DIGITAL BUILDER

Hvad er en ændringsordre i byggeriet?

I henhold til nogle skøn oplever i gennemsnit 35 % af projekterne mindst én større ændring i løbet af projektets levetid. Som entreprenør kan ændringsordrer give dig en følelse af at være fanget mellem en sten og et hårdt sted. Når der anmodes om en ændringsordre, kan du ikke sige nej til en projektejer, og du kan ikke bare ignorere ændringen; du er nødt til at finde en løsning (og det skal gå hurtigt).

Kernen i en ændringsordre er arbejde, der tilføjes eller fjernes fra det oprindelige omfang af arbejdet, som det er aftalt i den kontrakt, der blev underskrevet af kunden og entreprenøren, før arbejdet begyndte. Efterhånden som arbejdet skrider frem, beslutter nogen (enten bygherren eller entreprenøren) imidlertid, at der skal foretages en ændring for at tage højde for uforudsete faktorer.

Mens en ændringsordre kan lyde som en ensidig anmodning eller beslutning, er det ikke tilfældet. Faktisk er en ændringsordre en kontraktændring. Som Construction Law Today forklarer: “En ændringsordre er en bilateral aftale mellem parterne i kontrakten – en ejer og hovedentreprenør, hovedentreprenør og underentreprenør, to eller flere underentreprenører – om at ændre kontrakten. En ændringsordre repræsenterer den gensidige enighed mellem parterne om en ændring af arbejdet, prisen, tidsplanen eller et andet vilkår i kontrakten.”

Som sådan skal en ændringsordre skrives ud og godkendes af alle parter, hvilket kan tage tid, penge og tålmodighed at gennemføre.

Hvad omfatter ændringsordrer typisk?

Ændringsordrer varierer afhængigt af projektet, interessenterne og den specifikke ændring, som den ene eller begge parter har brug for. Alle ændringsordrer skal dog indeholde detaljerede oplysninger, herunder:

• En beskrivelse af den ønskede ændring sammenlignet med den oprindelige kontrakt eller det oprindelige tilbud
• Dokumentation af eventuelle underleverandøromkostninger
• En oversigt fra entreprenøren over de samlede omkostninger ved den foreslåede ændring
• En erklæring om kontraktgrundlaget for den ønskede ændring og dens indvirkning på projektets afslutningsdato

Hvornår opstår ændringsordrer i forbindelse med byggeri typisk?

I virkeligheden er ændringsordrer så almindelige, at de berører mere end en tredjedel af projekterne. Derfor kan du med rimelighed forvente at støde på mange ændringsordrer i løbet af din byggekarriere. På trods heraf undlader overraskende mange entreprenører at planlægge dem, hvilket er en af de mest almindelige årsager til omkostningsoverskridelser.

Som Journal of Construction Engineering forklarer: “Forskellige årsager til overskridelser af byggeomkostninger og tidsplaner i ethvert projekt omfatter designfejl, utilstrækkeligt omfang, vejrforhold, projektændringer og undervurdering af den tid, der er nødvendig for at gennemføre projektet. Elementer, der er udeladt fra ingeniørens overslag over projekterne på grund af designfejl eller utilstrækkeligt omfang, resulterer ofte i ændringsordrer, hvilket øger omkostningerne såvel som leveringstiden.”

Nogle af de mest almindelige årsager til ændringsordrer omfatter:

• Upræcise specifikationer i de oprindelige designs eller den oprindelige kontrakt
• Utydelige eller upræcise tegninger
• Uforudsete forhold på byggepladsen, som f.eks. forhindringer, der ikke kunne planlægges
• Arbejdere eller materialer, der ikke ankommer eller kommer for sent til byggepladsen
• Fejldende budgetter og tidsplaner

Selv om du ikke vil få brug for at håndtere en ændringsordre på nogle projekter, sikrer det, at du er forberedt med en strømlinet og standardiseret tilgang, at du i det mindste er klar, hvis de skulle opstå.

Hvordan forbereder du dig på ændringsordrer?

Og uanset hvad der udløser en ændringsordre, har du brug for en pålidelig proces til at foregribe det værste, hvis du vil sikre dig, at det ikke fører til endnu dyrere forsinkelser eller endda til, at dit projekt mislykkes. Ideelt set specificerer du og din kunde i den oprindelige kontrakt, hvordan I vil håndtere en ændringsordre. Når du formaliserer processen, er der mindre risiko for, at nogen bliver overrasket eller ked af det, der kommer senere.

Hvis du derimod vælger ikke at specificere, hvad der sker, før der er behov for ændringer, kan de deraf følgende uoverensstemmelser føre til dårlig stemning og endog kontraktbrud. Det er der ingen, der har brug for (eller ønsker), så gør i stedet en indsats for at inkludere den nødvendige ordlyd i din kontrakt fra nu og fremover. Når du så har brug for at ændre kontrakten, ved du præcis, hvordan du skal gøre det med hensyn til alle parters behov.

Sådan forbedrer du håndteringen af ændringsordrer

En korrekt håndtering af ændringsordrer gør det muligt for teams at afbøde de betydelige omkostninger og forstyrrelser i tidsplanen i forbindelse med byggeri. Alligevel er effektiv håndtering af ændringsordrer for mange byggevirksomheder et stort malingspunkt. Det kræver et kulturelt og proceduremæssigt skift at forhindre, at ændringsordrer opstår, og at håndtere dem, når de opstår.

Nu kan byggefirmaer gennem korrekt brug af teknologi i byggebranchen, god kommunikation og bedre praksis for dataindsamling reducere mængden af tid og penge, der spildes på ændringsordrer.

Bedre design og visualisering

Bygningsinformationsmodelleringsteknologi (BIM) er en modelbaseret proces, der giver indsigt til arkitekter, ingeniører og designere, når de planlægger opførelsen af bygninger og infrastruktur. BIM hjælper i designfasen ved at give mere præcise visualiseringer, før byggefasen begynder.

Dertil kommer, at BIM også kan bruges som brobygning i marken under byggeriet. Selv om ændringer, der sker under det faktiske byggeri, vil være betydeligt dyrere end i konstruktionsfasen, kan BIM hjælpe med at give en mere præcis analyse af den samlede indvirkning. BIM-integrerede værktøjer giver også bedre data i byggefasen, hvilket gør det muligt for projektledere at forudsige bedre, hvordan ændringer vil påvirke det samlede projekt.

Forbedre kommunikationen under hele byggeriet

God kommunikation er afgørende for store byggeprojekter. Mange virksomheder bruger nu specialiseret software til at forbinde teams af parter, der ikke har forbindelse til hinanden, og fremme samarbejdet i hele design- og byggeprocessen. Indførelsen af en sådan software letter bedre kommunikation over hele linjen. Det sikrer, at alle er opdateret om den seneste udvikling. Hvis der sker en ændring, bliver alle medlemmer af teamet advaret og kan deltage i diskussionen, hvilket forhindrer fejlkommunikation eller manglende information, som kan føre til endnu flere projektforsinkelser.

Specialiseret software kan bruges til at forbinde involverede parter på byggepladsen, eller hvor de end måtte befinde sig. Dette er afgørende i byggefasen, når forskellige medlemmer af teamet arbejder fra forskellige steder og miljøer. Øget dokumentation af ændringen forbedrer også evnen til at håndtere fremtidige ændringer og følgeomkostninger.

Cloud-baseret dokumenthåndtering tilføjer synlighed og ansvarlighed til et projekt. Elektronisk kommunikationsstyring gør det også muligt for virksomheder at slippe af med manuel sporing af ændringsordrer via Excel, e-mail og papir. Dette sikrer, at dokumentationen er tilgængelig med det samme for alle, der har brug for den, og fremskynder spredningen af information for at sikre maksimal effektivitet.

Muliggør bedre forvaltning af ændringsordrer med flere data

Succesfuld ændringsstyring er ofte en beslutningsproces. Med flere oplysninger og data til rådighed er projektledere bedre i stand til at minimere omkostnings- og tidsplanpåvirkningen, når en ændringsordre opstår. Som nævnt forbedrer BIM- og kommunikationssoftware indsatsen for dataindsamling.

Robust dataindsamling og datastyring er en tilbagevendende faktor til brugen af den rette teknologi og software. Virksomheder, der anvender flere usammenhængende programmer til at administrere deres data, risikerer at gå glip af vigtige oplysninger. Når alle oplysninger er tilgængelige via én organiserende kilde, kan projektledere se summen af de tilgængelige data og træffe informerede beslutninger på grundlag af disse oplysninger. For at dataene kan stilles til rådighed for projektledere, skal alle bruge den samme software til at dele deres oplysninger.

Giver dine nuværende processer dig de data, du har brug for til at indsamle kritiske projektoplysninger? Tag vores gratis vurdering.

Måler nu

Forvent byggeændringsordrer

Som du ved nu, vil ændringsordrer ske på et tidspunkt på dine projekter, og det værste, du kan gøre, er at være dårligt forberedt. I stedet for at indtage en defensiv holdning eller, endnu værre, ignorere dem helt, skal du være på forkant med potentielle ændringer, før de bliver et problem, og altid foregribe potentialet for en ændring. Med en strømlinet proces, der er tilpasset din virksomhed, reducerer du frustrationen over den frygtede ændringsordre og kan arbejde mere effektivt i tilfælde af det uventede og dermed holde dit projekt fremadrettet.