Sådan laver du en daglig planlægning, der ikke ødelægger din dag i 5 trin

Når det kommer til at lave en daglig planlægning, falder de fleste mennesker i en af to lejre:

• Overskedulereren: Deres kalendere ligner en børnehaveelevs fingermaling. Møderne overlapper hinanden, mens påmindelser om begivenheder, pauser, opgaver og flere møder går i gang som om det er nytårsaften. Deres dage er bestemt fra det øjeblik, de vågner op til deres aftenrutine.
• Minimalisten: Minimalisten: Også kendt som “Drømmeren”. De har en eller to tilbagevendende begivenheder, men en hel masse hvidt rum, så de er “frie” (i det mindste på papiret) til at arbejde i lange perioder.

Problemet er, at begge disse tilgange er forfærdelige af hver sin grund.

Det at være overplanlagt giver ikke tid til de uundgåelige “hastende” opgaver, der dukker op. En opgave tager længere tid, end du havde regnet med (takket være planlægningsfejlen), og hele din dag bliver kastet ud i kaos.

Og minimalisten? De har simpelthen overført deres tidsplan til et andet format – højst sandsynligt en to-do-liste, en planlægningsapp eller en række vrede e-mails med spørgsmålet “Hvor er den?”

Sandheden er, at en god daglig tidsplan er en plan for et vellykket liv. Når du ved, hvad det er meningen, at du skal gøre (og hvornår), skaber det en følelse af formål, mening og fokus. Det hjælper dig med at undgå udsættelse, forblive motiveret og forvalte din tid korrekt.

Det er desværre de færreste af os, der har fuld kontrol over vores dage. I stedet har du brug for noget fleksibelt. Du har brug for en skabelon til en dagsplan.

I denne guide vil vi gennemgå, hvordan de mest succesfulde grundlæggere, kreative og dybe tænkere bruger en skabelon til deres dag for at forblive fokuserede, organiserede og produktive (og hvordan du kan gøre det samme med din dag!)

Sådan laver du en effektiv dagsplan i 5 trin

1. Start din dag med dit vigtigste arbejde
2. Kortlæg din perfekte dagsplan i henhold til din personlige “produktivitetskurve”
3. Brug “tidsblokering” til at skifte fra at være reaktiv til at have kontrol over din tid
4. Sæt din tilgængelighed til det minimum du kan (10-15 minutter)
5. Følg dit flow (af både opgaver og energi)
6. BONUS: Gør en regelmæssig kalenderrevision for at rydde op i død tid

Er du klar til virkelig at tage kontrollen over din tid tilbage? RescueTime er verdens mest effektive tidsregistrerings- og produktivitetsværktøj. Find ud af, hvordan det kan hjælpe, og tilmeld dig gratis i dag!

Start din dag med dit vigtigste arbejde

De mest succesfulde mennesker får konsekvent deres vigtigste arbejde gjort først.

Det kan betyde at “sluge en frø” (dvs. at få den vanskeligste opgave af vejen) eller at blokere tid til meningsfuldt arbejde før alt andet. Det, de ikke gør, er at starte dagen med distraktioner, følelsesmæssige udløsende faktorer og stress (dvs. e-mail, sociale medier og Slack).

Som Farnam Street-stifter Shane Parrish forklarer:

“Hvis jeg stod op om morgenen og det første, jeg gjorde, var at tjekke e-mail, ville jeg tillade andre at diktere mine prioriteter for dagen.”

Der findes et væld af gode eksempler på dette i praksis, men en af mine favoritter kommer fra grundlæggeren og akademikeren Kevin Taylor, som sætter tilbagevendende daglige, tidsblokke til at skrive om morgenen:

Som Taylor forklarer:

“Hvis du er som de fleste, planlægger du først, hvad andre kræver af dig, og først senere leder du efter tomme pladser i kalenderen, hvor du kan “passe ind” det, der er vigtigt for dig. (Held og lykke med at finde fokustid i den type ‘reaktivt udformet’ kalender.)

“Vend i stedet paradigmet ved at planlægge det, der er vigtigt for dig først.”

Sæt en tilbagevendende forpligtelse over for dig selv først om morgenen og start din dag med den rigtige intention og sikrer, at uanset hvad der ellers sker, så har du gjort noget meningsfuldt.

Men måske endnu vigtigere er det, at dette normalt er det mest effektive tidspunkt på din dag. For de fleste mennesker er deres energi naturligt højere om morgenen, og der er færre distraktioner, hvilket betyder, at du virkelig kan fordybe dig i vigtigt arbejde.

Ifølge Alex Pang, forfatter til Rest: Why You Get More Done When You Work Less:

“To timer, hvor du virkelig kan sætte dig ind i problemet, giver løsninger, der bliver bedre, end hvis du bruger 10 timer opdelt af møder og hopper rundt på Slack-kanaler.”

Det at gøre fremskridt på denne måde har en dominoeffekt af motivation og produktivitet, der bærer dig gennem resten af dagen.

Hvis du vil have et værktøj til at hjælpe dig med at forpligte dig til denne tid, kan du prøve RescueTime Calendar-integrationen. Du skal blot tilføje #focustime til titlen på din morgenblok på din daglige skemaskabelon, og alle distraherende websteder (f.eks. sociale medier, nyheder og underholdning) vil blive blokeret i den periode, den varer.

Sidst, du behøver ikke altid at vide præcis, hvad du skal lave i dette tidsrum. Det er nok bare at afsætte dine bedste timer til meningsfuldt arbejde.

Kortlæg din perfekte daglige tidsplan i henhold til din personlige “produktivitetskurve”

Grunden til, at de mest succesfulde mennesker dedikerer deres første timer af dagen til meningsfuldt arbejde, er, at det er der, deres energiniveau er højest. Men med en smule arbejde kan du bruge den samme tilgang til at tilpasse resten af din daglige skemaskabelon til dit energiniveau.

Vi gennemgår alle ebbe og flod af energi i løbet af dagen takket være noget, der kaldes vores cirkadiske rytme. Dette er et indre ur, der sender vores sind og krop gennem øjeblikke af årvågenhed og søvnighed.

Nøglen til en vellykket skabelon for den daglige planlægning er at matche dit energiniveau med den type arbejde, du udfører.

Når vores energi er lav, er vi mindre kreative, har sværere ved at træffe beslutninger og bliver lettere stressede og overvældet. På den anden side viser undersøgelser, at vi er op til 500 % mere produktive, når vores energi er høj, og vi kan komme i en tilstand af flow.

Så hvordan opdager du, hvornår dit energiniveau naturligt er højere og lavere i løbet af dagen?

Eksperimentér med din cirkadiske rytme

De fleste mennesker følger en lignende cirkadisk rytme i løbet af dagen.

Når vi vågner op og bryder ud af vores søvntræghed, begynder vores energiniveau naturligt at stige. Omkring kl. 10 om morgenen har vi nået vores højeste koncentrationsniveau, som fortsætter indtil et naturligt energidyk efter frokost mellem kl. 13-13.00.

I eftermiddag stiger vores energiniveauer igen, indtil de falder igen engang mellem kl. 21-23.00, hvor de fleste af os går i seng.

Så du kan f.eks. oprette en skabelon til en daglig planlægning, der følger dette mønster:

• Arbejde med høj energi indtil omkring middagstid
• Samtaler, møder og e-mails fra 1-3
• Fri tid til presserende opgaver eller flere møder indtil slutningen af dagen

Dette er en ret god start, men hvad nu hvis det ikke fungerer for dig, eller hvis du ønsker at være mere præcis?

Brug dine personlige produktivitetsdata til at kortlægge din “produktivitetskurve”

I stedet for at stole på selvrapportering eller humørsporing er det meget nemmere (og mere præcist) at bruge et tidsregistreringsværktøj som RescueTime til automatisk at indsamle data for dig.

Når du har indsamlet lidt data, vil dit RescueTime-dashboard vise dig, hvilke apps, værktøjer, websteder og projekter du bruger tid på, hvornår du er produktiv (eller distraheret), samt tendenser i dine aktiviteter og meget mere.

For vores brugssituation vil rapporten om produktivitetstendenser over en uge vise, hvornår du er mest tilbøjelig til at være produktiv vs. distraheret på en given dag. Dette er under Rapporter > Produktivitet > Tidspunkt på dagen.

Hvis vi kigger på denne rapport, får vi en klar daglig tendens for produktivitet og distraktion, så vi kan oprette en skabelon til den daglige planlægning, der passer til:

• Fokuseret tid med hovedet nedad i spidsbelastningsperioder
• Møder, opkald og e-mail, når energiniveauet er lavt
• Pauser, når det er mest sandsynligt, at du rammes af en nedtur

I det væsentlige skifter du fra at planlægge din dag ud fra tid til at planlægge den ud fra din energi.

(Se vores fulde guide til, hvordan du finder dine mest produktive timer her!)

Nyt “tidsblokering” til at skifte fra at være reaktiv til at have kontrol over din tid

Din produktivitetskurve er et kort over, hvordan du kan udfylde en hel dag i din daglige skemaskabelon.

Dette er ikke det samme som den daglige tidsplan for The Overscheduler, der fylder sine dage med andre menneskers prioriteter. Det er i stedet en skabelon for, hvornår du er bedst egnet til at udføre bestemte typer arbejde.

Et eksempel på en sådan dagsskemaskabelon i praksis er det, som designeren Jessica Hische kalder sin “Ultraschedule”:

Denne dagsskemaskabelon er som et skelet, som du bygger din uge på. Og hvis du matcher den med din daglige produktivitetskurve, ved du, at du er så produktiv som muligt med din tid.

For Hische betød det, at mandagen blev holdt som “Admin Day” til almindelige opkald og møder, mens der blev afsat tid om onsdagen og fredagen til “Analog Work”:

“Der er planlagt tidspunkter, hvor jeg kan være helt fordybet i e-mail, og resten af dagen tvinger jeg mig selv til at ignorere det. Frem for alt er der skemalagte tidsblokke, hvor mit wifi vil være slukket.”

En af de bedste dele ved denne tilgang er, at den hjælper dig med at visualisere din ideelle arbejdsdag – en vigtig færdighed, som kun få af os praktiserer, ifølge forfatteren Ryan Holiday:

“Så mange mennesker har store mål for fremtiden. Jeg tror, det er bedre at vide, hvordan din perfekte dag ser ud. Så kan du spørge dig selv ved hver mulighed og hvert valg: Får dette mig tættere på eller længere væk?”

Den effekt er ikke kun, at du ved, hvad du bør gøre, men at det hjælper dig med at sige nej til de ting, der fjerner dig fra din ideelle dag. Som designeren Brad Frost forklarer:

“At acceptere en mødeinvitation kræver, at jeg tager tid fra noget andet, og nu er det faktisk visualiseret.”

Du kan bruge en teknik, der hedder Time Blocking, til at oprette din egen skabelon til den daglige planlægning som denne. Se vores trin-for-trin-guide her.

Sæt din tilgængelighed til det minimum, du kan (10-15 minutter)

Med din meningsfulde skabelon for morgen- og dagsplan fastlagt og tilpasset til din produktivitetskurve er det næste spørgsmål: Hvordan får du plads til de uundgåelige opgaver, aftaler, møder og ansvarsområder, der sniger sig ind og bringer din dagsplan ud af balance?

En ideel dagsplan beskytter din tid. For Fidji Simo, produktchef på Facebook, betyder det, at han ændrer standardtiden for møder til det mindst mulige:

“Mange mennesker tjekker ikke ind for at finde ud af, hvor meget tid der realistisk set bør afsættes til noget. De vælger bare som standard 30 minutter for en lille samtale og 60 minutter for en større samtale. Det er medvirkende til, at kalendere ligner schweizerost.”

I stedet sætter Simo minimumstiden for møder til 10-15 minutter (Elon Musk er kendt for at dele hele sin dag op i bidder på 5 minutter). På denne måde er det op til den person, der booker mødet, at anmode om mere tid, hvis vedkommende føler, at han/hun har brug for det.

Det gør både dig og mødets arrangør ansvarlige for at afgøre, hvor meget tid du virkelig har brug for. (Hvilket er et godt sted at starte, når vi skal løse vores besættelse af møder).

Simo anbefaler også, at du sætter buffere omkring dine mødetider, samt at du afsætter bevidste åbne slots i din dag til overraskelser i sidste øjeblik. På den måde er du ikke naiv i forhold til de distraktioner, som du helt sikkert vil møde.

I Google Kalender (og mange andre kalenderapps) kan du endda ændre standardvarigheden af møderne og tilføje automatiske buffere.

En effektiv dag er ikke styret af det 60-minutters tyranni, som et møde på 60 minutter er. Som Simo forklarer:

“Jeg er mest fokuseret, når jeg sætter min egen dagsorden, og ikke når jeg lader andre sætte min dagsorden.”

Følg dit flow (af både opgaver og energi)

Hvis det gøres korrekt, bør din daglige tidsplan give dig momentum, ikke tage det fra dig.

Derimod glemmer vi ofte at tænke på vores sindstilstand, når vi planlægger møder, begivenheder eller opgaver. Tænk dog på det kognitive spring, der skal til for at gå fra en dybdeborende øvelse som kodning af en ny funktion til en daglig indhentningssamtale.

Ifølge American Psychology Association kan det at komme sig over skiftende opgaver som denne tage næsten 40 % af vores produktive tid.

Mens vi allerede har talt om vigtigheden af at beskytte dit energistrøm (og matche de rigtige opgaver til dit energiniveau), skal du også være opmærksom på dit opgaveflow.

Vores hjerner tager tid om at komme ind i flowet af en opgave. Men når de først er blevet varmet op, er det lettere at fortsætte og forblive motiveret.

For forfatteren Paul Jarvis betyder det, at han “deler” sin dag op efter aktiviteter. En eftermiddag kan være dedikeret til kun at skrive, mens en formiddag kan være kundeservice.

“Jo længere tid du kan fokusere på en enkelt type opgave, jo hurtigere kan du få den udført. Så hvis jeg grupperer al den skrivning, jeg skal lave, på en formiddag, kan jeg skrive 5-6 artikler på én gang.”

Dette er også det, som Y Combinator Paul Graham kalder “Maker Time” – de lange tidsrum, der er nødvendige for at arbejde med kognitivt krævende opgaver som skrivning eller kodning (i modsætning til Manager Time, som er opdelt i korte segmenter).

Når du udfylder din daglige skemaskabelon med dine opgaver og gøremål, skal du forsøge at gruppere lignende opgaver. Og når det er tid til at udføre arbejdet, skal du sørge for, at du er fokuseret og fri for distraktioner.

Der findes masser af værktøjer, der kan hjælpe dig med at støtte dit opgaveflow. Four Hour Work Week-forfatter Tim Ferriss har sin telefon i flytilstand 80 % af tiden. RescueTime’s FocusTime-funktion kan blokere for distraherende websteder og notifikationer, så du ikke bliver afsporet.

Personligt kan jeg godt lide at bruge FocusTime til Pomodoro-sessioner, hvor jeg arbejder intenst i 25-30 minutter og derefter holder en kort pause.

BONUS: Lav en regelmæssig kalenderrevision for at fjerne død tid

Endeligt betyder denne skabelon til den daglige planlægning intet, hvis din kalender allerede er fyldt med tilbagevendende møder og opgaver.

De fleste mennesker bruger deres kalender som et fremadrettet værktøj til at planlægge, hvad der skal ske. Men det er også et fantastisk værktøj til refleksion. En kalenderrevision er en simpel øvelse, hvor du går igennem og reviderer tidligere forpligtelser.

Hver tredje måned laver Facebooks VP of Product Fidji Simo en kalenderrevision for at finde ud af:

• Hvor meget tid hun brugte på hvert projekt
• Hvordan hendes tid var fordelt på at mødes med individuelle ledere kontra på store møder
• Hvor meget tid hun brugte på at rekruttere kontra på at lede og opbygge

Med disse data i hånden kan hun se, om hendes tidsforbrug stemmer overens med hendes intentioner. Og hvis ikke, justerer hun.

“Alle de andre ting i min kalender var mindre vigtige, men tog mere tid af legacy-grunde.”

“Der var tilbagevendende møder, som ikke længere krævede min deltagelse, møder for at træffe beslutninger om mindre vigtige emner osv…”

Med RescueTime Calendar-integrationen får du hurtig indsigt i, hvor meget tid du bruger på at arbejde hver dag, den samlede mødetid, din gennemsnitlige produktivitet, og om du har nået dine daglige mål eller ej.

Kig på din uge- eller månedsplan lige nu. Hvor mange af disse tilbagevendende møder kunne forkortes eller skrottes?

Hviler dine tidsforpligtelser i overensstemmelse med dine mål?

Hvis ikke, er det på tide at tage de timer tilbage.

Sidst skal du holde alle dine tidsforpligtelser samlet ét sted

Det kan virke som en god idé at adskille din personlige og professionelle kalender, men det er bare at bede om problemer, når forpligtelserne overlapper hinanden. Brug i stedet farvekoder til at skelne mellem aktiviteterne, eller opret en anden “skabelon”-kalender for at holde tingene rene.

Du kan tænke på din kalender som en stor tom krukke. Hver opgave, du tilføjer – uanset om den er personlig eller professionel – fylder plads. Og selv om du måske tildeler forskellige niveauer af vigtighed til opgaver, gør din kalender det ikke.

En time er en time, uanset hvad du bruger den på.

Er du klar til virkelig at tage kontrollen over din tid tilbage? RescueTime er verdens mest effektive værktøj til tidsregistrering og produktivitet. Find ud af, hvordan det kan hjælpe dig, og tilmeld dig gratis i dag!