Die Menschen machen die Dinge unterschiedlich, aber wissen Sie, was die meisten von uns gemeinsam haben?
Wir erledigen die dringendsten Dinge zuerst, ohne zu überlegen, ob es die wichtigsten sind. Du sagst vielleicht, ja, das ist normal, denn so werden die Dinge in der Regel gemacht.
In Wahrheit liegst du falsch. Und zwar aus folgendem Grund: Bei allem, was Sie im Leben tun, gibt es Klassifizierungen.
Erstens nach der Dringlichkeit der Angelegenheit (dringend oder nicht dringend) und zweitens nach ihrer Wichtigkeit (wichtig oder nicht wichtig).
Wir können dann diese Zeitmanagement-Quadranten erstellen:
- Erstens gibt es Angelegenheiten, die wichtig und dringend sind. Das sind Dinge wie Krisen, Notfälle oder Fristen. Erinnern Sie sich an den Geschäftsvorschlag, für den Sie Überstunden gemacht haben, weil er am nächsten Tag fertig sein muss? Das ist ein Beispiel für eine Angelegenheit, die sofort erledigt werden sollte. Aber es war stressig, oder? Aber erinnern Sie sich daran, dass es Wochen vor dem Abgabetermin abgegeben wurde? Dies soll darauf hinweisen, dass wichtige Angelegenheiten erledigt werden sollten, bevor sie dringend werden, um Stress und Konflikte zu vermeiden.
- Das zweite sind Angelegenheiten, die wichtig, aber nicht dringend sind. Hierauf sollten Sie sich konzentrieren und Ihre Zeit verwenden. Hier geht es um Planung. Wenn Sie sich mit diesen Dingen befassen, können Sie die Aufgabe effektiver erledigen. Und dabei lernen Sie sogar mehr aus diesen Aufgaben. Dies ist ein Quadrant der Möglichkeiten, der Gelegenheiten zu lernen, sich selbst oder die Beziehung zu anderen zu verbessern und zu sehen, was auf einen zukommt.
- Der dritte Bereich sind Angelegenheiten, die nicht wichtig, aber dringend sind. Hier sitzen die meisten von uns. Wir neigen dazu, uns auf Dinge zu konzentrieren, die dringend sind, ohne darüber nachzudenken, ob sie wichtig sind. Das Problem dabei ist, dass wir den Überblick über die wichtigen Dinge verlieren. Der Telefonanruf mitten in der Verabredung mit Ihrer Frau lenkt Sie von dem ab, was Sie im Moment vorrangig behandeln sollten. Er beeinträchtigt Ihre Prioritäten, nur weil er dringend ist.
- Schließlich gibt es noch Angelegenheiten, die nicht wichtig und nicht dringend sind. Das sind die so genannten Zeitfresser. Es handelt sich also meist um Dinge, mit denen du nicht so viel Zeit verbringen solltest, wie das sinnlose Facebook-Scrollen oder das Anschauen von Filmen. Diese Dinge sind nicht wirklich hilfreich für dich, also wäre es sinnvoll, deine Zeit für diese Dinge einzuschränken.
Diese Entscheidungsmatrix, auch bekannt als die 4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix, stammt von Dwight Eisenhower, dem dekorierten Armeegeneral und Präsidenten der Vereinigten Staaten.
Er sagte, dass wir uns mit mehreren Rollen identifizieren sollten. Man kann ein Ehemann, eine Mutter, eine Tochter oder ein Geschäftsmann sein.
Diese Rollen können sich jedoch ändern. Sie hängen davon ab, was man als Priorität ansieht. Diese Prioritäten dienen als Leitfaden für die Aufgaben, die für jede Rolle anstehen.
Angenommen, deine Priorität ist im Moment das Muttersein, dann verbringst du mehr Zeit damit, dich um deine Kinder zu kümmern.
Außerdem müssen die anderen Rollen mit der Veränderung der Priorität zurechtkommen. Wenn Sie sich der einzelnen Rollen und Prioritäten bewusst sind, können Sie alles unter einen Hut bringen.
Wenn Sie Ihre Zeit besser verwalten möchten, sollten Sie in eine Zeiterfassungssoftware für sich und Ihr Team investieren. Mit einer App, die Ihnen hilft, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu verfolgen, können Sie analysieren, welche Aufgaben die meiste Arbeitszeit in Anspruch nehmen, welche Prioritäten für Ihr Team gelten und wie Sie den Zeitaufwand für die Erledigung von Aufgaben verringern können.
Alles in allem ist Eisenhowers Zweck der Vier-Quadranten-Zeitmatrix, echte Fortschritte im Leben zu erzielen. Im Leben geht es nicht nur darum, ein Angestellter oder ein Chef zu sein. Es ist eine Mischung aus allem. Indem wir für Harmonie zwischen den Rollen sorgen, können wir unsere Ziele erreichen.
