De fire grundlæggende årsregnskaber er resultatopgørelsen, opgørelsen af overført overskud, balancen og pengestrømsopgørelsen. På grund af pengestrømsopgørelsens kompleksitet kan du finde oplysninger om denne opgørelse i et separat indlæg. Vores formål her er at få en grundlæggende fornemmelse af, hvad der indgår i de enkelte opgørelser og formålet med hver enkelt opgørelse.
Det første, du bør gøre, når du starter en hvilken som helst opgørelse, er overskriften. Overskriften fortæller læseren, hvad han eller hun kigger på. Overskriften for alle opgørelser er som følger:
Selskabets navn
Navn på opgørelsen
Dato
Datoen kan være lidt vanskelig, men det vil vi diskutere i forbindelse med hver enkelt af opgørelserne.
Du skal udarbejde regnskaberne i en bestemt rækkefølge:
- Indkomstopgørelse
- Opgørelse af overført overskud
- Balance
- Kassebeholdning
Grunden til dette er, at du skal bruge oplysninger fra det foregående regnskab til at udfylde det næste. Du vil se informationsstrømmen, når vi udfylder et eksempel. Det er vigtigt at bemærke, at du kun vil bruge hvert tal fra prøvesaldoen én gang. Når et tal først er blevet brugt, vil det ikke blive brugt igen. Læg mærke til, at jeg ikke har skrevet, at når du først har brugt en konto, vil du ikke bruge den igen. Der er én konto, som vil blive brugt på to forskellige opgørelser. Kan du gætte hvilken?
Indkomstopgørelsen
Af navnet burde du kunne se, at opgørelsen har noget med indkomst at gøre. Indkomst får mig til at tænke på indtægter, men når vi arbejder med virksomheder, tænker de fleste af os på indkomst i form af overskud. Indtægter er dejligt, men i sidste ende får de af os, der er små virksomhedsejere, ikke vores indtægter med hjem, fordi vi skal betale udgifter. Et andet navn for resultatopgørelsen er resultatopgørelsen. Det grundlæggende format for resultatopgørelsen er indtægter – udgifter = nettoresultat.
Resultatopgørelsen er som en film, der fortæller os alt, hvad der er sket i virksomheden i løbet af året. Den omfatter alle genererede indtægter og alle afholdte udgifter. Vi kan se, om virksomheden har lånt penge på et tidspunkt i året, ved at se på renteudgifterne. Vi kan se, om virksomheden ejer eller lejer de lokaler, den benytter, ved at se på lejeudgifterne. Har virksomheden ansatte? Se efter lønudgifter. Resultatopgørelsen dækker hele perioden, uanset om det er en måned, et kvartal eller et år. Når du udfylder resultatopgørelsen, skal datoen i overskriften derfor være For den (måned/kvartal/år), der sluttede den (dato). For årsregnskaber, der er udarbejdet for en etårig periode, der slutter den 31. december 2013, skal datoen i resultatopgørelsen lyde For året, der sluttede den 31. december 2013.
Hvor får vi oplysningerne til resultatopgørelsen? Fra prøvebalancen! Jeg kan godt lide at tænke på, at prøvebalancen er en grundbog til udarbejdelse af regnskaber. Her er den prøvebalance, der blev brugt i det indlæg, der diskuterer dem.
Prøvebalancen er organiseret for at hjælpe os med at udarbejde regnskaberne. Bemærk, at indtægter og udgifter er opført sammen for at gøre udarbejdelsen af resultatopgørelsen ret nem.
Bemærk i vores opgørelse, at vi har opført indtægterne øverst. Hvis der var flere indtægtskonti, ville vi opregne dem alle og derefter få de samlede indtægter, ligesom vi gjorde for udgifterne. Vi brugte derefter vores formel, indtægter – udgifter = nettoindtægter, for at færdiggøre opgørelsen.
Husk, at dette er en grundlæggende indkomstopgørelse. Der findes mere komplicerede formater for resultatopgørelsen, men dette er grundlaget for alle resultatopgørelser.
Opgørelsen af overskuddet
Opgørelsen af overskuddet hjælper os med at opdatere saldoen på kontoen for overskuddet. Du vil bemærke, at vi ikke har udfyldt en eneste journalpost til overført overskud gennem denne proces. Vi vil bruge overført overskud i posteringer, når vi diskuterer afslutningsposter. Da vi ikke har foretaget nogen posteringer på regnskabet for tilbageholdt overskud, er den aktuelle saldo på kontoen sidste års saldo. Den er endnu ikke blevet opdateret for at afspejle ændringen for dette år. Opgørelsen over tilbageholdt indtjening er det første skridt til at opdatere denne saldo.
Befaldet indtjening er det beløb af indtjening, som virksomheden har beholdt (tilbageholdt) i løbet af de år, virksomheden har været i drift. Hvert år genererer virksomheden en indtjening, også kaldet nettoindtjening. En del af denne indtjening kan udbetales til ejerne i form af udbytte eller udlodning. Forskellen mellem nettoindtægter og udlodninger til ejerne er det beløb, der lægges til den tidligere tilbageholdte indtjeningssaldo. Derfor er formatet for opgørelsen over tilbageholdt indtjening:
Begyndelsessaldo, tilbageholdt indtjening (fra den korrigerede prøvebalance)
Plus: Nettoresultat
Mindre: Udbytte eller udlodning
Er lig med: Slutsaldo, overført overskud
Nettoindtægten er taget fra resultatopgørelsen, og udbytte eller udlodninger er taget fra prøvesaldoen.
Bemærk på vores prøvesaldo, at de poster, vi har brug for, er fremhævet med blå farve. Vi kigger på resultatopgørelsen, som fortæller os, at vores nettoindtægt er 29.800 dollars. Vi har alt, hvad vi skal bruge for at udfylde opgørelsen.
Bemærk: Til datoen på opgørelsen af overskuddet bruger vi “For året, der sluttede den 31. december 2013”, fordi resultatopgørelsen er involveret i opgørelsen. Opgørelsen over overført resultat dækker alle ændringer i overført resultat i løbet af året, ligesom resultatopgørelsen.
Balancen
Hvis du kigger på testimen, vil du bemærke, at de eneste konti, vi ikke har brugt, er aktiver, passiver og egenkapital. Forhåbentlig får det dig til at tænke på regnskabets ligning, som siger, at Aktiver = Passiver + Egenkapital. Vi ved, at denne ligning altid skal balancere. Balancen er i bund og grund en repræsentation af regnskabsligningen. Vi viser på en opgørelse, at aktiverne faktisk er lig med passiver og egenkapital.
I modsætning til resultatopgørelsen og opgørelsen af overført overskud, som fortæller os historien om året, er balancen et øjebliksbillede af saldi på årets sidste dag. Det er som et fotografi snarere end en film. Balancen viser os ikke alle udsving i balancerne i løbet af året. Den viser os ikke engang de højeste og laveste saldi for året. Den viser os bogstaveligt talt kun saldoen på den sidste dag. Når vi skriver datoen for overskriften, skriver vi derfor kun den sidste dag. I det eksempel, vi har brugt, ville vi skrive “31. december 2013”. Det er det hele. Ingen “For det afsluttede år” her, for det er ikke for hele året, det er kun for 31. december.
I begyndelsen af indlægget sagde jeg, at hver opgørelse ville kræve noget fra den foregående opgørelse. Hvad har vi brug for fra opgørelsen af overført overskud? Hvilken type konto er overført overskud? Det er en egenkapitalkonto, hvilket betyder, at den skal stå på balancen. Jeg spurgte i det første afsnit, om du kunne gætte, hvilken konto der bruges på flere opgørelser. Svaret er tilbageholdte overskud, som optræder på opgørelsen over tilbageholdte overskud og balancen. Du må ikke tage saldoen for overført overskud fra tællingsbalancen. Brug slutsaldoen fra opgørelsen over tilbageholdt indtjening.
Her er vores grundbalance:
Bemærk, at ligningen balancerer. Beløbet i overført resultat er beløbet fra opgørelsen over overført resultat og ikke fra prøvesaldoen. Der er tale om en grundlæggende, ikke-klassificeret balance. Der findes nogle balancer, der viser kort- og langfristede aktiver, kort- og langfristede passiver og en separat egenkapitalafdeling. Mere komplekse former for opgørelserne vil blive behandlet i fremtidige indlæg.
OBS: Hvis din balance ikke balancerer, er her et par ting, du skal kontrollere:
- Har du kun brugt indtægter og udgifter i din resultatopgørelse? Husk, at du kan trække en streg over din første indtægtskonto, og alt under denne streg skal med i resultatopgørelsen. Kun de poster, der ligger under linjen, skal komme på resultatopgørelsen.
- Har du trukket udbytte/udlodninger fra på opgørelsen over overskuddet?
- Har du brugt den afsluttende saldo for overskuddet på din balance?
Et par andre hurtige tips, som du skal huske på, når du udarbejder dine opgørelser.
- Forudbetalte udgifter er et aktiv, ikke en udgift. Det skal på balancen!
- Akkumulerede afskrivninger er et modaktiv, ikke en forpligtelse. Træk det fra aktiverne!
- Unearned Revenue er en forpligtelse, ikke en indtægt. Den skal opføres på balancen!
Brug din prøvebalance som en rettesnor. Hvis du ved, hvor du skal adskille kontiene, er der langt mindre sandsynlighed for, at du begår fejl.
