Sådan vinder du din vej i den japanske virksomhedskultur

Det er ingen spøg at forstå den japanske virksomhedskulturs snørklede detaljer. Denne artikel er beregnet til ikke-japanske medarbejdere, der ønsker at komme i kontakt med deres japanske kolleger. Hvis du ønsker at udmærke dig som medlem af en “kaisha” (ord for “virksomhed” på japansk), er du nødt til at forstå den sociale og kulturelle baggrund bag den japanske virksomhedskultur.

Vi vil dække begrebet “japansk arbejdsmetode”, nogle af filosofierne og kommunikationsredskaberne samt nogle råd til ikke-japanske medarbejdere. Så forhåbentlig ved du ved slutningen af denne artikel, hvordan du kan vinde din vej i den japanske virksomhedskultur.

Den japanske arbejdsform

For en japaner handler arbejde ikke kun om at få en løn til gengæld for at udføre opgaver. Det er ægte dedikation over for den virksomhed, man arbejder for, som til gengæld giver alle sine ansatte livslang ansættelse, eller sådan var det i hvert fald i 60’erne og 70’erne.

Denne tankegang om at lægge sit hjerte og sin sjæl i et arbejde for at udmærke sig til gavn for hele virksomheden stammer fra shintoismen, konfucianismen og buddhismen. Selv om tingene langsomt ændrer sig med tiden, kan man ikke undgå at bemærke biproduktet af denne kulturarv i den japanske virksomhedskultur. Alt fra hvordan relationer udvikles til kvalitetsniveauet for det endelige produkt eller den endelige tjenesteydelse og balancen mellem arbejdsliv og privatliv påvirkes.

Nogle eksempler på den japanske arbejdsform er:

Kikubari

Empati, uselviskhed, fællesskabsorienterethed.

Der findes ingen direkte oversættelse af dette udtryk, men ordene ovenfor skulle hjælpe dig med at få en idé om den betydning, som det giver. At være opmærksom på folks behov og handle på dem, før de bliver bedt om det, er en del af japansk “omotenashi” eller gæstfrihed.

Top-Notch Quality

At opnå det bedste ved første forsøg kan virke som den japanske måde (især hvis du nogensinde har været lærer her). Glem ikke, at du ikke kan opnå perfektion uden at tage en “trial and error”-tilgang. En trinvis tilgang, som får dig til at lære af dine fejl (selv om du skal undskylde for at have begået dem), er vigtig i den japanske kultur, hvor det ikke blot er acceptabelt at begå disse fejl, men nødvendigt for at forbedre sig.

Service Zangyou – Overarbejde

Lad først op, når du føler dig fuldført, og som om du har givet alt, hvad du har. Hvis du bliver i lange timer, kan du lære mere og opnå perfektion. Under visse omstændigheder behøver du dog ikke at udføre overarbejde, selv om du bliver bedt om at gøre det. Da dette er et delikat og bredt emne, har vi en separat artikel Ubetalt overarbejde i Japan, der omhandler det, hvor du kan finde nogle nyttige tips.

Gemba

Tegnet Gemba betyder “det faktiske sted”, eller det sted, hvor arbejdet udføres eller værdien skabes. For at få svar er du nødt til at tage til det virkelige sted, få de virkelige fakta, spørge og lære. Det betyder i et virksomhedsmiljø, at du kan vinde dine overordnedes tillid, hvis du “går til gemba”.

Vis dem, at du har ansvaret, og gå direkte hen og tjek selv, hvad problemet er, der hvor det betyder mest. På den måde falder du ikke i den fejl, at du kun kigger på resultater og vurderer overfladisk, hvad der er sket. I stedet vil du få mulighed for at forstå den egentlige kilde til problemet. Hvis du vil vide mere om dette koncept, kan du læse denne artikel med titlen “Hvad er Gemba: Definitioner og værktøjer”, som beskriver, hvordan “Gemba walks” udføres i en forretningssammenhæng.

Hvordan omsættes disse begreber til interne organisatoriske processer?

5S

Dette kontrolsystem hjælper medarbejderne med at sætte sig selv i stand til at få succes.

Hvordan?

Ved at strukturere en række bedste praksis for at holde arbejdsmiljøet omkostningseffektivt og effektivt, eller bedre, klar, som et tomt lærred, til en smidig og sikker beslutningsproces.

5S står for: “Sort”, “Set in Order”, “Shine”, “Standardize” og “Sustain”. Det får virksomheder til at identificere, hvilke elementer der er nødvendige i arbejdsområdet, hvordan de skal opbevares eller arrangeres på en effektiv måde, hvordan området skal holdes fejlfrit, hvordan der skabes standardisering og endelig gennemgås og vedligeholdes hver enkelt proces. Hvis du vil grave dybere ned i emnet, kan du tage et kig på denne artikel om, hvordan du sætter 5S i værk.

PDCA

PDCA er et akronym, der står for “Plan”, “Do”, “Check” og “Action”. Formålet er at sikre processtyring og skabe konstante forbedringer. Det kan anvendes i alle miljøer, virksomheder og roller.

“Planlægning” består i at opstille mål i overensstemmelse med virksomhedens interesser, skabe en handlingsplan og en tidsplan for at handle på disse handlinger.

“Gør”, så ligetil som det lyder, handler om at sætte din planlægning i værk, samtidig med at du foretager de nødvendige justeringer.

Derpå følger en “Check” af de foregående trin.

I “Action”-fasen skal du endelig handle på resultatet af din evaluering.

Kaizen

Den måde, en japansk virksomhed vokser på, er gennem daglige små skridt. Der er ikke behov for en revolution. I stedet foretrækkes en støt og konstant forbedring for at øge omkostningseffektiviteten og skabe et bedre og mere sikkert arbejdsmiljø.

Denne fremgangsmåde anvendes på alle niveauer i virksomheden fra en simpel arbejdsstation til en hel proces. Alle er ansvarlige for den, lige fra kontorarbejderen til den administrerende direktør. Alle medarbejdere er engageret i at forbedre virksomheden. Dette koncept er blevet anvendt på mange områder for at forbedre standardiserede processer. Et af de aspekter, det tager fat på, er at reducere spild, uanset hvilken form for spild. Som f.eks. overproduktion, tomgang, overdreven bevægelse og overdreven brug af ressourcer.

Et værktøj til kommunikation: Horenso

Det sidste akronym, jeg vil tale om, er nok det mest værdifulde stykke viden, som du skal beherske for at få en billet til en gnidningsløs integration i den japanske virksomhedskultur.

I modsætning til, hvad vestlige virksomheder gør, opretter japanske virksomheder ikke processer eller tildeler specifikke roller til medarbejdere, hvorigennem information flyder på en på forhånd fastlagt og reguleret måde. Dette økosystem er baseret på gensidig tillid, harmoni og frivillig deltagelse. På denne måde sker informationsdeling problemfrit via menneskelig interaktion mere end via e-mail eller virksomhedens sociale netværk.

Horenso er et begreb, der omfatter tre kommunikationsværktøjer, der anvendes i japansk virksomhedskultur : Hokoku, Renraku og Sodan.

Hokoku

Rapportering af den aktuelle status for dine opgaver eller de seneste ændringer i dit projekt. Det er en del af det koncept om gensidig hjælp og samarbejde, som jeg nævnte før. Ikke kun det, det kan også være en god mulighed for dig for at få et værdifuldt råd fra din vejleder. For ikke at nævne, at denne konstante mundtlige og skriftlige rapportering opbygger gensidig tillid.

Renraku

Samlende oplysninger for at udfylde hullerne. Det kan være alt fra små stykker viden, som du opfanger, mens du taler med dine kolleger, til detaljer om et møde, som din kollega ikke deltog i, til interessante historier eller hvad der nu kan være til hjælp eller give en yderligere indsigt, som dine kolleger kan bruge. Del altid alle nyttige oplysninger!

Sodan

Søger råd til at løse et problem. Bed din leder om at brainstorme sammen med dig, og sørg for, at det problem, du forsøger at rejse, har betydning for virksomheden på samme måde, som det har betydning for dig, husk, at det altid handler om gensidig hjælp!

Råd til ikke-japanske medarbejdere

Udvikle relationer

Mingl dig med dine kolleger før og efter arbejde.

Skabelse af bånd, der rækker ud over arbejdsmiljøet, er grundlæggende for at være en del af en japansk virksomhed. Selvfølgelig kan det især i begyndelsen være svært at kommunikere, da du måske ikke er i stand til at tale japansk, så snart du lander i Japan. Du kan finde nogle tips til, hvordan du kan overvinde sprogbarrierer på din arbejdsplads, i en anden artikel i vores blog. Udnyt eventuelle afterwork-initiativer, middage og nomikai, dvs. firmaets drukfester, for at uddybe dit bånd med dine kolleger.

Væn dig til hyppige møder

Når du begynder at arbejde for en japansk virksomhed, vil du opleve, at du deltager i flere møder, end du havde forventet. Selv om det måske føles som spild af tid for dig, er det et vigtigt øjeblik for dine kolleger at udveksle oplysninger. Hver eneste detalje bliver gennemgået for at sikre, at alle er på samme side. Når dette er gjort, kan gennemførelsen foregå hurtigt og gnidningsløst.

“Ohayou Gozaimasu” &”Otsukare Sama Desu”

Det er vigtigt at sige et højlydt Godmorgen eller “Ohayou Gozaimasu” for at starte din dag og kommunikere med dine kolleger.

Hvad med når du forlader kontoret?

Brug følgende formler til at fortælle folk, hvor du befinder dig. Hvis du går før dine kolleger, skal du sige “Osakini Shitsurei Shimasu”, hvilket betyder “Undskyld, at jeg går tidligere end dig”. Hvis du i stedet går sidst på dagen, skal du blot sige “Otsukare Sama Desu”, som groft oversat kan betyde “Jeg håber ikke, at du er for træt”. I begge tilfælde vil du modtage et varmt “Otsukare Sama” til gengæld.

Apologize, a Lot!

Der er ingen skam i at undskylde, tværtimod, det er et tegn på integritet og mod. Du skal ikke forsøge at retfærdiggøre dine fejl, men tage det fulde ansvar for dit projekt og dine opgaver. Du vil vinde alles respekt.

Vis værdsættelse

Som et kollektivt samfund er gensidig hjælp grundlæggende for alles velbefindende. “Arigatou Gozaimasu” er en måde at være taknemmelig for den karma, som du har udvekslet med den person, der har hjulpet dig. Glem heller ikke at nævne, hvad du er taknemmelig for; hjælp, coaching, venlighed, lad ikke din påskønnelse fremstå tom. I den japanske kultur er det meget vigtigt at specificere, hvad du er taknemmelig for.

Til indpakning

Denne korte vejledning er på ingen måde beregnet til at være udtømmende. Faktisk vil jeg opfordre dig til at “gøre dit hjemmearbejde” og undersøge mere om japansk virksomhedskultur. Hvis du ønsker at grave dybere ned i japanske traditioner, den daglige adfærd, der forventes af japanske medarbejdere, og endda dialogeksempler på almindelige situationer, der opstår på virksomhedskontoret i Japan, på både japansk og engelsk, så tag et kig på Winning Together at Japanese Companies af Takashi Kawatani. Denne korte vejledning hjalp mig meget i mine første måneder i en japansk virksomhed.

Arbejder du i en japansk virksomhed? Hvordan har dine erfaringer været indtil videre, og hvilke råd vil du give til andre i samme situation? Lad os vide det i kommentarerne.