Udfyldelse af formular I-9, kontrol af ansættelsesrettighed, kræver indsamling af personlige oplysninger om medarbejdere. Arbejdsgiverne bør have dette i tankerne, når de beslutter, hvordan de skal opbevare og opbevare den udfyldte formular I-9 og den tilhørende dokumentation, så personlige oplysninger ikke kommer i de forkerte hænder. Du bør opbevare udfyldt formular I-9 og eventuel tilsvarende dokumentation, f.eks. kopier af dokumenter, på en måde, der passer til dine forretningsmæssige behov og kravet om at stille formular I-9 til rådighed til inspektion. Send ikke formularer I-9 med posten til USCIS eller U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Sådan opbevarer du formular I-9:
- På stedet eller på et opbevaringssted uden for stedet
- I et enkelt format eller en kombination af formater, f.eks:
- papir
- mikrofilm eller mikrofiche
- elektronisk
Tjenestemænd fra Department of Homeland Security, medarbejdere fra Immigrant and Employee Rights Section (IER) i Department of Justice og medarbejdere fra Department of Labor kan bede om at få indsigt i disse formularer.
Og uanset hvordan du vælger at opbevare dine formularer I-9, skal du være i stand til at fremlægge dem for embedsmænd til inspektion inden for 3 arbejdsdage fra den dato, hvor formularerne blev anmodet om.
Formular I-9 indeholder personlige oplysninger om medarbejdere. Når du opbevarer disse formularer (uanset hvilket format du vælger), anbefaler USCIS, at arbejdsgiverne sørger for passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte medarbejdernes oplysninger.
Lagring af den originale papirformular I-9
Arbejdsgivere, der vælger at opbevare papirkopier af de dokumenter, som deres medarbejdere fremlægger, kan opbevare dem sammen med medarbejderens formular I-9 eller sammen med medarbejderens journaler. USCIS anbefaler dog, at arbejdsgivere opbevarer formular I-9 adskilt fra personalejournaler for at lette en inspektionsanmodning.
Lagring af formular I-9 på mikrofilm eller mikrofiche
Arbejdsgivere kan opbevare kopier af originale, underskrevne formular I-9 på mikrofilm eller mikrofiche. De skal vælge et filmmateriale, der bevarer billedet og giver mulighed for adgang og brug i hele opbevaringsperioden.
Mikrofilm eller mikrofiche skal:
- Vise en høj grad af læsbarhed og læsbarhed, når den vises på en læser (viewer) eller reproduceres på papir, og
- Indeholde et detaljeret indeks over alle data, så man straks kan få adgang til en bestemt post.
Hvis en embedsmand underretter en arbejdsgiver om en inspektion, skal arbejdsgiveren stille mikrofilm eller mikrofiche og en læser/printer til rådighed, som:
- Forsyder sikkerhedsfunktioner;
- Er i ren stand, korrekt vedligeholdt og i god driftstilstand; og
- Er i stand til at vise og udskrive en hel side med oplysninger.
Når arbejdsgiverne har opbevaret en formular I-9 på mikrofilm eller mikrofiche, kan de destruere papiroriginalerne.
Lagring af formular I-9 elektronisk
Arbejdsgiverne kan anvende et papirsystem, et elektronisk system eller en kombination af papir og elektroniske systemer til at opbevare formular I-9. Et elektronisk lagringssystem skal:
- Indeholde kontrolforanstaltninger til sikring af integriteten, nøjagtigheden og pålideligheden af systemet til lagring af den elektroniske generation.
- Indeholde kontrolforanstaltninger til at opdage og forhindre uautoriseret eller utilsigtet oprettelse af, tilføjelse til, ændring af, sletning af eller forringelse af en elektronisk udfyldt, lagret formular I-9, herunder den elektroniske underskrift, hvis den anvendes.
- Inkluderer kontrolforanstaltninger til sikring af et revisionsspor, således at enhver ændring eller ændring af formularen siden dens oprettelse lagres elektronisk og kan tilgås af et passende statsligt organ, der inspicerer formularerne.
- Inkluderer et inspektions- og kvalitetssikringsprogram, der regelmæssigt evaluerer det elektroniske genererings- eller lagringssystem og omfatter periodisk kontrol af elektronisk lagret formular I-9, herunder den elektroniske signatur, hvis den anvendes.
- Inkluderer et detaljeret indeks over alle data, således at der straks kan gives adgang til en bestemt registrering.
- Giver en høj grad af læsbarhed og læsbarhed, når den vises på en videoterminal eller reproduceres på papir.
