Das Ausfüllen des Formulars I-9, Employment Eligibility Verification (Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung), erfordert die Erfassung personenbezogener Daten der Mitarbeiter. Arbeitgeber sollten dies bedenken, wenn sie festlegen, wie sie das ausgefüllte Formular I-9 und die dazugehörigen Unterlagen aufbewahren, damit personenbezogene Daten nicht in die falschen Hände geraten. Sie sollten das ausgefüllte Formular I-9 und die dazugehörigen Unterlagen, wie z. B. Kopien von Dokumenten, in einer Weise aufbewahren, die Ihren geschäftlichen Erfordernissen und der Anforderung, das Formular I-9 zur Einsichtnahme bereitzustellen, entspricht. Senden Sie die Formulare I-9 nicht an USCIS oder U.S. Immigration and Customs Enforcement.
Aufbewahrung des Formulars I-9:
- vor Ort oder in einer externen Aufbewahrungseinrichtung
- in einem einzigen Format oder einer Kombination von Formaten, z. B.:
- Papier
- Mikrofilm oder Mikrofiche
- elektronisch
Beamte des Department of Homeland Security, Mitarbeiter der Immigrant and Employee Rights Section (IER) im Department of Justice und Mitarbeiter des Department of Labor können Einsicht in diese Formulare verlangen.
Unabhängig davon, wie Sie Ihre Formulare I-9 aufbewahren, müssen Sie in der Lage sein, sie innerhalb von drei Arbeitstagen nach dem Datum, an dem die Formulare angefordert wurden, den Regierungsbeamten zur Einsichtnahme vorzulegen.
Das Formular I-9 enthält personenbezogene Daten über Mitarbeiter. Bei der Aufbewahrung dieser Formulare (unabhängig vom gewählten Format) empfiehlt die USCIS, dass Arbeitgeber angemessene Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Mitarbeiterdaten treffen.
Aufbewahrung des Originalformulars I-9 in Papierform
Arbeitgeber, die sich dafür entscheiden, Papierkopien der von ihren Mitarbeitern vorgelegten Dokumente aufzubewahren, können diese zusammen mit dem Formular I-9 des Mitarbeiters oder mit den Unterlagen der Mitarbeiter aufbewahren. USCIS empfiehlt jedoch, dass Arbeitgeber das Formular I-9 getrennt von den Personalunterlagen aufbewahren, um eine Überprüfung zu erleichtern.
Aufbewahrung des Formulars I-9 auf Mikrofilm oder Mikrofiche
Arbeitgeber können Kopien des originalen, unterzeichneten Formulars I-9 auf Mikrofilm oder Mikrofiche aufbewahren. Wählen Sie ein Filmmaterial, das das Bild bewahrt und den Zugang und die Verwendung während des gesamten Aufbewahrungszeitraums ermöglicht.
Mikrofilm oder Mikrofiche müssen:
- ein hohes Maß an Lesbarkeit und Lesbarkeit aufweisen, wenn sie auf einem Lesegerät (Viewer) angezeigt oder auf Papier reproduziert werden; und
- einen detaillierten Index aller Daten enthalten, so dass jeder bestimmte Datensatz sofort aufgerufen werden kann.
Wenn ein Beamter einen Arbeitgeber von einer Inspektion benachrichtigt, muss der Arbeitgeber den Mikrofilm oder Mikrofiche und ein Lese-/Druckgerät zur Verfügung stellen, das:
- Sicherheitsmerkmale aufweist;
- sich in sauberem Zustand befindet, ordnungsgemäß gewartet wird und in gutem Betriebszustand ist; und
- in der Lage ist, eine vollständige Informationsseite anzuzeigen und zu drucken.
Wenn Arbeitgeber ein Formular I-9 auf Mikrofilm oder Mikrofiche aufbewahrt haben, können sie die Papieroriginale vernichten.
Formular I-9 elektronisch aufbewahren
Arbeitgeber können ein Papiersystem, ein elektronisches System oder eine Kombination aus Papier- und elektronischem System zur Aufbewahrung des Formulars I-9 verwenden. Ein elektronisches Speichersystem muss:
- Kontrollen umfassen, um die Integrität, Genauigkeit und Zuverlässigkeit des elektronischen Speichersystems zu gewährleisten.
- Kontrollen umfassen, um die unbefugte oder versehentliche Erstellung, Ergänzung, Änderung, Löschung oder Beschädigung eines elektronisch gespeicherten Formulars I-9, einschließlich der elektronischen Unterschrift, falls verwendet, zu erkennen und zu verhindern.
- Einschließlich Kontrollen, die einen Prüfpfad sicherstellen, so dass jede Änderung oder Veränderung des Formulars seit seiner Erstellung elektronisch gespeichert wird und von einer zuständigen Behörde, die die Formulare überprüft, eingesehen werden kann.
- Einschließlich eines Inspektions- und Qualitätssicherungsprogramms, das das elektronische Generierungs- oder Speichersystem regelmäßig bewertet und regelmäßige Überprüfungen des elektronisch gespeicherten Formulars I-9, einschließlich der elektronischen Unterschrift, falls verwendet, umfasst.
- Einschließlich eines detaillierten Indexes aller Daten, so dass auf jeden bestimmten Datensatz sofort zugegriffen werden kann.
- Ein hohes Maß an Lesbarkeit und Verständlichkeit, wenn es auf einem Videoterminal angezeigt oder auf Papier reproduziert wird.
