- E-signaturer er en hurtig og effektiv måde at få underskrifter via e-mail eller andre digitale meddelelsesmedier.
- E-signaturer er officielt anerkendt af FDIC som en acceptabel metode til at underskrive en kontrakt, så længe de overholder protokollen.
- Der findes flere brugervenlige programmer på markedet, der letter elektroniske underskrifter af dokumenter.
Elektroniske underskrifter har skabt et helt nyt niveau af bekvemmelighed for virksomheder, der beskæftiger sig med juridisk bindende kontrakter. Det, der tidligere tog uger – at sende en kontrakt til underskriveren, som derefter sendte den tilbage med sin underskrift – sker nu med det samme. Det er også meget mere effektivt end at faxe et dokument, der skal returneres med en underskrift, eller at sende et dokument pr. e-mail og scanne det underskrevne papir tilbage til computeren.
Der findes adskillige programmer og tjenester til elektronisk underskrift – f.eks. DocuSign, Adobe Sign og OneSpan – som giver dig mulighed for at sende anmodninger og modtage underskrifter til forretningsformål. Forskellige signaturprogrammer kan indsamle underskrifter på forskellige måder, f.eks. ved at brugeren underskriver med fingeren på en touchpad-grænseflade, skriver sit navn, indtaster en udpeget pinkode eller endda blot klikker på en afkrydsningsboks. Men har en elektronisk underskrevet kontrakt samme juridiske vægt som en fysisk underskrevet kontrakt, og hvad er den korrekte måde at implementere denne teknologi på?
Elektronisk signaturs historie og loven
Loven om elektroniske signaturer i global og national handel (ESIGN) blev gjort til lov i 2000 og fastslog gyldigheden af elektroniske optegnelser og signaturer i sager, der påvirker mellemstatslig eller udenlandsk handel, ifølge Federal Deposit Insurance Corporation. The Uniform Electronic Transactions Act var en ensidig lov på statsniveau om at acceptere elektroniske signaturer, som blev vedtaget af de fleste stater. De resterende stater har deres egne love, der accepterer e-signaturer. Internationalt set har de fleste industrialiserede lande love, der accepterer e-signaturer.
Redaktørens note: Leder du efter den rigtige dokumentstyringssoftware til din virksomhed? Udfyld nedenstående spørgeskema for at få vores leverandørpartnere til at kontakte dig om dine behov.
E-signaturer er blevet almindeligt udbredt på internettet, i e-handel og i den finansielle onlineindustri. Når det anvendes korrekt, har et elektronisk underskrevet dokument og et dokument, der er underskrevet med pen og blæk, den samme juridiske status. Der er dog nogle få forskelle mellem de to, og der er regler, som virksomheder skal følge, når de udarbejder en kontrakt, der skal underskrives elektronisk.
Krav til en elektronisk signatur
Når du udarbejder en kontrakt eller et andet juridisk bindende dokument, der skal underskrives elektronisk, er der ifølge Adobe Sign følgende regler, som du skal opfylde, for at underskriften er gyldig:
- Hensigt til at underskrive: Underskriveren skal vise en klar hensigt om at underskrive dokumentet. Denne hensigt vises ved at tegne sin underskrift elektronisk, skrive sit navn eller klikke på en acceptboks.
- Samtykke til at gøre forretninger elektronisk: Aftalen skal indeholde en klausul, der angiver, at alle involverede parter giver samtykke til, at transaktionen foregår elektronisk.
- Opbevaring af optegnelser: Aftalen skal forblive tilgængelig for begge parter og opbevares i den form, den havde, da den blev underskrevet. Dette krav er let dækket af den næste regel.
- Undertegnede kopier: Begge parter skal modtage en kopi af det underskrevne dokument. De fleste e-signaturapplikationer sender dem automatisk.
- Opt-out-klausul: Underskriveren skal altid have mulighed for at afvise at underskrive elektronisk og i stedet modtage en fysisk kopi, som han skal underskrive personligt og sende tilbage. Virksomheder bør være forberedt på denne mulighed.
Sikkerhed og privatlivets fred med e-signaturer
Reputationel software til elektroniske signaturer indeholder sikkerhedsforanstaltninger, der sikrer en aftales legitimitet og forhindrer svindel. Forskellige programmer tilbyder forskellige former for autentificering for at sikre, at underskriveren er den, han/hun udgiver sig for at være. For at opnå den bedste sikkerhed skal du vælge et program, der giver mulighed for flere former for autentificering. En anden almindelig sikkerhedsforanstaltning er implementeringen af en digital signatur sammen med den elektroniske signatur.
“Digitale signaturer, der er baseret på kryptografi med offentlig/privat nøgle, anvendes i en række forskellige sikkerheds-, e-business- og e-handelsapplikationer”, siger Rahim Kaba, vicepræsident for produktmarketing hos OneSpan. “Når den anvendes i en applikation til elektronisk signering, sikrer kryptering af digitale signaturer de e-signerede data. Hvis et e-signeret dokument ændres eller manipuleres på nogen måde, vil digital signaturteknologi opdage det og ugyldiggøre dokumentet.”
Mens digitale signaturer bruges til at forhindre manipulation, kan revisionsspor bruges til at bekræfte et dokuments legitimitet. Audit trails er logfiler, der er indlejret i dokumenterne med oplysninger om, hvem der har underskrevet, i hvilken rækkefølge, hvornår og hvor.
Muligheder for e-signeringssoftware
DocuSign
DocuSign er en enkel, men effektiv e-signeringssoftware med mange forskellige anvendelsesmuligheder. Brugerne kan indtaste deres elektroniske signatur i begyndelsen af dokumentet og gentage den, hvor det er nødvendigt.
Softwaren giver dig også mulighed for at gemme et vist antal dokumenter i skyen, så du har adgang til alt, hvad du har brug for med et øjebliks varsel. Du kan sende dokumenter pr. e-mail til de nødvendige parter via DocuSign, og det har også en Gmail-tilføjelse for en nem måde at sende og modtage dokumenter på. Du kan kræve SMS- eller e-mail-bekræftelse for følsomme dokumenter.
DocuSign er en fantastisk løsning til enkle kontrakter, der ikke behøver at blive notarielt bekræftet eller underskrevet personligt. Det er blandt de mest populære e-signeringssoftware på markedet og kan prale af en ren, kraftfuld grænseflade, der er fantastisk til forskellige scenarier.
Adobe Sign
Adobe Sign gør det hurtigt og smertefrit at underskrive officielle dokumenter. Den understøtter to forskellige typer af signaturer, der kan være effektive til forskellige formål: elektroniske signaturer og digitale signaturer.
Elektroniske signaturer er mere afslappede. De er gode til grundlæggende kontrakter og giver mulighed for hurtig verifikation gennem en genereret underskrift. Digitale signaturer har tungere kryptering og kræver, at underskriveren gennemgår en identitetsgodkendelsesproces. De er bedre til dokumenter, der har brug for et ekstra sikkerhedsniveau.
Adobe er nem at bruge og effektiv til at generere troværdige elektroniske signaturer. Brugergrænsefladen er en smule stiv i forhold til DocuSign, men Adobe er bedre til vigtige dokumenter, der kræver ekstra omhu.
Digitale signaturer er tidsbesparende og godkendt af loven, så længe du følger kravene og retningslinjerne for brugen. De bedste mærker inden for e-signaturer hjælper dig med at følge disse regler og sikre dine kontrakter og andre dokumenter.
“Dokument- og signatursikkerhed er kernen i enhver elektronisk underskrevet kontrakt eller ethvert elektronisk underskrevet dokument”, siger Kaba.
