Funktioner og målgruppe
Memoer er en forkortelse for “memorandum” og er en type dokument, der bruges til at kommunikere med andre i samme organisation. Memoer (eller memoranda) bruges typisk til ret korte meddelelser på en side eller mindre, men uformelle rapporter på flere sider kan også anvende memoformatet.
Format
Memos er kendetegnet ved en overskrift, der indeholder linjerne DATO, TIL, FRA og SUBJECT. Andre linjer, f.eks. CC eller BCC, kan tilføjes efter behov. En RE (“Reference”) linje kan bruges i stedet for SUBJECT, men denne brug bliver mere og mere sjælden, da “RE” ofte forveksles med “Reply” på grund af brugen i e-mail.
- DATE: Angiv den dato, hvor memoet er distribueret.
- TO: Angiv navnene på modtagerne af notatet. Hvis der er flere modtagere, er det acceptabelt at bruge et gruppenavn, f.eks. “Alle medarbejdere” eller “Medlemmer af personaleudvalget”.”
- FROM: Angiv navn og stillingsbetegnelse på den/de skribent(er).
- SUBJECT: Tænk på SUBJECT-linjen som en titel for notatet. Gør den specifik, så læserne straks kan identificere emnet.
Disse overskrifter kan være med dobbelt eller enkelt mellemrum, og SUBJECT-linjen er ofte skrevet med store bogstaver. Desuden kan rækkefølgen af punkterne variere. Mange organisationer har deres egne stilpræferencer på disse områder. Hvis ikke, er den ovenfor anførte rækkefølge, med dobbelt mellemrum, den mest almindelige.
Teksten i memoer anvender typisk blokformat med linjer med enkelt mellemrum, et ekstra mellemrum mellem afsnit og ingen indrykninger for nye afsnit. Hvis en rapport, der anvender memo-formatet, strækker sig til et par sider, kan der dog anvendes dobbelt mellemrum for at forbedre læsbarheden.
Organisering
Professionelle kommunikationsformer er organiseret efter en af to strategier: Direkte og indirekte.
- Den direkte organiseringsstrategi præsenterer dokumentets formål i det første afsnit (nogle gange den første sætning) og giver understøttende detaljer i brødteksten.
- Den indirekte organiseringsstrategi indledes med relevante, opmærksomhedsskabende detaljer, der ikke direkte angiver dokumentets formål. Formålet afsløres i meddelelsens hoveddel, som regel indlejret mellem understøttende detaljer.
Den direkte strategi bruges til gode nyheder eller rutinemæssig kommunikation; den indirekte strategi bruges til overbevisende, salgs- eller dårlige nyheder.
Et direkte angivet formål er velkomment i gode nyheder eller rutinemæssige meddelelser, men kan opfattes som abrupt eller ufølsomt i en dårlig nyheds- eller overbevisende meddelelse. Når publikum ikke er modtageligt over for budskabet, er det bedst at føre gradvist op til formålet.
I begge organisationstyper placeres handlingsinformation (f.eks. frister eller kontaktoplysninger) eller en høflig afsluttende erklæring i det sidste afsnit.
| Organisationsstrategi | Definition | Dokumenttype |
Indhold |
||
| Indledning | Krop | Konklusion | |||
| Direkte | Skribenten når hurtigt frem til formålet, nogle gange allerede i den første sætning. | Bruges til gode nyheder eller rutinemæssig kommunikation (publikum er modtageligt eller neutralt) | Formål | Detaljer | Aktionsinformation eller høflig afslutning |
| Indirekte | Skriveren bygger gradvist op til formålet, som angives i brødteksten. | Bruges til negative, overbevisende eller salgsbudskaber (publikum er ikke modtageligt) | Relevante, opmærksomhedsskabende udsagn | Formålsangivelse er indlejret af detaljer. | Aktionsinformation eller høflig afslutning |
Eksempel på direkte memo
Eksempel på indirekte memo
Stil og tone
Men memo rapporter og politiske memoer er eksempler på dokumenter, der har en mere formel tone, vil de fleste memoer have en konversationsstil – let uformel, men stadig professionel. Målgruppen for memoer er dem, som forfatteren arbejder sammen med, så skrivestilen forudsætter normalt et forhold til dem (og derfor en vis mangel på formalitet); husk blot på, at forholdet er professionelt, så det skal afspejles i skriften. Desuden kan målgruppen, som med alle dokumenter på arbejdspladsen, indeholde en række forskellige læsere, og stilen og tonen bør være passende for alle deres tekniske og autoritetsmæssige niveauer.
| Tå uformelt | Tå formelt, stuffy-klingende, ordkløveri | Passende balance | |
| Hej, alle sammen. Håber I har haft en god weekend. I kender de priser, som vi uddeler med jævne mellemrum? Det er tid til dem igen! | Variety Craft Supplies’ mission er at give kunderne prisvenlige kvalitetsmaterialer til en overkommelig pris med en fantastisk kundeservice. Fremragende kundeservice omfatter at være vidende om forsyningerne, men det går også videre end det. Det handler om at have den rigtige holdning til at hjælpe kunderne. Det er på tide at belønne medarbejdere, der har en kundeorienteret indstilling. |
Direkte og kortfattet indledning angiver formålet med notatet. Indgiv venligst dine nomineringer til den kvartalsvise Customer Service Excellence Award senest den 8. april. Hjælp os med at identificere gode medarbejdere! |
Fælles situationer for skrivning af memoer
Memoer bruges i en række forskellige kommunikationssituationer på arbejdspladsen, lige fra dokumentation af procedurer og politikker til simple bekendtgørelser. Nedenfor er nogle almindelige typer af memoer:
- Politikker (ændringer og nye)
- Instruktioner
- Procedurer
- Anmeldinger
- Rejserapporter
Distributionsmedie
Memoer kan distribueres manuelt via et trykt medie i organisationer, hvor ikke alle medarbejdere har adgang til e-mail. Organisationer med adgang til e-mail kan distribuere memoer som vedhæftede filer til e-mail.
I organisationer, hvor e-mail når ud til alle medarbejdere (eller alle medarbejdere i memoets målgruppe), skal skribenterne afgøre, om de vil sende et memo eller en e-mail for at formidle deres information. I sådanne tilfælde bør skribenterne overveje tre faktorer: meddelelsens art, dybden/antallet af detaljer og sandsynligheden for, at den vil blive udskrevet for lettere at kunne henvises til den. Disse typer meddelelser bør skrives i memoformat og vedhæftes en e-mail for hurtig (og miljøvenlig) distribution:
- Meddelelser, der har en officiel aura, f.eks. nye politikker eller revisioner af politikker.
- Meddelelser, der indeholder mange detaljer (f.eks. instruktioner om, hvordan man kalibrerer et kompliceret stykke maskineri).
- Meddelelser, der kræver reference uden for en computer (hvilket gør det nødvendigt med en printkopi). Udskriftskopier af e-mails anvender generelt en lille skrifttype, der er vanskelig at læse.
*Somme artikler anvendes på tværs af flere genrer og discipliner.
