Die Automatisierung von Telefonsystemen ist eines der wichtigsten Dinge, die jemals für Unternehmen geschaffen wurden. Es ist wirklich verrückt, die Vorteile der Automatisierung für die Verwaltung Ihrer Geschäftsanrufe nicht zu nutzen, denn sie bringt Ihnen in jeder Hinsicht einen Mehrwert.
Sie spart Zeit und Arbeit, bietet dem Anrufer ein besseres Erlebnis und verhindert, dass Sie durch verwirrte oder frustrierte Anrufer Umsatz verlieren. Es gibt viele Möglichkeiten, wie Ihr Telefonsystem durch Automatisierung besser funktionieren kann, und hier sind einige dieser Vorteile.
Erstellen Sie ein Firmenverzeichnis
Selbst wenn Sie nur eine kleine Anzahl von Mitarbeitern haben, können Sie mit einem Firmenverzeichnis Anrufer sofort professionell an die richtige Person weiterleiten. Mit einem Telefonbuch müssen die Anrufer nicht erst mit einem Mitarbeiter sprechen, bevor sie an die richtige Person weitergeleitet werden können, denn Sie können diesen Schritt vermeiden, indem Sie die Anrufer selbst mit der richtigen Person verbinden lassen.
Wenn jemand anruft, kann er einfach die Durchwahl wählen, die der richtigen Person oder Abteilung entspricht, ohne jemals mit einem Mitarbeiter zu sprechen. Fügen Sie also für jeden Ihrer Mitarbeiter oder Abteilungen Durchwahlen hinzu, die mit den entsprechenden Weiterleitungstelefonen verknüpft sind.
Erstellen Sie dann eine Audiomitteilung, die die vollständige Liste enthält, und fügen Sie diese Audiomitteilung einem Menüpunkt Ihrer Wahl hinzu. Wenn der Anrufer z. B. „Nr. 1“ (oder eine andere von Ihnen festgelegte Nummer) wählt, hört er sofort die von Ihnen erstellte Audiomeldung des Firmenverzeichnisses. Sobald der Anrufer die Durchwahl hört, die der gesuchten Person entspricht, kann er sie jederzeit anwählen.
Dies ist besonders effektiv und sehr hilfreich für Ihre Anrufer, wenn Sie mehr als ein paar Mitarbeiter haben. In diesem Fall können Sie sogar ein nach Namen geordnetes Verzeichnis erstellen, damit die Anrufer die gesuchte Person leichter finden.
Ein Anrufmenü (d.h., Auto Attendant, Telefonbaum) ist eines der nützlichsten Werkzeuge für die Automatisierung und das schon seit geraumer Zeit. Wenn Sie diese Technologie noch nicht für Ihr Unternehmen genutzt haben, verpassen Sie eine der besten Möglichkeiten, Ihre Anrufe effizient zu verwalten und weiterzuleiten.
Es ist ein Irrglaube, dass ein Anrufmenü nur für große Unternehmen mit einem hohen Anrufvolumen geeignet ist, aber kein Unternehmen ist zu klein, um es zu nutzen. Ganz gleich, wie groß Ihr Unternehmen ist, ein Anrufmenü kann Ihnen eine Menge Ärger ersparen, und wenn nichts anderes, lässt es Sie sofort professioneller klingen, wenn Kunden Sie anrufen.
Im Grunde ist es eine virtuelle Empfangsdame; so können Sie das Menü tatsächlich verwenden, um eine lebende Person zu ersetzen, die alle Ihre Anrufe beantwortet, weil es automatisch das meiste von dem tun wird, was die Empfangsdame tun würde.
Das automatisierte Menü kann den Anrufer begrüßen, ihn an die gewünschte Person oder Abteilung weiterleiten oder ihn sogar eine Option auswählen lassen, um Informationen zu erhalten, z. B. eine Anfahrtsbeschreibung, Öffnungszeiten oder andere Kurzinformationen. Das Beste daran ist, dass das Menü Anrufe für Sie entgegennimmt, in vielen Fällen, ohne dass Sie mit einem Mitarbeiter sprechen müssen.
Eine Menüoption nur für Voicemail erstellen
Bei der Verwendung eines Anrufmenüs können Sie eine individuelle Menüoption erstellen, die der Anrufer auswählen kann, um direkt zu einer Sprachmailbox geleitet zu werden. Natürlich sind Menüoptionen vielseitig und können verwendet werden, um Anrufer an jedes beliebige Ziel zu leiten, einschließlich der Weiterleitung an die Mailbox.
Dies ist eine gute Ergänzung zu Ihrem Menü, da es die Notwendigkeit beseitigt, einen Anruf von jemandem anzunehmen, der nur die Mailbox einer bestimmten Person erreichen möchte. Da der Anrufer einfach eine Nummer drücken kann und sofort mit der Mailbox verbunden wird, muss er nicht warten, bis es eine Weile läutet, bevor er an die Mailbox weitergeleitet wird.
Bei Bedarf können Sie auch mehrere Menüoptionen erstellen, die jeweils an verschiedene Mailboxen gesendet werden, die verschiedenen, individuellen Mitarbeitern entsprechen.
Menüoptionen, die zu bestimmten Weiterleitungstelefonen leiten
Ein Standardmerkmal eines Anrufmenüs ist die Möglichkeit, Anrufe an beliebige Telefone weiterzuleiten, wenn jemand eine bestimmte Option auswählt. Sie können entscheiden, welche der Optionen in Ihrem Menü an welche Telefone weitergeleitet werden, und nicht alle Optionen müssen alle Telefone klingeln lassen, wenn ein Anrufer sie auswählt.
Wenn Sie zum Beispiel die Optionen 1 bis 3 in Ihrem Anrufmenü haben, wählen Sie einfach aus, welche Telefone klingeln sollen, wenn ein Anrufer eine dieser Nummern auf seiner Wähltastatur drückt. Es klingeln dann nur die Telefone, die Sie für jede Option festgelegt haben. So könnte es etwa so aussehen:
Zeitgesteuerte Weiterleitung
Zeitgesteuerte Weiterleitung ist eine äußerst nützliche Methode für Unternehmen, um individuelle Zeitpläne für das Anrufmanagement zu organisieren. Diese Funktion ist exklusiv für den virtuellen Telefondienst von Talkroute, und Sie werden bei keinem anderen virtuellen Anbieter eine so gut funktionierende Automatisierung finden. Sie können für jedes Ihrer Telefone individuelle Anrufweiterleitungspläne erstellen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit auf dem Anrufplan stehen und Überschneidungen vermieden werden.
Dies eignet sich hervorragend für die Automatisierung von Schichtwechseln in Ihrem Unternehmen oder die Anpassung an verschiedene Mitarbeiter, die an unterschiedlichen Wochentagen arbeiten. Sobald der Weiterleitungszeitplan für ein Telefon festgelegt ist, klingelt dieses Telefon nur noch zu den Stunden und an den Tagen der Woche, für die Sie es festgelegt haben.
E-Mail-Benachrichtigungen für Nachrichten
Sie denken vielleicht: „Ich habe schon genug Benachrichtigungen in meinem Leben…“, aber das sind Benachrichtigungen für Ihr Unternehmen, die Sie brauchen werden. E-Mail-Benachrichtigungen für geschäftliche Nachrichten sind wichtig, weil Sie vielleicht keine Zeit haben, Ihre Nachrichten zu überprüfen, oder weil Sie zufällig eine Nachricht auf Ihrem Telefon verpassen.
Die Hauptanwendung für diese E-Mail-Benachrichtigungen ist die Voicemail. Richten Sie Ihr Konto so ein, dass neue Voicemail-Nachrichten an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet werden, wählen Sie eine beliebige E-Mail-Adresse aus (nicht nur den Kontoinhaber), und lassen Sie sich von Ihrer E-Mail benachrichtigen, sobald ein Kunde eine Voicemail für Sie hinterlässt.
Sie können sogar mehrere Mailboxen für verschiedene Mitarbeiter auf Ihrem Konto einrichten und dann jede Mailbox so einstellen, dass sie an die E-Mail der jeweiligen Person weitergeleitet wird. Zusätzlich zur Voicemail können Sie sich auch jedes Mal benachrichtigen lassen, wenn eine neue Textnachricht von einem Kunden eingeht (wenn Sie geschäftliche Textnachrichten verwenden).
Legen Sie nur eine E-Mail-Adresse fest, um neue Textbenachrichtigungen zu erhalten, oder legen Sie bei Bedarf mehrere E-Mail-Adressen fest, um sicherzustellen, dass jemand in Ihrem Team auch antwortet.
Betriebszeiten
Wenn Sie eine virtuelle Telefonanlage verwenden, ist es gut, Geschäftszeiten festzulegen, um sicherzustellen, dass Ihre Telefone nicht zu jeder Tageszeit klingeln können. Wenn Sie Ihre Geschäftszeiten z. B. auf 8 bis 18 Uhr festlegen, werden Ihre Weiterleitungstelefone nur während dieser Zeiten klingeln.
Damit ist sichergestellt, dass die Weiterleitungstelefone nicht zu jeder Tageszeit klingeln, es sei denn, Sie wollen 24 Stunden am Tag geöffnet sein. Um zu veranschaulichen, wie Ihre Betriebszeiten mit einer virtuellen Telefonanlage funktionieren, vergleichen Sie sie mit den Öffnungszeiten eines Geschäfts in einem herkömmlichen Gebäude.
Genauso wie ein normales Geschäft seine Türen zu einer bestimmten Uhrzeit verschließt und keine Anrufe mehr entgegennimmt, funktioniert die Betriebszeitfunktion mit Ihrer virtuellen Anlage. Wenn Ihre Kunden nach den normalen Geschäftszeiten anrufen, können Sie eine Sprachnachricht einrichten und ihnen die Möglichkeit geben, eine Voicemail zu hinterlassen.
Sie haben vielleicht bisher nur ein Handy, ein Festnetztelefon oder ein paar Tischtelefone benutzt, um Ihr Geschäft zu führen, und auch wenn das bei einem neuen Unternehmen funktionieren kann, kann eine Automatisierung mit einem virtuellen Telefonsystem Sie auf ein professionelleres Niveau bringen.
Es ist vielleicht nicht notwendig, alle diese Funktionen in Ihre Telefonanlage einzubauen, aber zumindest wird die Automatisierung Ihres Anrufmanagements, wenn auch nur ein wenig, Ihren Anrufern ein besseres Erlebnis verschaffen. Und genau das ist das Ziel dieser Automatisierungen: die Erfahrung der Kunden, die versuchen, Sie zu erreichen, sowie Ihre Erfahrung bei der Bearbeitung dieser Anrufe zu verbessern.
