Projektkvalitetsstyring – en hurtig vejledning

Når du leder et projekt, er den tredobbelte begrænsning altid vigtigst i dit hoved. Hvordan kan du kontrollere projektets omfang, tidsplan og omkostninger?

Men der er en fjerde bekymring, som er lige så vigtig, og som nogle gange bliver glemt i projektledelsens malstrøm, og det er kvalitet.

Det er ligegyldigt, om du har de bedste projektstyringsværktøjer, om du har opfyldt alle milepæle og afsluttet projektet inden for budgettet, hvis det leverede produkt ikke opfylder kvalitetsstandarderne. Derfor er projektkvalitetsstyring så vigtig.

Hvad er projektkvalitetsstyring?

Projektkvalitetsstyring omfatter de processer og aktiviteter, der bruges til at finde ud af og opnå kvaliteten af de leverancer, der leveres i et projekt. Kvalitet kan imidlertid være et vanskeligt ord.

Hvad er kvalitet? Mens vi kunne blive ved i al evighed om den “sande” betydning af kvalitet og bruge den sokratiske metode til at føre en dialog om de mange mulige betydninger, er svaret for projektledelse mere defineret.

Kvalitet er ganske enkelt det, som kunden eller interessenten har brug for af projektets leverancer. Ved at holde definitionen bundet til kunden eller interessenten kan kvalitetsstyring have et snævrere fokus, hvilket betyder, at det er mere sandsynligt, at den når sine mål.

Koncepter for projektkvalitetsstyring

Projektledere fører tilsyn med gennemførelsen af en projektkvalitetsstyringsplan. Hovedidéen er igen at levere et produkt eller en tjenesteydelse i overensstemmelse med kundens eller interessentens specifikationer. Det kræver kendskab til kvalitetsstyringskoncepter.

Kundetilfredshed

Og uden kundetilfredshed kan der ikke være nogen kvalitet. Selv hvis et leveringsobjekt opfylder alle aspekter af det, som kunden eller interessenten har krævet, men det sker, hvor selve processen ikke var tilfredsstillende, så er der et problem.

Det leverede produkt skal naturligvis opfylde de aftalte krav, ellers er projektet mislykkedes, fordi projektets produkt og projektledelsen ikke opfyldte kundens eller interessentens forventninger.

Relateret:

Det er derfor, at gennemførelse af kvalitetskontrol betyder styring af både proces og mennesker. Hold regelmæssige møder med din kunde eller interessent for at holde dem underrettet om projektets fremskridt. Få deres feedback, og sørg for, at du er helt gennemsigtig over for dem, så du undgår, at der opstår problemer senere.

Forebyggelse frem for inspektion

Kvalitet er ikke gratis. Omkostningerne ved kvalitet (COQ) er de penge, der bruges til at håndtere problemer i løbet af projektet og derefter efter projektet til at rette eventuelle fejl. De er opdelt i to kategorier: omkostninger til overensstemmelse og omkostninger til manglende overensstemmelse.

Opgørelsen af overensstemmelsesomkostninger kan betragtes som en forebyggende omkostning. Disse omkostninger er primært relateret til uddannelse, dokumentationsprocessen, det nødvendige udstyr og den tid, der er nødvendig for at få kvaliteten gjort rigtigt. Andre omkostninger i forbindelse hermed kan omfatte afprøvning, tab ved destruktiv afprøvning og inspektioner.

Med omkostningerne ved manglende overensstemmelse menes omkostninger ved interne fejl. Disse består i at skulle omarbejde noget eller endda skrotte det helt. Yderligere omkostninger kan komme fra ansvar, garantiarbejde og tabt forretning.

Kontinuerlig forbedring

Dette koncept for kvalitetsprojektledelse kan findes i Six Sigma og Total Quality Management (TQM) og er dominerende i konceptet Prevention Over Inspection.

Dette koncept er, som det forklares i titlen, en løbende indsats for at behandle forbedringer af leverancerne over tid. Uanset om det er gennem små, trinvise ændringer eller gennem store ændringer, er muligheden for at identificere og tage fat på ændringer altid til stede.

Anvendelse af dette koncept betyder også konstant overvågning og dokumentation af eventuelle problemer, der opstår, så man derefter kan bruge de erfaringer, man har gjort, når man styrer fremtidige projekter. På denne måde kører du et mere effektivt projekt og vil sandsynligvis ikke gentage fejltagelser.

Relateret: Når du har en idé om de forskellige begreber, er det næste skridt at implementere en projektkvalitetsstyringsplan. For at gøre det skal du følge disse tre trin:

Planlæg kvalitet

Først skal du identificere kravene til kvaliteten af det leverede produkt, og hvordan projektet skal forvaltes. Bliv enig om, hvordan denne proces skal dokumenteres, og hvordan disse oplysninger skal leveres. Vil I have regelmæssige møder, e-mails osv.?

Planen skal indeholde disse detaljer samt målepunkter til måling af kvaliteten, mens I styrer projektet. Dette bør omfatte en kvalitetscheckliste til at indsamle og organisere de mærker, du skal ramme i løbet af projektet.

Kvalitetssikring

Kvalitetssikring er ifølge American Society for Quality (ASQ) “de planlagte og systemiske aktiviteter, der gennemføres i et kvalitetssystem, således at kvalitetskravene til et produkt eller en tjenesteydelse vil blive opfyldt.”

Brug kvalitetssikring til at sikre, at dine processer rent faktisk arbejder hen imod, at projektets leverancer opfylder kvalitetskravene. To måder at opnå dette på er ved at bruge en proceskontrolliste og en projektrevision.

Kvalitetskontrol

Alle processer har så at sige brug for en politimand, der sikrer, at reglerne bliver fulgt, og at den forventede kvalitet bliver opfyldt. Nogle måder at sikre, at den krævede kvalitet af leverancerne opnås, er gennem peer reviews og testning.

Det er vigtigt at kontrollere kvaliteten af leverancerne i løbet af projektstyringsprocessen for at justere leverancerne, hvis de ikke opfylder de standarder, der er blevet fastsat. Dette kan gøres ved projektets afslutning, men det er ikke så effektivt at lave om i stedet for at justere igen.

Processen for projektkvalitetsstyring

Gestyring af processen for projektkvalitet indebærer mange ting, f.eks. at fastsætte kvalitetsmål, som dit team skal opfylde, definere, hvordan disse kvalitetsmål skal måles, og rapportere om dem. Projektstyringsværktøjer kan være nyttige i denne forbindelse.

Anvendelse af ProjectManager.com til kvalitetsstyring

ProjectManager.com leveres med et dashboard, som er en skærm, hvor du kan se målingerne for alle aspekter af projektet. Dataene vises normalt i letlæselige diagrammer og grafer, som derefter kan deles eller udskrives til præsentationer.

Dataene til vores dashboard opdateres i realtid og giver den mest nøjagtige måling af projektets fremskridt. Dette gør det hurtigere at reagere på kvalitetsproblemer, og det bliver mindre sandsynligt, at sådanne problemer udvikler sig yderligere til problemer, der kan afspore projektet.

Online Gantt-diagrammer til kvalitetsstyringsplaner

Online Gantt-diagrammer gør det nemt at planlægge og overvåge opgaver i forbindelse med kvalitetsstyring. Med ProjectManager.com kan du uploade en opgaveliste eller et regneark, som derefter straks udfyldes på en tidslinje.

Det eneste, du skal gøre, er at tilføje varigheden af hver opgave og tildele den. Du kan selvfølgelig også bruge vores Gantt-diagram-software til hurtigt at opbygge dit projekt fra bunden.

Vores online Gantt-diagram kan også være en fantastisk samarbejdsplatform for dit team. Hver opgave er normalt i stand til at linke til støttedokumenter, billeder og andre filer, ligesom den tilbyder en dialog, hvor teammedlemmer kan tale om opgaven og løse eventuelle problemer, der opstår.

I stedet for at skulle mikrostyre alt, ved at give teams autonomi til at samarbejde, vil de fange problemet først. Det er trods alt dem, der står i frontlinjen i projektet. De kan så reagere eller rapportere tilbage til dig. Desuden kan dit team med opgavelister og kanban-tavler arbejde med deres opgaver på den måde, de finder passende.

Takket være de mange forskellige funktioner i ProjectManager.com kan kvaliteten af det leverede produkt tages op, før det bevæger sig for langt væk fra det tilsigtede mål. Kvaliteten er altid på nippet til at blive forringet, så det kan være forskellen mellem et vellykket projekt og et mislykket projekt at have online værktøjer, der opdateres med det samme.

Kvalitet er vigtig i ethvert projekt, og for at sikre kvaliteten er det nødvendigt med de rigtige værktøjer til at overvåge kvalitetsstyringen. ProjectManager.com er en cloud-baseret software med et dashboard i realtid og et online Gantt-diagram, der gør det nemt at overvåge og rapportere om kvalitet. Se selv ved at tage denne gratis 30-dages prøveperiode.