Når du planlægger firmaarrangementer og møder, vil du hurtigt finde en verden af muligheder for næsten alle aspekter af dit arrangement – lokaler, dekorationer, mad, aktiviteter og meget mere. At have så mange muligheder kan let forårsage informationsoverbelastning og gøre det svært at træffe beslutninger. For at sikre, at alle de beslutninger, du træffer i løbet af planlægningsprocessen, bidrager til at skabe et sammenhængende møde for deltagerne, kan det være en livredder at have et tema. At fastlægge et arrangementstema tidligt og holde sig til det i hele processen har en række fordele, herunder:
Understøtter dit arrangementstema
Et tema kan være en overraskende effektiv måde at få arrangementets budskab frem på og nå dine interessenters mål. Sig for eksempel, at arrangementet er fokuseret på at sparke et langsigtet mål i gang, og at arrangementets mål er at inspirere medarbejderne til at se fremad, så de træffer beslutninger i dag, der understøtter succes i morgen. I dette tilfælde ville en begivenhed med fremtidstema være ideel til at fremhæve budskabet på en måde, der er sjov for deltagerne. De elementer, som du væver ind i løbet af dagen, kan vise det langsigtede mål, som organisationen stræber efter, samtidig med at du fremhæver vigtigheden af at holde den fremtidige tilstand øverst på dagsordenen.
2. Skaber en sammenhængende oplevelse for deltagerne
Fra kommunikation før begivenheden, til begivenhedsdagen til opfølgning efter begivenheden, vil et tema være med til at etablere et unikt og identificerbart brand for din begivenhed. Den menneskelige hjerne behandler information ved at organisere den i kategorier, så ved at bruge et tema giver du en sammenhængende oplevelse, der binder alt sammen for dine deltagere.
Hvert element, som du vælger, og som understøtter temaet, er med til at forene arrangementet. Vælg en oplevelsesaktivitet, der understøtter temaet, vælg mad, der passer til det, og vælg endda transport, der på en eller anden måde er forbundet med temaet. For eksempel: Du er vært for et virksomhedsmøde med et fastlagt mål om at forbedre produktiviteten og moralen blandt mange afdelinger. Du har valgt et tema om vand. For at skabe denne sammenhængskraft:
- Lokalet ligger ved havet eller en stor vandmasse
- Du har havinspirerede drikkevarer og retter
- Din farveskema er en blanding af blå farver, der anvendes i al kommunikation før arrangementet, på arrangementets websted og i brochurer,
- Du har en båd planlagt til at bringe deltagerne fra lufthavnen til stedet
- Den oplevelsesmæssige aktivitet, som du har valgt til at få budskabet frem, deler det akvatiske tema og understøtter de mål, du ønsker at opnå
Da der blev fastlagt et tema, kunne alle disse komponenter vælges i løbet af planlægningsprocessen for at bidrage til en sammenhængende oplevelse for deltagerne. Uanset om det tema, du vælger, er lunefuldt eller alvorligt, binder det alt sammen og gør arrangementet mindeværdigt.
Kontribuerer til engagement og spænding
Event-temaet er en fantastisk måde at skabe spænding op til arrangementet og holde dem engagerede, mens de er der. Du kan gradvist give deltagerne tips om, hvad temaet er, ved hjælp af kommunikation før arrangementet, så de bliver begejstrede for, hvad der venter dem. Derefter vil de bruge dagen på at holde øje med de elementer og små detaljer, der relaterer til temaet, hvilket gør det til en engagerende oplevelse, der er værd at dele.
Gamification er ikke kun en måde at gøre din dagsorden for virksomhedsevents sjovere på – det kan være en unik måde at bringe nøglebudskaberne hjem på og opbygge nyttige færdigheder blandt dine deltagere. Når det gøres effektivt, hjælper gamification deltagerne til at føle sig fuldt ud fordybet i eventoplevelsen, samtidig med at man videregiver trætte taktikker, som deltagerne forventer, såsom talere, isbrydere, tryllekunstnere eller komikere. Hvis du overvejer at tilføje gamification til et kommende firmaarrangement, skal du tage dig tid til at overveje komponenterne i denne artikel, så du kan lave en plan for at gamificere dit arrangement effektivt og med succes.
Sjove ideer til mødetemaer
Nu da vi har fastslået, hvorfor det er vigtigt at have et mødetema, er her flere sjove mødetemaer, der ofte bruges af professionelle eventfolk og er vellidt af deltagerne, så du kan komme godt i gang:
|
|
Konklusion
Det kan være meget sjovt at finde det helt rigtige tema, der hænger sammen med målene for arrangementet – og når du først har truffet den første beslutning, er det meget nemmere at beslutte sig for alle mulige komponenter i dit arrangement. At have et solidt tema, der knytter sig til eventmålene, gør ikke kun dit liv lettere, det resulterer også i en event, der er sjov og engagerende for deltagerne og samtidig effektivt opfylder interessenternes mål.
