De fleste af de tekster, du finder online om onboarding, har tendens til at fokusere på de tidligste faser af processen, herunder pre-boarding og den første dag på arbejdet. Hvis du gerne vil have fokuseret information om denne del af processen, kan du tjekke siden med tjekliste for introduktion og siden om joborientering på dette websted. Og hvis du har læst nogle af artiklerne på bloggen på dette websted, vil du vide, at onboarding bør betragtes som en årelang proces. Det giver anledning til at stille spørgsmålet: Hvordan ser onboarding ud i de 364 dage efter en nyansats første dag? Denne skabelon til orientering af nye medarbejdere fokuserer på denne del af onboarding-puslespillet.
- Uddannelse på arbejdspladsen: Gå efter et overskueligt flow
Det første vigtige punkt i denne skabelon til orientering af nye medarbejdere er jobtræning. Når det er tid til at begynde jobspecifik uddannelse for en nyansat, skal du finde en vanskelig balance. Du ønsker at optrappe den nyansatte så hurtigt som muligt, men du skal også undgå at overvælde ham/hende med for meget for hurtigt. play free pokiesDen eneste ting, du ikke må gøre (og som et overraskende antal virksomheder gør hele tiden), er bare at give dem løs til at synke eller svømme på egen hånd i håb om, at de finder ud af det. Hvis du aldrig rigtig har tænkt over, hvordan du skal gå til værks for at skabe den rigtige uddannelse for nyansatte, er her en simpel proces, du kan bruge:
- Hvad: For alle de nyansattes større ansvarsområder skal du opdele hvert enkelt ansvarsområde i de specifikke, konkrete opgaver og procedurer, som de skal kende for at få arbejdet udført. Sigt efter en høj grad af nøjagtighed. Det er nyttigt at få en anden person, der ikke er i en lignende stilling, til at læse det igennem for at sikre, at det er klart. Dette er listen over uddannelsesemner til din nyansatte.
- Hvem: Hvis en del af den nyansattes uddannelse skal håndteres personligt, skal du sørge for at vælge den bedste person til opgaven. Det er ikke alle, der er gode til at vise andre, hvordan de skal gøre noget. Hvis du træffer det forkerte valg her, kan det efterlade den nyansatte frustreret og utilfreds.
- Hvornår: Alle menneskers mest værdifulde ressource på arbejdspladsen er tid. Du skal sørge for, at den nyansatte har nok tid til at få den uddannelse, han/hun har brug for. Hvis deres skema bliver for fyldt med møder og andre ting tidligt i forløbet, risikerer du, at de aldrig får den rette uddannelse, som de har brug for til at udføre deres arbejde.
- Hvordan: En del af uddannelsen kan håndteres uformelt og personligt som nævnt ovenfor, men der er mange uddannelsesmuligheder, som du kan have til rådighed i din virksomhed, herunder online eLearning. Uanset hvilken form din uddannelse af nye medarbejdere har, skal du sørge for, at der er indbygget en god evaluering i den. Du skal kontrollere, om du forstår! Hvis du bruger eLearning, vil du sandsynligvis have læringsvurderinger indbygget i kurset eller modulet. Ved personlig uddannelse kan du undervise dem og derefter få dem til at anvende det, de har lært, i en rigtig (men ikke særlig krævende) opgave og se, hvordan de klarer sig.
Hvis din virksomhed har uddannelsesmateriale i forskellige formater og leveringsmetoder, er det værd at finde ud af, hvordan den nye medarbejder foretrækker at lære – personligt? Ved at se uddannelsesvideoer i deres eget tempo? Læser om det? Ved at se nogen udføre arbejdet? Lytte til podcasts? Praktisk træning? Pointen er, at hvis du kan skræddersy noget af eller hele den jobspecifikke uddannelse, som en nyansat har brug for, til hans/hendes foretrukne læringsstil, vil han/hun komme hurtigere i gang.
- Fastsættelse af klare præstationsforventninger og mål
Den anden del i denne skabelon til introduktion af nye medarbejdere handler om mål. Få ting vil have en større indvirkning på din nyansattes succes end at opstille klare præstationsmål. Uden dem risikerer du, at du simpelthen ikke får det, du har brug for fra den nye medarbejder, og de vil ikke vide, at de ikke leverer uden klart definerede præstationsmål.
Det første sæt præstationsmål, du skal tænke på, er dem, der indfanger “jobbets essens”. Hvad er de vigtigste ting, som de skal gøre hver dag, og hvordan vil du vide, om de udfører dette arbejde?
Et andet sæt præstationsmål kan være relateret til specifikke projekter. Det er tidsbegrænsede aktiviteter med en begyndelse og en afslutning, som skal foregå sideløbende med deres centrale arbejdsopgaver.
Et tredje sæt præstationsmål kan være relateret til faglig udvikling. Hvilke former for læring og uddannelse ud over det jobspecifikke grundlag ville fremme den nyansattes faglige udvikling?
I alle tilfælde skal disse forskellige præstationsmål være realistiske og opnåelige. Du ønsker, at din nyansatte skal opnå flere tidlige succeser med at opfylde præstationsmålene for at øge deres selvtillid og engagement. Senere kan du begynde at gøre målene mere udfordrende, men stadig realistiske. Vær støttende og vis, at du har tillid til deres evne til at opfylde målene.
- Regelmæssige check-ins med nyansatte i løbet af deres første år
Det tredje punkt i denne skabelon til orientering af nye medarbejdere handler om regelmæssige check-ins. Der er to typer af check-ins, der bør finde sted i hele det første år af ansættelsen for en nyansat. Den ene er check-ins om deres præstationer med deres leder eller supervisor, og den anden er specifikt med HR omkring indslusningsprocessen.
Nye medarbejdere har brug for regelmæssige check-ins og feedback om deres præstationer med deres leder. Din virksomhed har måske allerede en fast tidsplan for dette, f.eks. kvartalsvis eller månedligt. Men for en nyansat skal det være mere hyppigt i løbet af det første år, f.eks. ugentligt i de første tre måneder, hver anden uge i de næste tre måneder og derefter måske månedligt i den anden halvdel af det første år. Konstruktiv kritik er fint, men sørg for at afbalancere kritik og ros. Du ønsker at være positiv og opmuntrende. Du må ikke være den leder, der kræver topkvalitet og derefter aldrig uddeler nogen påskønnelse eller anerkendelse for godt udført arbejde. Konstruktiv kritik er din mulighed for at rette op på dårlige vaner eller svagheder, og derfor er det så vigtigt med hyppige check-ins tidligt i forløbet. Og husk at benchmarke og overvåge præstationerne i forhold til de mål, der blev sat.
Den HR-check-in handler om at se, hvordan de har det med at finde sig til rette i deres stilling og i virksomheden. Det første HR-check-in bør finde sted i slutningen af den nyansattes første hele uge, fordi det er der, de har flest HR-relaterede spørgsmål om f.eks. fordele og så videre. Det andet check-in bør finde sted ved udgangen af den første måned, og derefter efter 3, 6, 9 og 12 måneder. Disse check-ins handler om at sikre, at den nyansatte er ved at finde sig til rette, har det, han/hun har brug for, og forstår virksomhedens politikker og procedurer.
- Matchning med en mentor
Den fjerde del af denne skabelon til orientering af nye medarbejdere er mentorering. Vi har andre steder foreslået, at hver nyansat får en “buddy” til at hjælpe dem med at lære det vigtigste, når de først ankommer – en person, de kan gå til med spørgsmål, og som har et positivt syn på virksomheden og dens kultur. Et onboarding-“buddy”-forhold kan vare så længe, som der er behov for det, men vil sandsynligvis aftage efter et par uger. Det bliver meget vigtigere i løbet af den første måned for en nyansat at matche vedkommende med en mentor. Og hvis din virksomhed ikke har et mentorprogram, er det nu, du skal oprette et!
Hvad gør en mentor? Idéen er at parre en mere erfaren medarbejder med den nye medarbejder for at skabe et sted at diskutere forskellige arbejdspladsrelaterede spørgsmål, hjælpe med at forme deres karrierevej i virksomheden og fungere som en intern fortaler. Mentoren bør ikke være medarbejderens direkte chef eller tilsynsførende, som foretager den nye medarbejders præstationsvurderinger. Møderne med en mentor kan være en eller to gange om måneden. Hvis du vil have flere oplysninger om mentorprogrammer, kan du læse følgende artikler på vores relaterede websteder:
- Mesterlig mentorering hos Sun Microsystems
- Udvælgelse og matchning i mentorprogrammer
- Bedste og dårligste mentorpraksis
- Mentoreringskompetencer gennem eLearning
- Indhent feedback fra den nyansatte under hele introduktionen
Det sidste punkt på denne skabelon til introduktion af nye medarbejdere er at huske at indhente feedback fra den nyansatte med jævne mellemrum. Alle føler sig mere værdsat, når de ved, at der bliver taget hensyn til deres input, hvilket betyder, at de også vil være mere engagerede i deres arbejde. Men lige så vigtigt er muligheden for at få værdifuld indsigt i effektiviteten af din onboardingindsats for at se, hvor du kan foretage forbedringer. Du kan matche denne feedback fra nye medarbejdere med HR-check-ins. Feedback kan indhentes personligt eller ved hjælp af en hurtig og enkel undersøgelse. Det vigtige er at få deres feedback tidligt og ofte!
Hvis du følger de fem elementer, der er beskrevet i denne skabelon for introduktion af nye medarbejdere, vil din virksomhed opleve de mange fordele ved en førsteklasses introduktionsuddannelse for nye medarbejdere!
