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Was ist ein Änderungsauftrag im Bauwesen?

Schätzungen zufolge kommt es bei durchschnittlich 35 % der Projekte während der gesamten Projektdauer zu mindestens einer größeren Änderung. Als Bauunternehmer kann man sich bei Änderungsaufträgen wie in einem Dilemma fühlen. Wenn eine Änderungsanweisung angefordert wird, können Sie dem Projekteigentümer nicht widersprechen und die Änderung nicht einfach ignorieren; Sie müssen eine Lösung finden (und zwar schnell).

Im Grunde genommen handelt es sich bei einem Änderungsauftrag um Arbeiten, die zum ursprünglichen Arbeitsumfang hinzugefügt oder daraus entfernt werden, so wie es im Vertrag vereinbart wurde, den der Kunde und der Auftragnehmer vor Beginn der Arbeiten unterzeichnet haben. Im Laufe der Arbeiten entscheidet jedoch jemand (entweder der Bauherr oder der Auftragnehmer), dass eine Änderung erforderlich ist, um unvorhergesehene Faktoren zu berücksichtigen.

Ein Änderungsauftrag mag zwar wie eine einseitige Anfrage oder Entscheidung klingen, ist es aber nicht. Tatsächlich handelt es sich bei einem Änderungsauftrag um eine Vertragsänderung. Wie Construction Law Today erklärt, „ist ein Änderungsauftrag eine bilaterale Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien – einem Eigentümer und einem Hauptauftragnehmer, einem Hauptauftragnehmer und einem Subunternehmer, zwei oder mehr Subunternehmern – zur Änderung des Vertrags. Eine Änderungsanweisung stellt den gegenseitigen Konsens zwischen den Parteien über eine Änderung der Arbeiten, des Preises, des Zeitplans oder einer anderen Vertragsbedingung dar.“

Eine Änderungsanweisung muss daher schriftlich abgefasst und von allen Parteien genehmigt werden, was Zeit, Geld und Geduld kosten kann.

Was beinhalten Änderungsanweisungen normalerweise?

Änderungsanweisungen variieren je nach Projekt, Interessengruppen und spezifischen Änderungen, die von einer oder beiden Parteien benötigt werden. Alle Änderungsaufträge müssen jedoch detaillierte Informationen enthalten, darunter:

• Eine Beschreibung der beantragten Änderung im Vergleich zum ursprünglichen Vertrag oder Angebot
• Eine detaillierte Dokumentation aller Kosten für Subunternehmer
• Eine Zusammenfassung der Gesamtkosten der vorgeschlagenen Änderung durch den Auftragnehmer
• Eine Erklärung der vertraglichen Grundlage für die beantragte Änderung und ihre Auswirkungen auf den Projektfertigstellungstermin

Wann treten Änderungsaufträge in der Regel auf?

Änderungsaufträge sind so häufig, dass sie mehr als ein Drittel aller Projekte betreffen. Daher können Sie davon ausgehen, dass Sie im Laufe Ihrer beruflichen Laufbahn im Baugewerbe viele Änderungsaufträge erhalten werden. Trotzdem versäumen es erstaunlich viele Bauunternehmer, sie einzuplanen, was eine der häufigsten Ursachen für Kostenüberschreitungen ist.

Das Journal of Construction Engineering erklärt: „Zu den verschiedenen Gründen für Kosten- und Terminüberschreitungen bei Bauprojekten gehören Planungsfehler, ein unzureichender Umfang, Wettereinflüsse, Projektänderungen und eine Unterschätzung der für die Fertigstellung des Projekts benötigten Zeit. Punkte, die aufgrund von Konstruktionsfehlern oder unzureichendem Umfang in der Projektschätzung des Ingenieurs ausgelassen wurden, führen häufig zu Änderungsaufträgen, wodurch sich sowohl die Kosten als auch die Lieferfrist erhöhen.“

Zu den häufigsten Gründen für Änderungsaufträge gehören:

• Ungenaue Spezifikationen in den ursprünglichen Entwürfen oder im Vertrag
• Unklare oder ungenaue Zeichnungen
• Unvorhergesehene Bedingungen auf der Baustelle, wie z. B. Hindernisse, die nicht eingeplant werden konnten
• Arbeiter oder Materialien, die nicht oder zu spät auf der Baustelle eintreffen
• Fehlerhafte Budgets und Zeitpläne

Auch wenn Sie bei manchen Projekten nicht mit Änderungsaufträgen konfrontiert werden, können Sie mit einem rationalisierten und standardisierten Ansatz sicherstellen, dass Sie zumindest vorbereitet sind, falls sie auftreten.

Wie bereitet man sich auf Änderungsaufträge vor?

Was auch immer der Grund für einen Änderungsauftrag ist, wenn Sie sicherstellen wollen, dass er nicht zu noch kostspieligeren Verzögerungen oder sogar zum Scheitern Ihres Projekts führt, brauchen Sie einen zuverlässigen Prozess, um das Schlimmste zu verhindern. Im Idealfall legen Sie und Ihr Kunde im ursprünglichen Vertrag fest, wie Sie mit Änderungsaufträgen verfahren werden. Wenn Sie den Prozess formalisieren, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass jemand von den späteren Ereignissen überrascht oder verärgert wird.

Wenn Sie hingegen erst in dem Moment, in dem eine Änderung erforderlich ist, festlegen, was geschehen soll, können die daraus resultierenden Meinungsverschiedenheiten zu bösem Blut und sogar zu einem Vertragsbruch führen. Das braucht (oder will) niemand, also bemühen Sie sich stattdessen, die notwendigen Formulierungen von nun an in Ihren Vertrag aufzunehmen. Wenn Sie dann den Vertrag ändern müssen, wissen Sie genau, wie Sie dies unter Berücksichtigung der Bedürfnisse aller Parteien tun können.

Wie Sie die Verwaltung von Änderungsaufträgen verbessern können

Ein ordnungsgemäßes Management von Änderungsaufträgen ermöglicht es den Teams, die erheblichen Kosten und Störungen des Zeitplans im Bauwesen zu verringern. Dennoch ist ein effektives Änderungsauftragsmanagement für viele Bauunternehmen ein großer Schwachpunkt. Um zu verhindern, dass es zu Änderungsaufträgen kommt, und um sie zu verwalten, wenn sie auftreten, ist ein kultureller und verfahrenstechnischer Wandel erforderlich.

Doch durch den richtigen Einsatz von Technologie in der Baubranche, gute Kommunikation und bessere Datenerfassungspraktiken können Bauunternehmen den Zeit- und Geldaufwand für Änderungsaufträge verringern.

Bessere Entwürfe und Visualisierung

Building Information Modeling (BIM) ist ein modellbasierter Prozess, der Architekten, Ingenieuren und Designern bei der Planung von Gebäuden und Infrastrukturen Einblicke gewährt. BIM hilft in der Entwurfsphase, indem es genauere Visualisierungen liefert, bevor die Bauphase beginnt.

Außerdem kann BIM auch während der Bauphase in die Praxis umgesetzt werden. Änderungen während der Bauphase sind zwar wesentlich teurer als in der Entwurfsphase, aber BIM kann eine genauere Analyse der Gesamtauswirkungen ermöglichen. Integrierte BIM-Tools liefern auch bessere Daten während der Bauphase, so dass die Projektmanager besser vorhersagen können, wie sich Änderungen auf das Gesamtprojekt auswirken werden.

Verbesserte Kommunikation während der Bauphase

Eine gute Kommunikation ist für große Bauprojekte unerlässlich. Viele Unternehmen setzen heute spezielle Software ein, um Teams aus nicht miteinander verbundenen Parteien zu verbinden und die Zusammenarbeit während des gesamten Planungs- und Bauprozesses zu fördern. Der Einsatz einer solchen Software erleichtert die Kommunikation im gesamten Unternehmen. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten über die neuesten Entwicklungen auf dem Laufenden sind. Tritt eine Änderung ein, werden alle Teammitglieder benachrichtigt und können sich an der Diskussion beteiligen. Auf diese Weise werden Missverständnisse oder verpasste Informationen vermieden, die zu weiteren Projektverzögerungen führen können.

Spezialisierte Software kann eingesetzt werden, um die Beteiligten auf der Baustelle oder wo auch immer sie sich befinden, miteinander zu verbinden. Dies ist während der Bauphase von entscheidender Bedeutung, wenn verschiedene Teammitglieder von unterschiedlichen Standorten und Umgebungen aus arbeiten. Eine bessere Dokumentation der Änderungen verbessert auch die Fähigkeit, künftige Änderungen und die damit verbundenen Kosten zu bewältigen.

Die cloudbasierte Dokumentenverwaltung sorgt für mehr Transparenz und Verantwortlichkeit bei einem Projekt. Elektronisches Kommunikationsmanagement ermöglicht es Unternehmen außerdem, die manuelle Nachverfolgung von Änderungsaufträgen über Excel, E-Mail und Papier loszuwerden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumentation jedem, der sie benötigt, sofort zur Verfügung steht und die Verbreitung von Informationen beschleunigt wird, um maximale Effizienz zu gewährleisten.

Bessere Verwaltung von Änderungsaufträgen mit mehr Daten

Erfolgreiches Änderungsmanagement ist oft ein Prozess der Entscheidungsfindung. Wenn mehr Informationen und Daten zur Verfügung stehen, sind Projektmanager besser in der Lage, die Auswirkungen auf Kosten und Zeitplan zu minimieren, wenn ein Änderungsauftrag auftritt. Wie bereits erwähnt, verbessern BIM- und Kommunikationssoftware die Datenerfassung.

Robuste Datenerfassung und Datenverwaltung sind auf den Einsatz der richtigen Technologie und Software zurückzuführen. Unternehmen, die mehrere unzusammenhängende Anwendungen für die Verwaltung ihrer Daten verwenden, laufen Gefahr, wichtige Informationen zu übersehen. Wenn alle Informationen über eine einzige Organisationsquelle zur Verfügung stehen, können die Projektmanager die Gesamtsumme der verfügbaren Daten einsehen und auf der Grundlage dieser Informationen fundierte Entscheidungen treffen. Damit die Daten den Projektmanagern zur Verfügung gestellt werden können, müssen alle dieselbe Software verwenden, um ihre Informationen gemeinsam zu nutzen.

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Rechnen Sie mit Änderungsaufträgen

Wie Sie inzwischen wissen, wird es bei Ihren Projekten irgendwann zu Änderungsaufträgen kommen, und das Schlimmste, was Sie tun können, ist, schlecht vorbereitet zu sein. Anstatt eine defensive Haltung einzunehmen oder, schlimmer noch, sie ganz zu ignorieren, sollten Sie sich auf mögliche Änderungen vorbereiten, bevor sie zu einem Problem werden, und immer das Potenzial für eine Änderung vorhersehen. Mit einem optimierten, an Ihr Unternehmen angepassten Prozess verringern Sie die Frustration über die gefürchteten Änderungsaufträge und können im Falle von Unvorhergesehenem effizienter arbeiten, so dass Ihr Projekt weiter vorankommt.