Die absoluten Grundlagen der Versionsgeschichte

Wahrscheinlich eines der nützlichsten Tools in SharePoint ist der Versionsverlauf. Es bietet Ihnen eine laufende Liste der Änderungen, die an Ihren Dateien im Laufe ihrer Lebensdauer vorgenommen wurden. Der Versionsverlauf ermöglicht Ihnen den Zugriff auf alte Kopien Ihrer Dateien und zeigt Ihnen die Nummer jeder Version, die Größe jeder Version sowie wer jede Version wann erstellt hat.

Vielleicht denken Sie, dass das Backup-Tool, das Ihre Organisation auf den gemeinsamen Laufwerken verwendet, bereits gut genug ist? Dass Sie nie etwas anderes brauchen werden? Denken Sie anders. Im Folgenden gehe ich auf sehr reale Beispiele dafür ein, wann viele Sicherungen gemeinsam genutzter Laufwerke Ihren Anforderungen nicht gerecht werden und möglicherweise stundenlange Nacharbeiten verursachen, die Sie sonst nie hätten durchführen müssen, wenn Sie – Sie haben es erraten – SharePoint von Anfang an verwendet hätten.

Der Versionsverlauf wird im Allgemeinen auf zwei Arten verwendet:

1. Alter Versionsverlauf anzeigen: Es macht einfach Spaß, alte Versionen Ihrer Dateien zu haben, die in SharePoint gespeichert sind, so dass Sie die aktuelle Version mit älteren Kopien vergleichen können (großartig, um den Kontext von Änderungen oder den aktuellen Stand zu erfahren), um zu verfolgen, wer welche Änderungen vorgenommen hat (oder wer in Ihrer Datei war), und/oder um alte Versionen wiederherzustellen, wenn die aktuelle Version schlecht, vermurkst oder einfach nur sehr bedauerlich ist. Im Grunde ist es ein schönes, einfaches, benutzerfreundliches Sicherungs- und Kontrollsystem. Und es erfordert keine Hilfe der IT-Abteilung.
2. Ein robustes Freigabesystem: Mit dem Versionsverlauf können Sie Ihre Dokumente auf eine Weise veröffentlichen, die der Veröffentlichung von Software nicht unähnlich ist. Die Versionsnummer hat eine Bedeutung, der Zugriff auf verschiedene Arten von Entwürfen ist begrenzt, und Ihre Dokumente werden streng kontrolliert. Dieses System ist in einem Unternehmen sehr nützlich, aber auch komplexer einzurichten und zu pflegen.

Ich werde in diesem Beitrag nur auf die alltäglichen Verwendungsmöglichkeiten der Versionsgeschichte eingehen – Punkt 1 oben. In einem späteren Beitrag werde ich erörtern, wie Sie das Versionsfreigabesystem in Ihrem Unternehmen einsetzen können. Und wenn Sie diese Konzepte im Videoformat verstehen möchten (Sie wissen schon, der Weg der Zukunft), werfen Sie einen Blick darauf.

Wenn Ihr Unternehmen freigegebene Laufwerke als Hauptmethode zum Speichern und Freigeben von Dateien verwendet, haben Sie vielleicht – möglicherweise in einem Anfall von purer Panik – festgestellt, dass es keine wirklich einfache Möglichkeit gibt, an eine alte Version Ihrer Datei zu gelangen, wenn etwas schief geht. Sie sind der Gnade des Backup-Timers ausgeliefert, der wahrscheinlich täglich um, sagen wir, Mitternacht Ihre Dateien speichert und sichert.

Wenn Sie wirklich Glück haben, führt Ihre IT-Abteilung häufiger Backups durch. Ein früherer Arbeitgeber von mir hat stündlich Sicherungen von gemeinsam genutzten Laufwerken durchgeführt und diese Dateien einen Tag lang gespeichert. Dann wurde eine Woche lang eine tägliche Sicherung (z. B. jede Nacht um Mitternacht) und einen Monat lang eine wöchentliche Sicherung (z. B. ab Sonntagabend) gespeichert. Aber die meisten Unternehmen machen das nicht. Es erfordert enorme Ressourcen, sowohl an Personal als auch an Speicherplatz.

Es ist auch nicht so nützlich, wie es klingt. Wenn Sie eine stündliche Backup-Option haben und in dieser Stunde viel an einer Datei arbeiten und diese dann versehentlich überspeichern, haben Sie nur das, was in der letzten Stunde gesichert wurde, unabhängig davon, wie oft Sie die Datei in dieser Stunde gesichert haben. Mit einem einzigen versehentlichen Klick könnten Sie eine Menge Produktivität verlieren.

Die Sicherungen Ihrer gemeinsam genutzten Laufwerke sind zwar nützlich, aber willkürlich und basieren auf dem Zeitpunkt, zu dem Ihre IT-Abteilung ihre Systeme für automatische Sicherungen eingerichtet hat. Sie wissen nicht, wie lange diese Backups dauern, und es ist möglicherweise nicht dokumentiert, wann sie tatsächlich durchgeführt werden – zu jeder Stunde, zur halben Stunde, um Mitternacht, wann? – und möglicherweise müssen Sie ein Trouble Ticket einreichen, um überhaupt Zugang zu erhalten. Klingt unzuverlässig.

SharePoint bietet einen Versionsverlauf, der 1) jedes Mal, wenn Sie Ihre Datei speichern, 2) jedes Mal, wenn Sie eine Datei einchecken, 3) eine vorhandene Datei überschreiben, oder 4) wenn Sie Co-Autor sind, jede halbe Stunde, nachdem jemand mit der Bearbeitung einer Datei beginnt, eine neue Version einer Datei erstellt.

Warum ist das besser? Versionen werden dann erstellt, wenn Sie es für richtig halten. Sie sind nicht mehr darauf angewiesen, dass das System für Sie ein Backup erstellt. Und Sie können zurückgehen und jede beliebige historische Version anzeigen. Sie können sogar eine alte Version wiederherstellen und dabei die aktuelle Version vollständig überschreiben. (Und wenn Sie diese Entscheidung bereuen, können Sie die letzte Version über die Wiederherstellung wiederherstellen! So meta!)

Der Versionsverlauf gibt Ihnen die Kontrolle über die Lebensdauer Ihrer Dateien, ermöglicht es Ihnen zu sehen, wer an ihnen gearbeitet hat, und bietet Ihnen die Möglichkeit, Fehler zu korrigieren.

Stellen Sie sicher, dass er zuerst aktiviert wird

Stellen Sie sicher, dass der Versionsverlauf in Ihrer Dokumentenbibliothek aktiviert ist. Leider ist der Versionsverlauf in einer brandneuen Dokumentenbibliothek in SharePoint 2013 standardmäßig deaktiviert. Seit Ende 2015 ist der Versionsverlauf in neuen Dokumentbibliotheken in SharePoint Online glücklicherweise aktiviert.

Das heißt, dass es in Ihrer Verantwortung liegt, zu überprüfen, ob der Versionsverlauf in Ihrer Dokumentbibliothek aktiviert ist. Gehen Sie nicht einfach davon aus! So geht’s: Wenn Sie die unten gezeigten Optionen für den Versionsverlauf sehen, ist er aktiviert.

Wann werden Versionen erstellt

Versionen werden immer dann erstellt, wenn Sie eine der folgenden Aktionen durchführen:

1. Speichern der Datei (Client-App): Wenn Sie eine Datei in der Client-Anwendung öffnen – also nicht in Office Web Apps (OWA) oder Office Online (OO), die sich im Browser befinden – und in dieser Anwendung auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken, wird eine neue Version erstellt.
2. Wenn Sie beispielsweise ein Word-Dokument in der vollständigen Word-Anwendung öffnen, wird jedes Mal eine neue Version erstellt, wenn Sie in Word auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken.
3. Dreißig Minuten lang bearbeiten (Browser-App): Alle dreißig Minuten, nachdem Sie die Bearbeitung einer Office-Datei in OWA/OO begonnen haben, wird eine neue Version erstellt. Da es in OWA/OO keine Schaltfläche „Speichern“ gibt, gibt es keine intuitive Möglichkeit, die Erstellung einer Version zu erzwingen. Wenn Sie die Erstellung einer Version erzwingen wollen, müssen Sie OWA/OO schließen (keine Sorge, Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert, sie sind nur noch nicht in einer neuen Version enthalten), die Datei auschecken und dann sofort wieder einchecken.
4. Überschreiben einer Datei: Wenn Sie eine Datei mit demselben Namen wie eine bereits vorhandene Datei in der Dokumentbibliothek hochladen. Anstatt die Datei vollständig zu überschreiben, wird eine neue Version der Datei erstellt.
5. Wenn Sie beispielsweise eine Datei mit dem Namen „Movie1.mp4“ hochladen und in Ihrer Bibliothek bereits eine Datei mit diesem Namen vorhanden ist, fragt SharePoint Sie, ob Sie die Datei ersetzen möchten. Wenn Sie dies bejahen, wird eine neue Version dieser Datei erstellt, auch wenn es sich um eine völlig andere Datei handelt.
6. Einchecken einer Datei: Wenn Sie eine Datei einchecken, nachdem Sie sie ausgecheckt haben, wird eine neue Version erstellt; auch wenn Sie keine Änderungen vornehmen, wird Ihnen die Möglichkeit gegeben, eine neue Version zu erstellen.

Wie viele Versionen gespeichert werden

Die Anzahl der Versionen, die gespeichert werden, hängt von dem System ab, das Sie verwenden, und von den Einstellungen der Bibliothek, in der Sie speichern.

Nach Angaben von Microsoft gelten für SharePoint 2013 und SharePoint Online (Office 365) die folgenden Grenzen:

• Große Versionen: Microsoft empfiehlt, nicht mehr als 400.000 Versionen zu speichern. Danach funktioniert das Öffnen, Speichern, Löschen oder Anzeigen des Versionsverlaufs möglicherweise nicht mehr. (Lesen Sie: „Versuchen Sie es auf eigene Gefahr.“) Gott helfe Ihnen, wenn Sie jemals 400.000 Versionen aufbewahren müssen. Wenn das der Fall ist, wird ein Anwalt involviert sein.
• Untergeordnete Versionen: Es sind bis zu 511 Nebenversionen erlaubt. Das ist eine harte Grenze, über die Sie nicht hinausgehen können.

Das heißt, wenn Sie den Versionsverlauf in einer lokalen Bibliothek (also SharePoint 2013) aktivieren, wird keine numerische Grenze eingegeben, so dass er im Grunde unendlich ist. Bei einer Bibliothek in SharePoint Online hingegen wird automatisch ein Grenzwert von 500 Hauptversionen für den Anfang eingegeben. In beiden Systemen kann dieser Wert vom Eigentümer der Website geändert werden.

Ich bin mir sicher, dass der Grund für die fehlende Begrenzung in On-Prem-Systemen darin liegt, dass es Microsoft egal ist, wie viel Speicherplatz Sie auf Ihrem eigenen System verbrauchen; aber sie wollen nicht, dass Sie auf ihrem System völlig verrückt werden und ihren Speicherplatz „verschwenden“. Zumindest macht das für mich Sinn. Und wenn man bedenkt, dass das Versionslimit bei 100 lag, als ich SharePoint 2007 verwendet habe, ist es eigentlich ganz nett, dass sie mit 500 beginnen.

(SharePoint 2010 unterstützt auch 400.000 Hauptversionen; über die Grenzen der Nebenversionen ist nichts bekannt. Eine ähnliche Quelle für SharePoint 2007 gibt keine Beschränkungen für den Versionsverlauf an.)

Nur weil diese Zahlen so hoch sind, heißt das nicht, dass Sie wahllos Versionen erstellen sollten. Der Betreiber Ihrer Website könnte – aus sehr berechtigten Gründen oder manchmal auch aus reiner Willkür, z. B. weil er es nicht besser weiß – die maximale Anzahl der Versionen auf einen etwas niedrigeren Wert setzen. Sie sollten also immer den Eigentümer der Website fragen, wie es um den Versionsverlauf in Ihrer Dokumentenbibliothek bestellt ist, damit Sie nicht unangenehm überrascht werden, wenn die frühesten Versionen Ihrer Dateien fehlen.

Zugriff auf die Versionen einer Datei

Die drei häufigsten Möglichkeiten, auf den Versionsverlauf einer Datei zuzugreifen, sind:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Dateinamen und klicken Sie auf „Versionsverlauf“.
   Dies funktioniert nur in SharePoint Online und SharePoint 2016.
2. Kreuzen Sie das Kästchen neben dem Dateinamen an, klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf die Registerkarte „Datei“ und klicken Sie auf „Versionsverlauf“.
   Dies funktioniert in SharePoint 2013, 2016 und SharePoint Online.
3. Klicken Sie auf die Ellipsen (…) rechts neben dem Dateinamen, dann auf die Ellipsen (…), die im Schwebebereich angezeigt werden, und klicken Sie dann auf „Versionsverlauf“.
   Dies funktioniert in SharePoint 2010, 2013, 2016 und SharePoint Online.

Das Versionsverlaufsfenster

Wenn Sie die obigen Schritte befolgen, wird das Versionsverlaufsfenster eingeblendet, das Ihnen die aktuellen und früheren Versionen Ihrer Datei anzeigt. Die Informationen werden in tabellarischer Form angezeigt und enthalten 1) die Versionsnummer (in absteigender Reihenfolge), 2) einen verknüpften Datums- und Zeitstempel, der anzeigt, wann die Version erstellt wurde, 3) wer die Änderung vorgenommen hat, 4) die Größe der Datei zum Zeitpunkt der Änderung und 5) alle Kommentare des Bearbeiters.

Auch geänderte Metadaten werden in der Liste angezeigt. Sie können die Spalten in alphanumerischer Reihenfolge sortieren, indem Sie auf die Spaltenüberschrift klicken (z.B. „Nr.“, „Geändert“, „Geändert von“, usw.). Dies ist nützlich, wenn Sie nach allen Änderungen suchen, die von einer bestimmten Person vorgenommen wurden, oder wenn die Dateigröße ungefähr gleich geblieben ist, was auf minimale Änderungen zwischen den Versionen hindeutet.

Als Beispiel sehen Sie sich die folgende Bildschirmabbildung an. Es handelt sich um eine Excel-Tabelle mit acht Versionen. Sie wurden alle von mir erstellt, und Sie können an den Größenänderungen erkennen, dass bei diesen Versionen Inhalte hinzugefügt oder gelöscht wurden. Bei der Erstellung von Version 4.0 habe ich das Feld Titel der Datei geändert, damit die Datei einen aussagekräftigeren Namen erhält (und in den Suchergebnissen weiter oben angezeigt wird). SharePoint zeigt diese Änderung mit Version 4.0.

Ich habe das Kommentarfeld noch nicht verwendet. Das Kommentarfeld ist nützlich, um eine kurze Zusammenfassung der vorgenommenen Änderungen zu geben, aber man vergisst leicht, hier Informationen einzutragen, weil man nur gefragt wird, ob man einen Kommentar einfügen möchte, wenn man die Datei aus- und wieder eincheckt.

Da ich das Ein- und Auschecken selten benutze, hinterlasse ich fast nie Kommentare. Aber es kann für Sie und Ihre Kollegen sehr hilfreich sein. Wenn Sie in Ihrer Bibliothek das Ein- und Auschecken nicht vorschreiben, können Sie die Datei trotzdem auschecken, sie bearbeiten und dann wieder einchecken. Beim Einchecken der Datei werden Sie um einen Kommentar gebeten.

Der Versionsbereich bietet Ihnen auch die Möglichkeit, alle Versionen zu löschen. Wenn Sie nach dem Löschen aller Versionen feststellen, dass Sie diese Entscheidung bereuen, können Sie einige oder alle Versionen wiederherstellen, indem Sie zum Papierkorb der Website gehen und die Versionen von dort wiederherstellen. (Weitere Informationen zum Wiederherstellen gelöschter Versionen finden Sie weiter unten.)

Maßnahmen für eine alte Version ergreifen

Im Versionsverlaufsfenster können Sie alte Versionen Ihrer Dateien anzeigen, wiederherstellen oder löschen. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, das erscheint, wenn Sie den Mauszeiger über den Zeitstempel der gewünschten Version bewegen.

• Klicken Sie auf den Zeitstempel: Dadurch wird die Datei so heruntergeladen, wie sie in der aktuellsten Version vorlag. So haben Sie die Möglichkeit, die aktuelle Version und die heruntergeladene Version zu öffnen und beide zu vergleichen, falls erforderlich. Oder wenn Sie alte Informationen/Daten aus einer alten Version benötigen, können Sie so vorgehen.
• Anzeigen: Damit werden die Metadaten der Datei geöffnet. Die Datei wird nicht in einem schreibgeschützten Zustand geöffnet, auch wenn man das vermuten könnte. Es werden der Dateiname, der Titel und alle anderen Metadaten angezeigt, die Sie möglicherweise mit der Dokumentenbibliothek verknüpft haben.
• Wiederherstellen: Wenn Sie diese Option wählen, machen Sie diese Version zur „neuen“ aktuellen Version. Die alte aktuelle Version wird zur nächstjüngeren Version. Dies ist nützlich, wenn Sie Änderungen durch einen Kollegen völlig außer Acht lassen wollen oder wenn die letzte Version der Datei beschädigt wurde.
• Löschen: Wenn Sie auf Löschen klicken, wird diese Version der Datei in den Papierkorb Ihrer Website verschoben. Dies kann nützlich sein, wenn es veraltete Informationen gibt, die die Arbeit anderer beeinträchtigen könnten, wenn sie über diese Version der Datei stolpern. Es kann auch nützlich sein, wenn eine beschädigte Version der Datei Ihnen Probleme bereitet. Beseitigen Sie sie einfach. Hinweis: Sie können eine gelöschte Version wiederherstellen, indem Sie Ihren Papierkorb aufrufen, das Kästchen neben dem Dateinamen (mit der Versionsnummer in Klammern daneben) markieren und auf „Auswahl wiederherstellen“ klicken. Die Version wird mit der korrekten Versionsnummer und unter Beibehaltung der genauen Metadaten wiederhergestellt.
• Direkte Verknüpfung zu einer beliebigen Version: Sie können einen Link zu einer Version erstellen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Zeitstempel der betreffenden Version klicken und dann auf „Linkadresse kopieren“. Wenn Sie die kopierte URL in eine Adressleiste eingeben, wird die Datei sofort heruntergeladen, als ob Sie auf den Zeitstempel geklickt hätten, wie im ersten Punkt dieser Liste beschrieben.

Käufer aufgepasst

Die Versionsgeschichte hat ihre Grenzen. Und Sie sollten sich darüber im Klaren sein, welche das sind. Machen Sie sich mit meinem Beitrag „Vorsicht für den Käufer“ über die Versionsgeschichte vertraut. Sie könnten es bereuen, wenn Sie es nicht tun.

SharePoint 2013, 2016 und Online

• Wie funktioniert die Versionierung in einer Liste oder Bibliothek?
• Aktivieren und Konfigurieren der Versionierung für eine Liste oder Bibliothek (Websitebesitzer)

SharePoint 2010

• Anzeigen des Versionsverlaufs eines Elements oder einer Datei in einer Liste oder Bibliothek
• Aktivieren und Versionierung für eine Bibliothek konfigurieren (Website-Eigentümer)

SharePoint 2007

• Versionsverlauf eines Elements oder einer Datei anzeigen
• Versionierung aktivieren und konfigurieren (Website-Eigentümer)

Hinweis: Der Versionsverlauf ist ein sehr wertvoller Aspekt von Listen und Listenelementen, aber für den durchschnittlichen Benutzer ist der Versionsverlauf in Dokumentbibliotheken wesentlich nützlicher und relevanter. Die Versionsgeschichte in Listen wird in einem späteren Beitrag behandelt.

Mehr zur Versionsgeschichte

Dies ist eine Serie zur Versionsgeschichte. Schauen Sie sich die anderen Beiträge zu diesem Thema an.
Grundlagen | Vorsicht beim Kauf | Geht mir der Platz aus? | Versionsgeschichte vs. Änderungsverfolgung