Hæv nøgledata med Excel betinget formatering

Hvis du går ind på et hvilket som helst kontor, vil du sandsynligvis finde en Microsoft Excel-bruger. Det er et nyttigt værktøj til forretningsanalyse, hvis det bruges korrekt. Problemet med mange regneark er, at alle cellerne ser ens ud. Man er nødt til at gå på jagt efter nøgleoplysninger. I denne vejledning vil jeg vise, hvordan du fremhæver celler i Excel ved hjælp af flere metoder. (Download eksempelkalkulationsark i afsnittet Ressourcer.)

Jeg ser rutinemæssigt dette scenarie. Du får et regneark fra en person med hundredvis af datarækker, der ser ens ud. Alt er formateret på den samme kedelige måde. Men er dataene de samme? Er der celleværdier, der er forskellige fra resten? Er der noget, der ligger uden for gennemsnittet? Det er typiske spørgsmål, som brugerne har, når de åbner regneark.

Formatering af Excel-celler baseret på betingelser

I stedet for at lade læseren scanne hver enkelt celle, kan du lade softwaren gøre noget benarbejde ved hjælp af betinget formatering. Dette giver Excel mulighed for at anvende et defineret format på celler, der opfylder bestemte kriterier. Det er regler, som du kan definere.

Målet er at få vigtige oplysninger til at skille sig ud, så du lettere kan finde dem.

Excel gør allerede noget af dette for dig. Når du f.eks. formaterer tal, er der muligheder for at vise negative tal med rødt. Dette er et eksempel på et foruddefineret format.

Programmet giver dig endda mulighed for at bruge formateringsindstillinger på individuelle celler eller rækker. Den enkleste metode er at få Excel til at anvende den betingede formatering, hvis den opfylder visse betingelser eller steder. Dette bruger metoden “Celleværdi er”.

Nogle eksempler på fremhævelse af celleværdier omfatter:

• Anvend en rød fyldning, hvis værdien er mindre end 50
• Anvend en kursiv, fed skrifttype, hvis værdien er mellem 70 og 90
• Anvend en grøn skrifttypefarve, hvis teksten indeholder “Montana”.”
• Hæv værdier, der er lig med 15
• Før en gul fyldning på duplikerede værdier
• Føj et ikon med pil opad til celleværdier over 10 %

Excel giver dig også mulighed for at bruge formler til betinget formatering. En fordel ved Excel-formler er, at du kan henvise til værdierne andre steder i regnearket. I eksemplet nedenfor beder jeg om, at hvis værdien i B2 er større end værdien i C2, skal du anvende en grøn baggrundsfarve.

Microsoft har forbedret denne funktion betydeligt gennem årene og foruddefinerer nu populære eksempler, så du ikke behøver at stole så meget på formler. Nedenfor er nogle populære eksempler.

Sådan anvender du Excel Conditional Formatting

Det er nemt at tilføje en ny formateringsregel. Det sværeste er at finde det, du ønsker at fremhæve på dit regneark. Det hjælper at tænke på dine målgruppers behov, og hvilke handlinger de kan foretage sig.

Eksempel 1: Fremhæv celler over et bestemt tal

Hvis du vil følge med, er dette eksempel 1 fra regnearket med eksempler. Jeg vil fremhæve udvalgte celler, hvis statens befolkningstal overstiger eller er lig med 2 % af USA’s befolkningstal.

1. Åbn regnearket state-counts-cf.xlsx-eksempel og klik på fanen Eksempel 1.
2. Klik på celle F2.
3. Selekter hele kolonnen ved at trykke på Ctrl +Shift + ↓.
4. Klik på knappen Betinget formatering under fanen Hjem.
5. Vælg Markér celleregler i rullemenuen.
6. I sidemenuen skal du vælge Større end…

1. Justér værdien i feltet Formater celler, der er STØRRE END:.

Bemærk: Excel udfylder dette felt på forhånd på baggrund af de eksisterende værdier i dine markerede celler.

1. Indtast den ønskede værdi. I vores tilfælde er det 2,0 %. Excel begynder at fremhæve cellerne for dig.
2. Klik på keyboard_pil-nedad-trekanten for at foretage dit farvevalg.

Bemærk: Du kan oprette et andet skema ved at vælge et brugerdefineret format…

1. Klik på OK.

Du bør nu se dine resultater anvendt.

Eksempel 2: Fremhæv top 10 poster

Et populært ønske er at finde de øverste poster, uanset om det er et bestemt antal eller en procentdel. Dette er et eksempel på et af Excels forudindstillede eller indbyggede formater. Du behøver med andre ord ikke at indtaste specifikke værdier, som du gjorde i eksempel 1. Disse forudindstillinger er bygget op omkring almindelige elementer, som folk leder efter, f.eks. Top 10 eller præstationer under gennemsnittet. Fordelen er, at du ikke behøver at regne selv.

I dette eksempel vil jeg fremhæve de 10 bedste stater efter US House Seats i kolonne D.

1. Open the state-counts-cf.xlsx-eksempelregneark, og klik på fanen Eksempel 2.
2. Klik på celle D2.
3. Selekter hele kolonnen ved at trykke på Ctrl +Shift + ↓.
4. Fra fanen Start, klik på knappen Betinget formatering.
5. Fra rullemenuen Betinget formatering skal du vælge Regler for top/bund.
6. I sidemenuen skal du vælge Top 10 elementer…
7. I dialogboksen Top 10 elementer skal du om nødvendigt justere tallet eller farveskemaet.
8. Klik på OK.

Eksempel 3: Vis datastænger i stedet for farveskærm

En anden nyttig mulighed er at bruge “datastænger”. Dette er en anden type visualisering, som du kan anvende. En vigtig forskel med formatet Data Bar er, at det vises på alle celler i stedet for at opfylde en bestemt betingelse.

Som standard beholder Excel tekstværdien som baggrund. Jeg synes, at dette kan være distraherende. I dette eksempel duplikerede jeg kolonnen % ændring, men bad Excel om ikke at indsætte dataværdien i kolonne I. Resultatet er kun datastavlen.

Datastavleformatet fungerer ikke godt med alle datatyper. Dette er et godt eksempel på at prøve forskellige formater for at se, hvad der fungerer bedst for dine data. Dette gælder især, hvis du har negative værdier eller et snævert interval.

1. Åbn regnearket state-counts-cf.xlsx-eksempel, og klik på fanen Eksempel 3.
2. Klik på celle I2.
3. Selekter hele kolonnen ved at trykke på Ctrl +Shift + ↓.
4. Klik på knappen Betinget formatering under fanen Hjem.
5. Vælg Data Bars i rullemenuen Betinget formatering.
6. I sidemenuen skal du vælge Flere regler…

1. I afsnittet Rediger regelbeskrivelse: skal du markere Vis kun bjælke.

1. Klik på OK.

Eksempel 4: Fremhævning af en række

Highlighting outlier cells is great, but sometimes if you have a large spreadsheet, you may not see the colored cells because they’re off-screen. I disse situationer hjælper det at fremhæve hele rækken. På den måde ved du, uanset hvilke kolonner du ser, hvilke rækker der er vigtige, uanset hvilke kolonner du ser. Dette fungerer bedst, når du har 1 betinget.

En vigtig forskel her er, at vi ikke markerer en kolonne, men hele regnearket. Det er sådan, vi får rækkeeffekten.

1. Åbn regnearket state-counts-cf.xlsx-eksemplet, og klik på fanen Eksempel 4.
2. Klik på celle I2.
3. Selekter alle rækker ved at trykke på Ctrl + Skift + ↓ + →.
4. Klik på knappen Betinget formatering på fanen Startside.
5. Vælg Ny regel…
6. Vælg Brug en formel til at bestemme, hvilke celler der skal formateres, i modulet Rediger formatteringsregel.
7. I Format værdier, hvor denne formel er sand: Skriv dine kriterier.

1. Klik på knappen Format… for at anvende din fremhævningsfarve.
2. Klik på OK for at acceptere din farve.

I eksemplet ovenfor beder jeg om at fremhæve enhver række, hvor værdien i kolonne F (Procent i alt af den amerikanske befolkning) er større end 2 %. Fremhævningsfarven er grøn. Jeg bruger også en blandet cellehenvisning ved at placere et $-tegn før F2 i formlen.

outlined_flag Tip: Hvis du ikke er sikker på, at du har den rigtige formel, kan du altid teste den i en anden kolonne. Jeg kunne f.eks. i celle H2 indtaste denne formel =$F2>20%. Celle H2 ville blive evalueret som enten TRUE eller FALSE. Du kunne derefter kopiere formlen ned i kolonnen for at sikre dig, at du fik de forventede resultater.

1. Klik OK.

Find dine betingede formuleringsregler

Sommetider får vi et regneark, og du ser markerede celler eller rækker. Men … hvor er de betingede regler, eller er der nogen, der har formateret disse celler manuelt? Heldigvis tilbyder Excel en måde at se de betingede formateringsregler på. Du kan bruge eksempelregnearket til at følge med eller bruge dit eget.

1. Åbn dit regneark.
2. Klik på Betinget formatering under fanen Hjem.
3. Vælg Administrer regler… i rullemenuen.

1. Vælg dit regneark i Håndtering af regler for betinget formatering.
2. Klik på OK.

I eksemplet ovenfor kan du se den regel, jeg har anvendt til at fremhæve rækken. Herfra kan du tilføje en regel, redigere reglen eller slette den.

Tips & Tricks

Denne artikel har blot berørt nogle af de måder, du kan bruge betinget formatering på. Den bedste måde at lære det på er ved at eksperimentere med nogle data, uanset om det er dine egne data eller regnearket i eksemplet. Her er nogle andre tips til dig:

• Du kan have flere regler i den samme kolonne. Du kan f.eks. have forskellige intervalværdier i forskellige farver.
• Leg med forskellige formater for at se, hvilken type der fungerer bedst for dine data.
• Hvis du får uventede resultater, skal du kontrollere, om der køres flere betingelser og i hvilken rækkefølge. Du skal muligvis ændre rækkefølgen.
• Du kan angive intervaller på datastænger. Hvis du f.eks. har en kolonne % komplet, kan du indstille et område fra 0 til 1.
• Du kan fjerne regler for betinget formatering med indstillingen Ryd regler.
• Anvend dine regler, efter at du har indtastet data. Nogle gange oprettes der dobbelte regler, når du indsætter rækker.

Excels betingede formatering kan gøre dine regneark mere brugbare, hvis de bruges korrekt. Folk vil ikke spilde tid på at lede efter vigtige ændringer eller den “nål i høstakken”.”

Yderligere ressource

• Guide for begyndere til Excel XLOOKUP
• Hvordan man bruger Excel VLOOKUP
• Hvordan man bruger IF-funktionen i Excel
• Sådan opretter du en Excel pivottabel

Disclaimer: Billeder fra Amazon Product Advertising API. Jeg kan modtage en affiliate provision på disse produkter, hvis du køber. Opdateret: 2021-03-25