Indkøb 101Inkøbsanmodning vs. indkøbsordre

For en person, der er ny eller ikke kender til indkøb og forretningsordrer, kan udtrykkene “indkøbsordrer” og “rekvisitioner” (også nogle gange kaldet “indkøbsrekvisitioner” eller “ordrerekvisitioner”) virke en smule forvirrende i starten. De er begge udtryk, der kan betyde, at varer eller tjenesteydelser skal købes af en virksomhed. De er også begge en integreret del af processen fra indkøb til betaling (også kaldet P2P), som handler om at identificere behov, godkende og placere indkøbsordrer og endelig afstemme de modtagne leverancer og fakturerede fakturaer via et 3-vejs match.

Download vores gratis quick-start guide til processen for indkøbsrekvisitioner

Hvis rekvisitioner og indkøbsordrer har så meget til fælles, hvad er så forskellen?

Simpelt sagt, bliver rekvisitioner i sidste ende til indkøbsordrer, når disse rekvisitioner er blevet godkendt. Indkøbsordrer sendes til leverandører – ikke rekvisitioner.

Rekvisitioner er en indikation af, at visse varer eller tjenester skal købes i en virksomhed. De bruges af virksomhedens medarbejdere til at kommunikere de ting, de har brug for at få købt, til dem, der er ansvarlige for indkøb. Rekvisitioner er interne ordrer, hvilket betyder, at de aldrig går uden for virksomheden.

Købsordrer sendes til leverandører eller sælgere for at angive en hensigt om at købe varer eller tjenesteydelser. Uanset størrelsen eller specialiseringen af en virksomhed kræver indkøbsordrer almindeligvis, at der skal ske en verifikation fra en leder, før de sendes til en leverandør, i lighed med rekvisitioner. Hovedforskellen er, at rekvisitioner, når de modtages fra medarbejdere, bruges internt af indkøbsafdelinger til at spore de varer og tjenester, de har brug for at købe, mens indkøbsordrer er værktøjer til at handle på disse behov ved at foretage disse indkøb fra udpegede leverandører.

Som eksempel på en grundlæggende kæde af begivenheder, der fører til, at en indkøbsordre sendes, lad os sige, at en produktionsvirksomhed er ved at løbe tør for en bestemt komponent, der er nødvendig for at fremstille sine produkter, f.eks. metalbolte:

1. En medarbejder bemærker dette og angiver, uden at være den ansvarlige for at lave indkøbsordrer, at der skal købes flere metalbolte ved at indsende en indkøbsanmodning til lagerchefen.
2. Når den er godkendt, sender lagerchefen derefter indkøbsanmodningen til indkøbsafdelingen til anden godkendelsesrunde.
3. Når udgiften er verificeret, udfylder indkøbschefen den godkendte indkøbsordre med den nødvendige mængde metalbolte, der er angivet i rekvisitionsordren. (Nogle gange erstattes dette trin med indsendelse af en RFQ eller en RFP, hvis indkøberen planlægger at forhandle med leverandøren.)
4. I større virksomheder kan indkøbsordren endda blive gennemgået og godkendt en eller flere gange, før den færdige indkøbsordre sendes til en leverandør.

Men hvor vigtig er rekvisitioner egentlig, når man opretter en indkøbsproces?

Hvorfor er indkøbsrekvisitioner nødvendige?

Hvorfor ikke oprette indkøbsordrer med det samme, når der er brug for varer og tjenesteydelser?

Dette er gode spørgsmål, og svarene kan variere fra virksomhed til virksomhed.

En af de universelle grunde er, at rekvisitionsordrer kan være en vigtig faktor i optimering af reduktionen af de samlede indkøbsomkostninger. I nogle virksomheder og offentlige myndigheder er flere indkøbstilbud fra forskellige leverandører et krav på rekvisitionsordrer, før der oprettes en indkøbsordre, for at sikre, at de bedste kvalitetsprodukter og priser opnås ved hver enkelt ordre.

Det har dog ikke altid været tilfældet. Nogle virksomheder undgik tidligere helt at bruge rekvisitioner og indkøbsordrer. Men hvorfor?

Fra tidligere, da ordrerne drejede sig om mindre beløb, var det en populær metode at give afkald på både rekvisitionsordrer og indkøbsordrer til fordel for at foretage et indkøb direkte med virksomhedens kreditkort for at spare tid.

Men med indførelsen af e-procurement og online indkøbsordre-software samt muligheden for at logge udgifter med tilbagevirkende kraft kan selv små ordrer og indkøb nu dokumenteres med lethed.

“Dagene med maverick spending er talte, efterhånden som virksomhederne indfører nye, nemmere måder at spore og centralisere indkøb foretaget af alle ansatte i deres virksomhed.” – Majdi Sleimen

I takt med at beløbene på indkøbsordrerne stiger, begynder det at blive afgørende for dokumentationen at have et system til at filtrere de oprindelige rekvisitionsordrer og godkende de færdige indkøbsordrer, før de sendes, især for større udgifter. For virksomheder, der laver et stort antal indkøbsordrer hver måned, er det også en nødvendighed at kunne kontrollere udgifterne uden at hindre arbejdsgangen.

For fortsat at spare tid og samtidig bevare fordelene ved disse systemer, er e-procurement og online indkøbsordresystemer blevet en populær tilgang til håndtering af alle trin i indkøbsordreprocessen, især i større virksomheder.

Et andet godt samspil mellem rekvisitioner og indkøbsordrer i et softwaremiljø er muligheden for at udfylde enkelte indkøbsordrer fra flere rekvisitioner – en yderst praktisk funktion for virksomheder, der håndterer større mængder af rekvisitionsordrer.

Vil du have mest muligt ud af indkøbsordrer og rekvisitioner? Prøv at flytte online.

I disse dage foregår de fleste forretninger online. Hvorfor er din indkøbsproces ikke det?

Er du træt af at være bundet til dit skrivebord, få ændret indkøbsoplysninger uden registrering, forsøge at holde styr på snesevis af rekvisitionsordrer, sende papirark rundt på kontoret for at få fysiske underskrifter og forsøge at følge status for hver enkelt indkøbsordre manuelt? Hvorfor ikke strømline processen med en online indkøbsplatform? Når de håndteres digitalt, kan rekvisitioner og indkøbsordrer være lige så tidsbesparende som et hurtigt, enkelt træk fra virksomhedens kreditkort, samtidig med at du kan høste fordelene ved strukturerede godkendelseskæder, dokumentation og fleksibilitet til at få adgang til dem hvor som helst.

Hvor du kaster dig ud i processen fra indkøb til betaling, kan det betale sig at kende forskellen:

Rekvireringer er interne ordrer, der bruges af virksomhedens medlemmer til at angive et behov for produkter eller tjenester inden for den pågældende virksomhed.

Købsordrer er eksterne ordrer, der sendes til leverandører eller sælgere for at udtrykke eller bekræfte en forpligtelse til at købe disse produkter og tjenester.

Selv om de ligner hinanden, spiller begge udtryk en afgørende rolle i den køb-til-betaling-proces, der anvendes af de fleste indkøbsafdelinger, og begge er væsentlige funktioner i moderne online indkøbs- og ordreadministrationsplatforme.

Den gennemsnitlige reduktion af indkøbsomkostningerne efter implementering af en indkøbsløsning er omkring 15 %, og den tid, det tager at få rekvisitionsordrer udfyldt, med op til 75 %.

Nu, hvor du kender forskellen mellem indkøbsordrer og rekvisitioner, kan du prøve at håndtere begge dele komfortabelt med en online indkøbsplatform!

Ønsker du at læse mere om forskellen mellem indkøbsordrer og rekvisitioner?

Forskellen mellem en rekvisition & og en indkøbsordre (af Forest Time)

Forskellen mellem indkøbsordre og indkøbsrekvisition (af Ahmed Ashfaque)