Hvad er et bekvemmelighedsgebyr, og kan du opkræve et gebyr af dine kunder?

Som forretningsdrivende ved du, at hver en cent tæller, især i en eventuel økonomisk nedgang, som den, der er forårsaget af COVID-19-pandemien. Lige nu undersøger du sandsynligvis alle aspekter af din virksomhed for at se, hvor du kan spare penge eller udligne nogle af omkostningerne ved at være virksomhedsejer.

Hvis din virksomhed tager kreditkort, så ved du, at du bliver opkrævet et gebyr for hver betaling, der foretages med et kort. Du ville ikke skulle betale disse gebyrer, hvis kunden betalte kontant eller med check, men da vi bevæger os mod et kontantløst samfund, føler du dig måske tvunget til at tage imod kreditkortbetalinger.

Der er én sikker måde for de handlende at få dækket kreditkortgebyrerne på, og det er ved at vælte omkostningerne over på kunderne, enten via tillægsgebyrer eller bekvemmelighedsgebyrer. Vi har allerede en artikel, der forklarer tillægsgebyrer, så denne artikel fokuserer på bekvemmelighedsgebyrer.

Hvad er et bekvemmelighedsgebyr?

Et bekvemmelighedsgebyr er et beløb, som du lægger til købsprisen; kunden betaler dette gebyr til gengæld for at kunne bruge en mere bekvem betalingsmetode. Det er vigtigt at huske, at kunden altid skal have mulighed for at vælge at bruge en anden standardbetalingsmetode, som ikke kræver det ekstra bekvemmelighedsgebyr. Gebyret er teknisk set ikke forbundet med at tage kreditkort. Det skal hjælpe den handlende med at få dækket de ekstra omkostninger ved at oprette en ny betalingskanal.

Som eksempel kan nævnes, at biografer normalt sælger billetter ved kassen. Kunderne kan betale med kreditkort, og denne omkostning absorberes som en omkostning ved at drive forretning. Men biografejeren kan tilbyde en alternativ måde at købe billetter på – via onlinesalg – som kræver, at kunderne betaler med et kreditkort. Biografen kan så opkræve et bekvemmelighedsgebyr for onlinekøb, fordi de, der ikke ønsker at betale bekvemmelighedsgebyret, altid kan købe billetter personligt ved kassen.

Praktisk set synes bekvemmelighedsgebyrer at være mest almindeligt anvendt på betalinger som f.eks. forsyningsselskaber, husleje, skolepenge, offentlige gebyrer (f.eks. registreringsafgifter for motorkøretøjer) og endda skatter. Alle disse gebyrer skal traditionelt betales med check eller personligt, så betaling online med et kreditkort er helt klart en ekstra bekvemmelighed.

Der er regler for, hvordan man kan opkræve et bekvemmelighedsgebyr, og de er forskellige for hvert kort. Visa har den mest grundige politik på området, mens Discover og American Express er ret vage og baserer sig på bredere regler, der gælder for, hvordan de handlende accepterer kortbetalinger, punktum. Vi vil forklare disse regler nedenfor og vise dig, hvordan du korrekt opkræver et bekvemmelighedsgebyr.

Først skal vi dog afklare forskellen mellem bekvemmelighedsgebyrer og tillægsgebyrer.

Bekvemmelighedsgebyr VS tillægsgebyrer

Som nævnt i indledningen er det at tilføje et kreditkorttillæg en anden måde at udligne kreditkortgebyrer på. Et tillæg er ikke det samme som et bekvemmelighedsgebyr, selv om de ofte forveksles med hinanden.

Generelt lægges der et tillæg til et produkts eller en tjenestes almindelige pris, når en kunde betaler med et kreditkort. Det kan anvendes på alle kreditkortbetalinger for et bestemt kort eller på bestemte kategorier af produkter. Du har ikke brug for primære eller sekundære betalingskanaler for at indføre tillægsgebyrer, hvilket gør tingene en smule enklere. Det er dog ikke alle stater, der tillader tillægsgebyrer. Reglerne i forbindelse med tillægsgebyrer er komplekse, så sørg for at tale med din kreditkortsamler for at sikre dig, at du følger alle reglerne, før du begynder at opkræve dette gebyr.

Vi har en god artikel om tillægsgebyrer – hvad de er, og hvordan du kan indføre dem – så sørg for at tjekke artiklen ud, når du overvejer dine muligheder.

Sådan opkræver du (korrekt) bekvemmelighedsgebyrer

Hvis du ønsker at opkræve et bekvemmelighedsgebyr, skal du sørge for at gøre det på den korrekte måde. Hvert kreditkortselskab har sine egne regler, og de opfordrer alle til, at de handlende taler med deres kortindløser, når de overvejer at tilføje et bekvemmelighedsgebyr. Faktisk ser det ud til, at du ikke kan finde ud af det præcise beløb, du kan opkræve, uden at samarbejde med din processor. Nedenfor gennemgår vi de regler, der er implementeret af Visa, Mastercard, Discover og American Express, så du kan få en bedre idé om, hvad du muligvis skal gøre for at opkræve et bekvemmelighedsgebyr.

Visa

I henhold til Visas hjemmeside:

I visse lande, f.eks. Rusland, USA og nogle lande i Asien, er det tilladt for en forhandler at opkræve et bekvemmelighedsgebyr hos kunden. Gebyret skal være et fast gebyr (ikke en procentdel af transaktionsbeløbet), være klart oplyst og udgøre betaling for den bekvemmelighed, der er forbundet med at betale via en alternativ betalingskanal (f.eks. online), som er forskellig fra købmandens normale betalingskanal (f.eks. at sende en check med posten eller betale personligt).

De nærmere oplysninger om Visas regler om bekvemmelighedsgebyrer findes i Visa Core Rules og Visa Product and Service Rules på Visas websted. Afsnit 5.6.2 omhandler bekvemmelighedsgebyrer, og det blev senest ændret i 2020.

Hvis din virksomhed ligger i USA, er her nogle vigtige punkter, der skal bemærkes, når du implementerer et bekvemmelighedsgebyr for Visa-kort:

• Kan kun opkræves online.
• Kan ikke opkræves, hvis du udelukkende er en onlineforhandler (hvis du er det, skal du overveje et tillægsgebyr).
• Det skal oplyses tydeligt og give kortindehaveren mulighed for at annullere betalingen, inden han/hun betaler.
• Gebyret skal være inkluderet i det samlede transaktionsbeløb og må ikke opkræves separat.
• Gælder for alle betalingsformer, der accepteres i betalingskanalen.
• Gebyret skal være et fast eller fast beløb, uanset værdien af den skyldige betaling.
• Kan ikke opkræve gebyr for tilbagevendende transaktioner eller afbetalingstransaktioner.
• Kan ikke opkræve både et bekvemmelighedsgebyr og et tillægsgebyr.

Hvis du ønsker at indføre et bekvemmelighedsgebyr for Visa-kort, opfordrer vi dig til at læse afsnit 5.6.2 i Visa-reglerne og samarbejde med din processor.

Hvis du er en servicevirksomhed og ønsker at opkræve et servicegebyr i stedet for et bekvemmelighedsgebyr, så tillader Visa sådanne gebyrer for nogle MCC-koder. Da denne artikel kun fokuserer på bekvemmelighedsgebyrer, vil vi ikke diskutere servicegebyrer i detaljer. Hvis du ønsker at indføre et sådant gebyr, skal du sørge for at tjekke kravene til servicegebyrer i regel 5.6.3 og tale med din processor.

Mastercard

Mastercards regler for bekvemmelighedsgebyrer er lidt svære at finde. Det ser ud til, at Mastercard godt nok tillader bekvemmelighedsgebyrer, men kun for offentlige myndigheder og uddannelsesinstitutioner. Specifikt er bekvemmelighedsgebyrer kun tilladt i forbindelse med disse typer betalinger:

• Gebyrer og skolefinansieret kost og logi for folkeskoler, gymnasier, højere læreanstalter, universiteter og fagskoler.
• Stats- og retsafgifter, omkostninger og bøder, herunder underholdsbidrag og børnebidrag.
• Lokale, statslige og føderale skatter.

Der er nogle yderligere regler i henhold til Mastercard Convenience Fee Program. De omfatter:

• Hvis du opkræver et bekvemmelighedsgebyr for American Express, Discover og Visa, skal du behandle Mastercard på samme måde, som du behandler disse andre kort.
• Der er yderligere standarder for elektronisk datasikkerhed, som du kan være nødt til at overholde.
• Kortindehaveren skal informeres om det ekstra bekvemmelighedsgebyr og have mulighed for at bakke ud af at betale på denne måde.

Endeligt anbefaler Mastercard, at bekvemmelighedsgebyret opkræves separat fra den faktiske betaling. Dette er det modsatte af Visas krav. Heldigvis er det ikke en obligatorisk regel.

Hvis du er en offentlig myndighed eller uddannelsesinstitution og ønsker at opkræve et bekvemmelighedsgebyr for Mastercard-betalinger, skal du kontakte din acquirer og arbejde sammen med dem om detaljerne.

American Express

American Express synes ikke at have en politik om bekvemmelighedsgebyrer, men de forbyder heller ikke deres forhandlere at opkræve dem (se afsnit 3.3 i American Express Merchant Reference Guide-U.S., senest opdateret i april 2019). Det ser ud til, at du kan opkræve et bekvemmelighedsgebyr, så længe:

• Gebyret passer til definitionen af et bekvemmelighedsgebyr (i modsætning til et tillægsgebyr),
• Du diskriminerer ikke mod brugen af American Express-kortet (afsnit 2.3, femte punkt), og
• Du oplyser kortindehaveren om gebyret og giver kortindehaveren mulighed for at bakke ud.

Den sikreste metode til at tilføje American Express til dit program for bekvemmelighedsgebyrer er at tale med din kreditkortindløser. Men så længe du opfylder Visas krav, burde du også opfylde American Express’.

Discover

Lige American Express synes Discover ikke at have en regel om bekvemmelighedsgebyrer. Der findes en udateret artikel på Discover’s websted om betaling af skatter og afgifter med kreditkort, og den berører bekvemmelighedsgebyrer. Det fremgår af artiklen, at du kan betale din skat med et Discover-kort, men at du typisk vil skulle betale et bekvemmelighedsgebyr i form af en procentdel eller et fast beløb.

Da der ikke findes nogen klare, erklærede regler om bekvemmelighedsgebyrer, er den eneste anden overvejelse afsnit 2.4 i Discover’s Merchant Operating Regulations R11.1. Denne regel kræver, at den handlende ikke må diskriminere mod brugen af Discover-kortet i lighed med American Express’ politik. Hvis du ikke opkræver et bekvemmelighedsgebyr for Visa, men opkræver et for Discover, vil du være i strid med denne regel.

Fra et praktisk synspunkt bør du, hvis du anvender Visa-reglerne og blot tilføjer Discover-kortet som betalingsmulighed, opfylde Discover’s krav til bekvemmelighedsgebyrer. (Bemærk, at vi ikke kan finde Merchant Operation Regulations på Discover’s hjemmeside, så vi kan ikke verificere, hvor aktuel reglen måtte være. Dobbelttjek venligst med din processor for at sikre, at reglerne overholdes.)

ACH Betalinger

Vi har tidligere haft spørgsmål om, hvorvidt man kan opkræve et bekvemmelighedsgebyr for ACH-betalinger. I forbindelse med denne opdatering brugte vi noget tid på at undersøge dette spørgsmål, men kunne ikke finde et endegyldigt svar. De fleste ACH-betalinger kører gennem ACH-netværket, der drives af Nacha. Men i modsætning til kreditkortsnetværkene har Nacha ikke givet vejledning om bekvemmelighedsgebyrer. Så vidt vi kan se, kan forskellige statslige og føderale love (hvis du er i USA) regulere bekvemmelighedsgebyrer for ACH-betalinger. Det betyder, at reglen måske ikke er ensartet.

Hvis du ønsker at opkræve et bekvemmelighedsgebyr for ACH-betalinger, anbefaler vi, at du samarbejder med din processor. De kan have forslag til bedste praksis, som du kan følge, så du ikke løber ind i problemer med statslige love.

Sådan udsender du en meddelelse om opkrævning af et bekvemmelighedsgebyr for kreditkort

Som tidligere nævnt har Visa de mest detaljerede krav til bekvemmelighedsgebyrer, så hvis du følger Visas regler, bør det være tilstrækkeligt at følge de regler, som andre kortnetværk pålægger dig. Generelt gælder det, at hvor et bekvemmelighedsgebyr er tilladt (USA, Asien og Stillehavsområdet), er der ikke noget strengt krav til ordlyden af selve meddelelsen. For Rusland har Visa dog følgende foreslåede ordlyd, når gebyret opkræves ved en terminal:

Meddelelse om gebyr: vil opkræve et gebyr fra kortindehavere for transaktioner ved denne terminal. Dette gebyr lægges til beløbet for din transaktion og kommer oveni eventuelle gebyrer, som dit pengeinstitut måtte opkræve.

En russisk forhandler skal også følge nogle andre krav ud over at sætte denne meddelelse op ved terminalen.

Hvis du er en amerikansk baseret virksomhed, kan du ændre ovenstående ordlyd og bruge noget i retning af:

CONVENIENCE FEE NOTICE: Denne metode til at betale online tilbydes dig for din bekvemmeligheds skyld. Hvis du fortsætter til kassen, vil du blive opkrævet et bekvemmelighedsgebyr på . Dette gebyr lægges til den samlede pris for de varer/tjenester, du har købt i dag. Hvis du ikke ønsker at betale dette gebyr, skal du klikke på “annullér” nedenfor for at vende tilbage til den foregående side. Du kan betale os ved uden at pådrage dig dette bekvemmelighedsgebyr.

Husk dog, at fordi der ikke er noget krav om nøjagtig formulering, så længe du opfylder Visas krav i afsnit 5.6.2 i Visas regler, kan du formulere din meddelelse, som du vil.

Er bekvemmelighedsgebyrer det rigtige valg for din virksomhed?

Lad os gennemgå: Accept af kreditkortbetalinger betyder flere omkostninger for de handlende. Du kan dog nogle gange lade kreditkortgebyrer gå videre til kunden i stedet for at skulle absorbere dem som en omkostning ved at drive forretning. En sådan måde er at bruge et bekvemmelighedsgebyr, men denne metode kan kun bruges, når der er en anden “standard” måde for kunden at betale på. Hvis du ønsker at opkræve et bekvemmelighedsgebyr, skal du kontakte din kreditkortsamarbejdspartner. De kan hjælpe dig med at følge alle reglerne fra kreditkortselskaberne og fortælle dig, hvor meget du kan opkræve for gebyret.

Vil kunderne betale ekstra bare for at have en ikke-standardiseret måde at betale for varer og tjenester på? Det afhænger af det! Mange mennesker er måske villige til at betale ekstra for at springe køen over for at forny kørekortet, men er måske ligeglade med tidsbesparelsen, når de bare kan smide en check med posten for deres elregning. Før du opkræver gebyrer for bekvemmelighed, skal du være sikker på, at der er en efterspørgsel efter dem, ellers kan du ende med en alternativ betalingsmetode, som ingen bruger.