Hvad er Event Management?

I alle forretningsområder er der nogle udtryk, som man aldrig er helt sikker på, at man kender definitionen på. Men når det drejer sig om event management, er definitionen let. I sin kerne er event management processen med at planlægge en begivenhed. Der er tale om enhver form for begivenhed, uanset om den afholdes personligt, virtuelt eller hybridt. Det er synonymt med eventplanlægning og mødeplanlægning. Ligesom disse andre begreber varierer omfanget af hvert projekt og de små detaljer alt efter branche, virksomhedsstørrelse og meget andet. Så hvad er event management?

Event management er eventplanlægning

Eventplanlægning går under mange forskellige navne. Nogle eventplanlæggere kaldes administrative assistenter, andre kaldes eventkoordinatorer, og andre kaldes eventteknologer. Hvad har alle disse titler til fælles? De enkelte personer har en vis andel i planlægningen af en begivenhed. Uanset om der er tale om interne eller eksterne, store eller små, personlige eller virtuelle arrangementer, skal de alle planlægges.

Virtuel event management

I dagens nye miljø har vi været nødt til at lære at styre ikke kun vores personlige arrangementer, men også vores virtuelle programmer. Forvaltningen af virtuelle arrangementer kræver de samme trin som forvaltningen af dit personlige arrangement, men med den ekstra udfordring at sikre, at dit indhold er dobbelt så fængslende. Mens personlige arrangementer har den ekstra bonus af rejser, netværk og gratis mad, er et virtuelt arrangement i høj grad afhængig af indholdet for at holde deltagerne engageret. Når du administrerer et virtuelt arrangement, skal du sørge for, at dine talere er forberedt på at præsentere deres indhold virtuelt, og at dit indhold er interessant og kortfattet.

Differentierede aspekter af event management

Opbygning af det perfekte event

Det starter ganske enkelt. Et tema. En plan. Et mål. Din begivenhed har et formål fra starten, som vil styre indholdet, talerne og stedet. Dernæst er det tid til at etablere de grundlæggende ting. Du skal opbygge et branded eventwebsted, der lokker besøgende til at deltage i dit event. I dag er det nemmere end nogensinde før at opbygge et smukt designet website, blot ved at forstå Event Website Basics. Derefter har du brug for sikker betalingsbehandling, så deltagerne nemt kan betale for arrangementer.

Promotion på tværs af kanaler med automatisering

Hvis ingen kender til dit arrangement, hvordan vil de så tilmelde sig? Det er derfor, at markedsføring er så vigtigt. Se de bedste måder at promovere din begivenhed på for at få inspiration. Målrettet e-mailmarkedsføring er en fantastisk måde at promovere dine arrangementer på, når du har en stor database. Andre måder at promovere på? Sociale medier er fortsat en af de bedste gratis promoveringskanaler.

Håndtering af deltagerinformation og kommunikation

Sigtet med en begivenhed er altid at skabe forbindelser. Event management handler ikke kun om at vælge sengetøj eller den rigtige leverandør af virtuel teknologi, men også om at styre kontakterne så godt som muligt. I løbet af arrangementet samler du leads, der skal gå til salg. Disse leads vil være afgørende, når det kommer til at bevise din Event ROI.

Måling af din succes for at bevise Event ROI

Event management slutter ikke, når eventet slutter. I løbet af hele begivenheden er det vigtigt at bevise succes og identificere områder med forbedringspotentiale. Data, der opnås i løbet af processen, vil hjælpe dig med at gøre dette. Live-afstemning er en fantastisk måde at finde ud af, hvordan deltagerne følte sig om arrangementet.

Der er teknologi til det

Event management handler om at samle en utrolig oplevelse, lette forbindelser, tilføje leads til salgspipeline og bevise succes. Det er et vanskeligt job, der indebærer at dreje et uendeligt antal tallerkener og arbejde døgnet rundt for at skabe et uforglemmeligt øjeblik for deltagerne. Og det er et arbejde, der kan gøres lidt lettere ved at udnytte teknologien, især når du planlægger et virtuelt arrangement eller et hybridarrangement. Mens mange planlæggere er afhængige af klistermærker og regneark, er der teknologi derude, der kan spare timer og tage begivenhederne til det næste niveau. Find ud af, hvilken eventteknologi der kan hjælpe dig med at få succes i Sådan vælger du den rigtige eventstyringsteknologi.