UPDATED 9/27/20 5:09pm PT:
Als Büroleiter kann es etwas kompliziert sein, herauszufinden, wie Sie Ihre Mitarbeiter für ihre freie Zeit bezahlen sollen. Was ist zu beachten, wenn es um Urlaub, Krankheit und andere Formen von bezahltem Urlaub geht? Gibt es irgendwelche zweifelhaften Grauzonen, wenn es um langfristige Abwesenheiten von Mitarbeitern wie Schwangerschaft oder Krankheitsurlaub geht? Welche Art von angemessenen Vorkehrungen sollte Ihr Büro in solchen Fällen treffen?
Glücklicherweise haben wir alles für Sie aufgeschlüsselt: Was ist gesetzlich vorgeschrieben, was steht Ihnen frei, und was liegt dazwischen. Dieser inoffizielle Leitfaden zum Thema bezahlter und unbezahlter Urlaub beantwortet all Ihre drängenden Fragen und hilft Ihnen, die richtigen Maßnahmen für Ihre Praxis zu treffen.
Bezahlter Urlaub: Was ist tatsächlich erforderlich?
In Ihrer Praxis gibt es wahrscheinlich bestimmte Arten von Urlaub, die von vornherein als bezahlt festgelegt sind. Von Urlaub über Krankheit bis hin zu bezahltem Urlaub und anderen Formen von Urlaub gibt es immer bestimmte Anforderungen, die mit bezahltem Urlaub einhergehen. Um herauszufinden, was bezahlter Urlaub ist, müssen Sie zunächst verstehen, was erforderlich ist.
Urlaubszeit
Die meisten Menschen sind mit bezahltem Urlaub in Form von bezahlter Freizeit oder PTO vertraut. Um sich PTO zu verdienen, sammeln die Mitarbeiter im Laufe ihrer Arbeitszeit freie Tage an, die sie dann für ihren Urlaub nutzen können. Zwar gibt es keine staatliche Vorschrift für bezahlten Urlaub (oder sogar unbezahlten Urlaub), doch ist dies eine beliebte Leistung, die von den meisten Arbeitgebern angeboten wird. Der Umfang des bezahlten Urlaubs richtet sich in der Regel nach der Dauer der Beschäftigung in der Praxis und der Position, die der Mitarbeiter in der Kanzlei innehat. Einfach ausgedrückt: Um Urlaubszeit zu verdienen, müssen die berechtigten Mitarbeiter einfach nur zur Arbeit erscheinen!
Leseempfehlung: Evaluate Your PTO Benefit Policies & Make HR in Your Practice More Productive – Part 1
Sick Leave
Ob Sie es glauben oder nicht, es gibt keine Bundesgesetze, die Arbeitgeber dazu verpflichten, die Krankheitszeiten ihrer Mitarbeiter zu bezahlen. In vielen Bundesstaaten, Städten und Gemeinden gibt es jedoch Vorschriften, nach denen die Arbeitgeber vor Ort verpflichtet sind, bezahlte Krankheitstage anzubieten. Dies führt uns natürlich zu einer der größten Fragen im Zusammenhang mit der Lohnfortzahlung im Krankheitsfall: die ärztlichen Bescheinigungen.
Kurz gesagt, ein Büroleiter darf keine ärztlichen Bescheinigungen für Tage verlangen, die unter die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall des Arbeitnehmers fallen. Dies ist ein geschützter Urlaub und muss in den meisten Fällen ohne Fragen gewährt werden. Die Forderung nach einem ärztlichen Attest würde gegen den gesetzlichen Krankenstand verstoßen, und das Gesetz über den gesetzlichen Krankenstand liegt – wie alle Gesetze – nicht im Ermessen des Arbeitgebers. Es handelt sich um eine Vorschrift, an die sich der Arbeitgeber halten muss.
Ist der gesetzliche Krankenstand eines Arbeitnehmers jedoch erschöpft, hat der Büroleiter die Möglichkeit, weitere Abwesenheiten abzulehnen oder zu genehmigen oder ein ärztliches Attest zu verlangen, um die Abwesenheit zu bestätigen. Denken Sie daran, dass Sie auch bei Vorlage eines ärztlichen Attests nie mit dem Arzt sprechen dürfen. Dies würde gegen die HIPAA-Rechte Ihres Mitarbeiters verstoßen. Auf dem Attest dürfen nur der Name des Arztes und das Datum/Uhrzeit des Arztbesuches vermerkt sein. Wenn Sie für die Abwesenheit eines Mitarbeiters ein ärztliches Attest verlangen, müssen Sie außerdem sicherstellen, dass Sie über eine Richtlinie verfügen (z. B. die Forderung nach einem Attest nach dem dritten unbezahlten Krankheitstag), die für alle Mitarbeiter in der Praxis gleichermaßen gilt.
Bei weiteren Fragen sollten Sie unbedingt einen Beratungstermin mit HR for Health vereinbaren, um sicherzustellen, dass Sie die Gesetze in Bezug auf ärztliche Atteste und die Pflicht zur Zahlung von Krankengeld kennen.
Empfohlene Lektüre: It’s Time to Evaluate Your PTO Benefit Policies (Part 2 – Accrual of Benefits)
Other Paid Leave
Neben Urlaubs- und Krankheitszeiten ist Ihre Praxis gesetzlich verpflichtet, Urlaub für Geschworenenpflichten, Wahlen, bestimmte Feiertage und militärische Verpflichtungen zu gewähren. Ob diese Urlaubstage bezahlt werden müssen oder nicht, hängt in der Regel vom Status des jeweiligen Mitarbeiters ab (befreit oder nicht). Darüber hinaus bieten einige Arbeitgeber bezahlten Trauerurlaub im Falle des Todes eines unmittelbaren Familienangehörigen an.
Grauzonen bei der Beurlaubung von Mitarbeitern
Wie Sie wahrscheinlich wissen, sind bestimmte Bereiche der Beurlaubung von Mitarbeitern nicht so eindeutig. In der Tat sind einige dieser Grauzonen einfach nur verwirrend. Dennoch gelten auch für diese Bereiche eigene Anforderungen, genau wie für die oben beschriebenen Formen des bezahlten Urlaubs. Diese Anforderungen sollen Ihnen helfen, besser zu verstehen, wie diese Beurlaubungen in die Debatte um bezahlten oder unbezahlten Urlaub einfließen.
Family Medical Leave Act (FMLA)
Das Family Medical Leave Act ist ein staatlich vorgeschriebenes Programm, das es Arbeitnehmern ermöglicht, aus persönlichen oder familiären medizinischen Gründen oder aus militärischen Gründen Urlaub zu nehmen. Dieses Gesetz ermöglicht es den Mitarbeitern, bis zu 12 Wochen unbezahlten Urlaub zu nehmen und trotzdem an ihren Arbeitsplatz zurückzukehren.
Erstens sind die Mitarbeiter nur dann anspruchsberechtigt, wenn sie seit mindestens einem Jahr in Ihrer Praxis arbeiten und innerhalb des Jahres vor dem beantragten Urlaub mindestens 1.250 Stunden gearbeitet haben. Zweitens muss diese Zeit nicht bezahlt werden, es sei denn, die Mitarbeiter verfügen über PTO außerhalb der FMLA-Zeit. Sobald jedoch die PTO des Mitarbeiters aufgebraucht ist, sind Sie nicht verpflichtet, die zusätzliche Zeit gemäß den FMLA-Vorschriften zu bezahlen. Schließlich haben Arbeitnehmer nur dann Anspruch auf FMLA-Urlaub, wenn der Arbeitgeber 50 oder mehr Arbeitnehmer in einem Umkreis von 75 Meilen beschäftigt.
Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub
Während der Elternurlaub in einigen Fällen technisch gesehen unter FMLA fällt, entscheiden sich einige Praxen dennoch dafür, bezahlte (oder unbezahlte) Freistellungen speziell für neue Eltern als zusätzliche Leistung anzubieten. (Dies kann eine attraktive Option für Ihre neuen und bestehenden Mitarbeiter sein, wenn Sie sich dafür entscheiden). Wenn Ihre Praxis in Kalifornien, Rhode Island oder New Jersey liegt, sind Sie je nach Größe Ihres Teams möglicherweise gesetzlich verpflichtet, Elternzeit anzubieten. Wenden Sie sich an HR for Health, um mehr über Ihre Pflichten in diesen Staaten zu erfahren.
Schwangerschaftsurlaub
Neben dem obligatorischen Mutterschafts- und Vaterschaftsurlaub in Staaten wie Kalifornien verlangen einige Staaten von Arbeitgebern mit einer bestimmten Anzahl von Beschäftigten, dass sie schwangeren Arbeitnehmerinnen, die ihren derzeitigen Aufgaben nicht nachkommen können, einen Behinderungsurlaub gewähren. Obwohl dieser Urlaub nicht bezahlt werden muss, handelt es sich um eine weitere Grauzone, in der Büroleiter frei entscheiden können, wie sie ihre spezifischen Richtlinien gestalten wollen, um den Bedürfnissen ihrer Praxis am besten gerecht zu werden.
Unbezahlter Urlaub: Was sind angemessene Vorkehrungen?
In der Welt der Personalabteilung gibt es einen Begriff, der Arbeitgebern überall Angst einjagt: angemessene Vorkehrungen. Dieser Begriff (und die ihn umgebenden Gerüchte und Missverständnisse über das Gesetz, aus dem er stammt) beschwört Bilder von teuren Änderungen und möglichen Klagen herauf, aber in Wirklichkeit sind diese Anpassungen oft sehr einfache, sehr logische Instrumente. Ein Instrument, das als angemessene Vorkehrung für Arbeitnehmer in Betracht gezogen werden sollte – und oft auch muss – ist unbezahlter Urlaub.
Nach dem Americans With Disabilities Act (ADA) sollten die meisten Zeiträume vorübergehender Beurlaubung als angemessene Vorkehrungen betrachtet werden, wenn der Arbeitnehmer sie beantragt. Viele Rechtsfälle, in denen Arbeitgeber für Verstöße gegen das ADA haftbar gemacht wurden, betrafen ihre Weigerung, unbezahlten Urlaub zu gewähren. Unbezahlter Urlaub auf unbestimmte Zeit muss jedoch gemäß dem ADA nicht gewährt werden. Wenn weder Ihr Angestellter noch sein medizinischer Betreuer ein Datum nennen kann, an dem der Angestellte in die Praxis zurückkehren und die wesentlichen Aufgaben, die die Praxis von ihm verlangt, erfüllen kann, dann ist die Gewährung eines solchen unbefristeten und ungewissen Zeitraums unbezahlten Urlaubs möglicherweise nicht erforderlich.
Der beste Ansatz für die Gewährung von unbezahltem Urlaub besteht darin, mit dem Arbeitnehmer über seine Bedürfnisse am Arbeitsplatz auf der Grundlage der Empfehlungen seines Arztes zu sprechen. Dies gilt insbesondere bei psychischen Problemen wie PTBS, Angstzuständen oder Depressionen, bei denen kurze Zeiträume unbezahlten Urlaubs die allgemeine psychische und physische Gesundheit Ihres Mitarbeiters erheblich verbessern können und es ihm ermöglichen, weiterhin so gut zu arbeiten, wie es von ihm erwartet wird.
Wie immer sollten Sie Ihren Anwalt um Hilfe bitten und sich über die ADA-Anforderungen informieren, um unbeabsichtigte Verstöße zu vermeiden. Oder kontaktieren Sie HR for Health noch heute und vereinbaren Sie einen Beratungstermin.
Mit den Experten von HR for Health erfahren Sie mehr über die Verwaltung von Freistellungen. Rufen Sie uns an unter 877-779-4747 oder schreiben Sie noch heute eine E-Mail an [email protected].
