (OWA) eller Office Online (OO), som er i browseren – og klikker på knappen “Gem” i det pågældende program, oprettes der en ny version.
2. Som eksempel, hvis du åbner et Word-dokument i den fulde Word-app, oprettes der en ny version, hver gang du trykker på knappen “Gem” i Word.
3. Rediger i 30 minutter (browser-app):
4. Rediger i 30 minutter (browser-app): Hver tredive minutter efter, at du har startet redigering af en Office-fil i OWA/OO, oprettes der en ny version. Da der ikke er nogen “Gem”-knap i OWA/OO, er der ingen intuitiv måde at fremtvinge oprettelsen af en version på. Hvis du vil tvinge en version til at blive oprettet, skal du lukke OWA/OO (bare rolig, dine ændringer gemmes automatisk, de er bare ikke i en ny version endnu), tjekke filen ud, og derefter tjekke den ind igen med det samme.
5. Overskriv en fil: Når du uploader en fil med samme navn som en allerede eksisterende fil i dokumentbiblioteket. I stedet for at overskrive filen fuldstændigt, oprettes der en ny version af den.
6. Hvis du f.eks. uploader en fil med navnet “Movie1.mp4”, og dit bibliotek allerede har en fil med det navn, spørger SharePoint dig, om du vil erstatte filen. Hvis du angiver, at du vil, vil den oprette en ny version af den pågældende fil, selv om det er en helt anden fil.
7. Check en fil ind: Hvis du tjekker en fil ind efter at have tjekket den ud, oprettes der en ny version; selv hvis du ikke foretager nogen ændringer, får du stadig mulighed for at oprette en ny version.

Hvor mange versioner der gemmes

Det antal versioner, der gemmes, afhænger af det system, du bruger, og indstillingerne for det bibliotek, du gemmer til.

I henhold til Microsoft har SharePoint 2013 og SharePoint Online (Office 365) følgende begrænsninger:

• Større versioner:
  • Større versioner: Microsoft foreslår, at der ikke gemmes mere end 400.000 versioner. Herefter fungerer åbning, lagring, sletning eller visning af versionshistorik muligvis ikke. (Læs: “Prøv det på egen risiko.”) Gud hjælpe dig, hvis du nogensinde får brug for at gemme 400.000. Hvis det er tilfældet, vil jeg være sikker på, at der er en advokat involveret på en eller anden måde.
  • Mindre versioner: Op til 511 mindre versioner er tilladt. Det er en hård grænse, og du kan ikke gå ud over den.

  Det sagt, når du aktiverer versionshistorik i et bibliotek on-premises (altså SharePoint 2013), indtaster den ikke en numerisk grænse, så den er stort set uendelig. Et bibliotek i SharePoint Online indtaster derimod automatisk en grænse på 500 hovedversioner til at starte med. I begge systemer kan denne værdi ændres af webstedsejeren.

  Jeg er sikker på, at grunden til ingen grænser i on-prem er, at Microsoft er ligeglad med, hvor meget plads du bruger på dit eget system; men de vil ikke have, at du går helt amok på deres system og “spilder” deres plads. Det er i hvert fald det, der giver mening for mig. Og når man tænker på, at versionsgrænsen var 100, dengang jeg brugte SharePoint 2007, er det faktisk ret godt, at de starter ved 500.

  (SharePoint 2010 understøtter også 400.000 hovedversioner; der er ingen oplysninger om grænser for mindre versioner. En lignende kilde for SharePoint 2007 angiver ikke grænser for versionshistorik.)

  Nu, bare fordi disse tal alle er så høje, betyder det ikke, at du skal begynde at lave versioner på kryds og tværs. Ejeren af dit websted kan – af meget legitime grunde eller nogle gange af helt vilkårlige grunde, herunder at du ikke ved bedre – ændre det maksimale antal versioner til en noget lav værdi. Så du bør altid spørge webstedsejeren, hvad politikken for versionshistorik er i dit dokumentbibliotek, så du ikke bliver ubehageligt overrasket over, at de tidligste versioner af dine filer mangler.

  Accessing the versions of a file

  De tre mest almindelige måder at få adgang til versionshistorikken for en fil på er:

  1. Højreklik på filnavnet, og klik på “Versionshistorik”.
     Dette virker kun i SharePoint Online og SharePoint 2016.
  2. Kryds feltet ud for filnavnet, klik på fanen “Fil” i farvebåndet, og klik på “Versionshistorik”.
     Dette virker i SharePoint 2013, 2016 og SharePoint Online.
  3. Klik på ellipserne (…) til højre for filnavnet, klik derefter på ellipserne (…), der vises i svævningsruden, og klik derefter på “Versionshistorik”.
     Dette virker i SharePoint 2010, 2013, 2016 og SharePoint Online.

  

  Fanebladet med versionshistorik

  Når du følger ovenstående trin, vises fanebladet med versionshistorik, hvor du kan se den aktuelle og tidligere versioner af din fil. Du får vist oplysningerne i et tabelformat med 1) versionsnummer (i faldende rækkefølge), 2) et knyttet dato- og tidsstempel, der viser, hvornår versionen blev oprettet, 3) hvem der har foretaget ændringen, 4) filens størrelse på det tidspunkt, hvor ændringen blev foretaget, og 5) eventuelle kommentarer fra redaktøren.

  Alle metadata, der er ændret, vil også blive angivet på listen. Du kan sortere kolonnerne i alfanumerisk rækkefølge ved at klikke på kolonneoverskriften (f.eks. “No.”, “Modified”, “Modified By”, osv.). Dette er nyttigt, hvis du leder efter alle ændringer foretaget af en bestemt person, eller når filstørrelsen er forblevet nogenlunde den samme, hvilket indikerer minimale ændringer mellem versionerne.

  Som eksempel kan du se skærmbilledet nedenfor. Dette er et Excel-regneark, der har otte versioner. De er alle blevet oprettet af mig, og du kan se størrelsesændringerne antyde, at indhold blev tilføjet eller slettet med disse versioner. Jeg ændrede feltet Titel i filen, da jeg oprettede version 4.0, så filen fik et mere beskrivende navn (og vil blive vist højere i søgeresultaterne). SharePoint viser denne ændring med version 4.0.

  

  Jeg har endnu ikke gjort brug af kommentarfeltet. Kommentarfeltet er nyttigt til at give et kort resumé af de ændringer, der er foretaget, men det er nemt at glemme at inkludere info her, fordi man kun bliver spurgt, om man vil inkludere en kommentar, hvis man tjekker filen ud og derefter ind.

  Da jeg sjældent bruger check ind/ud, efterlader jeg næsten aldrig kommentarer. Men det kan være meget nyttigt for dig og dine kolleger. Hvis du ikke har brug for check in/out i dit bibliotek, kan du stadig tjekke filen ud, redigere den og derefter tjekke den ind. Du vil blive bedt om en kommentar, når du checker filen ind.

  Versionsruden giver dig også mulighed for at slette alle versioner. Hvis du beslutter dig for, efter at du har slettet alle versioner, at du fortryder denne beslutning, kan du gendanne nogle eller alle versioner ved at gå til webstedets papirkurv og gendanne versionerne derfra. (Der er flere oplysninger om gendannelse af slettede versioner nedenfor.)

  Handling af en gammel version

  Fra versionshistorikruden kan du få vist, gendanne eller slette gamle versioner af dine filer. Klik på den rullemenuen, der vises, når du holder musen over tidsstemplet for den version, du er interesseret i.

  • Klik på tidsstemplet: Dette vil downloade filen, som den eksisterede, da det var den mest aktuelle version. Dette giver dig mulighed for at åbne den aktuelle version og den downloadede version og sammenligne de to, hvis det er nødvendigt. Eller hvis du har brug for at hente gamle oplysninger/data fra en gammel version, er det sådan her, du gør det.
  • Vis: Dette vil åbne metadataene til filen. Den åbner ikke filen i en skrivebeskyttet tilstand, selv om det er det, du måske antager, at den gør. Den viser filnavnet, titlen og eventuelle andre metadata, som du måtte have knyttet til dokumentbiblioteket.
  • Gendan: Ved at vælge denne indstilling tager du den pågældende version og gør den til den “nye” aktuelle version. Den gamle aktuelle version bliver den næstmest aktuelle version. Dette er nyttigt, hvis du helt vil se bort fra ændringer foretaget af en kollega, eller hvis den seneste version af filen er blevet beskadiget.
  • Slet: Hvis du klikker på slet, flyttes denne version af filen til dit websted i papirkurven. Dette kan være nyttigt, hvis der er forældede oplysninger, som kan være skadelige for andres arbejde, hvis de falder over denne version af filen. Det kan også være nyttigt, hvis en beskadiget version af filen giver dig problemer. Du skal bare slippe af med den. Bemærk: Du kan gendanne en slettet version ved at gå til din papirkurv, markere feltet ud for filnavnet (med versionsnummeret i parentes ved siden af) og klikke på “Gendan valg”. Versionen vil blive gendannet som det korrekte versionsnummer med nøjagtige metadata bevaret.
  • Link direkte til en hvilken som helst version: Du kan linke til en version ved at højreklikke på tidsstemplet for den pågældende version og klikke på “copy link address”. Når du indtaster den kopierede URL-adresse i en adresselinje, downloader den filen straks, som om du havde klikket på tidsstemplet, som beskrevet i det første punkt på denne liste.

  

  Køber pas på

  Versionshistorik har sine begrænsninger. Og du bør være opmærksom på, hvad disse er. Gør dig bekendt med mit indlæg “Buyer Beware” om versionshistorik. Du vil måske komme til at fortryde det, hvis du ikke gør det.

  SharePoint 2013, 2016 og Online

  • Hvordan fungerer versionsstyring i en liste eller et bibliotek?
  • Aktiver og konfigurer versionering for en liste eller et bibliotek (webstedsejere)

  SharePoint 2010

  • Se versionshistorikken for et element eller en fil i en liste eller et bibliotek
  • Aktiver og konfigurere versionering for et bibliotek (webstedsejere)

  SharePoint 2007

  • Se versionshistorikken for et element eller en fil
  • Aktiver og konfigurer versionering (webstedsejere)

  Note: Versionshistorik er i høj grad et værdifuldt aspekt af lister og listeelementer, men for den gennemsnitlige bruger er versionshistorikken i dokumentbiblioteker betydeligt mere nyttig og relevant. Versionshistorik i lister vil blive behandlet i et fremtidigt indlæg.

  Mere om versionshistorik

  Dette er en serie om versionshistorik. Se de andre indlæg om dette emne.
  Basics | Buyer Beware | Will I Run Out of Space? | Versionshistorik vs. sporændringer