Die Instandhaltung ist zwar einer der wichtigsten Bereiche eines jeden Unternehmens, hat sich aber nur langsam weiterentwickelt. In den meisten Unternehmen werden Arbeitsaufträge wie vor fünfzig Jahren abgewickelt.
75 % der Unternehmen verwenden immer noch Papier, Tabellenkalkulationen oder gar nichts, um Wartungsaufgaben und Arbeitsaufträge zu verwalten. In einer digitalen Unternehmenslandschaft kann dies zu Engpässen führen, die unzufriedene Kunden und kostspielige Produktionsausfälle zur Folge haben.
Mit den richtigen Softwarelösungen können Sie Ihren Arbeitsauftragsprozess optimieren und Hindernisse für wichtige Wartungsarbeiten aus dem Weg räumen, die Ihr Unternehmen daran hindern könnten, optimal zu arbeiten.
In diesem Artikel erläutern wir, was Arbeitsaufträge sind, zeigen Beispiele aus der Praxis auf und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Prozesse umgestalten können, um die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Klicken Sie unten, um zu dem Abschnitt zu gelangen, der Sie am meisten interessiert:
- Was ist ein Arbeitsauftrag?
- Wer verwendet Arbeitsaufträge?
- Wie Southern Star jede Woche 2.500 Arbeitsaufträge abwickelt
- Was ist ein Arbeitsauftrag?
- Die veraltete Lösung: Arbeitsauftragsblöcke
- Die moderne Lösung: Software für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen
- Wer nutzt Arbeitsaufträge?
- Firmen im Außendienst
- Gebäudeverwaltungsunternehmen
- Techniker
- Fertigungsunternehmen
- Verwaltete Computerdienste
- Generalunternehmer
- Wie Southern Star jede Woche 2.500 Arbeitsaufträge bearbeitet
- Abschließende Überlegungen
- FAQs über Arbeitsaufträge
- Wofür werden Arbeitsaufträge verwendet?
- Wie schreibt man einen Arbeitsauftrag?
- Wie sollte man einen Arbeitsauftrag verwalten?
Was ist ein Arbeitsauftrag?
Ein Arbeitsauftrag ist eine Aufforderung zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe, die von einem Kunden formell an ein Unternehmen oder einen Dienst übermittelt oder intern in einer Organisation für eine zu erledigende Aufgabe erstellt wird. Arbeitsaufträge werden in der Regel für Servicetechniker, Wartungs- oder Inspektionsarbeiten erstellt, können aber für jede Aufgabe gelten, die von einem Unternehmen oder innerhalb eines Unternehmens erledigt werden muss.
Ein Arbeitsauftrag muss vom Anbieter geprüft und akzeptiert werden, damit ein Kunde eine ETA (ETA vs. ETD) und einen Kosten- oder Zeitvoranschlag erhält.
In vielen Branchen werden Arbeitsaufträge zur Verwaltung von Wartungs- und Reparaturarbeiten verwendet. Ein Arbeitsauftrag ist oft das Ergebnis einer Routineinspektion, bei der der Inspektor Probleme feststellt. Er unterscheidet sich von einer Bestellung, in der die genauen Kosten für die erbrachten Leistungen aufgeführt sind.
Die veraltete Lösung: Arbeitsauftragsblöcke
Vor der digitalen Revolution haben viele Unternehmen ihre Arbeitsaufträge mit einem abreißbaren Arbeitsauftragsblock bearbeitet.
So etwas wie das hier:
Der Inspektor oder Wartungsarbeiter brachte einen solchen Block zu Inspektionen mit und schrieb vor Ort einen Arbeitsauftrag. Die Manager bekamen eine Kopie für die Buchhaltung.
Aber diese Zeiten sind vorbei.
Die moderne Lösung: Software für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen
Anstatt eines physischen Blocks verwenden moderne Unternehmen Software für die Verwaltung von Arbeitsaufträgen, um ihre Arbeitsabläufe im Bereich der Instandhaltung zu verwalten.
Damit kann Ihr Unternehmen private Anfrageformulare mit externen Kunden oder internen Mitarbeitern austauschen und neue Arbeitsaufträge einfach digital erstellen.
(Bildquelle)
Sie können den Arbeitsauftrag dann online abwickeln und alle Projekte in einem einzigen Dashboard nachverfolgen, was die Nachverfolgung jedes Projekts vereinfacht.
Wer nutzt Arbeitsaufträge?
Arbeitsaufträge werden in vielen Branchen verwendet, in denen laufende Wartungsarbeiten oder kleine Aufträge Teil der Kundenbeziehung sind. Sie werden verwendet, um den Zugang zu diesen Dienstleistungen zu vereinfachen und die Erledigung von Aufgaben zu rationalisieren.
Firmen im Außendienst
Firmen im Außendienst verwenden Arbeitsauftragsanfragen, um bei einer Vielzahl von Wartungsaufgaben, die für ihre Kunden erledigt werden müssen, effizient die Kontrolle zu behalten.
Gebäudeverwaltungsunternehmen
Gebäudeverwaltungsunternehmen verwenden Arbeitsaufträge, um die Ausgaben für die Instandhaltung von Kundengebäuden zu verfolgen.
Techniker
Techniker und Wartungsteams vor Ort, wie Elektriker und Ingenieure vor Ort, verwenden Arbeitsaufträge für das Instandhaltungsmanagement und um Ausgaben und Arbeitsstunden für bestimmte Projekte zu verfolgen.
Fertigungsunternehmen
Fertigungsunternehmen verwenden Arbeitsaufträge hauptsächlich für interne Serviceanfragen und zur Verfolgung des Status von Reparaturen und Ausgaben.
Verwaltete Computerdienste
Verwaltete Computerdienste verwenden Arbeitsaufträge zur Verfolgung von Kundenproblemen und Ausfallzeiten sowie zur Verwaltung ihrer Computertechniker und Ausgaben.
Generalunternehmer
Generalunternehmer können Arbeitsaufträge verwenden, um die Ausgaben und Arbeitsabläufe für jeden Teil eines Bauprojekts zu verwalten.
In einem Unternehmen können die Arbeitsaufträge extern von Kunden oder intern von Technikern während einer Inspektion kommen.
Ein Kunde eines Gebäudemanagementunternehmens könnte beispielsweise einen Arbeitsauftrag für die Wartung eines defekten Waschbeckens oder einer Klimaanlage verwenden.
In der Fertigung könnte ein Betriebsleiter einen defekten Roboterarm feststellen und einen Arbeitsauftrag erteilen, um den reibungslosen Betrieb der Anlage sicherzustellen.
Wie Southern Star jede Woche 2.500 Arbeitsaufträge bearbeitet
Southern Star ist einer der führenden Erdgastransporteure in den USA. Seine Pipelines und Anlagen erstrecken sich über sieben Bundesstaaten und mehr als 5.800 Meilen.
Im Umgang mit Erdgas kann schon ein einziger Fehler Hunderttausende (wenn nicht Millionen) Dollar an entgangenen Einnahmen und Schäden bedeuten.
So nimmt Southern Star die vorbeugende Wartung natürlich sehr ernst.
So ernst, dass ein Team von über 250 Technikern rund um die Uhr an der Wartung arbeitet.
Wie zu erwarten war, stellte die Planung und Disposition des Southern Star-Teams für die Bearbeitung von Wartungsaufträgen eine große betriebliche Hürde dar. Die Manager sahen sich die vorbeugenden Wartungsaufgaben manuell an und versuchten, sie den verfügbaren Technikern zuzuordnen.
Die manuelle Überprüfung des Standorts jedes Technikers, seiner Fähigkeiten und der Priorität der Aufgaben verlangsamte das gesamte Unternehmen, und die Kosten dieser Verlangsamung waren hoch.
Deshalb entschied man sich für OptimoRoute. Mit OptimoRoute ist es ein völlig anderer Prozess. Mit Qualifikationen, Zeitplänen und Servicebereichen, die auf Techniker-Ebene festgelegt werden, hat OptimoRoute den größten Teil der manuellen Arbeit bei der Terminplanung eliminiert.
Die Disponenten können die Arbeitsaufträge einfach importieren, und OptimoRoute findet die beste Zeit für einen qualifizierten Techniker, um den Auftrag zu erledigen.
OptimoRoute berücksichtigt sogar die Priorität der Aufträge, und mit den wöchentlichen Planungsfunktionen kann das Team problemlos bis zu fünf Wochen im Voraus planen.
Damit konnte das Techniker- und Disponententeam von Southern Star satte 100 % mehr Arbeitsaufträge pro Tag bearbeiten.
Mit einem benutzerdefinierten Karten-Overlay (da ein Großteil des Leitungsgebiets von Southern Star in der Wüste liegt) halfen die Routenoptimierungsfunktionen von OptimoRoute den Technikern auch, schneller zu ihren Wartungsstandorten zu gelangen.
OptimoRoute verfügt über eine robuste API, die Sie zur Integration in Ihr aktuelles Arbeitsauftragsmanagementsystem verwenden können. Sie können automatisch Tausende von Aufträgen mit allen erforderlichen Informationen importieren (Standort, Art der Reparatur, erforderliche Werkzeuge oder Fachkenntnisse usw.)
Sie können sogar Echtzeitdaten zu den durchgeführten Aufgaben abrufen, wenn Sie die OptimoRoute-App verwenden, um den Fortschritt zu verfolgen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie OptimoRoute Southern Star dabei geholfen hat, die Verwaltung von Arbeitsaufträgen und die logistische Effizienz zu verbessern, in unserer vollständigen Aufschlüsselung.
Abschließende Überlegungen
Für ein kleines Unternehmen mit nur wenigen Kunden ist das Ablegen und Verwalten von Arbeitsaufträgen vielleicht nicht das größte Problem, das es zu lösen gilt.
Aber ab einer bestimmten Größenordnung wird es für jedes Außendienstunternehmen schwierig.
Wenn Sie die Anzahl der Arbeitsaufträge, die Ihr bestehendes Team bearbeiten kann, maximieren, können Sie gesunde Gewinnspannen aufrechterhalten, Kunden zufriedenstellen und den Umsatz steigern.
OptimoRoute wurde entwickelt, um die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu maximieren, indem Engpässe beseitigt und die Disposition und Routenplanung optimiert werden.
Um zu sehen, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können, starten Sie noch heute Ihre kostenlose Testversion.
FAQs über Arbeitsaufträge
Wofür werden Arbeitsaufträge verwendet?
Arbeitsaufträge werden verwendet, um die von einem Kunden oder einer Organisation benötigten Dienstleistungen detailliert zu beschreiben und die Verantwortung für die Ausführung der Aufgaben zuzuweisen.
Wie schreibt man einen Arbeitsauftrag?
Um einen Arbeitsauftrag zu schreiben, müssen Sie eine Reihe spezifischer Informationen über die Aufgabe, den Zeitpunkt ihrer Erledigung und die Person, die sie erledigt, mitteilen. Arbeitsaufträge enthalten in der Regel die folgenden Informationen:
- Firmenname
- Firmenadresse
- Arbeitsauftragsnummer
- Beschreibung der zu erledigenden Aufgabe
- Abschlussdatum
- Mit der Aufgabe betrauter Mitarbeiter
Wie sollte man einen Arbeitsauftrag verwalten?
Am effizientesten lassen sich Arbeitsaufträge mit einer Software zur Verwaltung von Arbeitsaufträgen verwalten. Diese Software automatisiert die Erstellung von Arbeitsaufträgen anhand einer Vorlage und ermöglicht es Ihnen, alle ausstehenden und anstehenden Arbeitsaufträge in einer einzigen Ansicht in Ihrem Dashboard anzuzeigen und zu verwalten.
