Dette var et spørgsmål, da Office 365 Groups kom til verden for et par år siden, og det er stadig DET STORE spørgsmål den dag i dag. Hvornår skal du blot oprette et SharePoint-websted, og hvornår skal du vælge et Office 365 Group Site med alle de klokker og fløjter, der følger med?
Først vil jeg gerne forklare forskellen mellem et almindeligt SharePoint-websted og en Office 365 Group. Derefter vil jeg give nogle retningslinjer/argumenter for hver mulighed. Forhåbentlig vil dette hjælpe dig med at afgøre debatten om “Office 365 Groups eller SharePoint Team Sites”.
Vi havde dette for evigt i SharePoint. Indtil Office 365 Groups kom ud, var dette det eneste sted, vi kunne oprette og have til samarbejde. Sites har været brugt til dokumenthåndtering, men du kunne også krydre dem med andre webdele (opgaveliste, kalender osv.). I løbet af det sidste år fik et klassisk SharePoint-websted lidt ekstra kærlighed og renæssance med en moderne sideoplevelse. Så selv hvis dit intranet er fyldt med disse klassiske sider, kan du nemt konvertere dem til moderne sideoplevelse.
Eksempel på en klassisk SharePoint-side
Eksempel på en moderne SharePoint-side
Office 365 Group
Office 365 Group er, som jeg tidligere har dokumenteret, i bund og grund en sikkerheds-/medlemsgruppe, der er knyttet til forskellige Office 365-værktøjer og -apps.
Her er, hvad du får som en del af en Office 365 Group, når du opretter en:
- E-mail-distributionsliste (Outlook)
- Gruppekalender (Outlook)
- Bemærk-tage værktøj (OneNote)
- Opgavehåndteringsværktøj (Planner)
- Chatværktøj (MS Teams) – se en note nedenfor
- SharePoint Site Collection (SharePoint)
NOTAT: Der oprettes ikke automatisk et MS Team (chat-app/værktøj), når du opretter en Office 365-gruppe. Du skal forbinde/skabe det manuelt, efter at en Office 365 Group er oprettet. Det oprettes kun automatisk, når du opretter et nyt Team fra MS Teams.
Så nu, med en Office 365 Group, er SharePoint-webstedet kun en lille brik i et puslespil. Alle disse værktøjer arbejder hånd i hånd og er godt integreret. Når du f.eks. udveksler filer i MS Teams, gemmes de i et dokumentbibliotek, der er placeret i SharePoint (med en mappe, der automatisk oprettes for hver kanal i et Team).
Så tilbage til spørgsmålet, hvornår bruger du et SharePoint-websted, og hvornår bruger du en Office 365 Group? Hør, det afhænger af, hvem du taler med – der er ikke noget rigtigt eller forkert svar her. Jeg har nogle kunder, der kun opretter Office 365 Groups (for hver afdeling eller projekt). Jeg mener stadig, at “almindelige” websteder (som ikke er forbundet med Office 365 Groups) også har deres plads. Lad os f.eks. sige, at din Human Resources-afdeling har brug for at oprette et medarbejderwebsted til at gemme politikker, formularer osv. Der er virkelig ikke brug for en social komponent her, som Planner eller Teams, så et godt gammelt websted vil være tilstrækkeligt.
På den anden side, hvis du har brug for at styre et projekt, kan en Office 365 Group måske vise sig at være et bedre alternativ, da du ud over filopbevaring får en e-mail-distributionsliste, et opgaveværktøj osv. – hvis dit projekt skulle have brug for disse.
Brug Office 365 Groups, hvis du….
- Ønsker hurtigt og nemt samarbejde
- Ønsker mulighed for at have uformelle mødelokaler
- Har korte miniprojekter
- Ønsker ikke at blive belastet af at administrere SharePoint-teamwebsteder
- Kun har brug for et sted at dele dokumenter, links og billeder, og ikke har brug for værktøjer til socialt samarbejde
Her er en video, som jeg også har lavet om emnet.
