Der vollständige Leitfaden für die Überprüfung von Arbeitszeugnissen

Eine Überprüfung von Arbeitszeugnissen ist ein üblicher Bestandteil des Einstellungsverfahrens. Sie dient dazu, die Referenzen eines Bewerbers zu überprüfen und mehr über ihn zu erfahren, z. B. über seinen Arbeitsstil und seine Werte. Viele Unternehmen betrachten die Überprüfung von Arbeitszeugnissen als einen wesentlichen Schritt in ihrem Einstellungsverfahren. Heutzutage wird die Überprüfung von Arbeitszeugnissen jedoch oft als langwierige und frustrierende Formalität angesehen, und einige Unternehmen führen eine Überprüfung von Arbeitszeugnissen nur für höhere Positionen oder überhaupt nicht durch.

Referenzüberprüfungen können sich oft wie ein Gespräch anfühlen, das hinter verschlossenen Türen über Sie geführt wird. Aus diesem Grund haben wir diesen vollständigen Leitfaden für Referenzprüfungen erstellt, um den Prozess zu verdeutlichen. Hier finden Sie Antworten auf Fragen wie: „Was bedeutet es, wenn ein Personalverantwortlicher die Referenzen eines Bewerbers prüfen will?“, „Wie prüft man Referenzen richtig?“ und „Wer kann eine Referenz ausstellen?“

Wir bei Zinc sind der Meinung, dass der Prozess der Überprüfung von Arbeitszeugnissen viel besser sein kann. Wir möchten Ihnen dabei helfen, das Beste aus der Überprüfung von Arbeitszeugnissen herauszuholen, ganz gleich, ob Sie Personalverantwortlicher oder Personalvermittler, Bewerber oder Referenzgeber sind. Zinc bietet nicht nur einen Leitfaden für die Überprüfung von Arbeitszeugnissen, sondern auch einen automatisierten Service, mit dem die Überprüfung von Arbeitszeugnissen vom mühsamsten Teil Ihres Einstellungsprozesses zum beeindruckendsten wird.

Inhalt

• Referenzierung: Die Grundlagen

• Referenzierung für Personalverantwortliche und Recruiter

• Referenzierung für Bewerber

• Referenzierung für Referenzgeber

• Abschluss

Referenzierung: Die Grundlagen

Die Überprüfung von Arbeitszeugnissen ist seit langem Teil des Einstellungsverfahrens. Die Art der gesammelten Informationen und die Tiefe der Überprüfungen können je nach Unternehmen, Branche und Region variieren. In diesem Abschnitt erfahren Sie, was eine Referenzprüfung beinhaltet und wer Referenzen vorlegen kann.

Was bedeutet es, wenn ein Personalverantwortlicher die Referenzen eines Bewerbers überprüfen möchte?

Wenn ein potenzieller Arbeitgeber nach beruflichen Referenzen fragt, bittet er um die Kontaktdaten von Personen, die weitere Informationen über die Bewerber liefern können, die er einstellen möchte. Im Grunde genommen überprüfen Arbeitgeber die Referenzen, um sicherzustellen, dass der Bewerber korrekte Angaben zu seiner früheren Arbeit oder seinem Studium gemacht hat, z. B. zur Berufsbezeichnung, zu den Arbeitszeiten oder zum absolvierten Kurs. Oft reicht diese Überprüfung der Beschäftigung aus, um die sich die Unternehmen bemühen. Die Überprüfung des Beschäftigungsverhältnisses ist die Grundlage jedes Arbeitszeugnisses, aber die Praktiken bei Arbeitszeugnissen variieren je nach Unternehmen, Branche, Standort und Dienstalter der Stelle. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Was passiert, wenn ein Arbeitgeber Referenzen überprüft?

Die Praktiken zur Überprüfung von Referenzen variieren stark von Unternehmen zu Unternehmen, je nach Größe des Unternehmens und der Branche, wobei einige nur Referenzen für höhere Positionen überprüfen.

Bei der Überprüfung von Arbeitszeugnissen bittet der Personalverantwortliche in der Regel um Angaben zu Personen (Referenzpersonen), die für die Fähigkeiten, die Erfahrung und die Eignung des Bewerbers für die betreffende Stelle bürgen können. In der Regel bittet der Personalverantwortliche dann die Referenzpersonen, die Arbeitsdaten des Bewerbers zu überprüfen, und in einigen Fällen stellt er weitere Fragen zum Bewerber.

Einige Personalverantwortliche erkennen, dass Referenzen eine wertvolle Ressource sein können, und stellen detailliertere Fragen, um fundierte Einblicke in die Stärken und Schwächen des Bewerbers zu erhalten und zu erfahren, wie der Bewerber in die Unternehmenskultur passt oder diese bereichert.

Wir haben festgestellt, dass die Referenzen, wenn sie vor dem Angebot kontaktiert werden, die Entscheidungsfindung im Einstellungsprozess erleichtern können, indem sie Informationen über die Kompetenzen des Bewerbers liefern. Wenn die Referenzpersonen nach dem Angebot kontaktiert werden, ist die Referenz nützlicher, wenn die Personalverantwortlichen Fragen zum Arbeitsstil und zur Kultur stellen, um das Onboarding zu personalisieren.

Bei einigen Stellen werden aus Gründen der Einhaltung von Vorschriften und der Sicherheit weitere Hintergrundüberprüfungen durchgeführt, z. B. Finanzüberprüfungen oder Überprüfungen des Strafregisters, die jedoch nicht als Referenzen betrachtet werden sollten.

Wer kann Referenzen ausstellen?

Eine Person, die eine berufliche Referenz ausstellt, wird als Referenzperson bezeichnet. Ein Referenzgeber ist jemand, der die Erfahrung eines Bewerbers bestätigen kann. Wir haben diese Liste mit Definitionen zusammengestellt, um Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Arten von Referenzen zu geben, die Unternehmen verlangen, und wir wägen die Vor- und Nachteile der einzelnen Arten ab.

1. Berufliche ReferenzenBerufliche Referenzen sind Bestätigungen von Personen, die Ihre Qualifikationen, Erfahrung und allgemeine Eignung für eine Stelle bestätigen können. Je nach Unternehmen kann sich ein Arbeitszeugnis auf eine von drei verschiedenen Arten von Referenzen beziehen:

   • Professional (HR): Diese Art von Zeugnis wird von der Personalabteilung Ihres früheren Unternehmens ausgestellt. Diese Art von Arbeitszeugnis bestätigt die Berufsbezeichnung, die Daten und nicht viel mehr. Bei einigen Unternehmen ist dies die einzige Art von Referenz, die sie offiziell ausstellen.

   • Berufszeugnis (Charakter): Vorgesetzte oder andere Kollegen können anbieten, ein ausführlicheres Arbeitszeugnis auszustellen, insbesondere wenn es zur Unternehmenspolitik gehört, nur ein Arbeitszeugnis auszustellen. Diese Art von Referenz wird manchmal als persönliche Referenz bezeichnet, aber der Klarheit halber werden wir diese Art von Referenz als berufliche (charakterliche) Referenz bezeichnen. Bei der Auswahl eines beruflichen (charakterlichen) Referenzgebers geben Bewerber mit Berufserfahrung in der Regel die Daten früherer Arbeitgeber, Vorgesetzter, Vorgesetzter oder angesehener Kollegen als Referenzgeber an. Neu qualifizierte Bewerber können einen Lehrer oder Universitätsdozenten bitten, anstelle eines Arbeitskollegen für ihre Fähigkeiten zu bürgen. Selbstständig tätige Bewerber können auch Kunden oder Lieferanten bitten, für ihre Fähigkeiten und Erfahrungen zu bürgen.

   • Professionell (Personalvermittler): Vermittlungsagenturen, die Ihnen eine Stelle vermittelt haben, können ebenfalls als Referenzpersonen für die Überprüfung der Beschäftigung herangezogen werden. Personalvermittler können Einzelheiten zur Arbeit überprüfen, aber keine detaillierten Kommentare zur Leistung des Bewerbers abgeben.

2. Backchannel-Referenzen:Backchannel-Referenzen (auch bekannt als Backdoor-Referenzen) sind Referenzen, bei denen Personalverantwortliche gegenseitige Verbindungen feststellen und diese kontaktieren, um die Eignung des Bewerbers für die Stelle zu besprechen. Dies kann durch die Überprüfung sozialer Medien wie LinkedIn auf gemeinsame Verbindungen oder einen gemeinsamen Kontakt in einem Unternehmen, mit dem der Kandidat gearbeitet hat, geschehen. Dies ist in der Regel die informellste Art der Referenzüberprüfung.

3. Persönliche Referenz:Eine persönliche Referenz stammt von einem Referenzgeber, der den Bewerber persönlich und nicht beruflich kennt. Diese Referenzen können ausgestellt werden, wenn der Bewerber noch keine Berufserfahrung hat, z. B. wenn er gerade seinen Schul- oder Universitätsabschluss gemacht hat, oder wenn der Bewerber sich beruflich verändert. In manchen Fällen wird diese Art von Zeugnis auch als Leumundszeugnis bezeichnet.

Oft können diese Begriffe altmodisch wirken und entsprechen nicht unbedingt der heutigen Arbeitswelt. Wenn Sie sich also nicht sicher sind, welche Art von Referenzen Sie benötigen, fragen Sie am besten bei der Person nach, die Sie um Ihre Referenzen bittet.

Es gibt auch andere Fälle außerhalb der Arbeitswelt, in denen Referenzen erforderlich sind. Zum Beispiel können Vermieter Referenzen von potenziellen Mietern verlangen, Universitäten können Referenzschreiben für potenzielle Studenten verlangen. In diesem Leitfaden geht es um Arbeitszeugnisse.

Wie überprüft ein Unternehmen Referenzen?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Referenzen einzuholen. Wie ein Arbeitszeugnis eingeholt wird, hängt vom Unternehmen, der Branche und dem geografischen Gebiet ab. Hier sind die wichtigsten Methoden zur Einholung von Referenzen:

Schriftliche Referenzen:

Referenzschreiben sind die traditionellste Form der Referenzüberprüfung, aber sie können viel Zeit in Anspruch nehmen und bedeuten zusätzlichen Papierkram für den Personalverantwortlichen. Wenn ein Arbeitszeugnis per E-Mail verschickt wird, geschieht dies fast immer über PDF- oder Word-Anhänge, sei es durch Fragen oder durch ein Online-Formular, das der Bewerber ausfüllen muss.

Wenn Sie ein schriftliches Arbeitszeugnis per E-Mail erhalten, stellen Sie am besten sicher, dass das Zeugnis von einer Arbeits-E-Mail mit einer Unternehmensdomäne stammt, um das Risiko zu verringern, dass das Zeugnis gefälscht sein könnte.

Telefonanruf:

Dies kann der einfachste Weg sein, ein Arbeitszeugnis zu erhalten, wenn der Betreffende sich meldet und zu einem Gespräch bereit ist. Dies kann zeitaufwendig und schwierig zu planen sein. Manchmal können Sie den Referenten nicht erreichen oder Sie werden an die Personalabteilung weitergeleitet.

Der Gutachter hat vielleicht das Gefühl, dass er offener sprechen kann, aber da das Arbeitszeugnis nicht schriftlich festgehalten wird, können Sie nur auf Ihre Notizen zurückgreifen, die Sie gemacht haben.

Seien Sie sich darüber im Klaren, dass es leichter ist, eine Identität am Telefon zu fälschen, so dass Sie bei der Einholung eines Arbeitszeugnisses am Telefon dem Risiko des Arbeitszeugnisbetrugs ausgesetzt sind.

Automatisierte Software für Arbeitszeugnisse:

Es gibt inzwischen technologische Lösungen für die Online-Überprüfung von Arbeitszeugnissen, die den Prozess von der Übermittlung der Kontaktdaten des Arbeitszeugnisses bis zur Einholung der Zeugnisse automatisieren.

Das Referenzierungstool von Zinc beispielsweise ermöglicht es den Kandidaten, ihre Referenzdaten geheim zu halten, und speichert die Referenz sicher, so dass der Kandidat sie mit einer beliebigen Person teilen und während seiner gesamten Karriere wiederverwenden kann. Durch die Automatisierung dieses Prozesses wird Zeit gewonnen, so dass sie sich auf andere Aufgaben konzentrieren können.

Die über Zinc gesammelten Referenzen werden mit Unternehmens-E-Mails und über ein LinkedIn-Konto verifiziert. Die Referenzen sind außerdem fälschungssicher, da sie in einer Blockchain aufgezeichnet werden.

Referenzierungsdienste von Drittanbietern:

Dabei handelt es sich um Unternehmen, die sich auf die Praxis der Referenzierung spezialisiert haben. Sie können eine der oben genannten Aufgaben übernehmen oder eine speziell entwickelte Software verwenden.

Warum fragen Personalverantwortliche nach mehr als einem Referenzgeber?

Es ist gängige Praxis, mehr als einen Referenzgeber zu verlangen. So kann der Personalverantwortliche sicher sein, dass die Informationen, die er über den Bewerber hat, der Wahrheit entsprechen. Wenn mehr als eine Person die Angaben des Bewerbers überprüft, kann der Personalverantwortliche seine Einstellungsentscheidungen mit größerer Sicherheit treffen. Außerdem erhält er ein umfassenderes Bild des Bewerbers, da er verschiedene Perspektiven und Informationen darüber erhält, wie er in verschiedenen Funktionen gearbeitet hat.

Die Anzahl der Referenzen, die ein Personalverantwortlicher anfordert, variiert je nach Branche. So müssen beispielsweise viele Finanzinstitute aufgrund der FCA-Richtlinien Referenzen für fünf Jahre Beschäftigung prüfen. Einige Referenzen, die zurückkommen, sind lediglich Datumsbestätigungen, so dass der Personalverantwortliche möglicherweise einen weiteren Referenzkunden um detailliertere Informationen bitten möchte.

Wo kann ich mich rechtlich zu Arbeitszeugnissen beraten lassen?

Wenn Sie glauben, dass im Zusammenhang mit einer Arbeitszeugnisüberprüfung, an der Sie beteiligt waren, gegen das Gesetz verstoßen wurde, z. B. wenn in einem Arbeitszeugnis etwas Falsches oder Irreführendes gesagt wurde, sollten Sie dies anfechten. Es kann ratsam sein, zunächst mit der betreffenden Person zu sprechen, um zu sehen, ob Sie sich auf eine Lösung einigen können. Wenn Sie das Problem nicht im Gespräch mit der betreffenden Person lösen können, sollten Sie einen Rechtsbeistand hinzuziehen. Im Folgenden finden Sie einige kostenlose Ressourcen, die Ihnen helfen können:

Vereinigte Staaten von Amerika: https://www.nolo.com/legal-encyclopedia/free-books/employee-rights-book/chapter9-6.html

Vereinigtes Königreich: https://www.citizensadvice.org.uk/work/leaving-a-job/getting-a-job-reference/getting-a-job-reference/

Australien: https://www.fairwork.gov.au/small-business-showcase/hiring-employees

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Referenztipps für Personalverantwortliche und Personalvermittler

Aufgrund des technologischen Fortschritts in fast allen Bereichen der Arbeitswelt ist die Praxis der Referenzierung oft von Richtlinien durchdrungen und kann archaisch wirken. Dieser Abschnitt beantwortet Ihre Fragen und gibt Ihnen einige Tipps, wie Sie die Referenzierung ins 21. Jahrhundert bringen können, damit Sie das Beste aus Ihren Referenzprüfungen herausholen können.

In diesem Abschnitt beantworten wir Ihre Fragen und stellen Ihnen eine Checkliste für Arbeitszeugnisse zur Verfügung.

Warum sollten Personalverantwortliche Arbeitszeugnisse überprüfen?

Im Vereinigten Königreich ist die Überprüfung von Arbeitszeugnissen etwas aus der Mode gekommen. Sie wird als etwas angesehen, das die Unternehmen tun sollten, aber in Wirklichkeit wird sie oft als eine verpönte Formalität angesehen, die nur aus Gründen der Einhaltung von Vorschriften durchgeführt wird. Einige Personalverantwortliche sind der Meinung, dass die Überprüfung von Referenzen keine nützlichen Informationen liefert, die über die Bestätigung dessen hinausgehen, was der Bewerber ihnen bereits gesagt hat, sofern sie sich überhaupt für eine Referenz entscheiden. Wir bei Zinc sind der Meinung, dass Referenzprüfungen besser, offener und nützlicher für alle Beteiligten sein können. Wenn Sie Ihre Referenzprüfungen richtig durchführen, können Sie nützliche Erkenntnisse gewinnen, die Ihnen helfen, die richtigen Einstellungsentscheidungen zu treffen, und die in mehr Bereiche des Prozesses einfließen, als Sie vielleicht zunächst dachten.

Es gibt neue Praktiken und Technologien, die Sie einsetzen können, um Ihre Referenzierungspraktiken zu aktualisieren und das Beste aus der Referenzierung herauszuholen, z. B. automatisierte Referenzierungstools und Rückkanalreferenzierung. Heutzutage sind die Bewerber besser denn je in der Lage, Vorstellungsgespräche zu führen, so dass es noch schwieriger ist, zu beurteilen, ob der Bewerber auch wirklich überzeugen kann. Es gibt auch Untersuchungen, die zeigen, dass etwa 10 % der Bewerber in ihrem Lebenslauf lügen – eine beunruhigende Erkenntnis für Personalverantwortliche. Dies ist ein weiterer Grund für Sie, Ihre Referenzprüfungen optimal zu nutzen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Person einstellen.

Wozu dient die Überprüfung von Arbeitszeugnissen?

Die Überprüfung von Arbeitszeugnissen kann eine wichtige Möglichkeit sein, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Person einstellen. Die Überprüfung von Arbeitszeugnissen kann in mehreren Bereichen des Einstellungsprozesses eingesetzt werden, z. B.:

1. Einhaltung von Vorschriften. Der häufigste Grund für eine Referenzprüfung ist die Einhaltung von Vorschriften und der Nachweis der Sorgfaltspflicht. In diesem Fall kann anhand von Referenzen überprüft werden, ob der Bewerber derjenige ist, für den er sich ausgibt, und ob er sich nicht an korrupten Aktivitäten beteiligt hat.

2. Weitere Bewertung und Überprüfung. Anhand von Referenzen kann überprüft werden, ob die Fähigkeiten, Fertigkeiten und Kompetenzen des Bewerbers mit den Angaben im Lebenslauf und im Vorstellungsgespräch übereinstimmen oder darüber hinausgehen.

3. Einführung und Leistungsmanagement. Sie können Referenzen über bevorzugte Führungsstile, Arbeitsstile und Werte befragen, um die Einarbeitung zu personalisieren. Referenzen können Ihnen dabei helfen, zu entscheiden, wie viel Struktur Sie dem neuen Mitarbeiter geben, wie Sie ihn am besten motivieren und in welchem Umfeld er sich auszeichnen wird.

Wann sollte ich die Referenzen eines Bewerbers prüfen?

Eine Überprüfung der Referenzen gibt Ihnen nicht nur die Möglichkeit, die Informationen, die Sie über den Bewerber haben, zu verifizieren, sondern kann Ihnen, wenn sie richtig durchgeführt wird, auch einen tieferen Einblick in die Stärken und Schwächen des Bewerbers geben, wie er in Ihr Team passen wird, was er Ihrem Team hinzufügen könnte und sogar, für welche Art von Führungsstil der Bewerber am besten geeignet wäre. Eine solche Maximierung Ihrer Referenzüberprüfungen könnte das Onboarding erleichtern und Ihnen dabei helfen, die Reise Ihrer Bewerber zu personalisieren und ihnen eine positive Erfahrung zu vermitteln. Die Art und Weise, wie Sie die Referenzen verwenden möchten, kann bestimmen, wann Sie sie im Einstellungsprozess verwenden.

• Vor dem Angebot: Referenzen für die Beurteilung Wenn Sie die Kompetenzen eines Bewerbers anhand von Referenzen überprüfen möchten, empfehlen wir, die Referenzen zu einem früheren Zeitpunkt im Prozess zu erstellen, entweder vor dem Vorstellungsgespräch oder bevor Sie ein Angebot machen. Auf diese Weise können Sie die Referenzen nutzen, um zwischen den Bewerbern auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten zu entscheiden. Wenn Sie nach der Unterbreitung eines Angebots Referenzen zur Beurteilung heranziehen und feststellen, dass die Kompetenzen des Bewerbers nicht mit seinem Lebenslauf oder der Qualität des Vorstellungsgesprächs übereinstimmen, müssen Sie möglicherweise das Angebot zurückziehen.

• Nach dem Angebot: Referenzen für das Onboarding Wenn Sie herausfinden möchten, wie Sie Ihren neuen Mitarbeiter am besten in Ihr Team integrieren können, können Sie Referenzprüfungen nach dem Angebot für das Onboarding nutzen. Wenn Sie die Referenzpersonen über den Arbeitsstil, den bevorzugten Führungsstil, die Kultur und die Werte des Bewerbers befragen, können Sie das Onboarding-Erlebnis personalisieren und mögliche Probleme vorhersehen. Positive Erfahrungen beim Onboarding führen zu einer höheren Verbleibsquote, so dass es sinnvoll ist, auf diese Weise das Beste aus Ihren Referenzprüfungen herauszuholen.

Worauf sollte ich bei der Überprüfung der Referenzen eines Bewerbers achten?

Zunächst sollten Sie bei der Überprüfung der Referenzen nach einer Verifizierung des beruflichen Werdegangs Ihres Bewerbers suchen, indem Sie überprüfen, ob die Berufsbezeichnungen, Daten und die Art der Arbeit, die er in seinem Lebenslauf angegeben hat, korrekt sind. Manchmal ist dies alles, was Sie überprüfen wollen oder müssen.

Wenn Sie detailliertere Informationen über Ihren Bewerber benötigen, kann die Überprüfung der Referenzen eine Gelegenheit sein, relevante Erkenntnisse für Ihre Einstellungsentscheidungen zu gewinnen.Referenzen können dazu beitragen, zusätzliche Informationen in vielen verschiedenen Bereichen zu erhalten. Denken Sie an Ihr Unternehmen und die Bedürfnisse und Herausforderungen des jeweiligen Teams, für das Sie einen Mitarbeiter einstellen wollen. Sie können Fragen stellen, die das Onboarding erleichtern, z. B. zum Führungsstil und zum Arbeitsumfeld. Wenn die Kultur ein wichtiger Faktor in Ihrem Einstellungsprozess ist, sollten Sie Fragen stellen, die auf die Werte Ihres Unternehmens zugeschnitten sind.

Wenn sich dies nützlich anhört, Sie aber Bedenken haben, dass die Überprüfung von Referenzen zu zeitaufwändig sein könnte, oder wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie diese Art von Informationen sammeln sollen, gibt es Drittanbieter, die die Referenzen in Ihrem Namen sammeln können. Zinc bietet einen automatisierten Referenzierungsdienst mit individuell anpassbaren Fragen, so dass Sie Ihre Online-Referenzprüfungen ohne zusätzlichen Aufwand optimieren können.

Welche Fragen sollte ich bei der Referenzierung stellen?

Die häufigsten Fragen, die Personalverantwortliche den Referenzgebern stellen, betreffen die Überprüfung der Erfahrung des Bewerbers, z. B. seine Funktion und die Arbeitszeiten. Wenn die Überprüfung der Referenzen als Grundlage für Ihre Einstellungsentscheidungen dienen soll, sollten Sie darüber nachdenken, detailliertere Fragen zu den Fähigkeiten, der Erfahrung und dem Arbeitsstil des Bewerbers zu stellen. Wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Unternehmenskultur zu fördern, können Sie Fragen in diesem Sinne stellen.

Werfen Sie einen Blick auf den Referenzfragen-Generator von Zinc, um einige Ideen für kulturorientierte Fragen zu erhalten, die Sie stellen könnten, oder lesen Sie unseren Blog über die besten Fragen zur Referenzprüfung.

Welche Fragen sollte ich bei einem Referenzgespräch nicht stellen?

Es wäre eine gute Idee, sich von allen Themen fernzuhalten, die zu Diskriminierung führen könnten. Vermeiden Sie Fragen zu Rasse, Religion, Sexualität, Familienstand, Geschlecht, körperlicher Gesundheit oder Behinderung des Bewerbers, da diese keinen Einfluss auf Ihre Einstellungsentscheidungen haben sollten. Wenn Sie sich entscheiden, einen Bewerber nicht einzustellen, nachdem Sie den Beurteiler zu diesen Themen befragt haben, begeben Sie sich möglicherweise in rechtlich unklare Gewässer.

Sie sollten sich auch vor subjektiven, geschlossenen Fragen hüten, wie z. B. „Würden Sie diese Person wieder einstellen?“, da die Antwort des Beurteilers sehr subjektiv sein kann und nicht unbedingt die Fähigkeit des Bewerbers widerspiegelt, die Stelle auszufüllen, für die er sich bewirbt.

Weitere Beispiele für Fragen, die Sie vermeiden sollten, finden Sie in unserem Blog über die besten Fragen für Arbeitszeugnisse.

Brauche ich eine Einwilligung, um ein Arbeitszeugnis einzuholen?

Da Arbeitszeugnisse als personenbezogene Daten gelten, müssen Sie möglicherweise nachweisen, dass Sie die Einwilligung des Bewerbers haben, um das Arbeitszeugnis einzuholen. Anstatt den Bewerber mündlich nach den Daten seines Referenzgebers zu fragen, sollten Sie ihn per E-Mail fragen, ob er damit einverstanden ist, dass Sie sich in seinem Namen an seinen Referenzgeber wenden. Auf diese Weise haben Sie die schriftliche Antwort des Bewerbers als Beweis. Es gibt zwei Eigentümer von Referenzdaten: den Bewerber und den Referenzgeber. Sie sollten beide Eigentümer berücksichtigen, wenn Sie sicherstellen, dass Ihre Referenzverfahren mit den Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO übereinstimmen.

Was kann ich tun, wenn ich einen Referenzgeber nicht erreichen kann?

Ein häufiges Problem, auf das Sie bei der Einholung von Referenzen stoßen können, ist, dass Sie den Referenzgeber nicht direkt kontaktieren können. Dafür kann es zwei Gründe geben: entweder werden Sie an die Personalabteilung und nicht direkt an den Referenzempfänger weitergeleitet, oder der Referenzempfänger hat das Unternehmen verlassen.

In vielen großen Unternehmen ist die Personalabteilung für die Erstellung von Referenzen zuständig, aber wie bereits erwähnt, kann ein Referenzempfänger aus der Personalabteilung möglicherweise nur grundlegende Angaben zum Beschäftigungsverhältnis machen, z. B. Daten und Stellenbezeichnung. Wenn Sie direkt mit dem Referenzgeber sprechen möchten, versuchen Sie, hartnäckig zu sein, und Sie werden vielleicht an die richtige Person weitergeleitet. Wenn das nicht klappt, bitten Sie den Bewerber, die persönliche Arbeits-E-Mail-Adresse des Referenzpersonals und, wenn möglich, eine direkte Telefonnummer anzugeben, um sicherzustellen, dass Sie den richtigen Ansprechpartner erreichen.

Es kann auch vorkommen, dass der Referenzmitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, wenn Sie versuchen, ihn an seinem Arbeitsplatz zu erreichen. Wenn dies der Fall ist und die Personalabteilung Ihnen die neuen Kontaktdaten des Referenzpersonals nicht geben kann, müssen Sie sich erneut an den Bewerber wenden und ihn um aktuelle Daten oder die Kontaktdaten eines anderen Referenzpersonals bitten. Dies kann auch ein Anzeichen dafür sein, dass Ihr Bewerber sich in letzter Zeit nicht gemeldet hat, um zu fragen, ob er bereit ist, ein Arbeitszeugnis auszustellen.

Wann überprüfen die meisten Unternehmen die Referenzen eines Bewerbers?

Wenn Unternehmen Referenzen überprüfen, geschieht dies in der Regel, nachdem dem Bewerber die Stelle unter Vorbehalt angeboten wurde. Viele Arbeitgeber überprüfen die Referenzen, nachdem ein Angebot gemacht wurde, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Einige Personalverantwortliche prüfen die Referenzen eines Bewerbers, bevor sie ein Angebot machen. So können sie die Referenzen als Grundlage für ihre Einstellungsentscheidungen heranziehen, sei es bei der Auswahl von Bewerbern oder bei der Gestaltung des Einarbeitungsprozesses.

Wir haben festgestellt, dass der Zeitpunkt, zu dem Arbeitgeber die Referenzen prüfen, die Nützlichkeit der verschiedenen Arten von Referenzinformationen beeinflusst. So können zum Beispiel kompetenzbasierte Fragen nützlich sein, wenn das Arbeitszeugnis vor dem Angebot erstellt wurde, da sie helfen können, zwischen den Bewerbern zu unterscheiden, während sie weniger nützlich sind, wenn das Angebot bereits vorliegt. Kulturbezogene Fragen können unglaublich nützlich sein, sobald ein Angebot vorliegt, da diese Informationen genutzt werden können, um das Onboarding zu personalisieren und so den Erfolg eines neuen Mitarbeiters zu unterstützen, aber es gibt nicht viele Situationen, in denen diese Art von Fragen nützlich sind, wenn sie vor dem Angebot gestellt werden, da sie nicht dazu beitragen, die Fähigkeit eines Kandidaten zu beurteilen, die Aufgabe zu erfüllen. Aus diesen Gründen hat Zinc verschiedene Tools zur Überprüfung von Referenzen entwickelt, damit Sie das Beste aus Ihren Online-Referenzprüfungen herausholen können.

Wie überprüfen verschiedene Unternehmen Referenzen?

Wie Sie vielleicht bereits wissen, variieren die Praktiken zur Überprüfung von Referenzen von Unternehmen zu Unternehmen in verschiedenen Regionen und Branchen. Hier ist ein grober Überblick darüber, wie Unternehmen unterschiedlicher Größe in der Regel Referenzen prüfen.

• Große Unternehmen greifen in der Regel auf Drittanbieter zurück oder haben ein Onboarding-Team, das Referenzen im Stil der Compliance prüft.

• Mittelgroße Unternehmen greifen ebenfalls auf Drittanbieter zurück oder prüfen Referenzen nur bei leitenden Positionen.

• Kleine Unternehmen beauftragen entweder Personalvermittler oder Personalleiter mit der Kontaktaufnahme zu den Referenzgebern und holen Referenzen per Telefon oder E-Mail ein.

Wie man gefälschte Referenzen erkennt

Untersuchungen haben gezeigt, dass mehr als die Hälfte der britischen Arbeitnehmer lügen oder wichtige Informationen in ihren Lebensläufen weglassen, wenn sie sich um eine Stelle bewerben. Noch besorgniserregender ist die Zunahme von Unternehmen, die gegen eine Gebühr gefälschte Referenzen ausstellen. Dies ist eine besorgniserregende Nachricht für Personalvermittler und Personalchefs, die darauf vertrauen müssen, dass die Personen, die sie einstellen, echt sind.

Die Überprüfung von Referenzen ist eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr potenzieller Mitarbeiter seriös ist. Im Folgenden finden Sie einige Maßnahmen, mit denen Sie sicherstellen können, dass die Referenzen Ihres Bewerbers authentisch sind.

1. Wenn Sie von dem früheren Unternehmen des Bewerbers noch nichts gehört haben, suchen Sie online nach ihm. Suchen Sie nach einer Unternehmenswebsite, einem Eintrag bei Google Maps oder einem LinkedIn-Unternehmensprofil. Wenn Sie eine Telefonnummer finden, die Sie anrufen können, überprüfen Sie, ob die Vorwahl mit dem Ort übereinstimmt, an dem der Bewerber tätig sein sollte.

2. Wenn Sie das Unternehmen, in dem der Bewerber angeblich gearbeitet hat, nicht kennen, können Sie prüfen, ob es rechtlich registriert ist. Wie Sie dies tun, hängt davon ab, wo auf der Welt das Unternehmen seinen Sitz hat. In den USA beispielsweise sind die Unternehmen auf Ebene der Bundesstaaten registriert. Informationen über US-Unternehmen finden Sie auf der Website des Secretary of State des jeweiligen Bundesstaates. Im Vereinigten Königreich finden Sie Informationen über registrierte Unternehmen im Companies House.

3. Nennen Sie bestimmte Referenzen – bitten Sie darum, frühere Mitarbeiter zu kontaktieren, die nicht vom Bewerber als Referenzpersonen angegeben wurden. Dies wird als Rückkanalreferenz bezeichnet (siehe: Wer kann Referenzen ausstellen?). Sie können auch auf der Unternehmenswebsite oder auf LinkedIn nach Mitarbeitern suchen, die zur gleichen Zeit wie Ihr Bewerber gearbeitet haben; vielleicht finden Sie sogar eine gemeinsame Verbindung, mit der Sie sprechen können.

Ihre Referenz-Checkliste:

• Entscheiden Sie, welche Art von Referenz Sie benötigen und welche Ziele Sie insgesamt verfolgen.

• Entscheiden Sie, wann Sie das Arbeitszeugnis ausstellen wollen, bevor oder nachdem Sie ein Angebot gemacht haben.

• Entscheiden Sie, welche Fragen Sie dem Referenzgeber stellen wollen.

• Bitten Sie den Bewerber um die entsprechenden Kontaktdaten.

• Setzen Sie sich mit den Referenzpersonen in Verbindung oder beauftragen Sie einen Drittanbieter damit, die Referenzen für Sie einzuholen.

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Referenztipps für Bewerber

Als Bewerber kann die Referenzprüfung wie ein geheimnisvoller Prozess erscheinen, bei dem Ihr potenzieller Arbeitgeber mit Ihrem früheren Arbeitgeber über Sie spricht. Es kann verwirrend sein zu wissen, wen man als Referenz angeben soll, wie man um eine Referenz bittet und ob man seine Referenz einsehen kann. In diesem Abschnitt werden diese und weitere Fragen beantwortet.

Wen sollte ich als Referenz angeben?

Jede Person, die für Ihre beruflichen Fähigkeiten bürgen kann, kann eine Referenz für Sie ausstellen. Am besten eignet sich eine Person, die Sie betreut hat oder mit der Sie eng zusammengearbeitet haben, z. B. ein Vorgesetzter oder ein Manager. Freunde und Familienangehörige werden selten als geeignete Referenzpersonen angesehen. Ihr künftiger Arbeitgeber wird Ihre Berufserfahrung und Ihre Fähigkeiten überprüfen wollen. Auch wenn Freunde und Verwandte sich gerne positiv über Sie äußern, sind sie nicht in der Lage, die für ein Vorstellungsgespräch erforderlichen beruflichen Einblicke zu geben.

Siehe auch: Wer kann Referenzen geben?

Was ist, wenn ich keine beruflichen Referenzen habe? (keine Berufserfahrung)

Wenn Sie keine Berufserfahrung haben, z. B. wenn Sie gerade die Schule oder die Universität verlassen haben, haben Sie möglicherweise keinen früheren Arbeitgeber, den Sie um ein Arbeitszeugnis bitten können. In diesem Fall sollten Sie mit Ihrem künftigen Arbeitgeber sprechen und ihn fragen, welche Art von Arbeitszeugnis er akzeptieren würde. Im Folgenden finden Sie einige Vorschläge für geeignete nichtberufliche Referenzen.

• Wenn Sie vor kurzem Ihre Ausbildung abgeschlossen haben, könnten Sie einen Lehrer oder Dozenten fragen, zu dem Sie ein gutes Verhältnis haben. Ein besonders nützlicher Referenzgeber wäre jemand, der Sie unterrichtet oder bei einem wichtigen Projekt, einer Arbeit oder einer Dissertation betreut hat.

• Wenn Sie in einer Jugendgruppe mitgewirkt haben, könnten Sie einen Jugendleiter bitten, Ihnen eine Referenz zu geben.

• Wenn Sie sich ehrenamtlich für lokale Gruppen, Wohltätigkeitsorganisationen oder Projekte engagiert haben, könnten Sie einen Betreuer oder Teamleiter eines dieser Projekte bitten, Ihnen eine Referenz zu geben.

• Alternativ können Sie auch jemanden mit gutem Ruf in der Gemeinde kennen, z. B. ein Gemeinderatsmitglied, und ihn bitten, Ihnen eine Referenz zu geben.

Wie bitte ich um ein Arbeitszeugnis?

Wenn Sie einige Personen gefunden haben, die bereit sind, Ihnen ein Arbeitszeugnis auszustellen, sollten Sie sie fragen, ob sie damit einverstanden sind, von Ihrem künftigen Arbeitgeber kontaktiert zu werden. Es ist wichtig, dass Sie die Zustimmung dieser Personen einholen, daher sollten Sie dies schriftlich per E-Mail tun. Bei dieser Gelegenheit können Sie auch auf relevante Fähigkeiten hinweisen, die Sie während Ihrer Zusammenarbeit mit dem Unternehmen unter Beweis gestellt haben, oder auf Projekte, an denen Sie mitgearbeitet haben. Wenn sie zustimmen, denken Sie daran, sich für ihre Zeit zu bedanken, die sie für Sie geopfert haben.

Warum verlangen Personalverantwortliche 2-5 Referenzen?

Personalverantwortliche verlangen in der Regel mehr als eine Referenz, um sicherzustellen, dass die Informationen, die ein Bewerber ihnen gegeben hat, überprüft werden. Die Einstellung eines neuen Mitarbeiters birgt immer ein gewisses Risiko. Wenn also mehr als eine externe Person die Angaben des Bewerbers bestätigt, können die Personalverantwortlichen ihre Einstellungsentscheidungen mit mehr Vertrauen treffen. Sie können auch aus Gründen der Einhaltung von Vorschriften nachfragen, da in einigen Branchen wie dem Finanzwesen Referenzprüfungen über eine bestimmte Anzahl von Jahren erforderlich sind.

Akzeptiert mein neuer Arbeitgeber ein schriftliches Referenzschreiben?

Referenzschreiben sind nicht dasselbe wie ein künftiger Arbeitgeber oder ein Drittanbieter, der sich direkt an Ihre Referenzpersonen wendet. Ihr Personalverantwortlicher wird Ihnen möglicherweise Fragen stellen wollen, die sich auf die Stelle beziehen, für die Sie sich bewerben, so dass ein Referenzschreiben möglicherweise nicht ausreicht, um Ihnen die Stelle zu sichern. Wenn Sie ein Referenzschreiben haben – entweder in Papierform oder als Word-/PDF-Dokument -, können Sie ruhig fragen, ob Ihr künftiger Arbeitgeber es akzeptiert. Seien Sie nicht entmutigt, wenn er es ablehnt, denn das bedeutet lediglich, dass er seine eigenen Referenzierungspraktiken anwendet.

Außerdem ist ein Empfehlungsschreiben unter Umständen schwieriger zu überprüfen als eine verifizierte E-Mail-Kette von der Unternehmens-E-Mail-Adresse des Empfängers oder ein digitales verifiziertes Empfehlungsschreiben, so dass Sie vielleicht eine dieser Methoden anstelle eines Schreibens in Betracht ziehen sollten.

Kann ich meine Referenzen einsehen?

Ihre Referenzen werden als Ihre persönlichen Daten eingestuft. Seit 2018 besagt die Datenschutz-Grundverordnung (GDPR) im Vereinigten Königreich und in der EU, dass Sie ein Recht auf kostenlosen Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten haben, die von Unternehmen gespeichert werden. Wenn Sie Ihr Arbeitszeugnis einsehen möchten, haben Sie das Recht, die zuständige Abteilung des Unternehmens zu bitten, Ihnen das Arbeitszeugnis oder Notizen aus einem Telefongespräch zur Verfügung zu stellen.

In anderen Regionen der Welt können Sie Einsicht in Ihr Arbeitszeugnis verlangen, aber das Unternehmen ist möglicherweise nicht gesetzlich verpflichtet, Ihnen Ihr Arbeitszeugnis zu zeigen.

Es gibt einige digitale Hilfsmittel, mit denen Stellenbewerber ihre Arbeitszeugnisse sammeln, einsehen und wiederverwenden können. Zinc zum Beispiel ermöglicht es den Nutzern, verifizierte Referenzen zu sammeln und sie mit potenziellen Arbeitgebern zu teilen. Zinc-Referenzen werden auf der Blockchain gespeichert, so dass sie ewig gültig sind.

Sind Arbeitszeugnisse vertraulich?

Wenn Referenzen im Rahmen des Einstellungsverfahrens gesammelt werden, muss Ihr Personalverantwortlicher Ihre Referenzen möglicherweise mit anderen Personen im Unternehmen teilen. Oft sind viele Personen an der Einstellungsentscheidung beteiligt, so dass sie Informationen über alle Bewerber an die entsprechenden Personen in ihrem Unternehmen weitergeben werden.

Die Referenzen müssen fair, genau und nicht irreführend sein. Wenn Sie glauben, dass Ihr Referenzgeber etwas Falsches oder Diskriminierendes gesagt hat, können Sie Einsicht in das Arbeitszeugnis verlangen. Wenn Sie der Meinung sind, dass dieses Arbeitszeugnis Sie die Stelle gekostet hat, sollten Sie mit Ihrem Referenzgeber sprechen und ihn fragen, warum er sich so geäußert hat, und ihn bitten, dies in Zukunft zu unterlassen. Wenn das Arbeitszeugnis absichtlich falsch oder irreführend ist, können Sie es möglicherweise anfechten.

Wenn Sie sich mit Ihrem Referenzgeber nicht darauf einigen können, ein faireres und genaueres Arbeitszeugnis zu schreiben, sollten Sie in Erwägung ziehen, eine andere Person zu bitten, Ihnen ein Arbeitszeugnis auszustellen. Dieser Abschnitt kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, wen Sie fragen sollten.

Was bedeutet es, wenn die Personalabteilung nach einer Referenzprüfung anruft?

Es gibt mehrere Szenarien, die hier in Frage kommen. Das beste Szenario ist, dass die Personalabteilung Ihre Referenzen zufriedenstellend geprüft hat und Ihnen ein Angebot machen möchte. Ein anderes Szenario könnte sein, dass die Personalabteilung Ihre Referenzpersonen nicht erreichen konnte und Sie nach alternativen Personen fragen möchte, die sie kontaktieren kann, um Ihren Werdegang zu überprüfen. Es besteht auch die Möglichkeit, dass sie Ihre Referenzpersonen kontaktieren konnten und diese nicht zufriedenstellend waren. Es könnte sein, dass bei der Überprüfung der Referenzen etwas aufgetaucht ist, das man mit Ihnen besprechen möchte, oder dass man beschlossen hat, Ihnen kein Angebot zu machen.

Warum lehnen viele Unternehmen die Erteilung von Referenzen ab?

Manche Unternehmen weigern sich in der Regel, Referenzen zu erteilen, um jegliche Haftung zu vermeiden. Wenn Ihr früheres Unternehmen sich geweigert hat, Ihnen ein Arbeitszeugnis auszustellen, und Sie nicht in einer Branche tätig sind, in der die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses vorgeschrieben ist, müssen Sie sich überlegen, wer Ihnen ein Zeugnis ausstellen kann. Der Abschnitt „Wer kann Referenzen ausstellen?“ kann Ihnen dabei helfen, zu entscheiden, wen Sie fragen sollten.

Kann ich mit gefälschten Referenzen davonkommen?

Gefälschte Referenzen sind unredlich und können Ihnen im weiteren Verlauf Schwierigkeiten bereiten. Wenn Sie eingestellt werden, nachdem Sie ein gefälschtes Arbeitszeugnis ausgestellt haben, und Ihr Unternehmen davon erfährt, kann dies ein Kündigungsgrund sein.

Es stimmt zwar, dass viele Menschen mit gefälschten Zeugnissen davongekommen sind, aber diese Tage sind gezählt. Personalverantwortliche wenden sich an Drittunternehmen, die neue Technologien zur Überprüfung ihrer Referenzen einsetzen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie für eine bestimmte Stelle eine Referenz fälschen müssen, sollten Sie überlegen, ob die Stelle überhaupt für Sie geeignet ist.

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Tipps für Arbeitszeugnisse

Wenn Sie ein Arbeitszeugnis für einen ehemaligen Kollegen oder Angestellten ausstellen, haben Sie vielleicht Fragen dazu, welche Art von Informationen Sie in einem Arbeitszeugnis geben können und welche rechtlichen Auswirkungen dies hat. Dieser Abschnitt beantwortet Ihre Fragen und mehr.

Was darf ich in einem Arbeitszeugnis sagen und was nicht?

Wenn Sie ein Arbeitszeugnis ausstellen, muss das, was Sie sagen, fair und korrekt sein und darf nicht zu einer Diskriminierung führen, also denken Sie daran, wenn Sie ein Arbeitszeugnis ausstellen. Es gibt auch lokale Gesetze, die Sie möglicherweise berücksichtigen müssen.

In den USA gibt es Beschränkungen dafür, was potenziellen Arbeitgebern in einem Arbeitszeugnis mitgeteilt werden darf und was nicht, angefangen bei den Gründen für die Kündigung oder Trennung bis hin zum beruflichen Verhalten. Diese Gesetze sind von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich. Wenn Sie also unsicher sind, sollten Sie prüfen, was Sie sagen dürfen und was nicht.

Im Vereinigten Königreich haben Arbeitnehmer unter Umständen das Recht, ein Arbeitszeugnis anzufechten, wenn sie der Meinung sind, dass es unfair oder irreführend war, insbesondere wenn sie nachweisen können, dass es sie einen Arbeitsplatz gekostet hat.

Wenn Sie ein ausführlicheres, positives Arbeitszeugnis ausstellen wollen, können Sie die Zeit der Zusammenarbeit, die Projekte, an denen Sie gearbeitet haben, und die Stärken des Bewerbers in diesen Situationen beschreiben. Sie können auch konstruktive Kritik üben und Ratschläge geben, wie man das Beste aus dem Bewerber herausholen kann, z. B. durch Angabe von Führungsstilen oder Arbeitssituationen, in denen er sich wohlfühlen würde oder die für ihn nicht geeignet wären. Die Personalverantwortlichen werden jede ehrliche und faire Information, die Sie geben können, sehr zu schätzen wissen.

Was soll ich tun, wenn ich um ein Arbeitszeugnis gebeten werde, das ich nicht geben möchte?

Ob Sie die Erteilung eines Zeugnisses verweigern können, hängt von dem Vertrag ab, den der Bewerber mit Ihrem Unternehmen geschlossen hat, von der Branche, in der Sie tätig sind, und von den örtlichen Gesetzen.

Wenn der Arbeitsvertrag vorsieht, dass dem Bewerber ein Arbeitszeugnis erteilt werden muss, müssen Sie sich daran halten. In einigen Branchen, wie z. B. im Finanzwesen oder im Gesundheitswesen, müssen Sie ebenfalls ein Arbeitszeugnis ausstellen (manchmal innerhalb einer bestimmten Frist).

Wenn das Gesetz nicht vorschreibt, dass Sie ein Arbeitszeugnis ausstellen müssen, dann können Sie die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses verweigern. Es würde dem Bewerber helfen, wenn Sie ihm sagen könnten, warum Sie nicht als Referenz angegeben werden wollen, z. B. wenn Sie glauben, dass Sie seine Fähigkeiten und Erfahrungen nicht gut genug kennen, um ihn zu empfehlen.

Die Antwort darauf hängt von Ihrer Branche oder Ihrem geografischen Gebiet ab. In einigen US-Bundesstaaten sind bestimmte Branchen verpflichtet, innerhalb eines bestimmten Zeitraums ein Arbeitszeugnis vorzulegen, oder Bewerber haben einen bestimmten Zeitrahmen, innerhalb dessen sie ein Arbeitszeugnis anfordern können. Sie sollten sich über die örtlichen Gesetze informieren, um festzustellen, ob Sie verpflichtet sind, ein Arbeitszeugnis auszustellen oder nicht. Wenn Sie kein Arbeitszeugnis für den Bewerber ausstellen wollen, wäre es hilfreich, wenn Sie Ihre Gründe dafür erläutern könnten, damit der Bewerber einen geeigneteren Referenzgeber auswählen kann.

Kann ich haftbar gemacht werden, wenn ich ein schlechtes Arbeitszeugnis ausstelle?

Sie sollten sicherstellen, dass das, was Sie in Ihrem Arbeitszeugnis sagen, wahrheitsgemäß und fair ist. Sie können haftbar gemacht werden, wenn Sie absichtlich etwas Falsches oder Irreführendes schreiben. Wie immer sind die Gesetze von Land zu Land und von Staat zu Staat unterschiedlich. Wenn Sie unsicher sind, sollten Sie die örtlichen Gesetze prüfen oder sich rechtlich beraten lassen.

Wie schnell muss ich ein Arbeitszeugnis vorlegen?

Abhängig von Ihrer Branche, Ihren Unternehmensrichtlinien oder den örtlichen Gesetzen müssen Sie möglicherweise innerhalb einer bestimmten Frist auf ein Arbeitszeugnis reagieren, wie beispielsweise in einigen US-Bundesstaaten. Stellenangebote werden oft unter der Bedingung gemacht, dass die Referenzen des Bewerbers zufriedenstellend sind, so dass eine möglichst rasche Antwort den Bewerber in eine günstigere Position bringen könnte.

Was können Personalverantwortliche bei der Überprüfung von Referenzen fragen?

Bei der Einholung von Referenzen fragen die meisten Personalverantwortlichen nach grundlegenden Informationen über den Bewerber, z. B. nach der Berufsbezeichnung und der Dauer der Tätigkeit. Möglicherweise möchten sie sich auch über die Aufgaben und Zuständigkeiten des Bewerbers informieren. Einige Personalverantwortliche möchten vielleicht etwas mehr über die Fähigkeiten, Fertigkeiten und Neigungen des Bewerbers erfahren, um ihre Entscheidungen über die Einstellung oder das Onboarding zu treffen.

Achten Sie auf Fragen, die zu Diskriminierung aufgrund von Rasse, Religion, Sexualität, Familienstand oder Geschlecht führen könnten. Zum Beispiel könnten Fragen wie „Wie viele Krankheitstage hat der Bewerber genommen?“, „Plant der Bewerber, bald Kinder zu bekommen?“ oder „Wie würden Sie die Attraktivität des Bewerbers bewerten?“ zu diskriminierenden Entscheidungen führen. Wenn Sie darauf antworten, könnten Sie haftbar gemacht werden, weshalb Sie die Beantwortung dieser Fragen am besten ablehnen sollten.

Wer muss vor der Überprüfung von Referenzen seine Zustimmung geben?

Um eine Referenz einzuholen, benötigen Sie die Zustimmung sowohl des Bewerbers als auch des Referenzgebers. Referenzdaten können als doppeltes Eigentum betrachtet werden, denn obwohl es sich um die Worte des Referenzgebers handelt, enthält die Referenz Informationen über den Bewerber, so dass sie auch als dessen Daten gelten. Sie benötigen außerdem die Zustimmung beider Parteien, um die Referenzen zu speichern.

Kann ich eine schlechte Referenz geben?

Rechtlich gesehen müssen Referenzen wahrheitsgetreue und faire Berichte sein, die nicht absichtlich irreführend sind. In einigen Fällen können Arbeitgeber Einzelheiten wie Kündigungsgründe und Disziplinarmaßnahmen angeben, die zwar nicht unbedingt günstig sind, aber in der Regel nicht illegal. Wenn Sie unsicher sind, sollten Sie sich rechtlich beraten lassen.

Wie wirkt sich die Datenschutz-Grundverordnung auf die Überprüfung von Arbeitszeugnissen aus?

Die Datenschutz-Grundverordnung ist eine EU-Gesetzgebung zum Datenschutz. Die Art und Weise, wie Sie Referenzen in der EU sammeln und speichern, muss mit der GDPR konform sein. Sie können die vollständigen Richtlinien hier nachlesen, aber der wichtigste Punkt, den Sie berücksichtigen müssen, ist die Zustimmung zur Erfassung und Speicherung der Referenzen. Referenzen werden als personenbezogene Daten sowohl des Referenzgebers als auch des Bewerbers eingestuft, was bedeutet, dass beide einen Anspruch darauf haben, sie einzusehen und zu löschen.

Vermittler: Es liegt in Ihrer Verantwortung, den Bewerber anzuweisen, das Einverständnis des Referenzgebers für die Weitergabe der Kontaktdaten des Referenzgebers und die Abholung der Referenz einzuholen. Dies erleichtert Ihnen die Abholung des Arbeitszeugnisses, da der Bewerber erwartet, dass Sie sich mit ihm in Verbindung setzen.

Ein Vorteil digitaler Arbeitszeugnisse, die dezentral gespeichert werden, besteht darin, dass Sie sich keine Gedanken über das Löschen von Daten auf Ihrem persönlichen Laufwerk oder die Erlaubnis zur Speicherung von Daten, z. B. als PDF-Ordner oder zur Verfolgung von Informationen in E-Mail-Konversationen, machen müssen.

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Fazit

Die Referenzierungspraktiken variieren zwischen Unternehmen, Branchen und Ländern. Aus diesem Grund kann sich der Prozess ziemlich entmutigend anfühlen, was dazu führt, dass einige Unternehmen die Referenzierungspraxis ganz aufgeben. Wir bei Zinc glauben, dass Referenzierung besser sein kann. Sie kann transparenter, einfacher und produktiver für alle Beteiligten sein. Wir hoffen, dass dieser Leitfaden zur Klärung des Referenzierungsprozesses beigetragen hat, unabhängig davon, ob Sie eine Stelle suchen, ein Arbeitszeugnis ausstellen oder einen Mitarbeiter einstellen.

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