Når to eller flere mennesker mødes med det formål at nå til enighed, er der stor sandsynlighed for, at de vil påtage sig forskellige roller i processen. Dette samspil mellem enkeltpersoner og gruppen udgør et vigtigt grundlag for gruppedynamikken.
I møder er spillereglerne ikke lige. Mødedeltagere bliver ofte påvirket af andre i gruppen. Magtfulde ledere, deltagere med personlige fordomme (herunder kulturelle forskelle) , og overbevisende personligheder kan tvinge den enkelte eller gruppen og påvirke mødets resultat.
Roller i møder
Hvis gruppens medlemmer er sammenhængende i deres tanker og fokuseret på at fremme mødets mål, så er alt godt. Alligevel er det ikke alle, der spiller efter reglerne. Som mødeleder hjælper det at kende til de forskellige roller, der findes på møder, og at genkende de aktører, der udfylder dem.
Vejlighedsroller
Mødedeltageres handlinger med vedligeholdelsesroller har til formål at skabe en støttende atmosfære, som ofte er nødvendig, hvis der opstår spændinger – måske på grund af en uløst uenighed.
- Supporter, ofte udtrykt via støttende kommentarer som “Mary, det er en fremragende idé” eller “Jeg kan se, at marketing og salg er enige om mindst tre af de fire punkter, der er til diskussion”, som kan lette spændinger.
- Gatekeeper, en person, der kan springe ind, hvis nogen monopoliserer samtalen, eller hvis nogen er for genert til at sige noget og har brug for et skub. Det kan være, at mødets spilleregler, eller i det mindste de relevante regler for det aktuelle problem, skal genfremsættes.
Task roles
Aktioner fra mødedeltagere med task roles hjælper mødet fremad.
- Initiativtager, der foreslår en handling – en opgave eller et mål – når mødet går i gang, eller når mødet er gået i stå og har brug for en kickstart.
- Informations-/meningssøger, der fokuserer på at anmode om fakta, idéer eller meninger fra deltagerne.
- Konsensus-tester, der tjekker, om gruppen har brug for mere diskussion, før den går videre til næste trin.
- Klargører, der tjekker, om deltagerne har brug for øget forståelse af en bestemt sag eller præsentation.
- Summarizer, opsummerer det hidtidige forløb for at sikre, at alle er på samme side.
Hæmmende roller
Aktioner fra mødedeltagere med hæmmende roller er skadelige for mødets forløb. Alle ville være bedre stillet uden dem.
- Dominator, stiller for mange spørgsmål (ude af balance med mødets generelle flow) og/eller er simpelthen langhåret ved mikrofonen.
- Ufokuseret, hindrer processen ved ikke at være fuldt ud til stede og ikke at deltage (svarende til, at kun halvdelen af befolkningen i en stat stemmer om et spørgsmål – hvilket resulterer i skæv repræsentation).
- Nedbryder, angriber andre deltagere eller deres synspunkter. Skaber spændinger, opløser tilliden og viljen til at arbejde sammen.
- Stædig, usamarbejdsvillig, bremser fremadrettet bevægelse.
- Distraherer, fører samtaler ved siden af, som ikke blot forstyrrer mødet for andre, men som også fjerner de distraherede fra aktiv deltagelse i gruppen.
Identificer roller for at skabe balance i gruppen
En glimrende måde at få en fornemmelse af gruppedynamikken på er ved at overvære et møde, hvor du ikke deltager aktivt. Det vil blive klart, hvem der gerne træder frem, hvem der sidder tilbage, og hvem der afbryder. Visse personlighedstræk vil dukke op, f.eks. selvtillid og utålmodighed, fra starten.
Gennem at lægge mærke til deltagertyperne samt det overordnede diskussionsforløb vil det hurtigt blive afsløret, hvordan et gruppemøde kan påvirkes af personlighedsfaktorer, som bør anerkendes og behandles som en del af bedste mødepraksis.
