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Was ist ein flexibles Budget?

Ein flexibles Budget passt sich an Änderungen der tatsächlichen Einnahmen an. Die Ist-Einnahmen oder andere Leistungsmaßnahmen werden nach Abschluss einer Rechnungsperiode in das flexible Budget eingegeben, und es wird ein für die Eingaben spezifisches Budget erstellt. Das Budget wird dann zu Kontrollzwecken mit den tatsächlichen Ausgaben verglichen. Die für die Erstellung eines flexiblen Budgets erforderlichen Schritte sind:

1. Identifizieren Sie alle fixen Kosten und trennen Sie sie im Budgetmodell ab.

2. Bestimmen Sie das Ausmaß, in dem sich alle variablen Kosten ändern, wenn sich die Leistungsmaßnahmen ändern.

3. Erstellen Sie das Budgetmodell, wobei die fixen Kosten im Modell „hart kodiert“ sind und die variablen Kosten als Prozentsatz der jeweiligen Leistungsmaßnahmen oder als Kosten pro Einheit der Leistungsmaßnahme angegeben werden.

4. Geben Sie die tatsächlichen Leistungsmaßnahmen in das Modell ein, nachdem eine Abrechnungsperiode abgeschlossen wurde. Dadurch werden die variablen Kosten im flexiblen Budget aktualisiert.

5. Das sich daraus ergebende flexible Budget für die abgeschlossene Periode wird in das Buchhaltungssystem eingegeben, um mit den tatsächlichen Ausgaben verglichen zu werden.

Dieser Ansatz unterscheidet sich von dem üblicherweise verwendeten statischen Budget, das nur feste Beträge enthält, die nicht mit den tatsächlichen Einnahmen variieren. Budget-/Ist-Berichte im Rahmen eines flexiblen Budgets führen in der Regel zu Abweichungen, die wesentlich aussagekräftiger sind als bei einem statischen Budget, da sowohl die geplanten als auch die tatsächlichen Ausgaben auf derselben Leistungsmaßnahme beruhen. Das bedeutet, dass die Abweichungen wahrscheinlich geringer sind als bei einem statischen Budget und auch in hohem Maße umsetzbar sind.

Ein flexibles Budget kann in verschiedenen Schwierigkeitsgraden erstellt werden. Hier sind mehrere Varianten des Konzepts:

• Basisches flexibles Budget. In seiner einfachsten Form verändert der flexible Haushalt diejenigen Ausgaben, die direkt mit den Einnahmen variieren. In der Regel ist ein Prozentsatz in das Modell eingebaut, der mit den tatsächlichen Einnahmen multipliziert wird, um zu ermitteln, wie hoch die Ausgaben bei einem bestimmten Einnahmeniveau sein sollten. Im Falle der Kosten der verkauften Waren können die Kosten pro Einheit anstelle eines Prozentsatzes des Umsatzes verwendet werden.

• Flexibles Budget der Mittelstufe. Einige Ausgaben variieren mit anderen Aktivitätsmaßen als den Einnahmen. Zum Beispiel können die Telefonkosten mit der Entwicklung der Mitarbeiterzahl variieren. Wenn dies der Fall ist, kann man diese anderen Aktivitätsmaße in das flexible Budgetmodell integrieren.

• Fortgeschrittenes flexibles Budget. Die Ausgaben dürfen nur innerhalb bestimmter Bandbreiten von Einnahmen oder anderen Aktivitäten variieren; außerhalb dieser Bandbreiten kann ein anderer Anteil der Ausgaben gelten. Ein ausgeklügeltes flexibles Budget ändert die Proportionen für diese Ausgaben, wenn die Messungen, auf denen sie basieren, ihre Zielbereiche überschreiten.

Kurz gesagt, ein flexibles Budget gibt einem Unternehmen ein Instrument zum Vergleich der tatsächlichen mit der geplanten Leistung auf vielen Aktivitätsebenen.

Vorteile der flexiblen Budgetierung

Das flexible Budget ist ein attraktives Konzept. Hier sind einige Vorteile:

• Einsatz in einem Umfeld mit variablen Kosten. Das flexible Budget ist besonders nützlich in Unternehmen, in denen die Kosten eng an die Geschäftstätigkeit gekoppelt sind, wie z.B. im Einzelhandel, wo die Gemeinkosten abgetrennt und als Fixkosten behandelt werden können, während die Warenkosten direkt mit den Einnahmen verbunden sind.

• Leistungsmessung. Da sich das flexible Budget auf der Grundlage von Aktivitätsebenen umstrukturiert, ist es ein gutes Instrument zur Bewertung der Leistung von Managern – das Budget sollte sich auf einer beliebigen Anzahl von Aktivitätsebenen eng an den Erwartungen orientieren.

• Effizienz der Budgetierung. Mit Hilfe der flexiblen Budgetierung lässt sich ein Budget, für das noch keine endgültigen Zahlen zu den Einnahmen oder anderen Tätigkeiten vorliegen, leichter aktualisieren. Bei diesem Ansatz geben die Führungskräfte ihre Zustimmung zu allen festen Ausgaben sowie zu den variablen Ausgaben im Verhältnis zu den Einnahmen oder anderen Leistungsmaßnahmen. Dann vervollständigen die Budgetverantwortlichen den Rest des Budgets, der durch die Formeln des flexiblen Budgets fließt und automatisch das Ausgabenniveau verändert.

Diese Punkte machen das flexible Budget zu einem attraktiven Modell für den fortgeschrittenen Budgetnutzer. Bevor Sie sich jedoch für das flexible Budget entscheiden, sollten Sie die folgenden Aspekte berücksichtigen.

Nachteile der flexiblen Budgetierung

Das flexible Budget scheint auf den ersten Blick eine hervorragende Möglichkeit zu sein, viele der Schwierigkeiten eines statischen Budgets zu überwinden. Es gibt jedoch auch eine Reihe schwerwiegender Probleme, die wir in den folgenden Punkten ansprechen:

• Formulierung. Obwohl das Flexbudget ein gutes Instrument ist, kann es schwierig zu formulieren und zu verwalten sein. Ein Problem bei der Formulierung ist, dass viele Kosten nicht vollständig variabel sind, sondern eine Fixkostenkomponente haben, die berechnet und in die Budgetformel aufgenommen werden muss. Außerdem kann die Entwicklung von Kostenformeln sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, was mehr Zeit ist, als dem typischen Budgetierungspersonal inmitten des Budgetprozesses zur Verfügung steht.

• Verzögerung des Abschlusses. Ein flexibles Budget kann nicht im Voraus in die Buchhaltungssoftware geladen werden, um es mit den Jahresabschlüssen zu vergleichen. Stattdessen muss der Buchhalter abwarten, bis eine Rechnungsperiode abgeschlossen ist, dann die Einnahmen und andere Leistungsmaßnahmen in das Budgetmodell eingeben, die Ergebnisse aus dem Modell extrahieren und in die Buchhaltungssoftware laden. Erst dann ist es möglich, Jahresabschlüsse zu erstellen, die Budget- und Ist-Informationen enthalten, was die Erstellung von Jahresabschlüssen verzögert.

• Einnahmenvergleich. Bei einem flexiblen Haushalt gibt es keinen Vergleich zwischen den geplanten und den tatsächlichen Einnahmen, da beide Zahlen gleich sind. Das Modell ist darauf ausgelegt, die tatsächlichen Ausgaben mit den erwarteten Ausgaben abzugleichen, nicht aber die Höhe der Einnahmen. Es gibt keine Möglichkeit, hervorzuheben, ob die tatsächlichen Einnahmen über oder unter den Erwartungen liegen.

• Anwendbarkeit. Manche Unternehmen haben so wenig variable Kosten, dass es wenig Sinn macht, ein flexibles Budget zu erstellen. Stattdessen haben sie eine große Menge an fixen Gemeinkosten, die sich nicht in Abhängigkeit von irgendeiner Art von Aktivität verändern. Nehmen wir zum Beispiel einen Webshop, der seinen Kunden Software zum Download anbietet; ein gewisser Aufwand ist erforderlich, um den Shop aufrechtzuerhalten, und es gibt im Wesentlichen keine Kosten für verkaufte Waren, abgesehen von den Kreditkartengebühren. In dieser Situation macht es keinen Sinn, ein flexibles Budget zu erstellen, da es sich nicht von einem statischen Budget unterscheidet.

Kurz gesagt, ein flexibles Budget erfordert zusätzliche Zeit für seine Erstellung, verzögert die Erstellung von Jahresabschlüssen, misst keine Einnahmeabweichungen und ist bei bestimmten Budgetmodellen möglicherweise nicht anwendbar. Dies sind schwerwiegende Probleme, die seine Verwendung einschränken.

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