Human Resources

Hvorfor kræves der baggrundstjek før ansættelse på University of Oregon?

Universitetet gennemfører jobrelaterede baggrundstjek før ansættelse for at sikre et sikkert arbejdsmiljø, hvor universitetets fakultet, personale, studerende, ressourcer og aktiver er beskyttet, samtidig med at integriteten og fortroligheden af de oplysninger, der indsamles under evalueringen, beskyttes.

Kan jeg begynde at arbejde, før min baggrundskontrol er afsluttet?

Baggrundskontrol skal være afsluttet inden den første dag af ansættelse eller ansættelse ved universitetet. Eventuelle undtagelser fra denne praksis skal godkendes af Talent Acquisition-enheden i Office of Human Resources.

Hvilke stillinger kræver baggrundskontrol på University of Oregon?

Universitetets politik og kollektive overenskomster angiver, at stillinger vil blive udpeget som omfattet af baggrundskontrol på baggrund af en analyse af stillingens adgang og ansvarsområder.

Baseret på formodningen om, at følgende kategorier opfylder en eller flere af de test, der er fastsat i politikken, er følgende stillinger underlagt en kriminel baggrundskontrol forud for ansættelse:

• Tenure-track og non-tenure-track fakultet, herunder pro-tempore, kliniske (professorer i praksis) og gæstefakultet; Instruktører, undervisere, lektorer og bibliotekarer samt fakultetet i administrative funktioner
• Post-Doctoral Scholars and Fellows
• Forskningsassistenter/assistenter
• Graduate Employees
• Classified Staff
• Officers of Administration, herunder midlertidigt ansatte eller ansatte med tidsbegrænset ansættelse
• Ledere

Undergår alle ansøgere en baggrundskontrol?

I de fleste tilfælde vil der blive foretaget baggrundskontrol for den endelige ansøger og kun efter et betinget tilbud om ansættelse. Uformelle tilbudsbreve, der udstedes før afslutningen af baggrundskontrollen, vil underrette den endelige ansøger om, at tilbuddet er betinget af, at alle krævede baggrundskontroller er gennemført med succes.

Er der undtagelser fra kravet om kontrol af kriminel baggrund i de kategorier, der er skitseret ovenfor?

Hvis de ansættende myndigheder mener, at en bestemt stilling ikke opfylder de test, der er fastsat i politikken, kan de kontakte Human Resources for at anmode om en yderligere analyse af kravet om baggrundskontrol for den pågældende stilling.

Hvordan får jeg at vide, om der kræves en baggrundskontrol for den stilling, jeg er interesseret i?

Søgningskommissioner for stillinger med fastansættelse på fakultetet vil informere kandidaterne om universitetets krav om baggrundskontrol under udvælgelsesprocessen. For alle andre stillinger vil en erklæring, der informerer potentielle ansøgere om kravet om passende jobrelateret(e) baggrundskontrol(er), blive medtaget i de enkelte stillingsopslag.

En generel erklæring om universitetets baggrundskontrolprocesser findes på webstedet for karrierer (http://hr.uoregon.edu/jobs) Denne offentliggjorte erklæring tjener som obligatorisk meddelelse til alle ansøgere.

Hvilke typer baggrundskontrol er påkrævet på University of Oregon?

En standardbaggrundskontrol omfatter en kontrol af personnummeret, en kontrol af forbrydelser og forbrydelser i kriminalregistret og en kontrol af det nationale register over seksualforbrydere.

Der kan kræves yderligere baggrundskontrol for specifikke stillinger baseret på jobrelaterede behov, herunder, men ikke begrænset til, følgende:

• Kontrol af eksamensbevis: kræves for alle stillinger, hvor et eksamensbevis er angivet som et minimumskrav for ansættelse
• Kørekort for motorkøretøjer: kræves for stillinger, hvor det forventes, at en person regelmæssigt skal køre et køretøj i universitetets tjeneste, uanset om det er et universitetsejet eller andet køretøj. Bemærk: Dette erstatter ikke universitetets kørecertificeringsproces, men den nyansatte medarbejder kan bruge den indhentede straffeattest til at understøtte anmodningen om kørecertificering.
• Credit History Check: Udføres kun for stillinger med omfattende beføjelser til at forpligte universitetets finansielle ressourcer eller med omfattende ansvar for universitetets finansielle ressourcer; eller som krævet ved lov, og som passende for stillinger med følgende ansvarsområder:
  • Bred og omfattende adgang til personligt identificerende oplysninger om studerende, fakultetet, personale, alumner, donorer eller forskningsobjekter;
  • Direkte adgang til og håndtering af kontanter og kontantlignende midler (dvs, checks, kreditkortkvitteringer, omsættelige værdipapirer);
  • Offentlig sikkerhed og sikkerhed på campus
  • Bemærk, at føderal lov forbyder diskrimination som følge af personlig konkurs.
• Bemærk, at søgekomitéer er forpligtet til at gennemføre professionelle referencekontroller, før der gives et betinget tilbud om ansættelse. Ansættelsesbekræftelser kan også gennemføres efter behov af leverandøren af baggrundstjek.
• Kontrol af licens: Bekræftelse af, at den udvalgte kandidat eller medarbejder er i besiddelse af alle de tekniske/professionelle licenser, der kræves for stillingen, og som kandidaten har anført i ansøgningsmateriale eller søgeprocesser, herunder verifikation af, hvordan sådanne licenser er blevet udstedt
• Stats- eller forbundslovgivning eller -bestemmelser, faglige sammenslutninger, licensudstedende enheder eller kontraktpartnere kan pålægge visse personer yderligere krav om baggrundskontrol (f.eks. Medicare Exclusion/FACIS-kontrol). I disse tilfælde bør den berørte person og afdeling koordinere behovet for en sådan kontrol med Talent Acquisition-enheden.

Udelukker en straffedomme mig fra at blive ansat på universitetet?

Nej. En straffedomme eller en anden konstatering medfører ikke automatisk udelukkelse fra ansøgerpuljen. Ikke alle straffedomme anses for at være jobrelaterede, og afgørelser om straffedomme og ansættelse træffes fra sag til sag. Konstateringer vil blive taget i betragtning af universitetet i det omfang, de vedrører ansøgerens egnethed til ansættelse i den stilling, som ansøgeren har søgt, og kan tages i betragtning på grundlag af følgende faktorer:

• Art og alvor af den eller de strafbare handlinger,
• Tid siden dommen, fuldbyrdelse af straffen eller anden afhjælpning, og
• Grad af relevans for den stilling, som ansøgeren overvejes/medarbejderen udfører.

Det må forventes, at der er universitetsstillinger, som universitetets offentlige tillid og dets omdømme afhænger af, og evalueringen af resultaterne vil nødvendigvis omfatte disse faktorer.

Kandidater har ret til at få adgang til oplysninger om kredit- og/eller kriminalitetsundersøgelse(r), som universitetet har gennemgået, og en beskrivelse af evalueringen af resultaterne; et resumé af disse rettigheder er inkluderet i godkendelsen og frigivelsen af baggrundstjekket. For yderligere spørgsmål opfordrer vi kandidater til at kontakte Human Resources Talent Acquisition unit på 541-346-5512.

Akademisk frihed og ytringsfrihed er af afgørende betydning for akademiets liv. Resultater, der skyldes ytring af akademisk frihed eller rettigheder i henhold til første forfatningsændring, vil blive vurderet i forhold til betydningen af disse værdier i det akademiske samfund. Andre domme vil blive gennemgået på grundlag af de faktorer, der er defineret til vurdering af alle fund (se spørgsmål 8).

Hvad skal jeg gøre for at tillade en baggrundskontrol med henblik på ansættelse?

Finalister til stillinger skal give universitetet tilladelse til at foretage baggrundskontrol. Finalisten vil modtage en e-mail med besked om kravet om baggrundskontrol og vil få udleveret godkendelses- og oplysningsformularer.

Finalisten bliver bedt om at give identifikationsoplysninger, herunder andre anvendte navne, socialsikringsnummer og fødselsdato, kørekortnummer, alle adresser i de foregående 7 år og domfældelseshistorik.

Hvis jeg afviser den ønskede baggrundskontrol, vil jeg så kunne arbejde på universitetet?

Det er desværre ikke muligt. Ansættelseskandidater, der undlader at deltage fuldt ud, eller som giver unøjagtige oplysninger i forbindelse med en baggrundskontrol, vil blive udelukket fra at komme i betragtning til stillingen. Kandidater kan afvise at give tilladelse til en baggrundskontrol; i sådanne tilfælde vil der ikke blive foretaget nogen baggrundskontrol, men kandidaten vil ikke blive taget yderligere i betragtning.

Hvor lang tid tager det at behandle en baggrundskontrol?

Baggrundskontroller er typisk afsluttet inden for tre arbejdsdage. Nogle jurisdiktioner, især på østkysten, kan kræve yderligere tid.

Kandidater, der har boet internationalt, skal muligvis have foretaget en international kontrol, afhængigt af varigheden og formålet med deres rejse (f.eks. studerende, der har studeret i udlandet i et semester, men som aldrig har ændret deres permanente adresse, skal muligvis ikke have foretaget en international kontrol). Internationale kontroller tager ekstra tid at behandle.

Hvordan får jeg at vide, om jeg har gennemført min baggrundskontrol med succes?

De ansættende myndigheder og afdelingernes HR-kontakter får besked pr. e-mail, når finalisterne har gennemført baggrundskontrollen med succes. Du kan kontakte afdelingens HR-kontaktperson for at få en opdatering.

Hvem er ansvarlig for at gennemgå resultatet af baggrundstjekket og træffe en beslutning om finalistens ansættelse på universitetet?

Human Resources har til opgave at foretage den indledende evaluering af resultaterne for at sikre, at beslutninger om resultaterne træffes konsekvent og er baseret på forsvarlige, jobrelaterede analyser og tager hensyn til lovovertrædelsens art og kontekst.

Hvordan træffes der beslutninger, når en baggrundskontrol giver resultater?

Hvis der foreligger resultater, vil baggrundsrapporten blive gennemgået af Human Resources på grundlag af de kriterier, der er beskrevet i spørgsmål 8. Personaleressourcerne underretter den endelige ansøger om et fund (forud for meddelelse om negative foranstaltninger), herunder at give adgang til den fuldstændige rapport og oplyse den endelige ansøger om hans/hendes rettigheder i henhold til FCRA. Personaleafdelingen vil også bede den endelige ansøger om at bekræfte, at rapporten vedrører ham/hende, og opfordre den endelige ansøger til at give yderligere oplysninger til overvejelse.

Efter dette trin vil personaleafdelingen foretage en indledende vurdering af, om resultatet er tilstrækkeligt jobrelateret til, at der skal foretages en evaluering på næste niveau. Hvis Human Resources ikke har tilstrækkelige oplysninger om stillingens krav til at træffe denne afgørelse, vil de søge yderligere oplysninger hos den ansættende enhed. Hvis det fastslås, at resultaterne er væsentligt jobrelaterede, eller hvis der ikke er tilstrækkelige oplysninger til at træffe en sådan afgørelse, vil Human Resources derefter fremsætte en anbefaling vedrørende resultaterne til provsten (for undervisningsfakultetet med eller uden fastansættelse), til VPRI (for forskningsfakultetet uden fastansættelse) eller til vicepræsidenten for området (for personale) eller til de personer, der er udpeget af de personer, der varetager disse funktioner. Anbefalingen vil omfatte, om diskvalifikation fra det pågældende specifikke job er berettiget, baseret på anvendelsen af de ovennævnte kriterier.

Hvis det betingede tilbud trækkes tilbage på grund af resultaterne af kontrollen af den kriminelle baggrund, hvordan vil jeg så blive underrettet?

Hvis der træffes en beslutning om at trække det betingede tilbud om ansættelse tilbage, vil Human Resources underrette kandidaten om, at vedkommende ikke er egnet til at besætte stillingen på grund af utilfredsstillende resultater af en baggrundskontrol, og give den endelige ansøger alle de nødvendige meddelelser i henhold til Fair Credit Reporting Act og/eller andre gældende love, herunder retten til at gennemgå rapporten, og hvordan man kontakter det eller de bureauer, der har leveret resultaterne af baggrundskontrollen (meddelelse om negative foranstaltninger).

Vil min baggrundskontrol forblive fortrolig under hele min ansættelse på universitetet?

Informationer, der indsamles som følge af baggrundskontrol, betragtes som følsomme, og videregivelse er begrænset til de personer, der har brug for oplysningerne for at kunne udføre deres arbejdsopgaver. Optegnelser opbevares af universitetets personaleafdeling i overensstemmelse med universitetets tidsplan for opbevaring af optegnelser.

Jeg har arbejdet for universitetet i lang tid, og jeg har aldrig gennemført en baggrundskontrol? Skal jeg gennemføre en sådan for at beholde mit job? Hvad med hvis jeg ansøger om en ny stilling eller accepterer en forfremmelse?

For nuværende ansatte vil ændringer i ansættelsen, der initieres af medarbejderen (f.eks. ansøgning til en konkurrencepræget rekruttering eller accept af en ny stilling via direkte udnævnelse) kræve en baggrundskontrol, hvis den nye opgave er angivet som krævende en baggrundskontrol eller krævede kontrol(er) ikke tidligere er blevet udført. Ændringer i ansættelsen, som initieres af universitetet efter universitetets skøn (f.eks. ændring af jobfunktioner, overførsel til nye stillinger som en tilpasning, deltagelse i en afskedigelsesproces, direkte udnævnelse via en genansættelsespulje), vil typisk ikke kræve en baggrundskontrol, medmindre den nye stilling udløser krav i henhold til kollektive overenskomster eller statslig eller føderal lovgivning.

Universitetet forbeholder sig også ret til at foretage relevante baggrundskontroller af nuværende medarbejdere, når det har rimelig grund til at gøre det. Nogle eksempler omfatter:

• en hændelse på arbejdspladsen har fundet sted
• på selvoplysning om kriminel aktivitet eller når universitetet bliver informeret om en sådan aktivitet
• på tilføjelsen af en sekundær eller supplerende opgave.

Informationer, der opdages under en baggrundskontrol, kan danne grundlag for disciplinering af en nuværende medarbejder. Baggrundskontrol af en kandidat, der også er en nuværende ansat, kan påvirke den nuværende ansattes ansættelse, især hvis der ikke er tale om fuld selvoplysning.

Jeg er en nuværende ansat på universitetet, og jeg har for nylig gennemført en baggrundskontrol, skal jeg gennemføre endnu en baggrundskontrol for mit sekundære job på universitetet?

Hvis en nuværende medarbejder for nylig har fået foretaget en baggrundskontrol og kommer i betragtning til en sekundær eller supplerende opgave, der er udpeget som krævende en baggrundskontrol, vil resultaterne af kontrollen blive gennemgået med henblik på relevans for den sekundære eller supplerende opgave.